Vote en séance, consultation des élus CSE à distance – Questions/Réponses

Depuis déjà plusieurs années et surtout durant les dernières semaines, les outils proposés par Voxaly en matière de consultation et vote à distance des instances représentatives du personnel (IRP) ont permis de répondre à de fortes attentes de la part des organisations.

Le vote en séance, une nécessité pour les entreprises privées et organisations de la fonction publique

Qu’il s’agisse d’entreprises privées ayant pour objectif de maintenir un dialogue social permanent pour l’animation de leur CSE, ou de structures publiques ayant besoin de consulter leur CAP (Commission Administrative Paritaire) et leur CT (Comité Technique), Nos équipes sont engagées aux côtés de nombreux clients pour animer la gestion des relations sociales au cœur des organisations.

Nous avons d’ailleurs animé, récemment, un webinar sur le sujet de la consultation des élus CSE à distance.

Forts de notre expérience, nous avons souhaité mettre en avant les questions les plus courantes afin de vous permettre de mieux appréhender cet outil et de pouvoir juger de sa pertinence au sein de vos organisations.

Découvrez les questions les plus fréquemment posées par nos clients

Votre outil répond-il aux recommandations CNIL, notamment au niveau des scellements ?

La CNIL a actualisé ses recommandations sur le vote électronique en publiant la « Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet ».

Notre outil de vote en séance est totalement respectueux du cadre réglementaire en vigueur d’une part, ainsi que des recommandations de la CNIL concernant le vote en réunion d’autre part. Cette solution répond aux exigences CNIL pour des scrutins présentant un risque de niveau 1.

De plus, elle bénéficie de tests d’intrusion réguliers afin de valider sa robustesse.

Votre outil est-il transposable à d’autres réunions que celles d’un CSE ?

Oui, notre outil peut être utilisé pour différentes instances autres que le CSE, comme par exemple, les CAP, CT, Comités, Conseils, Commissions … etc.

Quel est le process de mise en œuvre avec nos élus ? Voxaly fait une présentation, une démo ou formation aux élus ?

Nos équipes sont à votre disposition pour réaliser une simple présentation de l’outil ou si vous le souhaitez, pour assurer une formation de notre outil auprès de la personne référente de l’instance.

Les élus ont-ils accès à l’historique des votes ?

Tous les résultats sont accessibles depuis l’interface sécurisée du gestionnaire.

Sur demande des élus, le gestionnaire peut leur transmettre l’historique des votes.

Devons-nous créer les participants pour chaque réunion ?

Non, les participants sont inscrits, « une fois pour toute », en amont de la première réunion.

Si nécessaire, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un participant quand vous le souhaitez.

Quand on dit que la réinitialisation n’est plus possible quand la réunion est lancée, cela signifie qu’on ne peut pas changer les votants en cours de journée ?

Une réunion peut être réinitialisée avant l’ouverture de la première délibération.

Les votants peuvent être modifiés entre chaque délibération.

Quel est le taux d’échec d’un vote ? Si un élu ne parvient pas à voter, cela risque d’invalider la délibération ?

A ce jour, nous n’avons enregistré aucun échec. Si pour une raison technique un vote depuis une connexion via un smartphone ne fonctionne pas, l’élu a toujours la possibilité de se connecter via un PC ou inversement.

Un vote non enregistré sera comptabilisé dans les abstentions, sans remettre en cause la validité du vote.

Est-ce nécessaire de faire une info consultation pour mettre en place ce type d’outil ?

Comment définir les modalités de mise en place de ce vote avec les élus ? Accord ou règlement intérieur ? Peut-on le mettre en place par décision unilatérale de l’employeur ?

Le  Décret n°2016-453 du 12 avril 2016 a permis de fixer et préciser certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel, dont la visioconférence.

Le recours à la visioconférence, pour réunir une instance à distance, est autorisé par accord entre l’employeur et les représentants du personnel. Dans ce cas, la visioconférence est accompagnée d’une solution de vote électronique.

En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile.

L’article 6 de l’ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 portant mesures d’urgence relatives aux instances représentatives du personnel précise que par dérogation aux dispositions des articles L. 2315-4 et L. 2316-16 du code du travail, le recours à la visioconférence est autorisé pour l’ensemble des réunions du comité social et économique et du comité social et économique central, après que l’employeur en a informé leurs membres.

Oui, vous pouvez mettre en place le « Vote à distance en séance » sur DUE, même s’il est toujours préférable de privilégier un dialogue constructif avec vos représentants syndicaux.

Peut-on avoir une idée des coûts de la solution ?

Il s’agit d’un abonnement annuel, c’est donc un forfait pour les 12 mois à venir, sans aucune limitation du nombre de réunions organisées.

