En 2020, Voxaly a mis en place pour plusieurs de ses clients récurrents un lien SSO (Single Sign On), ou authentification unique, afin de simplifier la connexion pour les bénéficiaires.

Qu’est-ce qu’un lien SSO ?

L’authentification unique (en anglais Single Sign-On : SSO) est une méthode permettant à un utilisateur d’accéder à diverses applications (ou sites web sécurisés) en ne procédant qu’à une seule authentification.

Concrètement, le bénéficiaire n’aura qu’à cliquer sur le bouton correspondant à cette méthode de connexion :

Le site Voxaly va vérifier que l’utilisateur est bien connecté au réseau interne de son entreprise et il pourra ensuite accéder à l’interface permettant d’effectuer le processus d’acceptation de stock-options, d’actions de performance, d’actions gratuites, de bonus différés… À défaut, le bénéficiaire n’aura qu’à saisir ses identifiants habituels.

Et après la connexion, comment ça marche ?

Les salariés peuvent mettre à jour leurs informations personnelles, voire en saisir de nouvelles directement sur le site. Le système enregistre ensuite les réponses au fil de l’eau, dans le cadre d’un parcours utilisateur complètement balisé.

Ces informations actualisées sont disponibles en un clic pour les gestionnaires, sans aucun risque d’erreur ou d’interprétation lors du traitement. Elles peuvent être transmises au Gestionnaire/Teneur de compte pour une mise à jour de leur base.

Pour les gestionnaires, il n’y a donc plus de tâches manuelles de collecte et de traitement des réponses et, là encore, plus d’erreurs possibles. La liste actualisée des salariés ayant répondu ou n’ayant pas répondu est également disponible directement, ce qui permet de réaliser des campagnes de relances ciblées, et ce, à n’importe quel moment.

La connexion SSO est-elle sécurisée ?

Le bénéficiaire utilise son mot de passe habituel, qui a en général une complexité relativement élevée, afin d’éviter des erreurs typiques dans la création d’un mot de passe qui sont souvent la base des attaques de piratage.

Par ailleurs, le risque d’usurpation d’identité est moindre puisqu’il est nécessaire d’utiliser les codes de connexion interne à l’entreprise, et non pas un compte créé spécifiquement sur le site dédié.

Les retours de nos clients sont très positifs, les utilisateurs apprécient grandement cette méthode d’authentification qui permet de la fluidité et de la simplicité dans le process. La baisse des demandes d’assistance est également considérable. Par ailleurs, pour se prémunir de toute problématique (défaillance momentanée du réseau interne de l’entreprise, perte de mot de passe, compte bloqué etc.), nous conseillons d’offrir une autre méthode de connexion comme la création de compte.

L'équipe Actionnariat Voxaly,

Les avantages de cette méthode d’authentification

• Gain de temps
• Facilité de connexion
• Moins de support pour les gestionnaires
• 99,33 % de participants en moyenne
• 82 % de connexion par SSO en moyenne lorsque le choix est proposé

Lors de l’attribution de plan LTI (Long Term Incentive), la mise en place d’une solution digitale d’acceptance process apporte de nombreux bénéfices, tant pour les équipes Compensation & Benefit, que pour les salariés bénéficiaires, les managers locaux, les RH et les teneurs de compte.

5 raisons de digitaliser un processus d’incentive long terme

Un gain de temps et financier tangible : Les gestionnaires se concentrent uniquement sur les activités à forte plus-value.

Des informations fiabilisées : La mise en place d’une solution dématérialisée permet d’éviter les erreurs d’interprétation, les risques de perte ou de de destruction de documents. La collecte d’informations est simplifiée.

Un reporting optimal : Les gestionnaires disposent d’indicateurs en temps réel facilitant la prise de décision, ils bénéficient ainsi d’une plus grande maîtrise de l’opération.

Une image de modernité : La solution mise en œuvre est personnalisée à votre charte graphique (logo, couleurs…). La digitalisation véhicule une image de modernité auprès des salariés.

Un dispositif plus écologique : La dématérialisation des échanges permet de réaliser des économies sur l’envoi de courriers papiers par voie postale. Fini les échanges intempestifs de courriers à travers la planète !

Comment fiabiliser la gestion de vos plans LTI et ainsi faciliter la prise de décision ?

