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Vote AG jour J

Cette réunion des actionnaires, associés ou porteurs de parts d’une société a pour objectif de voter des résolutions, avec, en général, la validation des comptes annuels. Le vote en AG le jour J doit être organisé en suivant un processus bien défini, qu’il s’agisse d’une AG d’association, d’une AG de copropriété, ou encore d’une AG de sociétaires.

Les objectifs de l’AG

L’organisation d’une assemblée générale, qu’elle soit ordinaire, extraordinaire, ou mixte, est nécessaire pour la prise de décisions stratégiques pour les sociétés, les associations, ou les copropriétaires.

Cette réunion est l’occasion de :

Valider les comptes annuels
Approuver l’affectation du résultat
Approuver les conventions réglementées
Approuver le nouveau budget
Nommer les administrateurs ou renouveler leur mandat
Prendre des décisions par rapport à la rémunération du gérant
Modifier les statuts

Organisation d’une assemblée générale

L’organisation d’une assemblée générale nécessite de respecter plusieurs points :

La convocation à l’AG : s’il s’agit d’une assemblée générale ordinaire, la convocation doit se faire 15 jours minimum avant sa tenue. Pour une assemblée générale extraordinaire, ce délai est de 21 jours. Toutefois, ce délai peut varier selon les statuts. La convocation doit mentionner la date, l’heure et le lieu de l’AG. L’ordre du jour contenant les points à examiner énoncés sous forme de résolutions doit y figurer.
Les règles de quorum : le jour J de l’assemblée générale, la présence d’un nombre minimum de porteurs de droit est requise, sans quoi la séance doit être levée.
Les règles de majorité : la majorité peut être simple, double, absolue. Si la majorité requise n’est pas atteinte, la résolution soumise au vote ne peut être adoptée.

Vote en AG le jour J

Le jour de l’assemblée générale, les participants sont invités à émarger à l’aide d’une feuille de présence. Ce document atteste de la présence des participants à la réunion, et permet donc de vérifier que le quorum est atteint. En fonction des modalités de vote, les bulletins de vote, les boîtiers ou encore des tablettes paramétrées sont distribués aux membres de l’AG.

Les porteurs de droit de vote sont ensuite invités à examiner les questions inscrites à l’ordre du jour, puis à se prononcer en faveur ou contre les résolutions. Les votes des membres qui ont voté à distance sont pris en compte le jour J de l’AG (consolidation). Une fois le vote terminé, un procès-verbal est rédigé et recense les décisions prises au cours de la séance.

Les modalités de participation à l’AG

Organiser une assemblée générale à une date précise peut s’avérer être difficile, surtout lorsque cela nécessite de rassembler un grand nombre de membres. Afin de respecter au mieux les règles de quorum de l’assemblée générale, il est possible d’organiser le vote le jour J selon d’autres modalités.

Ainsi, les membres ne pouvant participer à l’AG physiquement peuvent être amenés à se prononcer par :

Vote par correspondance
Vote par voie électronique
Vote multicanal (papier + Internet)

Proposer différentes modalités de participation de vote en AG facilite le respect des conditions de quorum et des règles de majorité prévues dans les statuts. La participation à distance n’est pas une obligation, et les porteurs de droit peuvent tout autant se présenter sur le lieu de la réunion pour exercer leur vote en salle.

Le jour J de l’AG, il est également possible de choisir un mandataire pour représenter un membre de l’assemblée générale. Selon les dispositions prévues dans les status, il peut s'agir d’un autre porteur de droit, ou encore du conjoint de la personne en question. Le mandataire peut ainsi voter à la place du mandant.

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L’organisation du vote en AG le jour J par Voxaly

Voxaly propose des solutions pour la gestion de vos assemblées générales. De la période pré-AG au jour J de l’AG, nous assurons l’ensemble des prestations depuis la préparation de celle-ci jusqu'à la restitution des résultats. En particulier, nous assurons la consolidation des résultats du vote jour J avec ceux émis avant l'assemblée générale lorsque cette modalité est prévue. Nous prenons systématiquement en compte les modalités spécifiques prévues dans vos status.

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Les solutions mises en oeuvre par Voxaly bénéficient de toutes les garanties de sécurité, elles font l'objet d'audits réalisés par des experts indépendants tout au long de l'année. Les exigences liées au Règlement Général de Protection des Données (RGPD) sont également respectées. Ce règlement implique de prendre les précautions nécessaires pour la protection des données personnelles collectées et traitées.

En outre, à l'issue de l'assemblée générale, les données sont systématiquement détruites après obtention de votre accord.