Le coût de l’abonnement annuel est de 2 350 € HT pour une instance, mais vous bénéficiez d’un tarif dégressif selon le nombre d’instances concernées.

Notre équipe est à votre disposition pour vous adresser une proposition commerciale détaillée.

Quel est le nombre de votes maximum que peut supporter l’outil svp ?

Pour les CSE, il est assez rare d’avoir plus de 35 titulaires et concernant les autres types d’instances comme les Conseils, Commissions ou autres Comités nous avons eu jusqu’à 75 participants/votants.

Cet outil de « Vote à distance en séance » peut supporter une volumétrie très importante, mais par expérience, parce que systématiquement couplé à un « call » ou une « visio », le nombre de votants est compris entre quelques personnes et quelques dizaines de personnes.

Sur le mois d’avril 2020, Voxaly a enregistrée 505 réunions et a lancé 6 408 invitations, soit une moyenne de 12,7 participants/votants par réunion.

Pendant quelle durée chaque votant peut-il voter ? Peut-on paramétrer cette durée ?

La durée de vote pour chaque délibération est variable.

En effet, l’organisateur gère l’ouverture et la fermeture du vote pour chaque délibération.

Le tableau de pilotage indique en temps réel le nombre de choix exprimés, c’est-à-dire la participation.

Est-il possible de joindre un document à l’invitation ? Par exemple, le texte de la délibération.

Notre outil ne permet pas de joindre un document à l’invitation reçue par l’élu pour voter. Cependant, vous pouvez envoyer tout document via votre outil de visioconférence ou par tout autre moyen en amont de votre réunion.

Je fais partie d’une petite entreprise de 27 personnes. Voxaly ne concerne que les grandes entreprises ?

Cette solution de « Vote à distance en séance » s’adresse aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité.

Son faible coût rend la solution accessible aux petites structures souhaitant bénéficier de ses nombreux avantages.

Comment avoir la confirmation que c’est la bonne personne qui vote ?

Chaque votant reçoit, pour chaque réunion, un lien de connexion unique qui expire automatiquement à la fin de la réunion.

De plus, le votant est reconnu facialement (visio) et/ou vocalement (call).

Pour aller plus loin

Il s‘agit en partie des questions qui nous sont posées lorsque nous sommes sollicités pour mettre en place un outil de vote à distance en séance.

Ces questions nous ont également été posées lors de notre dernier webinar dédié à la consultation des élus CSE à distance.

Toutes nos équipes sont à votre disposition pour étudier vos projets et répondre à vos questions spécifiques.

 

Contexte et organisation de la tenue d’une assemblée générale à distance

Organisation d’une assemblée générale à distance

Tenir une assemblée générale physique dans le contexte actuel et la situation sanitaire incertaine est devenu un exercice assez difficile à envisager. D’autant plus que lors de ces assemblées générales, des résolutions sont soumises à des discussions et à des séances de vote qui doivent permettre de valider des décisions.

Dès lors, comment les entreprises, les associations, les mutuelles, les sociétés d’assurances et les banques peuvent-elles continuer à envisager une tenue de leurs assemblées sans faire prendre un risque sanitaire à leurs actionnaires/adhérents/sociétaires, tout en assurant la validité des délibérations et des scrutins mis en place ?

Un contexte juridique favorable à la mise en place d’outils numériques et qui assouplit les règles.

Une législation favorisant le recours à la visioconférence et au vote électronique :
Le décret du 10 avril 2020 est venu préciser les modalités d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé et qui est intervenue après la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19.

Au-delà de ce dispositif juridique, les entreprises, organisations et associations bénéficient également d’une durée rallongée pour l’approbation des comptes. Elles disposent donc d’un peu plus de latitude pour organiser des assemblées générales à distance.

Plus de souplesse pour la mise en place d’un vote par correspondance ou « pré-AG »

La même ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020, dont les mesures sont applicables à compter du 12/03/2020 et jusqu’au 31/07/2020, apporte de la souplesse concernant le vote par correspondance en amont de l’assemblée générale dit vote pré-AG.

En effet, avant le contexte de pandémie mondiale, les entreprises et personnes morales pouvaient avoir recours à l’envoi de convocations et la mise en place d’un vote par correspondance mais cela devait être précisé dans les statuts.

L’ordonnance assouplit le dispositif et permet de recourir au vote pré-AG sans qu’il soit préalablement inscrit dans les statuts. Il est donc possible de remplacer directement les assemblées générales par l’organisation de votes par correspondance en amont de la date de tenue de l’assemblée générale.

Solutions proposées par Voxaly pour les assemblées générales à huis clos

Expert reconnu dans ce domaine, Voxaly organise des assemblées générales à distance quel que soit le choix des organisateurs, notamment dans ce contexte particulier. Voxaly est ainsi force de proposition afin d’apporter la meilleure réponse à vos besoins.

