Acteurs Publics TV – Interview croisée sur le vote éléctronique dans la fonction publique

Vers une simplification des élections professionnelles dans la fonction publique grâce au vote électronique 

Retenu pour organiser les élections du renouvellement général des membres des CCI (Chambres de Commerce et d’Industrie) et des CMA (Chambre des Métiers et de l’Artisanat) sur l’ensemble du territoire, Voxaly s’inscrit comme partenaire privilégié de ces scrutins, notamment grâce à sa solution de vote électronique.

Dans le cadre de la journée Acteurs publics Solutions du 17 mars dernier, Raphaël Giuliani, Ingénieur d’affaires chez Voxaly, et Patrick Pochet, chef de projet de l’équipe CCI/CMA, ont présenté la solution numérique qui va constituer une innovation majeure lors des élections professionnelles au sein de la fonction publique en 2022.

Voici, in extenso, l’ensemble des sujets qui ont été abordés lors de cette interview croisée animée par Aminata Yade, de la chaîne Acteurs Publics TV.

 

Aminata Yade : Bonjour à tous les deux. Pour vous présenter à nos téléspectateurs, Patrick Pochet, vous êtes Chef de projet CCI et CMA et vous pilotez ce projet pour les deux réseaux.

Patrick Pochet : Tout à fait. Pour rappeler quelques chiffres, dans ce projet nous embarquons une centaine de CCI à l’échelle départementale et une vingtaine de CMA mais qui sont, elles, à l’échelle régionale.

 

A Y  : Raphael Giuliani, vous êtes Ingénieur d’affaires chez Voxaly pour le secteur public. Voxaly a travaillé sur cette solution numérique qui permet la mise en place de ces élections prévues en fin d’année. Pourriez-vous nous en dire plus sur Voxaly, vos missions, l’entité en elle-même ?

Raphael Giuliani : Voxaly est spécialisé depuis plus de 15 ans dans l’organisation de scrutins et d’élections par internet. Et elle est aujourd’hui le premier partenaire des entreprises publiques et privées, avec près d’un millier de scrutins organisés chaque année. C’est une marque du groupe Docaposte qui, à travers différentes filiales, met en place des solutions pour accompagner la transformation numérique des entreprises publiques et privées.

 

A.Y  : L’organisation des élections des membres des CCI, des CMA représente de nombreux défis. Est-ce que vous pouvez nous en dire plus sur le sujet ?

R.G : On est pour la première fois dans un contexte mutualisé puisqu’avant, chaque réseau organisait ses élections chacun de son côté. Il a donc été décidé de mutualiser l’organisation de ce projet ce qui va permettre de mutualiser les moyens et les coûts. Ce sont des scrutins qui sont très volumétriques avec 3,5 millions d’électeurs qui sont appelés à voter pour les CCI et CMA à 15 jours d’intervalle sur des périodes distinctes, en métropole et dans les DOM-TOM.

C’est un scrutin qui est également très décentralisé avec de nombreux contributeurs et gestionnaires qui sont appelés tout au long du scrutin à intervenir et à interagir avec l’application de vote pour, par exemple, charger les électeurs, les mettre à jour, saisir les candidats, les professions de foi, les lois…  Il faut donc enrôler toute cette population et l’application est calibrée de sorte à tenir la charge de sollicitation attendue tout au long du projet.

Il y a d’autres enjeux en matière de sécurité numérique et de protection des données confidentielles évidemment, pour répondre aux nouveaux enjeux de la CNIL et du Règlement Général de la Protection des Données (RGPD).

 

A.Y : Patrick Pochet, quel est l’enjeu d’un projet tel que celui-ci ?

P.P : Pour les CCI et les CMA, j’identifierais 3 enjeux. Le premier, c’est d’embarquer un très grand nombre d’interlocuteurs dans des structures de tailles, de moyens, de problématiques extrêmement différents. Il ne faut bien entendu oublier personne sur le bord de la route et les élections doivent, le 27 octobre, commencer avec tous ces acteurs.

Le deuxième enjeu pour les CCI spécifiquement, est de passer au 100 % internet. Nous en sommes à notre troisième scrutin. En 2010 et 2016 nous avions le vote par correspondance et le vote par internet. Nous avons fait le choix, au vu de l’adhésion remportée par internet en 2016 de passer au 100 % internet. Pour les CMA c’est en revanche une première, ils vont découvrir le vote par internet, le vote par correspondance continue. L’enjeu pour eux est de susciter le maximum d’adhésions au vote par internet de la part des électeurs.

Et le troisième enjeu, il est économique. Il est aussi de diminuer les risques. Il y avait dans le réseau des CMA une compétence de gestion de projet électoral. Nos deux têtes de réseaux, CCI France et CMA France, ont donc choisi de mutualiser cette compétence d’assistance et maitrise d’ouvrage et, très naturellement, nous avons aussi mutualisé le marché dans le cas d’un groupement de commandes. Nous mutualisons le marché de prestations de vote par internet, l’expertise indépendante voulue par la CNIL mais aussi l’assistance et maitrise d’ouvrage. Les économies sont à la hauteur des attentes, nous réalisons globalement 25 % d’économie par rapport à deux élections qui se seraient déroulées séparément, et avec une prise de risques moindre puisque cette compétence est mutualisée entre les deux réseaux.

