Vote en AG

Voxaly propose des outils et solutions dédiés au vote en assemblée générale. Nous intervenons très en amont afin de définir les modalités de vote en coordination avec les différents intervenants (secrétariat général, service actionnaires, service communication, service juridique, syndics…).

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L’assemblée générale de copropriété

Une AG des copropriétaires doit être organisée au moins une fois par an. Cette instance décisionnelle peut être à l’initiative des copropriétaires, du syndic, ou encore du conseil syndical.
L’organisation d’une AG de copropriété obéit à des règles précises. Les différentes résolutions à adopter font l’objet d’un vote. Ainsi, l’AG doit permettre aux copropriétaires de prendre des décisions relatives à la gestion de la copropriété. Il peut s’agir de voter les comptes et le budget, de décider des travaux à effectuer, de voter le budget prévisionnel, ou encore de donner quitus ou non au syndic.
Lors d’une AG de copropriété, hors disposition dérogatoire liée au COVID, les copropriétaires ont la possibilité de voter en présentiel ou à distance, que ce soit par formulaire de vote par correspondance voire par voie électronique si validé préalablement.

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L’assemblée générale d’actionnaires

Organisée une fois par an, l’AG d’actionnaires réunit les actionnaires pour leur permettre de participer aux prises de décisions en lien avec la société.
Lors de cette réunion, le bilan de la société est présenté aux actionnaires afin de les informer de la situation. L’ordre du jour peut contenir un certain nombre de résolutions à voter telles que l’approbation des comptes, la désignation ou le renouvellement des administrateurs. Le vote des actionnaires lors de l’assemblée générale leur permet d’exercer un pouvoir de contrôle sur la société.
Différentes modalités de vote s’offrent aux participants : le vote en séance, le vote par correspondance et/ou par voie électronique en amont selon les possibilités offertes par l’organisateur.

L’assemblée générale dans les associations

L’assemblée générale des associations permet aux dirigeants de rendre compte des activités, des comptes de l’association, ou encore des orientations à prendre pour l’avenir.
La loi du 1er juillet 1901 régissant les associations n’impose pas l’organisation d’assemblées générales annuelles, sauf si cela est prévu dans les statuts de l’association. Chaque association est ainsi libre de choisir les modalités d’organisation de son AG. La plupart du temps, l’approbation annuelle des comptes de l’association est mentionnée dans les statuts. Cela implique l’organisation d’une AG tous les ans.
Sauf mention contraire figurant dans les statuts, le vote par procuration est de droit. Par ailleurs, le vote par correspondance pour une AG d’associations doit, pour sa part, être prévu par les statuts afin de pouvoir être exercé.

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L’assemblée générale dans les mutuelles

Une fois par an, sur convocation du président du conseil d’administration, les membres des mutuelles se réunissent au cours d’une assemblée générale. Plusieurs points peuvent être à l’ordre du jour.
Lors de l’AG, les membres peuvent statuer sur les activités exercées, la modification des statuts, des prestations, des comptes annuels, ou encore du montant des droits d’adhésion. Selon le cas, les projets de résolutions sont adoptés à la majorité simple ou à la majorité des deux tiers des membres. Chaque délégué sociétaire dispose d’une unique voix.
Les modalités de vote des membres à l’AG sont multiples. Ainsi, il est possible de voter en séance, par procuration, par correspondance voire par internet lorsque ce mode de vote est prévu dans les statuts.

L’assemblée générale dans les coopératives

L’AG annuelle permet aux sociétaires de prendre les décisions collectives relatives à la structure et de donner leur avis sur son activité passée. Les résolutions sur lesquelles peuvent se prononcer les porteurs de parts concernent l’approbation des comptes sociaux ou encore la modification des statuts (transfert du siège social, cession de parts, changement de dénomination sociale, etc.).
Les sociétaires ont la possibilité d’exprimer leur vote en présentiel lors de l’assemblée générale ou par correspondance. Le recours au vote électronique doit nécessairement être prévu dans les statuts de la société.

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Les 3 formes d’assemblées générales

L’assemblée générale peut être organisée sous 3 formes principales : l’assemblée générale ordinaire, l’assemblée générale extraordinaire, et l’assemblée générale mixte.

  • L’assemblée générale ordinaire, ou AGO : cette réunion doit obligatoirement se tenir une fois par an. L’AGO a pour objet la validation des comptes, la distribution des dividendes selon le cas, ou encore le renouvellement des représentants.
  • L’assemblée générale extraordinaire, ou AGE : elle répond à un besoin urgent ou spécifique et n’est soumise à aucune fréquence d’organisation. Généralement, des décisions exceptionnelles sont prises au cours de l’AGE, telles que des cessions de parts, un changement de statut, ou encore des travaux à réaliser au sein d’une copropriété.
  • L’assemblée générale mixte, ou AGM : elle peut être organisée pour prendre des décisions relevant à la fois de l’assemblée générale ordinaire et extraordinaire. La prise de décision est ainsi simplifiée, en plus de permettre un gain de temps au niveau de l’organisation.
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Bénéficiez du savoir-faire et de l’expertise Voxaly

Expert reconnu dans ce domaine, Voxaly organise des assemblées générales quel que soit le choix des organisateurs. Voxaly est ainsi force de proposition afin d’apporter la meilleure réponse à vos besoins.

Des solutions de vote adaptées pour les assemblées générales

Le vote en AG : quelles options ?

Voxaly a mis en place différentes solutions de vote pour répondre aux besoins propres à chaque entreprise ou organisation : vote 100 % dématérialisé ou vote mixte (multicanal) qui permet aux participants de voter, qu’ils soient présents à l’AG ou non.
Parfaitement adapté aux assemblées générales, le vote multicanal propose aux membres de l’assemblée plusieurs options de vote. Selon leur situation ou leurs préférences, ceux-ci peuvent faire comptabiliser leur vote soit par correspondance, soit par voie électronique, ou encore directement à l’urne. Ces solutions hybrides ont l’avantage de sensibiliser davantage les participants et ainsi d’augmenter le taux de participation. Les conditions de quorum et de majorité ont ainsi plus de chance d’être respectées.

Le vote en assemblée générale par voie électronique en conformité avec le RGPD

Les solutions de vote Voxaly proposées aux mutuelles et assurances, copropriétaires, sociétaires et associations sont conformes aux exigences RGPD (Règlement Général de Protection des Données). Ce règlement européen a pour objectif d’encadrer le traitement des informations personnelles.

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