– Remplacement de l’assemblée générale jour J par une solution de vote pré-AG complète avec convocation à distance, envoi des résolutions et mise en place d’un site de vote électronique sécurisé pour l’ensemble des participants. Il s’agit d’un process AG largement adopté par nos clients.

– Mise en place d’une assemblée générale dématérialisée jour J

Un site de vote à distance au cœur du dispositif

Modalités de participationAssemblée générale à distance - résolutions

 

L’assemblée générale nécessite le recueil de l’assentiment des actionnaires/adhérents/sociétaires sur un certain nombre de résolutions qui seront adressées soit par avance en cas de pré-AG, soit en direct en cas d’AG jour J.
Pour cela, Voxaly propose dans son dispositif global la mise en place d’un site de vote sécurisé et multi-supports (desktop, tablette et mobile) qui permettra de valider les délibérations.

Ils nous font déjà confiance

Voxaly intervient depuis longtemps dans la mise en place d’assemblées générales à distance.

Assemblée générale - Logo MACSFAssemblée générale - Logo CasdenAssemblée générale - Logo Mutuelle SGAssemblée générale - Logo AFERAssemblée générale - Logo BREDAssemblée générale - Logo Banque populaireAssemblée générale - Logo credit cooperatifAssemblée générale - Logo AvivaAssemblée générale - Logo GDF suezAssemblée générale - Logo MichelinAssemblée générale - Logo Société généraleAssemblée générale - Logo MNHAssemblée générale - Logo MAIFAssemblée générale - Logo Crédit agricoleAssemblée générale - Logo AFCDP

[WEBINAR] Comment consulter vos élus CSE à distance et ainsi maintenir le dialogue social ?

Webinar dédié au vote en séance le mardi 16 juin de 11h00 à 11h30

Durant cette période exceptionnelle, les entreprises ont besoin de consulter leurs représentants du personnel et peuvent le faire à distance via des outils numériques sécurisés dédiés.

Le recours à la visioconférence est évidemment une bonne solution. Mais dans le cadre des décisions qui doivent être prises par les organisations représentatives des salariés, telles que les CSE (Comité Social et Economique), les visioconférences ne règlent pas la problématique de la prise de décision et notamment du vote à distance.

Afin d’accompagner la continuité du dialogue social malgré les contraintes posées par la crise, notre outil de vote électronique dédié aux instances représentatives du personnel est conforme aux mesures d’urgence prises par le gouvernement dans le cadre de l’épidémie de Covid-19 (ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020).

Simple d’utilisation, très rapide à mettre en œuvre, notre outil de vote en séance délivre immédiatement les résultats des votes pour tous les participants.

Au cours de ce webinar, une démo vous sera proposée. Vous pourrez ainsi découvrir concrètement comment l’outil de vote en séance vous permet de consulter vos élus, afin d’assurer le maintien du dialogue social, tout en respectant le cadre réglementaire.

Programme

  • Contexte et réglementation
  • Présentation des outils de pilotage des relations sociales
  • Focus sur l’outil de vote en séance
  • Démonstration de l’outil de vote en séance

Speakers

Xavier SÉCHER
Directeur du développement,
Voxaly

Lætitia LANDELLE
Assistante commerciale, Voxaly

Morgane TUILLIER
Chef de produits gamme Signature & gamme RH, Docaposte

 

Vote à distance pour les collectivités territoriales

Toutes les organisations privées comme publiques sont impactées dans leur organisation face à l’épidémie du Covid-19. Les gestes barrières et de distanciation sociale prévalent dans ce contexte afin d’assurer la santé de tous les citoyens. Néanmoins, cette situation ne doit pas bloquer le fonctionnement de nos institutions et le vote à distance est une solution possible pour permettre la continuité de la vie des institutions.

outil vote collectivités territoiriales

Conseils municipaux, assemblées territoriales, conseils communautaires, nombreuses sont les instances qui, malgré la situation sanitaire actuelle, doivent pouvoir débattre et délibérer sur les sujets qui permettent à nos institutions de continuer à faire vivre la démocratie locale dans le dialogue et la transparence.

D’ores et déjà des villes comme Rennes ou Châlons en Champagne ont adopté des solutions de tenues de leurs séances municipales en visioconférence mais la prise de décision, les délibérations et le vote des résolutions restent complexes.

Voxaly propose un outil de vote à distance sécurisé qui permet aux communes, aux conseils municipaux et conseils communautaires de valider les décisions sans besoin de présence physique de leurs membres.

Outil de vote à distance pour faciliter le fonctionnement des collectivités

Un préalable important : le cadre légal

Le cadre réglementaire favorise l’utilisation des outils digitaux
L’article 11 de  LOI n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 adapte le droit applicable au fonctionnement des établissements publics et des instances collégiales administratives, y compris les organes dirigeants des autorités administratives ou publiques indépendantes, notamment les règles relatives à la tenue des réunions dématérialisées ou le recours à la visioconférence.