 

A.Y : D’un point de vue des collectivités, comment les CCI s’appuient-elles sur les territoires ? Comment peut-on embarquer tout le monde dans un projet comme celui-ci ?

P.P : En communiquant énormément. On a greffé sur ce projet, qui est un projet informatique à la base, un volet très important d’animation réseaux. L’animation réseaux ce sont des choses que nos deux têtes de réseaux, CCI France et CMA France, savent parfaitement faire. L’originalité est de greffer cet aspect animation réseaux sur un projet qui est quand même très pointu sur le plan technologique. Voilà comment nous avons embarqué tous ces acteurs, CCI, CMA, préfectures, candidats et puis, il ne faut pas les oublier, les organismes qui présentent des candidats.

 

A.Y : Raphaël Giuliani, quelle solution mettez-vous en place pour susciter l’adhésion de différents interlocuteurs ? À quel niveau de difficultés vous positionnez-vous à ce moment-là ?

R.G : Avec plus d’un millier d’utilisateurs à intégrer au projet, plus de 3,5 millions d’électeurs, la première chose c’est de tout d’abord mettre en place une solution de vote qui soit ouverte, ergonomique, intuitive et qui va permette à tous les intervenants de réaliser leurs interventions selon leurs prérogatives et leurs habilitations. Bien entendu, pour s’assurer que tout le monde va monter à bord, on va mettre en place des sessions de formation, pour former tous les types d’intervenants, et on va également organiser une répétition générale sur une semaine, qui va permettre à chacun de bien connaître son rôle et bien sûr les fonctionnalités qui sont mises à leur disposition pour pouvoir mener à bien les différentes opérations. Bien entendu, au-delà de ces répétions et formations, on a une assistance qui est mise en place dans les moments-clés du scrutin qui permet aux intervenants qui sont en difficulté de pouvoir trouver des réponses.

Moyens humains

Plus de
1 millier
Gestionnaires intégrés au projet

Plus de
3,5 millions
Électeurs

Il faut savoir que c’est une opération qui va durer 10 mois, il y a environ 9 mois de préparation et deux fois 15 jours de scrutin. C’est une opération qui mobilise énormément de ressources chez Voxaly, plus d’une dizaine de personnes qui vont intervenir, dans des compétences très riches comme des gens sont spécialisés dans le développement informatique, hébergement d’applications, direction de projets, imprimerie, éditique… Toute cette équipe va devoir être orchestrée, on va donc mettre en place une gestion de projet dynamique qui va permettre de s’assurer la tenue des délais et des livrables. Ça va se matérialiser par exemple par des réunions périodiques de pilotage et de coordination avec l’équipe projet CCI/CMA, avec à sa tête Patrick Pochet, qui vont nous permettre de gérer correctement ce projet.

A.Y : Patrick Pochet, peut-être pouvez-vous nous éclairer sur les questions de stratégies. Quelle est la stratégie de sensibilisation qui est mise en place ?

P.P : Il faut inlassablement communiquer, informer. Dès la notification du marché, nous avons commencé à expliquer à tous nos partenaires les enjeux, surtout la façon dont nous allions répondre à leurs inquiétudes. Il faut leur expliquer comment nous avons trouver cet équilibre délicat entre la nécessaire sécurité d’un scrutin, qui est fortement encadré par les recommandations de la CNIL, l’ergonomie nécessaire du vote par les électeurs, nos électeurs sont des chefs d’entreprise qui sont motivés mais ont relativement peu de temps à consacrer à cette opération, et les inévitables contraintes technologiques et les habitudes que nos électeurs, qui sont aussi des internautes, ont pu prendre sur internet lorsqu’ils réalisent des opérations un peu sécurisées, comme des opérations bancaires. Un vote nécessite quasiment le même niveau de sécurité.

Toutes ces explications visent les électeurs mais aussi les candidats et les organisations qui les présentent. Nous avons, dès notre premier scrutin en 2010, associé les candidats et les organisations professionnelles aux formations et à toutes les campagnes de sensibilisation avec un grand succès. Nous avons découvert que nous les avions rassurés extrêmement rapidement sur la sécurité du scrutin […].

A.Y : Raphaël Giuliani, quelle place occupe la sécurité dans l’organisation d’un vote par internet ?

R.G : La sécurité est clairement primordiale. Tout d’abord, la solution de vote que l’on va mettre en place doit correspondre à un référentiel général de la sécurité qui est publié par l’administration (RGS V2) et la CNIL a publié de nouvelles recommandations et a défini 3 niveaux de risques en fonction des enjeux du scrutin, de la volumétrie, de l’envergure géographique. En face de chaque niveau, il va falloir mettre un dispositif de sécurité qui permet de garantir que la solution est bien sécure et in fine, que la satiété du scrutin est garantie et que les résultats qui sont produits sont incontestables.