En liaison avec les teneurs de comptes, conseillers fiscaux et juridiques, Voxaly met en place une solution digitale accessible, évolutive et intégralement personnalisable pour gérer l’ensemble du processus d’attribution de plan LTI (Long-Term Incentive).

Cas d’usage et bénéfices pour les équipes Compensation & Benefit

• Simplifier les tâches préparatoires à l’opération :

Celles-ci consistent essentiellement en la validation du site internet, la fourniture des modèles de documents de référence (courrier d’attribution, règlement du plan, prospectus…), ainsi que la fourniture du fichier initial des bénéficiaires. Tout le reste est pris en charge notre Chef de Projet.

• Imprimer localement les courriers d’attribution pour les salariés :

Les courriers d’attribution personnalisés sont mis à disposition des différents correspondants locaux (Managers / RH) sur le site internet dédié à l’opération, au format dématérialisé et sur leur périmètre respectif. Ces courriers peuvent ainsi être imprimés en ligne par ces correspondants, puis remis en main propres aux salariés, avec une traçabilité totale pour l’équipe centrale Compensation & Benefit. Il n’est donc plus nécessaire de centraliser les tâches de production éditique et d’envoi des documents au niveau du siège, ce qui limite les risques de non-acheminement et génère, en outre, des économies d’affranchissement.

• Faciliter la collecte des informations concernant les salariés et mettre à jour la base Gestionnaire / Teneur de compte :

Les salariés peuvent mettre à jour leurs informations personnelles, voire saisir de nouvelles informations, directement sur le site. Ces informations actualisées sont disponibles en un clic pour les gestionnaires, sans aucun risque d’erreurs ou d’interprétation lors du traitement. Elles peuvent être transmises au Gestionnaire / Teneur de compte pour mise à jour de leur base.

• Automatiser le traitement des réponses aux bénéficiaires :

Le système enregistre les réponses des salariés au fil de l’eau, dans le cadre d’un « parcours utilisateur » intégralement balisé. Pour les gestionnaires, il n’y a donc plus de tâches manuelles de collecte et de traitement des réponses et, là encore, plus d’erreurs possibles.

• Faciliter la prise de décision grâce à des reportings temps réel :

La liste actualisée des salariés ayant répondu ou n’ayant pas répondu est disponible en un clic, ce qui permet de réaliser des campagnes de relances ciblées, et ce, à tout moment de la campagne. En outre, des indicateurs temps réels sont mis à disposition des gestionnaires sur leur périmètre respectif (niveau siège / niveau local), ce qui permet éventuellement d’envisager des actions de relance décentralisées. Enfin, le suivi actualisé du taux de participation permet de maîtriser le timing des relances.

• Obtenir des résultats exhaustifs sans retraitement:

A l’issue de la campagne, le fichier définitif des résultats (intégrant les informations actualisées des bénéficiaires) est disponible en un clic. Toutes les informations peuvent être adressés en l’état au Gestionnaire / Teneur de Compte.

• Disposer de preuves numériques opposables :

L’ensemble des preuves techniques au format numérique sont fournies à l’équipe Compensation & Benefit, elles peuvent être stockées dans un coffre-fort électronique. Dans l’hypothèse d’une contestation, elles sont opposables aux salariés, la signature électronique mise en œuvre en garantit l’authenticité.

Cas d’usage et bénéfices pour les salariés

• Bénéficier d’une authentification sécurisée :

Selon le contexte de l’opération, différentes solutions d’authentification peuvent être envisagées. La solution mise en place offre un haut niveau de sécurité lors de l’authentification du salarié.

• Disposer de consignes plus claires :

Même si l’équipe Compensation & Benefit décide de rédiger les documents du plan en français ou en anglais uniquement, les textes du site peuvent être traduits dans de nombreuses langues. Le salarié choisit sa langue en cliquant sur le drapeau de son choix, il accède à des consignes intelligibles, facilitant ainsi la compréhension des modalités pratiques.

• Permette une saisie plus rapide des instructions :
  

Toutes les interventions des salariés se font en ligne, sur le site dédié à l’opération, plus besoin de remplir un document papier… Plus besoin de poster celui-ci non plus. Les risques d’erreurs sont inexistants, d’autant plus que des contrôles permettent de guider le salarié dans un parcours pré-défini.