Par ailleurs la CNIL a fait évoluer sa recommandation de 2010 sur le vote électronique.

Voxaly propose un outil clé en main qui associe la gestion de vos réunions de conseils ET le vote à distance pour les délibérations.

Cet outil a été conçu pour vous permettre de gérer facilement l’organisation de vos instances de délibérations à distance (conseil municipal, conseil communautaire…), tout en garantissant le secret absolu des votes. Les résultats sont disponibles instantanément pour chacun des participants/élus via smartphone, tablette ou ordinateur.

outil vote à distance conseil municipal

Les principales fonctionnalités de l’outil de vote à distance :

vote collectivités - création des réunionsCréation des réunions et délibérations :

  • Créez rapidement et simplement autant de réunions que vous le souhaitez : pour chaque réunion, vous déterminez la date, l’heure, l’ordre du jour…
  • Saisissez les délibérations à voter

vote collectivités - Envoi des invitationsEnvoi des invitations aux participants/élus :

  • Vous pouvez contrôler et modifier les coordonnées des participants/élus
  • En un clic, envoyez les invitations à voter
  • Les participants reçoivent instantanément un SMS ou un Email les invitant à se connecter pour voter

vote collectivités - ouverture et suivi des votesOuverture, suivi et clôture des votes :

  • Vous gérez l’ouverture, le suivi et la clôture des votes en temps réel
  • Le dépouillement et le partage des résultats se fait automatiquement en séance

 

Les + produits de notre outil de vote en réunion à distance

outil de vote électronique - Voxaly

  • Conformité légale et réglementaire, le vote est anonyme et sécurisé
  • Outil simple et intuitif, garantissant la conformité du scrutin
  • Accès instantané au vote via smartphone, tablette ou ordinateur
  • Mise en place et dépouillement instantanés
  • Personnalisation de l’interface pour la commune ou l’assemblée territoriale
  • Centralisation des informations, historique des réunions et résultats des délibérations des conseils
  • Gain de temps, optimisation des frais généraux & des dépenses
  • Facilité de mise en œuvre & accessibilité (mode Saas) 24h/24, 7j/7
  • Hébergement en France
  • Dématérialisation des échanges entre le président du conseil et les conseillers municipaux

Ils utilisent notre outil de vote en séance

Notre outil de vote à distance répond en effet aux besoins des instances du secteur public (comité central pour les universités, conseil municipal, conseil communautaire, instances représentatives du personnel CAP/CT pour les collectivités territoriales) et du secteur privé (instances représentatives du personnel CSE).

 

logo ville Sinnamary Guyannelogo Illkirch-Grafenstaden Voxaly


 

 

 

 

Comment consulter vos élus CSE et CAP/CT à distance et ainsi maintenir le dialogue social ?

Face au Covid-19, nous sommes invités à privilégier exclusivement les échanges à distance afin de nous protéger mutuellement d’une possible contamination. Durant cette période exceptionnelle, nos organisations doivent tout de même continuer à fonctionner et à répondre aux missions qui leur ont été confiées.

Maintien du dialogue social durant le confinement

Durant cette période exceptionnelle, les entreprises et organismes de la fonction publique ont besoin de consulter leurs représentants du personnel et peuvent le faire à distance via des outils numériques sécurisés dédiés.

Le recours à la visioconférence est évidemment une bonne solution. Mais dans le cadre des décisions qui doivent être prises par les organisations représentatives des salariés, telles que les CSE (Comité Social et Economique) dans le secteur privé ou les CAP (Commission Administrative Paritaire) et les CT (Comités Techniques) dans le secteur public, les visioconférences ne règlent pas la problématique de la prise de décision et notamment du vote à distance.

Outil de vote en réunion CSE

Voxaly propose un outil de vote à distance pour les réunions CSE, les réunions des CAP et des CT.

Une solution rapide à mettre en place, intuitive, anonyme et sécurisée !

Conçu et développé il y a 3 ans, cet outil de vote électronique dédié aux réunions et prises de décision des représentants du personnel permet à chaque élu d’exprimer officiellement son vote quelle que soit sa situation géographique et quel que soit le terminal digital utilisé (ordinateur, tablette ou smartphone).

L’outil de vote électronique dédié à l’ensemble des IRP qu’il soit du secteur privé (CSE) ou des organismes publics (CAP, CT,…)  est un outil 100% numérique qui va permettre :

  • Au président et/ou au secrétaire de séance : créer les réunions et délibérations, envoyer les invitations à voter, ouvrir, suivre et clôturer les votes en temps réel, dépouiller et partager les résultats.
  • Aux participants/élus (CSE, CAP/CT…) : de s’authentifier de façon sécurisée, consulter et voter les délibérations via un smartphone, une tablette ou un ordinateur. Tous les participants accèdent instantanément aux résultat pour chaque délibération.