Les élections CCI/CMA sont sur un niveau 3 CNIL, qui est le niveau le plus important. Pour s’assurer la conformité de la solution, CCI et CMA vont mandater un expert indépendant, formé par la CNIL, qui va auditer la solution tout au long du projet. C’est une procédure normale, Voxaly en 2020 a été expertisée 27 fois par 5 experts indépendants différents.

A.Y : En décembre 2022, tous les établissements publics vont devoir réaliser des élections professionnelles sur la même période. Comment le vote électronique peut-il se généraliser dans le secteur public ?

R.G : Le vote par internet connaît un essor progressif dans le secteur public, c’est le cas de la fonction publique d’état depuis un certain temps mais également plus récemment la fonction publique territoriale à travers la publication de décrets qui autorisent le vote par internet dans toutes les strates de la fonction publique territoriale. Voxaly est aujourd’hui déjà très présent au sein du secteur public en accompagnant notamment 5 ministères et de nombreuses collectivités locales. Nous pensons qu’il y encore un axe de développement très fort car tous les établissements publics vont devoir organiser leurs élections professionnelles en décembre 2022 sur une même période. Cela crée des enjeux car pour réaliser toutes ces opérations, il va falloir mobiliser des ressources très importantes et Voxaly, marque du groupe Docaposte, va pouvoir s’appuyer sur les compétences et le vivier de ressources du groupe, compétences qui au quotidien accompagnent les entreprises dans leur transformation numérique.

Nous pensons aussi que le vote par internet va se développer dans le cadre des élections politiques dans un futur proche et c’est d’ailleurs déjà le cas pour les français de l’étranger qui votent par internet pour les législatives ou des partis politiques qui organisent déjà des primaires en prévoyant le vote par internet.

 

P.P : Il n’y a plus d’obstacles majeurs au déploiement du vote par internet, il y a bien entendu toujours la peur du changement, de tout ce qui est nouveau. Si je devais me permettre de faire quelques recommandations aux acteurs publics qui veulent se lancer, la première recommandation serait de ne pas rester seuls, de se regrouper, de partager des expertises qui existent et qui ne demandent qu’à être mutualisées, monter des groupements de commandes, regarder ce que les autres ont fait en termes de marchés… Quand vous montez un marché, n’oubliez pas une phase de négociation. Les prestataires qui vont répondre, vont vous proposer des solutions qui ne vont probablement pas vous parler, il est intéressant de prévoir une phase de négociation pour éclaircir tous ces points. Ne pas surestimer le volet coût, choisir un prestataire de vote par internet n’est pas acheter une ramette de papier. Le volet coût ne devrait pas dépasser 30 % dans les critères d’évaluation des solutions. Et puis surtout, n’hésitez pas à aller vers la CNIL, regardez toutes ses recommandations extrêmement précieuses pour garantir et communiquer auprès des candidats et des organisations professionnelles, des organisations syndicales, pour leur expliquer que cette urne électronique qui n’est peut-être pas aussi transparente qu’une urne en plexiglas, est réellement transparente. Son fonctionnement est parfaitement garanti, son intégrité est garantie par des mécanismes qui sont différents, bien entendu, mais qui existent et que l’on est capables de démontrer.

Délais projet & scrutin

Durée du projet 10 mois

Temps de préparation 9 mois

Durée du scrutin 2x15 jours

 

Elections CSE & vote électronique, quel process ?

Les élections interviennent de plus en plus au cœur de nos entreprises et institutions. Il s’agit avant tout d’un domaine réglementé mais également très surveillé où les utilisateurs doivent faire preuve d’une exigence sans faille.

Que ce soit dans le cas d’un vote électronique, vote par correspondance ou vote mixte papier et internet, il est incontournable d’avoir un process très cadré.

Dans le cadre de la mise en place du vote électronique, Voxaly vous propose un process complet pour la gestion de vos élections. Vous pouvez aussi retrouver ces informations dans notre livre blanc qui reprend les 10 étapes clés pour la mise en place des élections CSE.

Collecte des données de références

collecte des données de référenceUn chef de projet spécialisé dans l’organisation d’élections professionnelles assure le suivi de l’opération et vous accompagne pour vous fournir les réponses organisationnelles, techniques et juridiques. Il aide à la collecte des données de référence permettant de paramétrer la solution de vote. Les données de références sont les suivantes :

• La liste électorale
• Les listes de candidats
• Les professions de foi et les logos de chaque liste
• La liste des établissements
• Les caractéristiques du scrutin (nombre d’instances, collèges, sièges à pourvoir…)
• Le logo de votre entité qui figurera sur le site de vote
• Les dates et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin

Tout au long de ces échanges, nous garantissons une parfaite intégrité et confidentialité ainsi que l’authentification des personnes avec des process sécurisés.

