Contexte et organisation de la tenue d’une assemblée générale à distance

Tenir une assemblée générale physique dans le contexte actuel et la situation sanitaire incertaine est devenu un exercice assez difficile à envisager. D’autant plus que lors de ces assemblées générales, des résolutions sont soumises à des discussions et à des séances de vote qui doivent permettre de valider des décisions.

Lois & décrets Vote électronique

Assemblées générales4 juin 2020

Organisation d’une assemblée générale à distance

Comment les entreprises, les associations, les mutuelles, les sociétés d’assurances et les banques peuvent-elles continuer à envisager une tenue de leurs assemblées sans faire prendre un risque sanitaire à leurs actionnaires/adhérents/sociétaires, tout en assurant la validité des délibérations et des scrutins mis en place ?

Un contexte juridique favorable à la mise en place d’outils numériques et qui assouplit les règles.

Une législation favorisant le recours à la visioconférence et au vote électronique :

Le décret du 10 avril 2020 est venu préciser les modalités d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé et qui est intervenue après la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19.

Le décret n° 2021-255 du 9 mars 2021 proroge la durée d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 jusqu’au 31 juillet 2021.

Au-delà de ce dispositif juridique, les entreprises, organismes et associations bénéficient également d’une durée rallongée pour l’approbation des comptes. Elles disposent donc d'un peu plus de latitude pour organiser des assemblées générales à distance.

Plus de souplesse pour la mise en place d’un vote par correspondance « pré-AG »

La même ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020, dont les mesures sont applicables depuis le 12/03/2020, apporte de la souplesse concernant le vote par correspondance en amont de l’assemblée générale dit vote pré-AG.

En effet, avant le contexte de pandémie mondiale, les entreprises et personnes morales pouvaient avoir recours à l’envoi de convocations et la mise en place d’un vote par correspondance mais cela devait être précisé dans les statuts.

L’ordonnance assouplit le dispositif et permet de recourir au vote pré-AG sans qu’il soit préalablement inscrit dans les statuts. Il est donc possible de remplacer directement les assemblées générales par l’organisation de votes par correspondance en amont de la date de tenue de l’assemblée générale.

Solutions proposées par Voxaly pour les assemblées générales à huis clos

Expert reconnu dans ce domaine, Voxaly organise des assemblées générales à distance quel que soit le choix des organisateurs, notamment dans ce contexte particulier. Voxaly est ainsi force de proposition afin d’apporter la meilleure réponse à vos besoins.

Remplacement de l’assemblée générale jour J par une solution de vote pré-AG complète avec convocation à distance, envoi des résolutions et mise en place d’un site de vote électronique sécurisé pour l’ensemble des participants. Il s’agit d’un process AG largement adopté par nos clients.
Mise en place d’une assemblée générale dématérialisée jour J.

Pour aller plus loin

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Un site de vote à distance au cœur du dispositif

L’assemblée générale nécessite le recueil de l’assentiment des actionnaires/adhérents/sociétaires sur un certain nombre de résolutions qui seront adressées soit par avance en cas de pré-AG, soit en direct en cas d’AG jour J.
Pour cela, Voxaly propose dans son dispositif global la mise en place d’un site de vote sécurisé et multi-supports (desktop, tablette et mobile) qui permettra de valider les délibérations.