Le vote électronique, un process maîtrisé pour les élections CSE

Depuis la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, toutes les entreprises peuvent recourir au vote électronique. Un protocole d’accord préélectoral prévoit les modalités de sa mise en place. Afin d’être en conformité avec la réglementation, il est essentiel de respecter les exigences de la loi Rebsamen, mais aussi celles liées au Règlement Général de Protection des Données (RGPD) et à la délibération CNIL 2019-053 du 25 avril 2019.

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Quel est le processus pour mettre en place le vote électronique pour les élections CSE ? Comment en définir les modalités tout en respectant les principes électoraux ?

Chez Voxaly, nous sommes convaincus qu’une élection réussie est une élection bien préparée !

Aussi, afin de vous accompagner et guider au travers de toutes les étapes d’une élection CSE, avec les équipes de Voxaly, nous avons préparé une série de 10 épisodes sonores qui s’intitule « Process vote électronique pour les élections CSE ».

Ces différentes capsules sonores reprennent en détail le process complet pour la gestion de vos élections des représentants du personnel et la mise en place du vote électronique. Ces différents épisodes, sous forme de podcast, vont vous permettre de n’oublier aucune étape et de bien vous assurer que vous avez pensé à tout pour le bon déroulement de votre scrutin : préparation, vote et dépouillement.

Nous avons organisé ces différentes interventions selon les périodes liées au process de mise en place du vote électronique pour les élections CSE : 

  • Avant le scrutin (épisodes 1 à 6)
  • Pendant le scrutin (épisode 7)
  • Après le scrutin (épisode 8)

En complément, nous vous présenterons nos outils et solutions dédiés au vote électronique pour vos élections CSE lors des épisodes 9 et 10.

Episode 1 : Présentation du dispositif de vote aux élus & conseils techniques et juridiques

Au cours de ce premier podcast, découvrez comment le dispositif de vote électronique est introduit en entreprise avec Arnaud Bernardeau, ingénieur d’affaires, et Hélène Lubin, chef de projet chez Voxaly.

De la présentation du dispositif, aux instructions concernant les recommandations de la CNIL, les jurisprudences et les fondamentaux du vote électronique, cette première étape clé est aussi l’occasion de répondre aux questions des partenaires sociaux et de la direction. Il s’agit d’une étape déterminante pour la prise en compte des spécificités liées au mode de scrutin, et des conseils liés à la protection des données personnelles.

Episode 2 : Lancement de l’opération de vote

Dans ce second épisode sonore, Romain Crepel, chef de projet chez Voxaly, intervient pour présenter le processus de lancement de l’opération. Organisée en amont du scrutin, cette seconde étape clé permet de lister les actions et les tâches à mettre en œuvre, de coordonner les équipes, et de transmettre la feuille de route des opérations au client. Ce moment permet au chef de projet de valider les prestations choisies par le client, mais aussi les modalités de mise en place du dispositif.

Episode 3 : Rôle de l'expert indépendant

L’intervention d’un expert indépendant est conseillée dès lors que le niveau de sécurité l’exige : son objectif premier est d’assurer la sécurité du scrutin. Dimitri Mouton, expert et fondateur de la société Demaeter, apporte des éclaircissements quant au rôle de l’expert indépendant dans la mise en place du vote électronique pour les élections CSE.

En effet, les conditions de mise en œuvre de la solution de vote par Internet sont propres à chaque scrutin. Ainsi, un audit réalisé en amont de la prestation aide à déterminer le niveau de risque et les mesures à mettre en place dans le cadre de ses élections.

Episode 4 : Paramétrage de la solution de vote

Amandine Bessé et Robin Pilard, gestionnaires back-office chez Voxaly, précisent la façon dont le paramétrage de la solution de vote s’élabore. Répondre au cahier des charges du client est primordial, et cela passe par une analyse des spécificités de l’opération.

