Comment faciliter le vote des résolutions en présentiel et/ou à distance ?
La mise en place d’un outil de vote électronique permet d’assurer le vote des résolutions à distance, en complément du vote en présentiel et éventuellement du vote par correspondance.
Voxaly propose un outil de vote clé en main qui répond pleinement aux attentes des gestionnaires de copropriétés, comme des copropriétaires, que ce soit d’un point de vue fonctionnel, technique et légal.
Nous avons donc souhaité mettre en avant les questions les plus courantes afin de vous guider dans votre réflexion.
Découvrez les questions les plus fréquemment posées par les syndics
Installation et facilité de déploiement
Les accès gestionnaires peuvent être créés sous 24 heures à l’issue de la signature de la proposition commerciale.
Voxaly met à disposition un espace dédié et procède à la création des codes d’accès pour le gestionnaire de l’outil.
Le gestionnaire saisit ou importe ses copropriétés et ses copropriétaires.
Le gestionnaire crée ses assemblées générales, saisit ou importe les résolutions en amont de la réunion. Il adresse ensuite les invitations à voter aux copropriétaires présents en séance à l’ouverture de l’assemblée générale.
Pour le client, la durée de paramétrage initial est fonction du nombre de copropriétés et du nombre de copropriétaires, ainsi que du mode opératoire retenu : saisie unitaire ou import de fichier. En moyenne, celle-ci est généralement inférieure à une quinzaine de minutes par copropriété.
Approche légale et juridique
Notre outil est conforme aux contraintes légales et règlementaires qui encadrent le vote en assemblée générale de copropriété. L’outil prend également en compte les contraintes liées au RGPD.
Depuis la loi Elan de 2018, les syndics peuvent prévoir la mise en place d’une solution dématérialisée pour le vote des copropriétaires en assemblée générale, sans que cette modalité soit obligatoire. Néanmoins, dans le cadre du contexte d’urgence sanitaire, il y a eu une inflexion très nette dans cette direction.
L’ordonnance n°2020-595 du 20 mai 2020 a autorisé la dématérialisation totale des assemblées générales, sans réunion physique, pour la période comprise entre le 1er juin 2020 et le 31 janvier 2021.
Cette ordonnance a été prorogée jusqu’au 30 septembre 2021 (ordonnance n° 2021-819 du 31 mai 2021).
A noter que depuis le 9 juillet 2021, les AG de copropriété pouvaient de nouveau se tenir en présentiel mais avec des contraintes fortes, à savoir le respect d’une jauge de 4 m2 par personne.
Cette disposition était quasi impossible à respecter pour les syndics et nécessitait par exemple la location de salles parfois importantes.
Tout récemment, la loi du 22 janvier 2022 remet d’actualité ces mesures d’urgence puisqu’elle permet au syndic d’imposer l’organisation d’une AG 100 % dématérialisée jusqu’au 31 juillet 2022. En synthèse, ces différentes dispositions permettent au syndics et copropriétaires de s’acculturer au vote dématérialisé, rejoignant ainsi les objectifs de la loi Elan dont le but était avant tout de proposer une nouvelle souplesse de vote aux copropriétaires afin de maximiser la participation et favoriser ainsi l’adoption des résolutions.
En effet, les copropriétaires peuvent choisir de participer physiquement (en présentiel) aux assemblées générales voire même de voter par correspondance avant l’assemblée générale. Cette dernière modalité présente l’inconvénient de réaliser un vote sans disposer de toute l’information apportée lors de l’assemblée générale. Elle pose en outre la question des résolutions modifiées en cours d’assemblée générale ou revotées.
Le coût est généralement répercuté sur les charges des copropriétaires mais a un impact marginal sur celles-ci, comme c’est le cas pour le vote par correspondance ou le vote en présentiel (si la location d’une salle est requise). En outre, la possibilité de voter à distance de façon dématérialisée réduit le nombre de participants en présentiel et, par voie de conséquence, le coût de location de la salle, puisque la surface requise sera ainsi inférieure. Dans certains cas, il peut donc générer des économies.
La convocation des copropriétaires aux AG doit être faite au moins 21 jours calendaires avant la tenue de l’AG.
D’un point de vue purement opérationnel, la préparation de l’assemblée générale dans notre outil peut être prévue quelques jours avant la tenue de l’AG.
Il n’y a en effet pas d’adhérence entre l’envoi de la convocation et le déploiement de notre outil.
Fonctionnalités et spécificités
Il s’agit d’un outil de vote 100 % dématérialisé, accessible via Internet, qui permet de prendre en compte les votes en présentiel et les votes en distanciel par Internet lors de la tenue de l’assemblée générale.
Les éventuels vote par correspondance doivent faire l’objet d’une consolidation. Aujourd’hui, celle-ci est faite manuellement par le client, elle peut par exemple être réalisée facilement à l’aide d’un fichier Excel préparé à l’avance. Une fonctionnalité de consolidation sera prochainement intégré à l’outil afin d’apporter davantage de confort au gestionnaire.
A l’issue de la création du compte organisateur par Voxaly, le client est totalement autonome dans le paramétrage et l’utilisation de notre outil.
Voici le parcours client lors d’une assemblée générale :
- Le gestionnaire met à jour les données des copropriétaires.
- Le gestionnaire crée son assemblée générale, saisit les résolutions en amont de la réunion. Il adresse les invitations à voter aux copropriétaires présents en séance.
- Les copropriétaires présents reçoivent un lien d’authentification par SMS ou EMAIL et sont ainsi identifiés de manière certaine et sécurisée.
Le gestionnaire ouvre, suit et clôture les votes en séance, au fil de l’eau pour chaque résolution.
Le gestionnaire partage les résultats en séance en temps réel.
Aujourd’hui, les profils utilisateurs sont les suivants :
- Administrateur (Voxaly)
- Organisateur AG (possibilité d’avoir plusieurs organisateurs)
- Co-propriétaire (votant)
Il y a un parcours unique, avec des écrans dédiés pour l’organisateur (pilotage de l’AG) et des écrans de vote pour les copropriétaires.
Aujourd’hui, le nombre maximum de copropriétaires (et donc de participants) est de 400 pour chaque AG (et donc pour chaque copropriété).
Le vote est sécurisé grâce à :
- L’authentification préalable des copropriétaires, réalisée via un lien d’activation personnel reçu par EMAIL ou SMS.
- Une transparence du vote, le gestionnaire dispose d’une traçabilité rigoureuse des choix de vote des copropriétaires pour chacune des résolutions.
Les résultats des AG sont stockés dans l’espace du client. Si le client décide de ne pas renouveler son abonnement ses accès lui sont coupés, le client n’a donc plus accès aux résultats de ses AG passées. Néanmoins, pour chaque AG réalisée, il peut télécharger les résultats unitairement au format Excel au besoin.
Un fichier de résultat au format CSV est téléchargeable pour le gestionnaire de la copropriété. Après le vote de chaque résolution, les votants accèdent aux résultats directement à partir de leur smartphone ou du support informatique utilisé pour le vote. De même, le gestionnaire de la copropriété accède également aux résultats directement depuis son interface. Il peut donc projeter son écran en séance pour les personnes présentes en salle.
Notre outil est proposé sous forme d’abonnement annuel.
Il n’y a donc pas de durée limite d’accès, le client peut organiser autant d’AG qu’il le souhaite dès lors qu’il est abonné au service.
Le stockage des résultats de l’AG est réalisé sur notre outil et accessible dans une rubrique dédiée.
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