Suivi des heures de délégation - Questions & réponses

Le suivi des heures de délégation des élus CSE et des représentants syndicaux (DS, RS, RSS) peut s’avérer complexe

La réorganisation des IRP au sein d’un Comité Social et Economique (CSE) a complexifié les règles de suivi des heures et ce notamment sur l’utilisation des crédits :

Le crédit d’heures peut être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois. Néanmoins, le membre élu ne peut disposer dans un mois que d’1,5 fois son crédit d’heures initial. Pour bénéficier de ce dispositif, l’élu doit prévenir son employeur au moins 8 jours avant la date d’utilisation de ces heures cumulées.
Le crédit d’heures peut être utilisé et mutualisé entre membres du CSE. Néanmoins, le membre bénéficiant de cette mutualisation ne peut disposer dans le mois de plus d’1,5 fois son crédit d’heures initial. Pour bénéficier de ce dispositif, l’élu doit prévenir son employeur au moins 8 jours avant la date d’utilisation de ces heures mutualisées.

Le numérique peut simplifier la gestion et le suivi des heures de délégation

L’utilisation d’un outil de gestion et de suivi des heures de délégation des membres du CSE et des représentant syndicaux (DS, RS, RSS) simplifie énormément la gestion, l'optimisation et le suivi en temps réel de ces heures pour les représentants du personnel, les responsables ressources humaines et les managers.

Nos équipes commerciales, juridiques et techniques, expertes dans la mise en place d’outils de gestion des relations sociales (suivi des heures de délégation, BDESE, vote en séance pour les réunions CSE…), ont été soumises à de nombreuses questions lors du déploiement de ce type d’outil.

Découvrez les questions les plus couramment posées par nos clients

Il s'agit de questions/réponses qui pourront vous guider dans vos réflexions sur la mise en place d’un outil de gestion et de suivi des heures de délégation.

Installation et facilité de déploiement

1- Le logiciel doit-il être installé sur les postes de travail ?

Non, il s’agit d’un outil en mode SAAS accessible sur tout type de supports (ordinateur, tablette, smartphone).

2- Pour quel type d'entreprise le logiciel est-il adapté ?

Pour tous types d’entreprises, nous avons des clients de différents secteurs et de toutes tailles.

3- Cet outil peut-il être acheté à l'initiative des membres du CSE ? Si oui, le coût peut-il être imputé sur le budget de fonctionnement du CSE ?

Ce module de suivi des heures de délégation est financé par l’employeur.

A la marge, il peut arriver qu’il soit pris en charge sur le budget de fonctionnement du CSE mais dans ce cas, le suivi ne servira qu'aux membres élus du CSE.

Approche légale et juridique

4- Est-il nécessaire d'obtenir un accord pour la mise en place d'un outil de suivi des heures ?

Il est fortement conseillé d’inclure les élus dans la démarche et de les consulter. Il n’est pas nécessaire de mettre en place un accord d’entreprise.

5- Le report se fait-il sur une année civile ou sur 12 mois glissants ?

Les deux sont possibles, notre outil permet le report des heures de délégation :

Soit manuellement : doit être saisi chaque mois par le représentant
Soit automatiquement d’un mois à l’autre sur l’année civile ou à partir du moment où le CSE a été constitué
Soit automatiquement sur 12 mois (annualisation) : année civile ou 12 mois glissants

6- Comment prenez-vous en compte la réglementation RGPD ?

Nous avons un programme de gestion des données à caractère personnel, piloté par une équipe dédiée et animée par notre DPO. Ce programme de « privacy management » comprend plusieurs dizaines d’activités/actions. Ces activités s’inscrivent dans notre respect des principes directeurs du règlement européen (cartographie et classification de tous nos traitements de données à caractère personnel, gestion des risques sur nos SI, veille sur la sécurité des SI et la réglementation…).

7- Où sont hébergées les données ?

Toutes les données sont hébergées en France.

8- Peut-on accorder des heures de délégation à un suppléant dans le PAP ?

Oui, il est tout à fait possible d’affecter des heures de délégation à un élu suppléant dans le PAP.

Fonctionnalités et spécificités

9- Jusqu'à combien de mandats peut-on enregistrer pour un seul et même représentant ?

Il est possible de créer autant de mandat que nécessaire pour un même représentant.

10- Quel est le nombre maximum d'identifiants pouvant être créés ?

Il n’y a pas de limite.

11- Est-ce que la saisie d'un bon de délégation est bloquée lorsque l'élu dépasse le quota d'heures ?

Oui, par défaut, l’élu ne pourra pas consommer plus d’heures que la limite légale au cours d’un mois, c’est à dire 1,5 fois son nombre d’heures de mandat. Cependant, si besoin, notre outil permet de changer ou d’ignorer cette limite. Néanmoins, l’élu ne pourra jamais utiliser plus d’heures de délégation que celles dont il dispose (par exemple : il ne pourra pas utiliser 50 heures de délégation sur un mois s’il ne dispose que de 24 heures de mandat et d’aucune heure de report et de mutualisation).

