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Vote en séance, consultation des élus CSE à distance – Questions/Réponses

Depuis déjà plusieurs années et surtout durant les dernières semaines, les outils proposés par Voxaly en matière de consultation et vote à distance des instances représentatives du personnel (IRP) ont permis de répondre à de fortes attentes de la part des organisations.

Le vote en séance, une nécessité pour les entreprises privées et organisations de la fonction publique

Qu’il s’agisse d’entreprises privées ayant pour objectif de maintenir un dialogue social permanent pour l’animation de leur CSE, ou de structures publiques ayant besoin de consulter leur CAP (Commission Administrative Paritaire) et leur CT (Comité Technique), Nos équipes sont engagées aux côtés de nombreux clients pour animer la gestion des relations sociales au cœur des organisations.

Nous avons d’ailleurs animé, récemment, un webinar sur le sujet de la consultation des élus CSE à distance.

Forts de notre expérience, nous avons souhaité mettre en avant les questions les plus courantes afin de vous permettre de mieux appréhender cet outil et de pouvoir juger de sa pertinence au sein de vos organisations.

Découvrez les questions les plus fréquemment posées par nos clients

Votre outil répond-il aux recommandations CNIL, notamment au niveau des scellements ?

La CNIL a actualisé ses recommandations sur le vote électronique en publiant la « Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet ».

Notre outil de vote en séance est totalement respectueux du cadre réglementaire en vigueur d’une part, ainsi que des recommandations de la CNIL concernant le vote en réunion d’autre part. Cette solution répond aux exigences CNIL pour des scrutins présentant un risque de niveau 1.

De plus, elle bénéficie de tests d’intrusion réguliers afin de valider sa robustesse.

Votre outil est-il transposable à d’autres réunions que celles d’un CSE ?

Oui, notre outil peut être utilisé pour différentes instances autres que le CSE, comme par exemple, les CAP, CT, Comités, Conseils, Commissions … etc.

Quel est le process de mise en œuvre avec nos élus ? Voxaly fait une présentation, une démo ou formation aux élus ?

Nos équipes sont à votre disposition pour réaliser une simple présentation de l’outil ou si vous le souhaitez, pour assurer une formation de notre outil auprès de la personne référente de l’instance.

Les élus ont-ils accès à l’historique des votes ?

Tous les résultats sont accessibles depuis l’interface sécurisée du gestionnaire.

Sur demande des élus, le gestionnaire peut leur transmettre l’historique des votes.

Devons-nous créer les participants pour chaque réunion ?

Non, les participants sont inscrits, « une fois pour toute », en amont de la première réunion.

Si nécessaire, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un participant quand vous le souhaitez.

Quand on dit que la réinitialisation n’est plus possible quand la réunion est lancée, cela signifie qu’on ne peut pas changer les votants en cours de journée ?

Une réunion peut être réinitialisée avant l’ouverture de la première délibération.

Les votants peuvent être modifiés entre chaque délibération.

Quel est le taux d’échec d’un vote ? Si un élu ne parvient pas à voter, cela risque d’invalider la délibération ?

A ce jour, nous n’avons enregistré aucun échec. Si pour une raison technique un vote depuis une connexion via un smartphone ne fonctionne pas, l’élu a toujours la possibilité de se connecter via un PC ou inversement.

Un vote non enregistré sera comptabilisé dans les abstentions, sans remettre en cause la validité du vote.

Est-ce nécessaire de faire une info consultation pour mettre en place ce type d’outil ?

Comment définir les modalités de mise en place de ce vote avec les élus ? Accord ou règlement intérieur ? Peut-on le mettre en place par décision unilatérale de l’employeur ?

Le  Décret n°2016-453 du 12 avril 2016 a permis de fixer et préciser certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel, dont la visioconférence.

Le recours à la visioconférence, pour réunir une instance à distance, est autorisé par accord entre l’employeur et les représentants du personnel. Dans ce cas, la visioconférence est accompagnée d’une solution de vote électronique.

En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile.

L’article 6 de l’ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 portant mesures d’urgence relatives aux instances représentatives du personnel précise que par dérogation aux dispositions des articles L. 2315-4 et L. 2316-16 du code du travail, le recours à la visioconférence est autorisé pour l’ensemble des réunions du comité social et économique et du comité social et économique central, après que l’employeur en a informé leurs membres.

Oui, vous pouvez mettre en place le « Vote à distance en séance » sur DUE, même s’il est toujours préférable de privilégier un dialogue constructif avec vos représentants syndicaux.

Peut-on avoir une idée des coûts de la solution ?

Il s’agit d’un abonnement annuel, c’est donc un forfait pour les 12 mois à venir, sans aucune limitation du nombre de réunions organisées.

Le coût de l’abonnement annuel est de 2 350 € HT pour une instance, mais vous bénéficiez d’un tarif dégressif selon le nombre d’instances concernées.

Notre équipe est à votre disposition pour vous adresser une proposition commerciale détaillée.

Quel est le nombre de votes maximum que peut supporter l’outil svp ?

Pour les CSE, il est assez rare d’avoir plus de 35 titulaires et concernant les autres types d’instances comme les Conseils, Commissions ou autres Comités nous avons eu jusqu’à 75 participants/votants.

Cet outil de « Vote à distance en séance » peut supporter une volumétrie très importante, mais par expérience, parce que systématiquement couplé à un « call » ou une « visio », le nombre de votants est compris entre quelques personnes et quelques dizaines de personnes.

Sur le mois d’avril 2020, Voxaly a enregistrée 505 réunions et a lancé 6 408 invitations, soit une moyenne de 12,7 participants/votants par réunion.

Pendant quelle durée chaque votant peut-il voter ? Peut-on paramétrer cette durée ?

La durée de vote pour chaque délibération est variable.

En effet, l’organisateur gère l’ouverture et la fermeture du vote pour chaque délibération.

Le tableau de pilotage indique en temps réel le nombre de choix exprimés, c’est-à-dire la participation.

Est-il possible de joindre un document à l’invitation ? Par exemple, le texte de la délibération.

Notre outil ne permet pas de joindre un document à l’invitation reçue par l’élu pour voter. Cependant, vous pouvez envoyer tout document via votre outil de visioconférence ou par tout autre moyen en amont de votre réunion.

Je fais partie d’une petite entreprise de 27 personnes. Voxaly ne concerne que les grandes entreprises ?

Cette solution de « Vote à distance en séance » s’adresse aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité.

Son faible coût rend la solution accessible aux petites structures souhaitant bénéficier de ses nombreux avantages.

Comment avoir la confirmation que c’est la bonne personne qui vote ?

Chaque votant reçoit, pour chaque réunion, un lien de connexion unique qui expire automatiquement à la fin de la réunion.

De plus, le votant est reconnu facialement (visio) et/ou vocalement (call).

Pour aller plus loin

Il s‘agit en partie des questions qui nous sont posées lorsque nous sommes sollicités pour mettre en place un outil de vote à distance en séance.

Ces questions nous ont également été posées lors de notre dernier webinar dédié à la consultation des élus CSE à distance.

Toutes nos équipes sont à votre disposition pour étudier vos projets et répondre à vos questions spécifiques.