Un contexte en faveur de la digitalisation des AG
Le développement du numérique lors des AG est une réalité depuis quelques années. La loi n°2022-46 du 22 janvier 2022 renforçant les outils de gestion de la crise sanitaire est notamment venue simplifier les conditions dans lesquelles se réunissent et délibèrent les participants des assemblées générales. Désormais, les AG peuvent être organisées en présentiel, à distance, ou au format hybride, sans possibilité d’opposition des statuts ou du règlement intérieur.
La dématérialisation des décisions collectives des entreprises a également été favorisée par la loi Attractivité, ou loi n°2024-537 du 13 juin 2024 visant à accroître le financement des entreprises et l'attractivité de la France. Les associés des Sociétés Civiles, des Sociétés en Nom Collectif, des Sociétés en Commandite Simple et des Sociétés à Responsabilité Limitée peuvent ainsi être consultés par voie électronique sans limite. Pour les SARL, les associés ont la possibilité de voter par correspondance lors des assemblées générales et prendre l’ensemble des décisions par voie électronique.
La digitalisation des AG s’est donc installée durablement pour la majorité des structures. Désormais, la simplicité et l’accessibilité des modes de participation contribuent fortement à la réussite de ces réunions. Ainsi, la voie électronique répond d’une part aux nouvelles attentes des participants, ce qui permet d’assurer la continuité des prises de décisions. D’autre part, cela permet de garantir la sécurité des processus au regard de la confidentialité et des règles du scrutin. Les différentes structures doivent ainsi se former à ces pratiques novatrices en prenant en compte les besoins de sécurité des outils.
L’organisation des AG simplifiée grâce au numérique
Avant 2020, le numérique ne concernait que très peu de structures organisatrices d’AG. Une étude menée par Wolters Kluwer en 2024 révèle que 6 % d’entre elles considéraient être à un fort niveau de digitalisation, et 29 % ne pas être digitalisées. D’ici 3 ans, 2 sur 3 envisagent une forte digitalisation, et seulement 3 % pensent ne pas être digitalisées. Les raisons qui mènent à cette évolution dans l’organisation des AG sont multiples. Les participants de l’étude ont été 54 % à mentionner les processus manuels fastidieux comme le principal obstacle. Les contraintes de temps dans l’organisation des AG sont évoquées par 47 % d’entre eux.
L’outil numérique est donc un puissant levier pour l’inclusion, car il permet de lever plusieurs freins logistiques. Les emails font partie des outils digitaux les plus utilisés (85 %), suivis des plateformes de visioconférence (56 %). En 2024, la technologie du vote par Internet tendait à se développer : 22 % des répondants de l’étude disaient y avoir recours. Ces chiffres permettent de conclure que le digital favorise non seulement la communication au sein des organismes, mais aussi la participation grâce à la possibilité de voter à distance. Les contraintes géographiques ou autres difficultés de déplacement ne sont plus un obstacle pour faire entendre sa voix.
Vote en assemblée générale : l’outil électronique comme solution privilégiée
Si les solutions digitales représentent un moyen efficace de simplifier l’organisation des AG, elles assurent également la sécurité et la conformité des votes. Ces outils sont conçus pour répondre aux différentes exigences réglementaires. La manière dont le vote électronique peut être organisé lors d’une assemblée générale est encadrée par la législation, et renforcée par le RGPD et les recommandations de la CNIL.
Opter pour le vote électronique permet notamment de garantir la sincérité du scrutin, de sécuriser l’authentification des votants, de respecter le caractère personnel, libre et anonyme du vote lorsque cela est nécessaire, ou encore d’assurer l’accès au vote de tous les participants. Un système bien conçu permet également d’automatiser une majorité de processus, comme la vérification du quorum, le suivi des opérations en temps réel, ou encore d’établir les procès-verbaux dès la fin des votes.
L’outil de vote en séance Voxaly pour votre assemblée générale
Comment ça marche ?
L’outil de vote en séance conçu par Voxaly est simple, intuitif et sécurisé : il permet à chaque structure (sociétés, associations, mutuelles, coopératives…) d’organiser facilement leur assemblée générale.
Notre outil de vote en AG vous guide à chaque étape du processus :
- Création de l’assemblée générale (date, heure, ordre du jour…) et saisie des résolutions à voter.
- Envoi des invitations à voter aux participants le jour J par SMS ou email : le vote est accessible sur tous les supports numériques (tablette, smartphone, ordinateur).
- Pour chaque résolution :
- Ouverture du vote, avec un suivi en temps réel des votes pendant toute la durée de l’AG. - Clôture de la résolution et communication des résultats à l'ensemble des participants.
- Dépouillement et partage des résultats en séance avec les participants de l’AG.
Afin de répondre aux besoins de chaque structure, l’outil Voxaly prend en compte le vote en présentiel et/ou à distance, et offre également la possibilité de voter à main levée. L’organisateur peut gérer les mandats et mettre en place le vote anonyme ou non pour chacune des résolutions. Il peut aussi ajouter des poids de vote différents pour chaque adhérent.
Quels sont les avantages de notre outil de vote en séance ?
Recourir au vote électronique avec notre outil de vote en AG comporte de multiples avantages :
- La conformité avec le RGPD (Règlement Général de Protection des Données) et les recommandations de la CNIL.
- Une facilité de mise en œuvre et une accessibilité 24h/24, 7j/7 (mode SaaS), depuis n’importe quel support numérique.
- La possibilité de donner pouvoir au président ou à un autre votant.
- La gestion des droits de vote pour chaque participant.
- La possibilité de paramétrer différents modes de scrutin (vote simple ou choix de vote multiple)
- L’indication en temps réel de la participation au vote et des résultats.
- La centralisation des informations, la mise à disposition de l’historique des assemblées générales organisées via notre outil et des résultats des résolutions.
- Un gain de temps, et la réduction des frais généraux et des dépenses.
- L’hébergement des données en France.
Simplifiez vos prochaines assemblées générales avec notre outil de vote en AG jour J. Nos équipes vous accompagnent dans votre transformation numérique : contactez-nous.
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