Elections CSE & vote électronique, quel process ?

Au sein des entreprises comme des institutions, les élections ont une place prépondérante. Ce domaine, très réglementé mais également très surveillé, demande une organisation et une sécurité infaillibles.

Les élections du Comité Social et Économique

Le CSE est issu de la fusion des instances représentatives du personnel (IRP) CE (Comité d’Entreprise) et DP (Délégués du Personnel), entré en vigueur à compter du 1er janvier 2018. Il doit être instauré au sein de chaque entreprise lorsque l’effectif totalise au moins 11 salariés, et ce pendant plus de 12 mois consécutifs.

L’organisation des élections du CSE appartient à l’employeur. Les membres du Comité Social et Économique sont élus pour un mandat d’une durée de 4 ans. Le nombre de mandats successifs des membres du CSE est limité à trois. Des exceptions existent cependant, notamment dans les entreprises de moins de 50 salariés, mais aussi dans les entreprises de 50 à 300 salariés en cas de protocole d’accord préélectoral le stipulant.

Les étapes du process de vote électronique pour les élections CSE

Dans le cadre de la mise en place du vote électronique, Voxaly vous propose un process complet pour la gestion de vos élections qui vous est présenté ci-dessous. Vous pouvez aussi retrouver ces informations dans notre livre blanc CSE qui reprend les 10 étapes clés pour la mise en place des élections CSE.

La collecte des données de référence

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Le suivi de l’organisation du vote CSE, tant au niveau technique que juridique, est assuré par un chef de projet spécialisé dans ce domaine. Il accompagne les entreprises dans la collecte des données maîtres (ou données de référence) qui serviront à paramétrer notre solution de vote.

Les données de référence à recueillir en amont du scrutin sont les suivantes :

  • La liste électorale : elle comprend l’ensemble des personnes admises à voter durant les élections CSE
  • Les listes de candidats aux élections CSE
  • Les professions de foi (engagement des candidats en tant qu’élus) et les logos de chaque liste
  • La liste des établissements
  • Les caractéristiques du scrutin (nombre d’instances, collèges, sièges à pourvoir…)
  • Le logo de votre entité qui figurera sur le site de vote
  • Les dates et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin

Tout au long de ces échanges, nous garantissons une parfaite intégrité et confidentialité ainsi que l’authentification des personnes grâce à des process sécurisés.

Le formatage et le contrôle des données

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Les informations relatives aux électeurs sont fournies par le client. Ces données font l’objet d’un contrôle par Voxaly permettant de s’assurer de leur conformité. Ainsi, 3 contrôles ont lieu :

  • Le contrôle des formats (ex : format des adresses postales selon les normes postales)
  •  Le contrôle des données (ex : adresses vides, trop courtes)
  • Le contrôle de cohérence (candidat inscrit dans les listes électorales, candidat éligible…)

A l’issue de ces opérations de formatage et de contrôle, un état de synthèse est transmis à notre client. Cette étape lui permet de vérifier la cohérence de ces données de référence ainsi que la conformité du paramétrage de la plateforme de vote et de la production de procès-verbaux de résultats adéquats.

La formation du bureau de vote et le vote test

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À l’issue du paramétrage de la solution de vote, une formation en présence du ou des bureaux de vote est organisée par Voxaly. Cette simulation est essentielle pour mieux appréhender le process de vote électronique dans le cadre des élections CSE et apprendre à utiliser nos outils en amont du jour J.

Au cours de cette séance, les différents cas de figure auxquels le bureau de vote pourra être confronté sont passés en revue afin que toutes les situations puissent être mieux appréhendées.

La formation est peut-être l’étape la plus importante d’un projet. En effet, elle permet de mettre du concret sur des choses parfois abstraites pour nos clients en leur présentant les modalités et les outils qui sont à leur disposition pour leurs élections. Elle permet également de désamorcer certaines appréhensions en simulant des votes et un dépouillement. Elle marque le commencement d’une familiarisation de nos clients avec les outils et les procédures mis en place dans le cadre de leur scrutin.