Formatage et contrôle des données

formatage et contrôle des donnéesLe client fournit les informations relatives aux électeurs. A réception, les données sont contrôlées par Voxaly afin de s’assurer de la qualité des fichiers :

1. Contrôle des formats (ex : format des adresses postales selon les normes postales)
2. Contrôle des données (ex : adresses vides, trop courtes)
3. Contrôle de cohérence (candidat inscrit dans les listes électorales, candidat éligible, …)

A l’issue de ces opérations de formatage et de contrôle, un état de synthèse réalisé par Voxaly permet au client de s’assurer de la bonne prise en compte des données de référence pour le paramétrage de la plateforme de vote et pour la production des procès-verbaux de résultats.

Formation du bureau de vote et vote test

A l’issue du paramétrage de la solution de vote, Voxaly organise une formation en présence des membres du ou des bureau(x) de vote.

Cette séance et cette simulation permettent aux personnes présentes d’appréhender le fonctionnement des outils mis à leur disposition pendant le vote et le jour du dépouillement, et de passer en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés.

La formation est peut-être l’étape la plus importante d’un projet. En effet, elle permet de mettre du concret sur des choses parfois abstraites pour nos clients en leur présentant les modalités et les outils qui sont à leur disposition pour leurs élections. Elle permet également de désamorcer certaines appréhensions en simulant des votes et un dépouillement. Elle marque le commencement d’une familiarisation de nos clients avec les outils et les procédures mis en place dans le cadre de leur scrutin.

Alexandre DAYCARD, Chef de projet

Envoi dématérialisé des données de connexion

Voxaly met en place une procédure d’authentification renforcée via deux canaux en conformité avec la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, publiée au JO le 21 juin 2019.

Vote par Internet

L’application proposée est composée de 2 sites Internet :

  • Un site gestionnaire, à disposition des membres du ou des bureau(x) de vote, des délégués de liste et des membres de la direction pour le contrôle de l’opération et l’accès à différentes fonctionnalités.
  • Un site de vote, à disposition des électeurs, pour le recueil des suffrages.

Assistance aux électeurs

La solution de vote propose deux types d’assistance :

  • L’assistance en ligne, accessible depuis la solution de vote et uniquement durant la période de scrutin.
  • L’assistance téléphonique, accessible les jours ouvrés de scrutin.

 

Clôture et dépouillement

Les opérations de dépouillement, après constatation de la fermeture effective du dispositif de vote par Internet à l’heure préalablement définie, sont effectuées en central en présence du consultant Voxaly ou en local, sous l’autorité du président de chaque bureau de vote et avec la présence obligatoire minimale des deux assesseurs porteurs des clés de déchiffrement.

Au lancement du dépouillement par le président du bureau de vote et au moins un assesseur, le déchiffrement des suffrages et la génération automatique des procès-verbaux des élections sont déclenchés. Le système de dépouillement Voxaly remplit automatiquement les PV CERFA conformes aux nouvelles exigences de l’inspection du travail et du Centre de Traitement des Elections Professionnelles en vigueur depuis janvier 2018.

Notre process en images

Cliquez sur l’image pour découvrir notre infographie sur le process des élections CSE

 

Nos références

Plus de 140 millions d’électeurs, à travers plus de 1 500 clients PME ou grands comptes, ont utilisé notre plateforme de vote pour des scrutins sur l’ensemble du territoire national.

[WEBINAR] Comment faire voter vos élus CSE avec le renforcement du télétravail ?

Webinar dédié au vote en réunion le mercredi 17 mars de 11h00 à 11h45

Le contexte économique et organisationnel que nous vivons depuis près d’un an a prouvé la capacité d’évolution et d’adaptation de l’ensemble des acteurs afin de maintenir un dialogue social dynamique au sein des organisations.

Alors que le télétravail, les échanges et le vote à distance se démocratisent et se renforcent, l’utilisation des outils numériques s’est fortement développée et a accéléré la transformation de nos structures, tout en permettant de continuer à entretenir un débat social à distance.

 

Vous trouverez également un regroupement des principales Questions et Réponses qui nous sont posées sur le sujet : Lire l’article

L’usage du numérique pour faciliter les échanges et les prises de décision à distance

Conçu pour simplifier l’organisation de vos réunions et permettre le vote des délibérations à distance avec vos représentants du personnel (élus CSE et CAP/CT), notre outil s’enrichit régulièrement de nouvelles fonctionnalités.

Nos derniers webinars dédiés à notre outil de vote en réunion ayant rencontré un grand succès, nous renouvelons cette opération afin de vous présenter cette fois plus en détail les nouvelles fonctionnalités et bonnes pratiques liées à l’outil.

Développées pour et à la demande de nos clients, ces nouvelles fonctionnalités viennent enrichir et fluidifier davantage la gestion de vos réunions avec vos élus :

  • Gestion de l’anonymat du vote (vote anonyme ou non anonyme)
  • Possibilité de paramétrer différents modes de scrutin (vote simple : pour/contre/abstention, choix de vote multiple : scrutin de nom de candidats par exemple)
  • Possibilité de sélectionner tous les participants en un seul clic
  • Zoom sur les fonctionnalités disponibles en cours de réunion

Programme

  • Rappel de la réglementation
  • Le vote à distance en réunion, un outil complémentaire à la visioconférence
  • Paramétrage et vote en 6 étapes
  • Démonstration pratique & focus sur les nouvelles fonctionnalités
  • Questions/Réponses

Speakers

Xavier SÉCHER
Directeur du Développement,
Voxaly

Lætitia LANDELLE
Assistante Commerciale, Voxaly

Morgane TUILLIER
Chef de Produits gamme Signature & gamme RH, Docaposte

 

 

 

[WEBINAR] Vote en réunion CSE | Comment permettre le maintien du dialogue social et la poursuite de l’activité économique ?

