Comment choisir un prestataire de vote électronique ?

La généralisation du vote électronique conduit nécessairement les entreprises et les institutions à choisir un prestataire adapté. Celui-ci doit remplir certains critères clés afin de vous offrir un accompagnement et des outils adaptés à vos besoins.

La spécialisation dans le vote électronique : une expertise plus que recommandée

Il s’agit là d’un critère fondamental dans le choix de votre prestataire. En effet, si le domaine des élections doit impérativement être sa spécialité, il doit également être expert du vote électronique afin de proposer une solution fiable et des fonctionnalités adaptées à vos besoins. Le prestataire pourra alors paramétrer rigoureusement la solution en fonction des caractéristiques de vos élections et mettre en place le niveau de sécurité approprié à vos enjeux.

Faire le choix d’un prestataire ayant déjà fait ses preuves par l’organisation de nombreuses élections est rassurant, pour les électeurs comme pour l’entreprise en elle-même. Les années d’expérience et les références dont bénéficie le prestataire sont un gage de confiance, de sécurité, et de maîtrise du domaine. Cela peut notamment permettre de lever les éventuels freins quant à la mise en place du vote électronique pour les élections ou les assemblées générales.

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Le respect du cadre juridique : la garantie d’une conformité avec la loi

Si les élections sont un temps fort dans les établissements du secteur public comme du secteur privé, les outils de vote utilisés doivent impérativement prendre en compte le cadre règlementaire. Il convient donc de s’assurer que le cadre juridique est rigoureusement respecté avant de choisir un prestataire.

Au niveau du secteur privé, notamment pour les élections CSE, le recours au vote électronique a été autorisé par la loi n°2004-575 pour la Confiance dans l’Économie numérique du 21 juin 2004. Les solutions de vote électronique sont tenues de respecter les conditions et modalités de vote énoncées dans le décret n°2007-602 du 25 avril 2007.

Il en va de même dans le secteur public, pour les élections CAP, CCP et CS, encadrées par différents décrets de loi. En effet, l’organisation de ces élections par le biais du vote électronique doit répondre à des modalités spécifiques. Les solutions de vote électronique proposées par les prestataires doivent donc être conformes au décret n° 2017-1560 du 14 novembre 2017 pour la fonction publique d’État, au décret n° 2014-793 du 9 juillet 2014 pour la fonction publique territoriale, et au décret n° 2017-1560 du 14 novembre 2017 pour la fonction publique hospitalière.

La conformité avec la CNIL et le RGPD : une sécurité pour le vote électronique

Le domaine du vote électronique est très réglementé. Il est impératif de s’assurer que le prestataire propose une solution de vote en concordance avec la réglementation. Il doit notamment être en conformité avec la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) qui rappelle l’état de l’art autour du vote électronique et définit les enjeux de sécurité liés au vote électronique.

Le prestataire doit également répondre aux exigences liées au Règlement Général de Protection des Données (RGPD), règlement européen relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. En effet, la solution de vote électronique doit pouvoir garantir l’anonymat et la confidentialité des données personnelles. Pour assurer le respect de cette réglementation, la solution de vote doit être régulièrement auditée par des experts indépendants. De même, une veille juridique doit être tenue en permanence pour assurer la conformité de la solution de vote en cas d’évolutions des exigences juridiques.

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La réactivité et la flexibilité : deux qualités primordiales

Pour les élections comme pour le vote de délibérations, il est important de choisir un prestataire réactif pour la mise en place de la solution comme pour l’accompagnement. La décision d’opter pour le vote électronique ou de changer de prestataire peut être prise assez tardivement. Il est donc important de pouvoir compter sur un prestataire capable d’intervenir rapidement pour l’organisation du vote électronique.

De même, la flexibilité est un critère à ne pas négliger. La solution doit pouvoir s’adapter à votre scrutin, et à ce qui a pu être mis en place auparavant. Une solution de vote flexible est d’autant plus appréciable lorsque différents scrutins doivent être organisés, comme cela peut être le cas lors d’élections professionnelles dans le domaine public.

La communication autour des élections : indispensable pour optimiser la participation

Cet élément est essentiel pour sensibiliser les électeurs et les inciter à participer au vote. Un prestataire de vote électronique doit pouvoir communiquer autour du scrutin, notamment par le biais de divers canaux. Les campagnes de communication peuvent avoir lieu par affichage, comme par courriel ou SMS. Au fur et à mesure de l’approche du scrutin, il envoie les invitations à voter voire des convocations, mais aussi des relances aux électeurs.

L’utilisation du vote électronique est déjà une approche positive pour favoriser le taux de participation. La communication autour des élections et du vote vient renforcer cet aspect, et s’avère indispensable pour l’optimiser au maximum.

Le vote multicanal : une option pour assurer la transition

Choisir un prestataire de vote électronique assurant différentes solutions de vote permet de répondre à un grand nombre de besoins. Lorsque le vote électronique n’est pas encore mis en place, il est possible de l’instaurer de façon progressive. Proposer le vote par correspondance en plus du vote électronique permet aux entreprises d’avoir le choix de combiner les différents modes de vote. Le process de vote électronique peut toutefois être détaillé aux salariés afin d’établir une confiance au regard de ces outils numériques. Votre prestataire vote peut vous accompagner dans cette démarche.

La simplicité de la mise en place du vote électronique comme de son utilisation permet à cette solution de s’étendre des CSE aux différents versants de la fonction publique. Un prestataire réunissant l’ensemble de ces critères est l’assurance d’une collaboration réussie, tant dans l’organisation que dans le pilotage des opérations de vote.

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