Alexandre DAYCARD, Chef de projet

Pour aller plus loin

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L’envoi dématérialisé des données de connexion

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La connexion des électeurs à l’outil de vote électronique est hautement sécurisée grâce à la mise en place d’une authentification renforcée à deux canaux. Cette procédure est conforme à la délibération de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, publiée au JO le 21 juin 2019, relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Le vote par Internet

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L’application Voxaly est composée de 2 sites Internet :

  • Un site gestionnaire mis à disposition des membres du ou des bureaux de vote, des délégués de liste et des membres de la direction pour le contrôle de l’opération et l’accès à différentes fonctionnalités.
  • Un site de vote mis à disposition des électeurs afin de recueillir les suffrages.

L’assistance aux électeurs

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Pour accompagner les électeurs, Voxaly propose deux types d’assistance :

  • L’assistance en ligne, accessible depuis la solution de vote durant la période de scrutin.
  • L’assistance téléphonique, avec une accessibilité sur les jours ouvrés de scrutin.

La clôture du scrutin et le dépouillement

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Après constatation de la fermeture effective du dispositif de vote par Internet à l’heure préalablement définie, les opérations de dépouillement peuvent commencer. Le dépouillement peut avoir lieu en central, en présence du consultant Voxaly. Mais il peut également être effectué en local, sous l’autorité du président de chaque bureau de vote et avec la présence obligatoire minimale des deux assesseurs porteurs des clés de déchiffrement.

Au lancement du dépouillement par le président du bureau de vote et au moins un assesseur, le déchiffrement des suffrages et la génération automatique des procès-verbaux des élections sont déclenchés. Le système de dépouillement Voxaly remplit automatiquement les PV CERFA conformes aux nouvelles exigences de l’inspection du travail et du Centre de Traitement des Élections Professionnelles en vigueur depuis janvier 2018.

L’outil de vote électronique Voxaly pour vos élections CSE

Simplicité, ergonomie et accessibilité

Pour répondre aux besoins de toutes les entreprises et de tous les électeurs, l’outil de vote électronique CSE mis en place par Voxaly est ergonomique et intuitif. Pour simplifier le processus des élections CSE à distance, nous proposons une assistance téléphonique pour accompagner les électeurs dans leurs démarches.

Le vote par Internet a l’avantage d’être sans contrainte et accessible, quel que soit l’heure ou l’endroit où se trouvent les électeurs. Une connexion Internet ainsi qu’un smartphone, une tablette ou un ordinateur suffisent pour accéder à notre outil de vote électronique.

Conformité, confidentialité et sécurité

Notre solution de vote par Internet pour les élections CSE est conforme à la législation en vigueur, et répond aux exigences constitutionnelles du scrutin. Ainsi, en conformité avec la délibération de la CNIL et le RGPD, confidentialité et sincérité du scrutin sont respectées.

Conformité CNIL

La délibération de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 rappelle les conditions de sécurité des systèmes de vote électronique. Le niveau de risque du scrutin est identifié en amont du vote à partir de la grille d’analyse proposée par la CNIL. Ainsi, la solution de vote Voxaly couvre intégralement les exigences des niveaux 1 et 2 : contrôle de conformité, vérifiabilité individuelle, double authentification, etc. Les principales exigences du niveau 3 sont également couvertes : très haute disponibilité, contrôles de cachets serveur, cloisonnement physique via des machines virtuelles, contrôle manuel de l’intégrité de la plateforme durant tout le scrutin. Si le risque identifié est de niveau 3, des options complémentaires peuvent être proposées.

Conformité RGPD

Notre solution de vote électronique CSE est également conforme aux exigences du RGPD (Règlement Général de Protection des Données). Ce règlement concerne la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données personnelles et à leur libre circulation. Les garanties de l’anonymat des électeurs et le secret du vote sont assurés grâce aux dispositifs de sécurité mis en place par Voxaly.

Notre process en images

Cliquez sur l'image pour découvrir notre infographie sur le process des élections CSE

Nos références

Plus de 165 millions d’électeurs, à travers plus de 2 000 clients PME ou grands comptes, ont utilisé notre plateforme de vote pour des scrutins sur l’ensemble du territoire national.

Voxaly, tiers de confiance numérique

Voxaly est un acteur majeur du vote électronique. A ce titre, nous sommes présents chez de nombreux partenaires pour faire évoluer le digital dans le bon sens. Voxaly est ainsi membre de plein droit de la FNTC, dans le collège 2 « Prestataires et éditeurs de confiance » et animateur du groupe de travail sur le vote électronique. Voxaly est également adhérent de CSE guide, la communauté autour du CSE.

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