Nous avons conçu cet outil pour vous permettre d’organiser facilement vos réunions avec vos élus, tout en garantissant le secret absolu des votes. Un simple smartphone suffit et les résultats sont disponibles instantanément pour chacun des participants.

Benoit Chenon, Directeur innovation & sécurité

Quels sont les avantages de ce type d’outil pour l’organisation des votes lors de vos réunions avec vos instances représentatives du personnel ?

  1. Une mise en œuvre extrêmement rapide : En quelques heures, votre compte est ouvert et configuré.
  2. Une accessibilité optimale : Il s’agit d’un outil en mode SaaS, accessible à partir de n’importe quel type de terminal.
  3. La garantie d’une conformité légale et réglementaire : Voxaly assure, grâce à cet outil, un vote totalement anonyme et sécurisé.
  4. Un gain de temps et une optimisation budgétaire : l’ensemble des démarches de test dématérialisée et de nombreux processus sont automatisés.
  5. Une utilisation simple et intuitive : Que ce soit en back office pour l’organisateur ou sur l’application pour l’utilisateur, toutes les fonctionnalités sont très ergonomiques et l’utilisation du système de vote est simplifiée au maximum.

Détails et démonstration de notre outil de vote en séance lors de notre webinar sur la consultation des élus CSE à distance

 

Ils nous font confiance et organisent leurs réunions CSE et le vote des délibérations à distance.


 

 

Un cadre réglementaire qui favorise le digital

Dans le secteur privé

  • Loi Rebsamen du 17 août 2015
    Loi relative au dialogue social et à l’emploi qui a permis notamment de moderniser et renforcer le dialogue social au sein de l’entreprise.
  • Décret n°2016-453 du 12 avril 2016
    Le Décret n°2016-453 du 12 avril 2016 a permis de fixer et préciser certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel, dont la visioconférence. Depuis 2016, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont concernées.
    Le recours à la visioconférence, pour réunir une instance à distance, est autorisé par accord entre l’employeur et les représentants du personnel. Dans ce cas, la visioconférence est accompagnée d’une solution de vote électronique. En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile.
  • L’ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 portant mesures d’urgence relatives aux instances représentatives du personnel
    L’ordonnance autorise le recours à la visioconférence pour toutes les réunions CSE, ainsi que des autres IRP, après que l’employeur en a informé leurs membres. Le nombre de réunions en visioconférence n’est pas limité durant l’état d’urgence sanitaire. La limite de 3 réunions par année civile prévue en temps normal ne s’applique qu’aux réunions organisées en dehors de la période de l’état d’urgence sanitaire.

Dans le secteur public

  • Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19
    L’article 11 de LOI n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 adapte le droit applicable au fonctionnement des établissements publics et des instances collégiales administratives, y compris les organes dirigeants des autorités administratives ou publiques indépendantes, notamment les règles relatives à la tenue des réunions dématérialisées ou le recours à la visioconférence.

Vote électronique | Éclairages sur la nouvelle recommandation CNIL 2019 applicable en 2020

La CNIL actualise la recommandation 2010 relative au vote électronique, avec une nouvelle approche pilotée par les risques qui permet de définir des objectifs de sécurité adaptés aux enjeux.

Rappel de la recommandation CNIL de 2010

En 2010, le vote électronique (vote par internet) commence à se développer fortement, à la fois dans le domaine des élections professionnelles, mais aussi des assemblées générales, conseils de surveillance, référendums d’entreprises, élections politiques…

Les principaux objectifs de la recommandation de 2010 relative au vote électronique :

– Cadrer les garanties minimales que doit respecter tout dispositif de vote électronique

– Répondre à un certain nombre d’exigences préalables à la mise en œuvre des systèmes de vote électronique, ainsi qu’avant, pendant et après le scrutin

– Orienter les futures évolutions des systèmes de vote électronique en vue d’un meilleur respect des principes de protection des données personnelles

– Éclairer les responsables de traitement sur le choix des dispositifs de vote électronique à retenir

En savoir + sur la reco CNIL 2010

Pourquoi la CNIL fait évoluer la recommandation de 2010 sur le vote électronique ?