Webinar dédié au vote en réunion à distance le vendredi 20 novembre de 11h30 à 12h15

La crise sanitaire que nous vivons depuis plusieurs mois et la situation de confinement qui s’impose à nouveau à nous ont des conséquences importantes sur l’animation de la relation sociale dans nos organismes privés et publics.

Dans cette situation exceptionnelle, la consultation des instances représentatives du personnel (CSE et CAP/CT) nécessite de mettre en place des fonctionnements nouveaux et agiles pour assurer la continuité du dialogue social et la poursuite de l’activité économique. Il est plus que jamais nécessaire de pouvoir organiser et assurer la validation des décisions conjointes sans contestation possible, notamment grâce à la mise en place du vote à distance.

Voxaly propose un outil de vote électronique intuitif dédié aux instances représentatives du personnel du secteur privé et public.

Vous trouverez également un regroupement des principales Questions et Réponses qui nous sont posées sur le sujet : Lire l’article

 

Conforme aux mesures d’urgence prises par le gouvernement dans le cadre de l’épidémie de Covid-19 (ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 et ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020), l’outil de vote en réunion permet à chaque élu et participant d’exprimer officiellement son vote, de façon totalement anonyme et sécurisée, quelle que soit sa situation géographique et quel que soit le terminal digital utilisé (ordinateur, tablette ou smartphone). L’organisation des réunions et délibérations est laissée à la charge du président ou secrétaire de séance, qui envoie les invitations et suit les votes en temps réel.

Au cours de ce webinar, une démo vous sera proposée. Vous pourrez ainsi découvrir concrètement comment l’outil de vote en réunion vous permet de consulter vos élus, afin d’assurer le maintien du dialogue social, tout en respectant le cadre réglementaire.

Programme

  • Contexte et réglementation
  • Le vote à distance en réunion, un outil complémentaire à la visioconférence
  • Paramétrage et vote, un processus simple en 6 étapes
  • Démonstration pratique
  • Autres outils de pilotage des relations sociales

Speakers

Xavier SÉCHER
Directeur du développement,
Voxaly

Lætitia LANDELLE
Assistante commerciale, Voxaly

Morgane TUILLIER
Chef de produits gamme Signature & gamme RH, Docaposte

 

[WEBINAR] Comment consulter vos élus CSE à distance et ainsi maintenir le dialogue social ?

Webinar dédié au vote en séance le mardi 16 juin de 11h00 à 11h30

Durant cette période exceptionnelle, les entreprises ont besoin de consulter leurs représentants du personnel et peuvent le faire à distance via des outils numériques sécurisés dédiés.

Le recours à la visioconférence est évidemment une bonne solution. Mais dans le cadre des décisions qui doivent être prises par les organisations représentatives des salariés, telles que les CSE (Comité Social et Economique), les visioconférences ne règlent pas la problématique de la prise de décision et notamment du vote à distance.

Afin d’accompagner la continuité du dialogue social malgré les contraintes posées par la crise, notre outil de vote électronique dédié aux instances représentatives du personnel est conforme aux mesures d’urgence prises par le gouvernement dans le cadre de l’épidémie de Covid-19 (ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 et ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020).

Simple d’utilisation, très rapide à mettre en œuvre, notre outil de vote en séance délivre immédiatement les résultats des votes pour tous les participants.

Au cours de ce webinar, une démo vous sera proposée. Vous pourrez ainsi découvrir concrètement comment l’outil de vote en séance vous permet de consulter vos élus, afin d’assurer le maintien du dialogue social, tout en respectant le cadre réglementaire.

Programme

  • Contexte et réglementation
  • Présentation des outils de pilotage des relations sociales
  • Focus sur l’outil de vote en séance
  • Démonstration de l’outil de vote en séance

Speakers

Xavier SÉCHER
Directeur du développement,
Voxaly

Lætitia LANDELLE
Assistante commerciale, Voxaly

Morgane TUILLIER
Chef de produits gamme Signature & gamme RH, Docaposte

 

Vote à distance pour les collectivités territoriales

Tous les organismes privés comme publics sont impactés dans leur organisation face à l’épidémie du Covid-19. Les gestes barrières et de distanciation sociale prévalent dans ce contexte afin d’assurer la santé de tous les citoyens. Néanmoins, cette situation ne doit pas bloquer le fonctionnement de nos institutions et le vote à distance est une solution possible pour permettre la continuité de la vie des institutions.

outil vote collectivités territoiriales

Conseils municipaux, assemblées territoriales, conseils communautaires, nombreuses sont les instances qui, malgré la situation sanitaire actuelle, doivent pouvoir débattre et délibérer sur les sujets qui permettent à nos institutions de continuer à faire vivre la démocratie locale dans le dialogue et la transparence.