• Posséder la preuve de sa saisie :

Une fois son intervention finalisée, le salarié peut télécharger et imprimer un accusé de réception qui résume ses instructions. Celui-ci qui comporte une signature électronique permettant d’en garantir l’authenticité. Il dispose de la garantie que sa réponse est bien prise en compte… Plus aucun risque que celle-ci s’égare dans la nature.

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Loi PACTE, quels impacts sur la gouvernance des fonds d’actionnariat salarié ?

La loi Pacte a été adoptée par le parlement le 11 avril 2019. Des décrets d’application ont été publiés dans le courant de l’été et devraient être complétés par un Guide de l’Épargne Salariale en 2020.

D’une façon générale, celle-ci ambitionne de donner aux entreprises les moyens d’innover, de se transformer, de grandir et de créer des emplois.

Parmi les nombreuses dispositions, l’article 165, dont l’entrée en vigueur est prévue le 1^er janvier 2021, concerne spécifiquement les Fonds Communs de Placement Entreprise d’actionnariat salarié (FCPE) et introduit des changements majeurs dans leur gouvernance :

L’administration n’envisage pas de publier de décret précisant l’application de l’article 165 qui est donc applicable en l’état.

Focus sur l’article 184 de la loi Pacte

Jusqu’alors réservées aux sociétés cotées, les élections des administrateurs salariés sont désormais étendues aux sociétés non cotées qui emploient à la clôture de deux exercices consécutifs au moins 1 000 salariés permanents dans la société et ses filiales, directes ou indirectes, dont le siège social est fixé sur le territoire français (5 000 si le siège social est fixé sur le territoire français et à l’étranger).

Le nombre d’administrateurs salariés est porté à 2 lorsque le conseil d’administration ou de surveillance compte plus de 8 administrateurs non salariés, et à 1 lorsque le nombre d’administrateurs non salariés est inférieur ou égal à 8 (le seuil auparavant était de 12 administrateurs).

L’entrée en fonction des administrateurs intervient au plus tard six mois après l’assemblée générale portant sur les modifications statutaires nécessaires à leur élection.

Ces dispositions doivent être transposées dans les statuts des sociétés concernées lors de l’Assemblée générale organisée durant l’année 2020.

2 autres points non négligeables sont à souligner dans la Loi Pacte

1- La recherche d’une représentation équilibrée entre hommes et femmes au sein des organes de directions (article 188). La loi charge le conseil d’administration ou le directoire de déterminer un processus de sélection qui garantira jusqu’à son terme la présence d’au moins une personne de chaque sexe parmi les candidats.

2- La formation des administrateurs représentants des salariés dont les droits sont doublés (article 186). Ils passent de 20 à 40 heures par an.

Toutes les sociétés concernées disposent ainsi de quelques mois pour se conformer à ces exigences.

Les nouvelles règles de scrutin peuvent d’ores et déjà être prises en compte pour l’organisation de ces élections afin d’éviter toute source de contestation lors des votes de résolutions en assemblée générale à partir de 2021.

Ils nous font confiance

Epargne Salariale / FCPE

Fusion / Acquisition

Attribution de plan LTI / PAGA

Lorsqu’une société procède à une augmentation de capital, l’émission de nouvelles actions entraine une dilution des droits de vote et du montant des dividendes des actionnaires déjà présents. Afin de compenser cet effet dilutif, la loi prévoit un dispositif qui leur permet de souscrire des actions nouvelles à titre préférentiel : le Droit Préférentiel de Souscription (DPS).

Calcul du nombre de Droits Préférentiels de Souscription (DPS) attribués

Les actionnaires reçoivent un certain nombre de DPS, calculé en fonction de leur nombre d’actions et de l’augmentation de capital réalisée par l’entreprise.

Ce nombre de droits est également appelé « parité ».

Différentes utilisations des DPS par les actionnaires

Les actionnaires peuvent utiliser leurs Droits Préférentiels de Souscription (DPS) de plusieurs manières :

• Souscrire à un certain nombre d’actions, comme vu ci-dessus
• Vendre la totalité de leurs droits s’ils ne veulent pas souscrire aux actions nouvelles
• Ou vendre une partie de leurs droits

Si leur nombre de droits n’est pas assez élevé pour souscrire à des actions nouvelles, les actionnaires actuels peuvent aussi acheter des DPS pour atteindre un nombre de droits suffisants.

Si l’actionnaire n’exerce pas ses Droits Préférentiels de Souscription (DPS) pour souscrire aux actions nouvelles ou ne les cède pas, dans les délais indiqués de l’opération, ceux-ci sont perdus et n’ont plus aucune valeur.