Principaux facteurs liés à l’évolution de la recommandation de 2010 relative au vote électronique :

– Nécessité de couvrir plusieurs niveaux de sécurité en fonction du type d’élection (élection parents d’élèves, élections politiques…)

– Mise en place du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)

– Maturité plus forte du vote électronique qui implique nécessairement des évolutions

– Réflexions suite consultations et échanges avec les professionnels du secteur

Une évolution qui se base sur une approche par niveau de risque et par objectifs de sécurité à atteindre

– La CNIL propose une grille d’analyse pour déterminer le niveau de risque de son scrutin

– Le responsable de traitement, maitrisant le périmètre, les enjeux et le contexte de son scrutin, choisit le niveau de risque qu’il juge approprié, il peut également se faire assister d’un expert indépendant dans son choix

– Le responsable de traitement applique, avec l’aide de son prestataire, les exigences relatives au niveau identifié

Comment Voxaly répond à ces nouvelles exigences de la CNIL ?

Selon les résultats issus de la grille d’analyse mise en place par la CNIL, le niveau de risque est identifié.

Nos équipes vous guident pour déterminer le niveau de sécurité propre à votre projet de vote électronique, en intégrant notamment d’autres aspects techniques liés, tels que l’hébergement, la transparence de l’urne à partir d’un outil tiers…

Quel que soit le niveau de risque identifié (niveau 2 dans la grande majorité des cas), la solution de vote électronique Voxaly couvre de façon native les exigences de niveau 1, 2 et 3.

Quels sont les thèmes principaux contenus dans la recommandation CNIL 2019 ?

Cette nouvelle recommandation reformule les enjeux de sécurité via un ensemble d’exigences : contrôle automatique de l’intégrité du système, de l’urne et de la liste d’émargement, renforcement de la sécurité liée à l’authentification et réduction significative des risques d’usurpation d’identité, transparence de l’urne pour tous les électeurs…

Voici quelques détails des principaux objectifs de sécurité issus de la Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

Extrait des objectifs répondant aux exigences de niveaux 2 et 3 :

Assurer un contrôle automatique de l’intégrité du système, de l’urne et de la liste d’émargement

Préconisations de la CNIL :
« Calculer à intervalles non réguliers et non prévisibles une empreinte des éléments précités et les comparer à la valeur de référence calculée en amont. »

Authentifier les électeurs en s’assurant que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative

Préconisations de la CNIL :
« Solution 1 : L’électeur s’authentifie à l’aide d’un certificat électronique, choisi et utilisé conformément aux préconisations du Référentiel Général de Sécurité (RGS)

Solution 2 : L’électeur s’authentifie à l’aide d’un couple identifiant et mot de passe personnel qui lui a été remis de manière sécurisée (deux canaux séparés) et répond à une question défi-réponse non triviale. Sont ainsi exclus la date de naissance et tout autre élément facilement décelable, dont l’électeur est le seul à connaitre la réponse, avec le responsable de traitement.

En cas de perte ou de vol de ses moyens d’authentification, une procédure permet à l’électeur d’effectuer son vote et rend les moyens d’authentification perdus ou volés inutilisables. »

Assurer la transparence de l’urne pour tous les électeurs

Préconisations de la CNIL :
« Rassurer autant que possible les votants qui n’ont pas accès à l’expertise de la solution de vote, garante du bon fonctionnement du dispositif et de la sincérité et intégrité du vote dans son ensemble. Il s’agit de permettre aux électeurs de s’assurer que leur bulletin a été pris en compte dans l’urne et que les bulletins de vote sont construits de manière correcte.

Pour ce faire, chaque récépissé de vote contient une information unique, totalement décorrélée de l’identité du votant (empreinte numérique, numéro aléatoire, « preuve à divulgation nulle de connaissance »…) qui est calculée au moment où le votant valide son choix de vote. La plateforme de vote électronique est destinataire de l’information et la publie afin de la rendre accessible à tous les électeurs. Chaque électeur peut ainsi avoir la garantie que son bulletin est bien dans l’urne.

De plus, la solution de vote permet aux votants d’accéder à un espace de test où il est possible d’effectuer différents votes tests et de voir ce qui ressort de l’ouverture du bulletin sur le serveur, le but étant de s’assurer que les bulletins sont correctement construits.  »

Permettre la transparence de l’urne pour tous les électeurs à partir d’outils tiers

Préconisations CNIL :
« Procéder de la même manière que pour l’objectif de sécurité n° 2-07 en effectuant de surcroît les vérifications sur une machine tierce, mise en œuvre par un partenaire externe au vote. »

Les engagements de Voxaly au regard des différentes délibérations CNIL

Leader dans le domaine des élections et expert du vote électronique depuis près de 15 ans, nous avons toujours été fortement engagés et impliqués face aux recommandations de la CNIL et de manière générale, face aux enjeux majeurs liés à la confidentialité et la protection des données.