Cette quatrième étape précédant le scrutin permet de s’assurer de la conformité des données, de leur intégrité, mais aussi de leur confidentialité. À l’issue des contrôles et du paramétrage, l’état de synthèse remis au client permet de valider les fichiers : une phase essentielle pour le bon déroulement du futur scrutin.

Episode 5 : Formation du bureau de vote

Lors de ce cinquième podcast, Alexandra Cochet, responsable du service projets chez Voxaly, intervient pour présenter l’une des étapes les plus importantes du process de vote électronique : la formation des membres du bureau de vote. Plusieurs phases d’informations sont menées, tant sur les missions qui leur sont confiées que sur le déroulement des opérations.

Cette étape permet aussi de tester le dispositif et de s’assurer qu’il est conforme. Simuler le vote est essentiel pour les clients afin d’apprivoiser la solution et les procédures. Tout cela permet de valider le dispositif de vote paramétré pour le futur scrutin. 

Episode 6 : Communication auprès des électeurs

Au cours de ce sixième podcast, découvrez comment se déroule la communication auprès des électeurs en amont du scrutin grâce à l’intervention de Séverine Gibet-Gabillard, directrice de projet chez Voxaly.

Préalablement au vote, les électeurs sont informés de plusieurs éléments leur permettant d’utiliser le dispositif en ligne. Notice explicative, accès aux candidatures et autres informations sont transmis au moyen de différents canaux (courrier ou e-mail). De même, l’identifiant de connexion et le mot de passe sont envoyés par le biais de deux canaux distincts, conformément aux recommandations de la CNIL. À l’issue de cette étape, les électeurs sont ainsi informés sur le déroulement du processus de vote électronique.

Episode 7 : Gestion des élections CSE par Internet pendant le scrutin

Dans ce septième épisode sonore, Vincent Rouaud, directeur de projet chez Voxaly, détaille les étapes clés de la gestion des élections CSE par Internet pendant le scrutin. L’accompagnement des membres du bureau de vote est essentiel, notamment au cours de la réunion d’ouverture qui permet de contrôler que le système de vote est scellé, que les urnes sont vides et que le scrutin ouvre à l’heure prévue.  

Un site de vote est mis à disposition des électeurs afin de recueillir les suffrages. En parallèle, les contrôles effectués par le bureau de vote s’opèrent via un site gestionnaire, qui permet également de suivre l’évolution de la participation.

Episode 8 : La clôture du scrutin et le dépouillement

Dans ce huitième épisode de notre série de podcasts, Guillaume Courot, chef de projet chez Voxaly, expose les différentes phases de clôture du scrutin et de dépouillement.

Les membres du bureau de vote, les organisateurs et les éventuels scrutateurs sont conviés à une réunion quelques minutes avant la fermeture du site de vote. Ce qui leur permet de constater la fermeture effective du dispositif de vote par Internet à l’heure préalablement définie. Ils constatent également que le système de vote est bien resté scellé pendant toute la durée du scrutin.

L’automatisation des processus de dépouillement permet ensuite un accès rapide aux résultats, au procès-verbal, et à la liste d’émargement. Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données, les données personnelles sont détruites à l’issue du délai de recours.

Episode 9 : Outil de vote électronique dédié aux élections CSE

Au cours de cette neuvième capsule sonore, découvrez notre outil dédié aux structures de 11 à 500 salariés grâce à l'intervention de Pauline Le Goff, assistante commerciale chez Voxaly. Destiné à simplifier l'organisation de vos élections CSE avec un vote 100 % électronique, il vous assure le respect du cadre juridique et la maîtrise d'une enveloppe budgétaire contrainte.

Notre outil de vote électronique CSE intègre un parcours de configuration des principaux éléments clés de votre scrutin. Vous serez ainsi en mesure de fixer vos dates de scrutin, charger vos listes électorales, ainsi que les candidatures... Une documentation vous accompagnera pendant cette étape préliminaire.

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