D’ores et déjà des villes comme Rennes ou Châlons en Champagne ont adopté des solutions de tenues de leurs séances municipales en visioconférence mais la prise de décision, les délibérations et le vote des résolutions restent complexes.

Voxaly propose un outil de vote à distance sécurisé qui permet aux communes, aux conseils municipaux et conseils communautaires de valider les décisions sans besoin de présence physique de leurs membres.

Outil de vote à distance pour faciliter le fonctionnement des collectivités

Un préalable important : le cadre légal

Le cadre réglementaire favorise l’utilisation des outils digitaux
L’article 11 de  LOI n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 adapte le droit applicable au fonctionnement des établissements publics et des instances collégiales administratives, y compris les organes dirigeants des autorités administratives ou publiques indépendantes, notamment les règles relatives à la tenue des réunions dématérialisées ou le recours à la visioconférence.

Par ailleurs la CNIL a fait évoluer sa recommandation de 2010 sur le vote électronique.

Voxaly propose un outil clé en main qui associe la gestion de vos réunions de conseils ET le vote à distance pour les délibérations.

Cet outil a été conçu pour vous permettre de gérer facilement l’organisation de vos instances de délibérations à distance (conseil municipal, conseil communautaire…), tout en garantissant le secret absolu des votes. Les résultats sont disponibles instantanément pour chacun des participants/élus via smartphone, tablette ou ordinateur.

outil vote à distance conseil municipal

Les principales fonctionnalités de l’outil de vote à distance :

vote collectivités - création des réunionsCréation des réunions et délibérations :

  • Créez rapidement et simplement autant de réunions que vous le souhaitez : pour chaque réunion, vous déterminez la date, l’heure, l’ordre du jour…
  • Saisissez les délibérations à voter

vote collectivités - Envoi des invitationsEnvoi des invitations aux participants/élus :

  • Vous pouvez contrôler et modifier les coordonnées des participants/élus
  • En un clic, envoyez les invitations à voter
  • Les participants reçoivent instantanément un SMS ou un Email les invitant à se connecter pour voter

vote collectivités - ouverture et suivi des votesOuverture, suivi et clôture des votes :

  • Vous gérez l’ouverture, le suivi et la clôture des votes en temps réel
  • Le dépouillement et le partage des résultats se fait automatiquement en séance

 

Les + produits de notre outil de vote en réunion à distance

outil de vote électronique - Voxaly

  • Conformité légale et réglementaire, le vote est anonyme et sécurisé
  • Outil simple et intuitif, garantissant la conformité du scrutin
  • Accès instantané au vote via smartphone, tablette ou ordinateur
  • Mise en place et dépouillement instantanés
  • Personnalisation de l’interface pour la commune ou l’assemblée territoriale
  • Centralisation des informations, historique des réunions et résultats des délibérations des conseils
  • Gain de temps, optimisation des frais généraux & des dépenses
  • Facilité de mise en œuvre & accessibilité (mode Saas) 24h/24, 7j/7
  • Hébergement en France
  • Dématérialisation des échanges entre le président du conseil et les conseillers municipaux

Ils utilisent notre outil de vote en séance

Notre outil de vote à distance répond en effet aux besoins des instances du secteur public (comité central pour les universités, conseil municipal, conseil communautaire, instances représentatives du personnel CAP/CS pour les collectivités territoriales) et du secteur privé (instances représentatives du personnel CSE).

 

logo ville Sinnamary Guyannelogo Illkirch-Grafenstaden Voxalylogo limoges metropole


 

 

 

 

Comment consulter vos élus CSE et CAP/CT à distance et ainsi maintenir le dialogue social ?

Face au Covid-19, nous sommes invités à privilégier exclusivement les échanges à distance afin de nous protéger mutuellement d’une possible contamination. Durant cette période exceptionnelle, nos organisations doivent tout de même continuer à fonctionner et à répondre aux missions qui leur ont été confiées.

Maintien du dialogue social durant le confinement

Durant cette période exceptionnelle, les entreprises et organismes de la fonction publique ont besoin de consulter leurs représentants du personnel et peuvent le faire à distance via des outils numériques sécurisés dédiés.

Le recours à la visioconférence est évidemment une bonne solution. Mais dans le cadre des décisions qui doivent être prises par les organisations représentatives des salariés, telles que les CSE (Comité Social et Economique) dans le secteur privé ou les CAP (Commission Administrative Paritaire) et les CT (Comités Techniques) dans le secteur public, les visioconférences ne règlent pas la problématique de la prise de décision et notamment du vote à distance.

Outil de vote en réunion CSE

Voxaly propose un outil de vote à distance pour les réunions CSE, les réunions des CAP et des CT.

Une solution rapide à mettre en place, intuitive, anonyme et sécurisée !

