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Suivi des heures de délégation, questions les plus fréquemment posées par nos clients

La mise en place des nouvelles instances représentatives des salariés au sein du CSE (comité social et économique) permet à tout élu de pouvoir reporter ses heures de délégation non utilisées sur le mois suivant et/ou de pouvoir en faire don à un autre élu (titulaire ou suppléant).

Le suivi des heures de délégation des élus CSE peut s’avérer complexe

La réorganisation des IRP au sein d’un comité social et économique (CSE) a complexifié les règles de suivi des heures et ce notamment sur l’utilisation des crédits :

– Le crédit d’heures peut être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois glissants. Néanmoins, le membre élu ne peut disposer dans un mois que d’1,5 fois son crédit d’heures initial. Pour bénéficier de ce dispositif, l’élu doit prévenir son employeur au moins 8 jours avant la date d’utilisation de ces heures cumulées.

– Le crédit d’heures peut être utilisé et mutualisé entre membres du CSE. Néanmoins, le membre bénéficiant de cette mutualisation ne peut disposer dans le mois de plus d’1,5 fois son crédit d’heures initial. Pour bénéficier de ce dispositif, l’élu doit prévenir son employeur au moins 8 jours avant la date d’utilisation de ces heures mutualisées.

Le numérique peut simplifier la gestion et le suivi des heures de délégation

L’utilisation d’un outil de gestion et de suivi des heures de délégation des membres du CSE simplifie énormément la gestion de ces heures, son optimisation et son suivi en temps réel pour les représentants du personnel, les responsables ressources humaines et les managers.

Fort de son expérience dans la mise en place d’outils de gestion des relations sociales (suivi des heures de délégation, BDES, vote à distance pour les réunions CSE…), nos équipes commerciales, juridiques et techniques ont été soumises à de nombreuses questions lors du déploiement de ce type d’outil.

Découvrez les 10 questions les plus couramment posées par nos clients

10 questions/réponses qui pourront vous guider dans vos réflexions sur la mise en place d’un outil de gestion et de suivi des heures de délégation.

Gestion des heures de délégations des membres du CSE

Installation et facilité de déploiement

1- Le logiciel doit-il être installé sur les postes de travail ?

Non, il s’agit d’un outil en mode SAAS accessible sur tout type de supports (ordinateur, tablette, smartphone).

2- Pour quel type d’entreprise le logiciel est-il adapté ?

Pour tous types d’entreprises, nous avons des clients de différents secteurs et de toutes tailles.

3- Cet outil peut-il être acheté à l’initiative des membres du CSE ? Si oui, le coût peut-il être imputé sur le budget de fonctionnement du CSE ?

Non car le suivi et le paiement des heures de délégation est de la responsabilité de l’employeur. Le budget de fonctionnement du CSE ne peut concerner que les élus du CSE, ce qui exclut les délégués et les représentants syndicaux.

Approche légale et juridique

4- Est-il nécessaire d’obtenir un accord pour la mise en place d’un outil de suivi des heures ?

Il est fortement conseillé d’inclure les élus dans la démarche et de les consulter. Il n’est pas nécessaire de mettre en place un accord d’entreprise.

5- Le report d’un mois sur l’autre se fait-il sur une année civile ou sur 12 mois glissants ?

Le report se fait sur 12 mois glissants à partir du moment où le CSE a été constitué.

Fonctionnalités et spécificités

6- Est-ce que la saisie d’un bon de délégation est bloquée lorsque l’élu dépasse
le quota d’heures ?

Après avoir sondé plusieurs de nos clients, nous avons décidé de ne pas mettre de blocage car il peut y avoir des dépassements exceptionnels de quotas d’heures. Cependant, il y a un code couleurs suivant le nombre d’heures consommées. De plus, une notification peut être envoyée au Responsable Hiérarchique pour le prévenir que tel élu à dépasser ses heures de délégation.

7- Peut-on faire interfacer l’outil avec un logiciel de paie ou une GTA ?

Nous pouvons faire communiquer les différents outils en déposant de façon mensuelle une extraction au format CSV sur un serveur sécurisé SFTP (coût supplémentaire à prévoir). Cette solution nécessitera un devis spécifique.

8- Peut-on créditer des heures supplémentaires aux élus pour la préparation des réunions CSE par exemple ? Comment cela se matérialise dans l’outil ?

Oui c’est possible par la création d’une instance spécifique. On y associera un quota de façon mensuelle.

9- Certaines heures de délégation peuvent être prises hors temps de travail habituel, pourront-elles être flaguées pour paiement ?

Tous les types d’absences peuvent être saisis dans notre système.

10- Dans notre accord d’entreprise, nous avons prévu l’octroi de 30h de délégation annuelle à répartir entre les membres des différentes instances (hors CSSCT). Votre outil est-il capable de gérer cette spécificité ?

Le module de gestion des heures de délégation permet de définir des heures collectives sur une période annuelle pour des commissions bien spécifiques. Donc oui, cette spécificité est bien gérée dans notre système.

Pour aller plus loin

Il s‘agit d’un extrait des questions qui nous sont régulièrement posées lorsque nous sommes sollicités pour mettre en place un outil de gestion des heures de délégation des membres du CSE.

Nos équipes font ainsi évoluer cet outil au fur et à mesure des demandes de nos clients afin d’offrir plus de puissance et de fonctionnalités, bien au-delà du simple cadre juridique.

Une roadmap d’évolutions est déjà prévue pour 2020. Nous vous invitons à vous inscrire à notre newsletter ou à nous rejoindre sur LinkedIn et Twitter pour rester informés des nouvelles fonctionnalités.

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