Dans l’attente de la mise en application de la nouvelle recommandation CNIL prévue en juin 2020, la solution de vote Voxaly est conforme aux différentes délibérations CNIL relatives au vote (vote par correspondance, vote électronique) :

– Conforme à la délibération CNIL 2017-012 du 19 janvier 2017 pour la sécurité des mots de passe

– Conforme à la délibération CNIL 2010-371 du 21 octobre 2010 pour le vote électronique

– Conforme à la délibération CNIL 1998-041 du 28 avril 1998 pour le vote par correspondance

En savoir plus sur la nouvelle recommandation CNIL 2019

Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet (rectificatif)

Sécurité des systèmes de vote par internet : la CNIL actualise sa recommandation de 2010

[Infographie] Elections CSE 2019

Les élections CSE en 2019, une année record pour Voxaly

Bien que l’année 2019 ne soit pas encore tout à fait terminée, elle restera ancrée dans l’histoire de notre entreprise et de son activité, notamment en matière d’élections et plus particulièrement concernant les élections CSE.

En 2019, les projets pilotés par nos équipes ont progressé de +700%, toutes expertises confondues

Elections & vote en assemblée générale, gestion des relations sociales, actionnariat salarié

– L’ensemble de nos outils et solutions ont visé plus de 20 millions d’utilisateurs : électeurs, membres des bureaux de vote, collaborateurs RH/relations sociales, représentants du personnel, éligibles…

– Tous ces projets ont mobilisé 130 collaborateurs basés à Nantes, Paris et Sophia Antipolis, experts dans le pilotage de projets transverses (digital, RH, évènementiel, juridique, technique, éditique…)

– Toutes expertises confondues, l’usage du numérique a concerné 80% des projets réalisés

C’est donc l’occasion pour nous de remercier tous nos clients pour leur confiance, ainsi que tous nos collaborateurs et nos partenaires sans qui rien n’aurait été possible !

Focus sur les élections CSE organisées par Voxaly en 2019

Afin d’illustrer plus simplement cette année exceptionnelle pour Voxaly comme pour nos clients, nous avons imaginé une infographie qui permet de voir à quel point les élections CSE associées au vote électronique ont fortement impacté cette année 2019.

 

Suite à la mise en place du CSE, place au pilotage des relations sociales

Parce-que le pilotage des relation sociales s’inscrit dans le prolongement de la mise en place des instances CSE, Voxaly vous accompagne aussi dans la mise en place de votre dialogue social avec des outils simples, intuitifs et sécurisés, au service de vos équipes RH, relations sociales et vos élus CSE.

Nos experts sont à votre disposition pour répondre à vos interrogations, organiser simplement et rapidement une démo et ainsi vous guider dans la mise en place de ces outils : suivi des heures de délégation, mise en place de votre BDES, vote électronique dédié à vos réunions CSE

 

Transmission électronique des résultats des élections CSE

Un arrêté du 4/11/2019 publié au JO le 16/11/2019 fixe les modalités de transmission électronique des résultats des élections CSE à l’administration. Dans une logique de simplification et de modernisation des échanges, le Ministère du Travail fait évoluer la collecte des résultats des élections et propose dorénavant de collecter directement par voie électronique les résultats des élections.

Les enjeux sont nombreux : réduction des échanges de procès-verbaux (PV) CERFA au format papier, amélioration du calcul des audiences syndicales, mise en place d’un « guichet unique » avec l’arrêt du double envoi papier vers le Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) et l’inspection du travail…

Selon les modalités de dépouillement et de production des PV, quelle procédure de transmission électronique choisir ?

La transmission électronique des PV dans le cas du vote électronique :

– Dès accord de l’employeur, les résultats des élections sont automatiquement transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) par le prestataire de vote. Le centre de traitement devient ainsi le guichet unique pour la réception des procès-verbaux établis

– Les PV d’élection doivent être imprimés par l’employeur, signés par les membres du bureau de vote puis scannés et téléversés sur elections-professionnelles.travail.gouv.fr dans les 30 jours

– Une copie du PV d’élection doit être remise à chaque syndicat ayant présenté une liste et/ou ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP)

A noter

– Cette procédure de télétransmission doit être prévue au préalable dans le protocole d’accord préélectoral (PAP)

– L’envoi des PV d’élection par voie postale reste toujours autorisé

Si vous réalisez vos élections avec un comptage des résultats manuel :

Les membres du bureau de vote doivent saisir les résultats des élections directement sur elections-professionnelles.travail.gouv.fr

Deux processus de validation des résultats sont alors proposés :

– Un nouveau processus permet une validation à distance des PV d’élection par les membres du bureau de vote. L’employeur n’a plus à envoyer les PV par voie postale

– Les PV d’élection sont générés automatiquement, puis imprimés, signés par les membres du bureau de vote, scannés et téléversés sur elections-professionnelles.travail.gouv.fr

Plus d’informations sur la transmission électronique des résultats des élections CSE

Consultez le dépliant édité par le Ministère du Travail sur la transmission électronique des résultats

Consultez tous les tutoriels mis à disposition par le Ministère du Travail

Consultez l’Arrêté fixant les modalités de transmission par voie électronique des résultats des élections professionnelles au ministre chargé du travail

E-Vote-ID 2019 | Le rendez-vous international des experts du vote électronique

Du 2 au 4 Octobre 2019, Voxaly a participé à la 4ème conférence mondiale sur le vote électronique E-Vote-ID 2019, à Bregenz, en Autriche, en tant que représentant unique des fournisseurs français de solutions de vote par Internet.

