Vote électronique en AG

L’assemblée générale se définit comme un rassemblement d’actionnaires, d’associés ou de porteurs de parts d’une société de capitaux. Lors d’une AG, les personnes conviées sont invitées à débattre et à voter sur un certain nombre de questions inscrites à l’ordre du jour.

En amont de cette réunion, les participants sont informés par courrier des textes à voter, et éventuellement des comptes annuels si ceux-ci doivent être validés.

L’assemblée générale : quel est son rôle ?

Les différents types d'AG

Les assemblées générales peuvent se présenter sous 3 formes principales : l’assemblée générale ordinaire (AGO), l’assemblée générale extraordinaire (AGE), et l’assemblée générale mixte (AGM).

L’assemblée générale ordinaire : tenue au minimum une fois par an, l’AGO a pour objectif de valider les comptes annuels de la société, et de nommer les membres du conseil d’administration. D’autres questions peuvent y être débattues.
L’assemblée générale extraordinaire : l’AGE n’est pas tenue à une fréquence particulière, puisqu’elle répond à un besoin spécifique. Cette réunion permet aux membres de l’AG de prendre des décisions exceptionnelles, comme la modification des statuts.
L’assemblée générale mixte : l’AGM permet de prendre des décisions relevant de l’AGO et de l’AGE au cours du même rassemblement. Elle permet un gain de temps et une simplification dans la prise de décisions.

Les objectifs de l’assemblée générale

Selon la nature de la société (association, entreprise, copropriété…), les pouvoirs d’une AG peuvent être différents.

Toutefois, un certain nombre d’éléments reste commun, et cette réunion permet entre autres :

La validation des comptes annuels : ils peuvent être approuvés ou rejetés par les actionnaires
La destination de ces comptes
L’approbation des conventions réglementées
L’approbation du nouveau budget
La désignation des administrateurs ou le renouvellement de leur mandat
Les prises de décision quant aux questions de rémunération du dirigeant de la société
Les modifications statutaires

Ces différents pouvoirs sont adaptés en fonction du type d’AG, à l’ordre du jour de celle-ci, et au statut.

Le vote en assemblée générale

La convocation à l'AG

Convoquer les associés ou les actionnaires représente la première étape de l’organisation d’une assemblée générale. Si le délai minimum entre la convocation et le rassemblement est de 15 jours, celui-ci peut varier selon le statut juridique de la société. La date de l’assemblée générale doit ainsi être déterminée en amont pour respecter ce délai. Le jour, l’heure et le lieu doivent figurer sur la convocation à l’AG. L’ordre du jour, le projet des résolutions et le rapport des comptes annuels doivent également être mentionnés pour permettre aux participants d’anticiper la réunion.

Le fonctionnement du vote en AG

Pour le vote en assemblée générale, deux notions importantes sont à considérer : la majorité, et le quorum. Dans le cas où le quorum ou la majorité ne sont pas atteints, les textes à voter ne peuvent faire l’objet d’une délibération. Ce sont donc deux conditions indispensables pour la validité des résultats. La majorité et le quorum en AG sont des notions fixées par la loi, et peuvent être différents selon qu’il s’agisse d’une AGO ou d’une AGE.

Pour valider les délibérations, un nombre minimal de votants doit être respecté : c’est ce que l’on appelle le quorum. Si ce seuil n’est pas respecté, la délibération ne peut être soumise au vote des actionnaires ou associés. La séance doit alors être levée, et reportée à une date ultérieure. Les règles du quorum sont imposées par le Code du commerce. Elles sont fonction de la nature de la société (mutuelle, association, copropriété…) et de l’année de sa création.

Pour valider une délibération, il est également nécessaire d’atteindre un certain nombre de voix : il s’agit de la majorité. Lorsque ce point n’est pas atteint, la décision qui a été votée ne peut être acceptée.

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Nos solutions de vote électronique conformes à la CNIL et au RGPD

Afin de répondre aux exigences constitutionnelles du scrutin, les solutions de vote électronique en AG sont conformes à la délibération de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019. En corrélation avec les conditions de sécurité des systèmes de vote par voie électronique, ces recommandations permettent à Voxaly de déterminer le niveau de sécurité nécessaire à votre projet.

Ces solutions tiennent également compte des exigences du RGPD (Règlement Général de Protection des Données). Ainsi, la protection des personnes physiques au sujet du traitement des données à caractère personnel et à leur libre circulation est assurée par le respect de ce règlement.

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Le vote électronique en AG : quels avantages ?

À l’heure où la digitalisation est en plein essor, le vote par voie électronique se développe également. Cette solution est largement utilisée par les entreprises ou encore les assemblées générales car elle présente des avantages considérables.

Une amélioration du taux de participation : le vote est facilité par un accès au site de vote virtuel 24h/24, ce qui permet à un plus grand nombre de votants de participer. Munis d’un smartphone, d’une tablette, ou d’un ordinateur disposant d’une connexion internet, les électeurs peuvent voter d’où ils le souhaitent.
La sécurité du vote : le processus de vote électronique mis en place par Voxaly est autant, voire plus sécurisé, qu’un vote organisé de façon classique. Il respecte les fondamentaux du vote électronique régi par un texte de loi et différentes recommandations de la CNIL.
Une meilleure accessibilité : le vote électronique permet d’améliorer les conditions d’égalité. Les personnes ne vivant pas à proximité du lieu de vote, ou encore les personnes à mobilité réduite voient leurs possibilités de participation augmenter.
La précision du vote : les résultats publiés sont précis, car ceux-ci ne dépendent pas d’un dépouillement manuel où des erreurs peuvent être commises.
L’émission d’un reçu de vote : chaque utilisateur reçoit un reçu de vote après sa participation. Cela assure à l’utilisateur que son vote est bien comptabilisé.
Le respect des exigences constitutionnelles d’un scrutin : anonymat et confidentialité, sincérité du scrutin, et accessibilité au suffrage.