Un représentant du personnel ne peut pas consommer plus d’heures que définies sur son mandat, un contrôle est réalisé dans notre application et bloque la surconsommation.

L’administrateur peut paramétrer des heures supplémentaires à un ou plusieurs élus de façon ponctuelle ou récurrente.

12- Peut-on faire interfacer l'outil avec un logiciel de paie ou une GTA ?

Nous pouvons faire communiquer les différents outils en envoyant de façon récurrente, au client sur un serveur FTP, un (ou plusieurs) fichier contenant les heures de délégation saisies sur l'application sur une période. Le transfert automatique du fichier sur le serveur peut se faire à une date fixe en prenant en compte les jours ouvrés. Ce fichier est intégré dans le logiciel de paie ou le logiciel de suivi des absences par le client.

Un envoi manuel est également possible en passant par l'application, en cliquant sur un bouton, permettant d'envoyer le fichier d'extraction des heures directement sur le SFTP.

Nous disposons actuellement de 4 formats de fichier. Si le format ne correspond pas au besoin, il est possible d'établir un nouveau format sur proposition tarifaire.

13- Est-ce qu'il y a un module spécifique à la gestion des réunions CSE ?

Dans le bon de délégation, il est possible d’identifier des types d’heures imputables et non imputables aux heures de mandats. Ces types d’heures de délégation sont à la main de l’administrateur et sont entièrement personnalisables.

14- Certaines heures de délégation peuvent être prises hors temps de travail habituel, pourront-elles être flaguées pour paiement ?

Notre outil permet de définir différents types d’heures de délégation. Le type d’heure de délégation est renseigné dans chaque bon de délégation. Il est ainsi possible de distinguer facilement ces heures de délégation.

15- Dans notre accord d'entreprise, nous avons prévu l'octroi de 30h de délégation annuelle à répartir entre les membres des différentes instances (hors CSSCT). Votre outil est-il capable de gérer cette spécificité ?

Le module de gestion des heures de délégation permet de définir des heures collectives sur une période pour des commissions bien spécifiques. Donc oui, cette spécificité est bien gérée dans notre système.

16- Comment palier à l'absence d'un titulaire et prévenir un suppléant pour le remplacer et ainsi déterminer le taux d'utilisation et de non-utilisation des heures ?

Cela peut se faire dans le cadre de la mutualisation des heures de délégation, c’est-à-dire donner une heure à un suppléant en précisant dans les commentaires la date de l’absence afin d’être remplacé.

17- La BDESE est-elle alimentée automatiquement par le module de suivi des heures ?

Le module BDESE est séparé de celui dédié au suivi des heures de délégation mais vous avez la possibilité d’avoir les deux sur le même environnement. Cependant, la BDESE n’est pas alimentée automatiquement par le module de suivi des heures.

18- Avez-vous un retour d’expérience pour les représentants qui refuseraient d'utiliser l'outil ou qui n'auraient pas accès à un ordinateur ?

Les représentants du personnel sont accompagnés lors de la mise en place de l’outil, il convient de communiquer largement, de faire de la « pédagogie » et d’expliquer les avantages de l’outil pour les IRP. Le refus d’utilisation n’est pas envisageable, dès lors que le CSE a été informé au préalable.

Concernant l’accès à un ordinateur, l’outil est également accessible via un smartphone. Par ailleurs, si vous avez un local syndical, il est généralement équipé d’un ordinateur.

19- Sur quelles informations est-il possible de filtrer les données des représentants (au-delà de homme/femme) ?

Les filtres disponibles sont les suivants : structure, instance, organisation syndicale, membre titulaire ou suppléant, type de service dans lequel le salarié travaille.

20- Peut-on faire un suivi du congé de formation économique, sociale et syndicale avec votre outil ?

Ce suivi ne peut pas être fait par le biais de notre outil de suivi des heures de délégation.

21- Est-ce que l’outil comprend un registre obligatoire des dangers graves et imminents ?

Notre outil de suivi des heures de délégation ne propose pas de registre des dangers graves et imminents dématérialisé. Cependant, il est possible de stocker ce document dans le module BDESE.

22- Comment cela se passe-t-il pour les cadres au forfait jours ?

L’élu au forfait jours est identifié en tant que tel sur sa fiche de profil. Pour tout dépôt de bon de délégation, le représentant pourra sélectionner 3 plages horaires : matin, après-midi ou journée.

Ces plages horaires sont entièrement paramétrables par l’administrateur. Il est également possible de ne paramétrer que la journée complète.

23- Avez-vous un module adapté à la fonction publique ?

Notre solution s’adapte à tout type de structures étant donné que le nom des instances est paramétrable. Nous vous invitons à prendre contact avec notre équipe commerciale afin d’échanger sur les éventuelles spécificités souhaitées.

Pour aller plus loin

Il s‘agit d’un extrait des questions qui nous sont régulièrement posées lorsque nous sommes sollicités pour mettre en place un outil de gestion des heures de délégation.

Nos équipes font ainsi évoluer cet outil au fur et à mesure des demandes de nos clients afin d’offrir plus de puissance et de fonctionnalités, bien au-delà du simple cadre juridique.

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