Vote en séance pour vos AG

L’organisation d’une assemblée générale, qu’elle soit ordinaire, extraordinaire, ou mixte, est nécessaire pour la prise de décisions stratégiques. Le vote en AG jour J doit être organisé en suivant un processus bien défini, qu’il s’agisse d’une AG d’association, de fédération sportive, de coopérative ou de mutuelle.

Organisation d'une assemblée générale

L’organisation d’une assemblée générale nécessite de respecter plusieurs points :

La convocation à l’AG : s’il s’agit d’une assemblée générale ordinaire, la convocation doit se faire 15 jours minimum avant sa tenue. Pour une assemblée générale extraordinaire, ce délai est de 21 jours. Toutefois, ce délai peut varier selon les statuts. La convocation doit mentionner la date, l’heure et le lieu de l’AG. L’ordre du jour contenant les points à examiner énoncés sous forme de résolutions doit y figurer.
Les règles de quorum : le jour J de l’assemblée générale, la présence d’un nombre minimum de porteurs de droit est requise, sans quoi la séance doit être levée.
Les règles de majorité : la majorité peut être simple, double, absolue. Si la majorité requise n’est pas atteinte, la résolution soumise au vote ne peut être adoptée.

Vote en AG le jour J

Le jour de l’assemblée générale, les participants sont invités à émarger à l’aide d’une feuille de présence électronique. Ce document atteste de la présence des participants à la réunion, et permet donc de vérifier que le quorum est atteint.

Les porteurs de droit de vote sont ensuite invités à examiner les questions inscrites à l’ordre du jour, puis à se prononcer en faveur ou contre les résolutions. Si prévu, les votes des membres qui ont voté en amont sont pris en compte le jour J de l’AG (consolidation). Une fois le vote terminé, un procès-verbal est rédigé et recense les décisions prises au cours de la séance.

Comment permettre le vote des résolutions en présentiel et/ou à distance ?

Organiser une assemblée générale à une date précise peut s’avérer être difficile, surtout lorsque cela nécessite de rassembler un grand nombre de membres. Afin de respecter au mieux les règles de quorum de l’assemblée générale, il est possible d’organiser le vote le jour J, en présentiel et/ou à distance.

Notre outil de vote clé en main dédié aux AG jour J permet de :

Faire voter les participants de l'AG depuis leur smartphone, tablette ou PC, de façon très intuitive et sécurisée.
Faciliter l’organisation de l’événement, dans un délai de mise en place très rapide.
D'obtenir les résultats instantanément pour chaque résolution.

Comment ça marche ?

1 - Création de l'AG et des résolutions

2 - Envoi des invitations

3 - Ouverture, suivi et clôture des votes

1 - Création de l'AG et des résolutions

Créez rapidement et simplement votre assemblée générale : en tant qu’organisateur vous déterminez très facilement la date, l’heure, l’ordre du jour…
Saisissez instantanément les résolutions à voter

2 - Envoi des invitations

Vous pouvez aisément contrôler et modifier les coordonnées des participants
En un clic, vous envoyez toutes les invitations à voter
Les participants reçoivent instantanément un SMS ou un E-mail les invitant à se connecter pour voter

3 - Ouverture, suivi et clôture des votes

Vous gérez l’ouverture, le suivi et la clôture des votes en temps réel
Le dépouillement et le partage des résultats se fait automatiquement en séance avec les participants

Pour aller plus loin

Vous avez des questions, besoin de conseils ?
Vous souhaitez planifier une démo ?
Contactez nos équipes !

Contactez-nous

Fonctionnalités de l’outil de vote pour les AG jour J

Modalités de connexion

Réexpédition des modalités de connexion " à la demande "
Accès multi-organisateurs qui permet de déléguer la préparation et le pilotage des réunions à d’autres comptes organisateurs
Authentification à double facteur (2FA) qui envoie un code de vérification, par email ou par sms, afin de renforcer le niveau de sécurité

Participants

Import des participants
Sélection de tous les participants en un seul clic
Possibilité d’ajouter des participants « Autres » (Président…)
Ajout ou suppression d’un participant en cours d’assemblée générale

Résolutions

Import des résolutions (vote simple : pour/contre/abstention)
Ajout d’une résolution pendant l’assemblée générale
Modification d’une résolution à venir
Modification de l’ordre des résolutions à venir
Suppression d’une résolution à venir
Consultation d’une résolution fermée

Vote

Gestion de l’anonymat du vote : vote anonyme ou non anonyme.
Notre outil de vote en séance est paramétré par défaut en vote non anonyme. Il permet également de gérer l’anonymat du vote en cas de besoin.
Possibilité de paramétrer différents modes de scrutin :
- Vote simple : pour/contre/abstention.
- Choix de vote multiple : le gestionnaire décide des réponses à afficher et du nombre maximum de choix possible.
Gestion des droits de vote (ventilation des mandats)
Prise en compte des votes à main levée
Indicateurs de suivi de présence, de participation aux votes
Affichage de l’approbation de la résolution (résolution adoptée ou rejetée selon le nombre de voix favorables reçues)
Export des résultats

Les + produits

Conformité légale et réglementaire
Conformité RGPD (Règlement Général de Protection des Données)
Outil simple et intuitif, garantissant la conformité des votes
Accès au vote et affichage des résultats immédiats
Mise en place et dépouillement instantanés
Personnalisation en fonction du contexte de l’assemblée générale et des organisateurs/participants

Centralisation des informations, historique des réunions et résultats des résolutions
Gain de temps, réduction des frais généraux & des dépenses
Facilité de mise en œuvre & accessibilité (mode SaaS) 24h/24, 7j/7
Hébergement en France
Dématérialisation et simplification des échanges

Découvrez notre outil de vote en séance pour vos AG

Ils utilisent notre outil de vote en séance

En complément de notre outil de vote dédié aux assemblées générales jour J, Voxaly propose une déclinaison de cet outil de vote sécurisé aux instances du secteur privé, comme du secteur public. Ainsi, les décisions peuvent être validées sans besoin de présence physique des membres (instances représentatives du personnel, assemblées générales de copropriétés, communes, conseils municipaux, conseils communautaires, comités centraux pour les universités…).