Conçu et développé il y a 3 ans, cet outil de vote électronique dédié aux réunions et prises de décision des représentants du personnel permet à chaque élu d’exprimer officiellement son vote quelle que soit sa situation géographique et quel que soit le terminal digital utilisé (ordinateur, tablette ou smartphone).

L’outil de vote électronique dédié à l’ensemble des IRP qu’il soit du secteur privé (CSE) ou des organismes publics (CAP, CT,…)  est un outil 100% numérique qui va permettre :

  • Au président et/ou au secrétaire de séance : créer les réunions et délibérations, envoyer les invitations à voter, ouvrir, suivre et clôturer les votes en temps réel, dépouiller et partager les résultats.
  • Aux participants/élus (CSE, CAP/CT…) : de s’authentifier de façon sécurisée, consulter et voter les délibérations via un smartphone, une tablette ou un ordinateur. Tous les participants accèdent instantanément aux résultats pour chaque délibération.

Quels sont les avantages de ce type d’outil pour l’organisation des votes lors de vos réunions avec vos instances représentatives du personnel ?

  1. Une mise en œuvre extrêmement rapide : En quelques heures, votre compte est ouvert et configuré.
  2. Une accessibilité optimale : Il s’agit d’un outil en mode SaaS, accessible à partir de n’importe quel type de terminal.
  3. La garantie d’une conformité légale et réglementaire : Voxaly assure, grâce à cet outil, un vote totalement anonyme et sécurisé.
  4. Un gain de temps et une optimisation budgétaire : l’ensemble des démarches de test dématérialisée et de nombreux processus sont automatisés.
  5. Une utilisation simple et intuitive : Que ce soit en back office pour l’organisateur ou sur l’application pour l’utilisateur, toutes les fonctionnalités sont très ergonomiques et l’utilisation du système de vote est simplifiée au maximum.

Détails et démonstration de notre outil de vote en séance lors de notre webinar sur la consultation des élus CSE à distance

 

Ils nous font confiance et organisent leurs réunions CSE et le vote des délibérations à distance.


 

 

Un cadre réglementaire qui favorise le digital

Dans le secteur privé

  • Loi Rebsamen du 17 août 2015
    Loi relative au dialogue social et à l’emploi qui a permis notamment de moderniser et renforcer le dialogue social au sein de l’entreprise.
  • Décret n°2016-453 du 12 avril 2016
    Le Décret n°2016-453 du 12 avril 2016 a permis de fixer et préciser certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel, dont la visioconférence. Depuis 2016, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont concernées.
    Le recours à la visioconférence, pour réunir une instance à distance, est autorisé par accord entre l’employeur et les représentants du personnel. Dans ce cas, la visioconférence est accompagnée d’une solution de vote électronique. En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile.
  • L’ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 portant mesures d’urgence relatives aux instances représentatives du personnel
    L’ordonnance autorise le recours à la visioconférence pour toutes les réunions CSE, ainsi que des autres IRP, après que l’employeur en a informé leurs membres. Le nombre de réunions en visioconférence n’est pas limité durant l’état d’urgence sanitaire. La limite de 3 réunions par année civile prévue en temps normal ne s’applique qu’aux réunions organisées en dehors de la période de l’état d’urgence sanitaire.
  • L’ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020 portant adaptation des règles relatives aux réunions des instances représentatives du personnel
    Cette ordonnance vient assouplir l’organisation des réunions des comités sociaux et économiques (CSE) pendant l’état d’urgence sanitaire.

Dans le secteur public

  • Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19
    L’article 11 de LOI n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 adapte le droit applicable au fonctionnement des établissements publics et des instances collégiales administratives, y compris les organes dirigeants des autorités administratives ou publiques indépendantes, notamment les règles relatives à la tenue des réunions dématérialisées ou le recours à la visioconférence.

[Infographie] Elections CSE 2019

Les élections CSE en 2019, une année record pour Voxaly

Bien que l’année 2019 ne soit pas encore tout à fait terminée, elle restera ancrée dans l’histoire de notre entreprise et de son activité, notamment en matière d’élections et plus particulièrement concernant les élections CSE.

En 2019, les projets pilotés par nos équipes ont progressé de +700%, toutes expertises confondues

Elections & vote en assemblée générale, gestion des relations sociales, actionnariat salarié

– L’ensemble de nos outils et solutions ont visé plus de 20 millions d’utilisateurs : électeurs, membres des bureaux de vote, collaborateurs RH/relations sociales, représentants du personnel, éligibles…

– Tous ces projets ont mobilisé 130 collaborateurs basés à Nantes, Paris et Sophia Antipolis, experts dans le pilotage de projets transverses (digital, RH, évènementiel, juridique, technique, éditique…)

– Toutes expertises confondues, l’usage du numérique a concerné 80% des projets réalisés

C’est donc l’occasion pour nous de remercier tous nos clients pour leur confiance, ainsi que tous nos collaborateurs et nos partenaires sans qui rien n’aurait été possible !