Calcul de la valeur des DPS

La valeur des Droits Préférentiels de Souscription (DPS) dépend de la valeur théorique de l’action avant augmentation de capital. La formule de calcul est la suivante :

V = Valeur de l’action avant l’augmentation de capital

V’ = Valeur d’émission d’une action nouvelle

N = Nombre d’actions anciennes

N’ = Nombre d’actions nouvelles

Souscrire à titre réductible ou irréductible

L’actionnaire a la possibilité de souscrire :

• A titre irréductible : l’actionnaire a la possibilité de souscrire à un certain nombre d’actions nouvelles allouées. Le montant de sa souscription ne peut pas être réduit, les droits sont acquis
• A titre réductible : les actionnaires ont la possibilité, dans certains cas, de souscrire à un nombre d’actions nouvelles supérieur à leurs droits, et pourront ainsi obtenir des actions issues de droits non exercés.
  Toutefois, ces souscriptions pourront être réduites, en fonction des demandes globales exprimées par les autres actionnaires. L’entreprise définit, en amont de l’opération, le plafond global de souscription et réduit de manière équitable l’ensemble des souscriptions à titre réductible, afin que le montant total souscrit ne dépasse pas le plafond retenu

Lorsqu’une entreprise souhaite réaliser une augmentation de son capital, elle peut le faire en émettant de nouvelles actions. Ces actions peuvent être proposées aux associés actuels, mais également aux salariés de l’entreprise voire aux marchés financiers, pour les entreprises cotées en bourse.

Dans quels cas une entreprise fait-elle une augmentation de capital ?

Les augmentations de capital peuvent avoir plusieurs objectifs :

• Investir ou développer son activité (rachat d’une autre entreprise, développement géographique, achat de matériel…)
• Faire entrer de nouveaux associés au capital
• Revaloriser la valeur de l’action

Augmentations de capital : Quelles sont les différents types ?

Les 3 principaux types d’augmentation de capital sont les suivants :

• Incorporation de réserves : Les réserves d’une entreprise correspondent aux bénéfices réalisés par l’entreprise et non distribués aux associés. Dans ce cas, c’est le montant des réserves est apporté au capital de l’entreprise
• Apports en nature : Dans le cas d’un apport en nature, les associés ou futurs associés apportent des biens au capital, qui ne sont pas des liquidités. Il peut s’agir de biens immobiliers, de fonds de commerce, de baux…
• Apports en numéraire : Une augmentation de capital avec apport en numéraire signifie que des associés ou futurs associés apportent des liquidités au capital. En échange de cet apport en numéraire, les nouveaux associés vont récupérer des actions. En parallèle, les anciens actionnaires peuvent bénéficier d’un Droit Préférentiel de Souscription (DPS)

Quels sont les impacts pour les actionnaires existants ?

Dans le cas d’une augmentation de capital, les actionnaires existants peuvent se retrouver dans différents contextes :

• La relution : Ce cas apparait lorsque l’augmentation de capital s’accompagne d’une croissance des bénéfices. Les actionnaires actuels voient alors la valeur de leurs actions ou de leur pouvoir par action s’accroitre
• La dilution : lorsque de nouveaux actionnaires entrent au capital, de nouvelles actions sont créées pour eux. En contrepartie les actionnaires actuels voient leur pourcentage d’action dans le capital diminuer. Ils perdent ainsi du pouvoir et la valeur de leurs actions baisse
• Le statu quo : il s’agit du cas où l’actionnaire n’est ni perdant ni gagnant

Que sont les Droits Préférentiels de Souscription (DPS) ?

Pour éviter que les actionnaires actuels subissent une dilution, les entreprises doivent leur attribuer des Droits Préférentiels de Souscription (DPS). Ces droits, calculés proportionnellement à leur nombre d’actions actuel, leur permettent de souscrire, de manière prioritaire ou à des tarifs préférentiels, à un certain nombre d’actions.

Dans ce cas, l’entreprise donne la priorité à ses actionnaires actuels pour acquérir de nouvelles actions et leur offre ainsi la possibilité de sauvegarder la part qu’ils détiennent dans le capital.

Un Droit Préférentiel de Souscription (DPS) peut être utilisé partiellement ou en totalité. Il peut également être vendu à un autre actionnaire.