Organisation AG à distance

Les assemblées générales font intégralement partie de la vie des entreprises, des associations, ou encore des mutuelles et sociétés d’assurances. Ces réunions d’assemblée peuvent se tenir en physique ou à distance, tout en préservant la validité des délibérations et des scrutins.

Les types d'AG

Il existe 3 formes principales d’AG : l’assemblée générale ordinaire, l’assemblée générale extraordinaire, et l’assemblée générale mixte.

L’assemblée générale ordinaire : elle se tient au moins une fois par an et a pour principal objectif la validation des comptes annuels et la nomination des membres du CA.
L’assemblée générale extraordinaire : elle répond à un besoin spécifique et est organisée lorsque des décisions exceptionnelles doivent être prises.
L’assemblée générale mixte : elle permet d'organiser une AGO et une AGE dans le même temps et facilite ainsi les prises de décisions.

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Le rôle de l'AG

La nature de l’assemblée générale (AGO, AGE, ou AGM) a un impact sur le type de délibérations qui peuvent être à l’ordre du jour.

Les membres de l’assemblée sont généralement conviés à cette réunion pour :

Valider les comptes annuels : les actionnaires ou associés peuvent les approuver ou les rejeter
Choisir la destination des résultats
Approuver les conventions réglementées
Valider le nouveau budget présenté
Désigner les administrateurs ou renouveler leur mandat
Prendre des décisions au sujet de la rémunération des dirigeants
Modifier les statuts

Cette liste des pouvoirs d’une AG est non exhaustive, et dépend du type d’assemblée, du statut de la société dont il est question, et de l’ordre du jour.

Organiser une assemblée générale à distance : fonctionnement

L’organisation d’une AG à distance demande d’établir quelques règles, d’une part pour respecter le cadre légal, et d’autre part pour que les conditions de l’AG soient optimales.

La convocation

Il s’agit de la première étape pour l’organisation de l’assemblée générale. Un délai de 15 jours est à prévoir entre la convocation et le jour de l’assemblée, bien que ce délai puisse être variable selon les statuts de la société. Comme pour une assemblée générale physique, le jour, l’heure, mais aussi le lieu doivent être indiqués sur la convocation. En effet, même si elle est organisée à distance, l’AG doit disposer d’un lieu officiel de tenue. La convocation doit alors préciser qu’une partie des membres participera à distance.

Le vote en AG à distance

Les membres qui ne peuvent se présenter physiquement à l’AG devront y participer à distance, par le biais de la visioconférence ou de l’audioconférence.

Le vote aura lieu en amont du jour J de l’assemblée générale, par voie dématérialisée. Les modalités de vote restent identiques à celles d’un vote en AG classique. Elles tiennent compte des notions de majorité et de quorum.

Le quorum correspond au nombre minimal de membres votants lors de l’AG. Pour que le vote puisse avoir lieu, ce seuil doit être respecté. Dans le cas contraire, la séance est levée et organisée à une date ultérieure.

La notion de majorité est également un point clé de l’assemblée générale. Il s’agit du nombre de voix nécessaire pour valider une délibération. Si la majorité n’est pas atteinte, la décision votée n’est pas valide.

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Le vote électronique en conformité avec la CNIL et le RGPD

Voter en AG par voie électronique doit répondre à un certain nombre d’exigences, comme celles de la CNIL et du RGPD.

Les solutions de vote électronique proposées par Voxaly sont conformes aux exigences constitutionnelles du scrutin et à la délibération de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019. Cette commission a mis en place un cadre exigeant la mise en place de garanties relatives à la sécurité des systèmes de vote par voie électronique, et la protection des données personnelles. L’objectif est de mettre en place un niveau de sécurité en adéquation avec les besoins de nos clients.

Les exigences du Règlement Général de Protection des Données (RGPD) sont également prises en compte dans nos solutions de vote en AG. Elles englobent des obligations spécifiques pour garantir la protection des données. Ainsi, les opérations de collecte et de traitement des données personnelles sont sécurisées et encadrées par ce règlement.

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Voxaly : des solutions pour les assemblées générales à distance

Un process spécifique pour l’organisation d’une AG à distance

Depuis l’ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020, les règles de réunion et de délibération des assemblées ont été modifiées. Afin de correspondre davantage aux nouvelles organisations, le dispositif a été assoupli et le vote pré-AG plus facilement applicable. En effet, les assemblées générales peuvent désormais être directement remplacées par l’organisation de votes par correspondance préalable à la tenue de l’AG.

En tant qu’entreprise experte dans le domaine du vote à distance, Voxaly se charge de l’organisation de votre assemblée générale dans le respect des règles qui lui sont relatives.

Pour répondre à vos besoins, notre process en amont de la période pré-AG comprend :

Une présentation du dispositif de vote : nous vous accompagnons dans ce changement d’organisation et proposons une démonstration de notre solution de vote
Un accompagnement juridique : conseils sur la protection des données, relecture des statuts, organisation du planning des opérations…
Une réunion de lancement et la rédaction d’un compte-rendu
L’adaptation du dispositif à votre projet et la configuration de l'AG
L’intégration des données relatives à l’AG
La formation de la commission électorale, sur place ou à distance
L’envoi des convocations à l’AG

À l’issue de cette phase de préparation, le dispositif est mis en place pour entrer en période pré-AG. Le vote pourra se faire via la solution de vote en ligne, ou par correspondance. Tous les paramètres relatifs au vote en assemblée générale sont surveillés, et sécurisés par les solutions Voxaly. Les résultats intermédiaires du vote sont ensuite communiqués.

Le jour de l’assemblée générale dématérialisée, lorsque les résultats finaux seront communiqués et le bilan de l’AG établi, les données personnelles des participants seront détruites, comme l’exige la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).