Focus sur les élections CSE organisées par Voxaly en 2019

Afin d’illustrer plus simplement cette année exceptionnelle pour Voxaly comme pour nos clients, nous avons imaginé une infographie qui permet de voir à quel point les élections CSE associées au vote électronique ont fortement impacté cette année 2019.

 

Suite à la mise en place du CSE, place au pilotage des relations sociales

Parce-que le pilotage des relation sociales s’inscrit dans le prolongement de la mise en place des instances CSE, Voxaly vous accompagne aussi dans la mise en place de votre dialogue social avec des outils simples, intuitifs et sécurisés, au service de vos équipes RH, relations sociales et vos élus CSE.

Nos experts sont à votre disposition pour répondre à vos interrogations, organiser simplement et rapidement une démo et ainsi vous guider dans la mise en place de ces outils : suivi des heures de délégation, mise en place de votre BDES, vote électronique dédié à vos réunions CSE

 

Transmission électronique des résultats des élections CSE

Un arrêté du 4/11/2019 publié au JO le 16/11/2019 fixe les modalités de transmission électronique des résultats des élections CSE à l’administration. Dans une logique de simplification et de modernisation des échanges, le Ministère du Travail fait évoluer la collecte des résultats des élections et propose dorénavant de collecter directement par voie électronique les résultats des élections.

Les enjeux sont nombreux : réduction des échanges de procès-verbaux (PV) CERFA au format papier, amélioration du calcul des audiences syndicales, mise en place d’un « guichet unique » avec l’arrêt du double envoi papier vers le Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) et l’inspection du travail…

Selon les modalités de dépouillement et de production des PV, quelle procédure de transmission électronique choisir ?

La transmission électronique des PV dans le cas du vote électronique :

– Dès accord de l’employeur, les résultats des élections sont automatiquement transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) par le prestataire de vote. Le centre de traitement devient ainsi le guichet unique pour la réception des procès-verbaux établis

– Les PV d’élection doivent être imprimés par l’employeur, signés par les membres du bureau de vote puis scannés et téléversés sur elections-professionnelles.travail.gouv.fr dans les 30 jours

– Une copie du PV d’élection doit être remise à chaque syndicat ayant présenté une liste et/ou ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP)

A noter

– Cette procédure de télétransmission doit être prévue au préalable dans le protocole d’accord préélectoral (PAP)

– L’envoi des PV d’élection par voie postale reste toujours autorisé

Si vous réalisez vos élections avec un comptage des résultats manuel :

Les membres du bureau de vote doivent saisir les résultats des élections directement sur elections-professionnelles.travail.gouv.fr

Deux processus de validation des résultats sont alors proposés :

– Un nouveau processus permet une validation à distance des PV d’élection par les membres du bureau de vote. L’employeur n’a plus à envoyer les PV par voie postale

– Les PV d’élection sont générés automatiquement, puis imprimés, signés par les membres du bureau de vote, scannés et téléversés sur elections-professionnelles.travail.gouv.fr

Plus d’informations sur la transmission électronique des résultats des élections CSE

Consultez le dépliant édité par le Ministère du Travail sur la transmission électronique des résultats

Consultez tous les tutoriels mis à disposition par le Ministère du Travail

Consultez l’Arrêté fixant les modalités de transmission par voie électronique des résultats des élections professionnelles au ministre chargé du travail

E-Vote-ID 2019 | Le rendez-vous international des experts du vote électronique

Du 2 au 4 Octobre 2019, Voxaly a participé à la 4ème conférence mondiale sur le vote électronique E-Vote-ID 2019, à Bregenz, en Autriche, en tant que représentant unique des fournisseurs français de solutions de vote par Internet.

E vote ID 2019 conférence sur le vote électronique avec Voxaly

Benoit Chenon, notre directeur innovation et sécurité, revient sur cet évènement majeur

 

Benoit Chenon, notre directeur innovation et sécurité, souligne l’importance de l’événement, rendez-vous unique dédié au partage des savoirs et à la mutualisation des connaissances sur les différentes avancées du vote électronique dans le monde (vote par internet, vote avec des machines à voter…).

 

 

Nous avons pu constater le grand intérêt, principalement de pays comme la Suisse, la Norvège, l’Estonie et l’Australie, pour l’avancement de la recherche sur le vote électronique, en particulier dans ses aspects techniques, mais aussi dans d’autres domaines comme les sciences sociales et la confiance globale.


Benoit Chenon, directeur innovation et sécurité

Benoit a ajouté que l’approche interdisciplinaire (juridique, scientifique, politique, sociale et technique) est une réelle plus-value, source d’enrichissement des connaissances.

Parmi les présentations, la session sur la modélisation de la sécurité et la définition des entités de confiance et la session sur le retour d’expérience de la Suisse sur le test d’intrusion ouvert au public ont été les plus marquantes.

 

En cette année 2019 d’évolution réglementaire suite à la publication de la nouvelle recommandation CNIL, ce fut très intéressant de partager l’état de l’art sur la confiance et la transparence des urnes.


Benoit Chenon, directeur innovation et sécurité

 

Plus d’informations sur le vote électronique

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