E vote ID 2019 conférence sur le vote électronique avec Voxaly

Benoit Chenon, notre directeur innovation et sécurité, revient sur cet évènement majeur

 

Benoit Chenon, notre directeur innovation et sécurité, souligne l’importance de l’événement, rendez-vous unique dédié au partage des savoirs et à la mutualisation des connaissances sur les différentes avancées du vote électronique dans le monde (vote par internet, vote avec des machines à voter…).

 

 

Nous avons pu constater le grand intérêt, principalement de pays comme la Suisse, la Norvège, l’Estonie et l’Australie, pour l’avancement de la recherche sur le vote électronique, en particulier dans ses aspects techniques, mais aussi dans d’autres domaines comme les sciences sociales et la confiance globale.


Benoit Chenon, directeur innovation et sécurité

Benoit a ajouté que l’approche interdisciplinaire (juridique, scientifique, politique, sociale et technique) est une réelle plus-value, source d’enrichissement des connaissances.

Parmi les présentations, la session sur la modélisation de la sécurité et la définition des entités de confiance et la session sur le retour d’expérience de la Suisse sur le test d’intrusion ouvert au public ont été les plus marquantes.

 

En cette année 2019 d’évolution réglementaire suite à la publication de la nouvelle recommandation CNIL, ce fut très intéressant de partager l’état de l’art sur la confiance et la transparence des urnes.


Benoit Chenon, directeur innovation et sécurité

 

Plus d’informations sur le vote électronique

Plus d’infos sur E-Vote-ID, conférence mondiale sur le vote électronique

Plus d’infos sur l’expertise Voxaly en matière de vote électronique

Plus d’infos sur la solution de vote électronique Voxaly

 

SDIS | Développement du vote électronique pour les élections professionnelles

En 2020, près de 250 000 pompiers répartis dans plus de 6 400 centres d’incendie et de secours vont être appelés à voter pour élire leurs représentants dans les organisations représentatives CCDSPV et CATSIS.

Elections professionnelles au sein des SDIS

Le décret de 2014, donnant la possibilité aux SDIS d’utiliser le vote électronique lors de leurs élections CAP/CT, a permis beaucoup plus d’agilité et de réactivité dans l’organisation et le suivi des élections.

L’arrêté du 2 septembre 2019, modifiant l’arrêté du 29 mars 2016 portant sur l’organisation du Comité Consultatif Départemental Des Sapeurs-Pompiers Volontaires, permet d’organiser l’élection CCDSPV par voie électronique.

  • Les élections au CCDSPV (Comité Consultatif Départemental des Sapeurs-pompiers Volontaires). Les électeurs pour ce scrutin sont les Sapeurs-pompiers Volontaires (SPV).
  • Les élections de la CATSIS (Commission Administrative et Technique des Services d’Incendie et de Secours). Cette deuxième élection concerne les Sapeurs-pompiers Volontaires (SPV), ainsi que les Sapeurs-pompiers Professionnels (SPP) et le Personnel Administratif Technique et spécialisé (PATS).

Voxaly, expert du vote électronique pour les SDIS depuis 2014

Leader dans le domaine des élections et expert du vote électronique depuis près de 15 ans, Voxaly bénéficie d’une forte expérience dans l’organisation des élections professionnelles au sein de la fonction publique.

Nos équipes ont notamment déjà été sollicitées pour accompagner plusieurs Services Départementaux d’Incendie et de Secours (SDIS) en 2014, puis lors des élections CAP/CT qui ont eu lieu en 2018.

Ces différents scrutins soutenus par le professionnalisme de nos équipes et renforcés par une connaissance accrue des Services d’Incendie et de Secours confèrent à Voxaly une expertise reconnue dans l’organisation et le suivi d’élections au sein d’organisations telles que les SDIS.

Le vote électronique pour les élections au sein des SDIS

Au delà de la simplicité d’utilisation du vote électronique pour des scrutins qui en moyenne concernent plus de 3000 personnes, nos solutions permettent :

  • La diffusion très rapide des résultats
  • Un dépouillement simplifié et efficace
  • Un gain de temps non négligeable en amont pour la mise en place du scrutin
  • Un renfort sur la sécurité des élections (conformité CNIL, RGPD, confidentialité, etc…)

elections SDIS schema voxaly