Réforme des IRP de la fonction publique : quels changements ?

Dans le cadre de la transformation de la fonction publique, un décret en lien avec la loi du 6 août 2019 a été publié au JO le 20 novembre 2020.

L’objectif : offrir une gestion plus simple et plus souple des Instances Représentatives du Personnel (IRP). La majeure partie des dispositions relatives à la création des Comités Sociaux dans les administrations et les établissements publics de l’État entrera en vigueur en décembre 2022, à l’issue des prochaines élections professionnelles.

Entre réorganisation des Commissions Administratives Paritaires (CAP), et création des Comités Sociaux, quels seront les principaux changements suite à cette réforme des instances de dialogue social dans la fonction publique ?

Evolutions competences CAP - focus par Voxaly

Commissions Administratives Paritaires : quelles évolutions ?

Évolution des compétences des CAP

Le rôle des Commissions Administratives Paritaires (CAP) est en évolution depuis le 1er janvier 2020. Si auparavant les CAP étaient saisies pour donner un avis sur plusieurs sujets relatifs aux carrières individuelles (mutation, mobilité, avancement et promotion interne), leurs interventions sont désormais focalisées sur l’examen des décisions individuelles défavorables aux fonctionnaires. Cela concerne entre autres les refus de titularisation ou de licenciement, les refus de temps partiel ou de formation, etc.

Depuis le 1er janvier 2021, les décisions relatives aux mutations et à la mobilité dans la fonction publique d’État sont fixées par des lignes directrices de gestion (LDG). Il en va de même pour les avancements et les promotions pour l’ensemble de la fonction publique. Elles ont été instaurées pour les 3 versants de la fonction publique par l’article 30 de la loi n° 2019-828 du 6 août 2019. La durée pluriannuelle de ces lignes directrices ne peut excéder 5 ans pour la fonction publique d’État et la fonction publique hospitalière, et 6 ans pour la fonction publique territoriale.

Modifications dans la composition et l’organisation des CAP

Fin 2022, la nouvelle architecture des Commissions Administratives Paritaires (CAP) sera mise en œuvre. Les règles de création des CAP seront alors modifiées : elles seront constituées par catégorie hiérarchique, et non plus par corps.

Le décret prévoit qu’au sein de chaque département, une ou plusieurs CAP seront créées. L’article 2 indique que ces CAP « sont compétentes à l’égard des agents appartenant à des corps relevant d’une même catégorie hiérarchique ainsi que des agents des corps d’un niveau équivalent. ». D’autre part, l’article 4 du décret mentionne qu’une « commission unique peut être créée pour au moins deux catégories hiérarchiques lorsque l’effectif relevant de cette commission est inférieur à mille. ».

Les membres de la CAP restent élus pour une durée de quatre ans renouvelables. Les élections des représentants du personnel au sein des Commissions Administratives Paritaires se font par voie électronique. Par ailleurs, le vote par correspondance demeure, tandis que le vote à l’urne est soumis à dérogation, selon les dispositions prévues dans l’article 16.

Le Comité Social : réorganisation des instances de dialogue social

Fusion du CT et du CHSCT

À l’instar de la réforme de septembre 2017 et de la mise en place du CSE dans le secteur privé, la loi « transformation de la fonction publique » du 6 août 2019 prévoit une réorganisation des instances de dialogue social. Ainsi, les CT (Comités Techniques) et les CHSCT (Comités d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail) seront réunis. La nouvelle instance résultant de cette fusion sera appelée Comité Social. Pourquoi cette réorganisation ? L’objectif est avant tout de simplifier l’organisation des services, mieux préciser la répartition des compétences, et de cadrer davantage la stratégie d’action RH.

Ces comités prendront un nom différent selon le versant de la fonction publique concerné :

– Fonction publique d’État : Comités Sociaux d’Administration (CSA)

– Fonction publique territoriale : Comités Sociaux Territoriaux (CST)

– Fonction publique hospitalière : Comités Sociaux d’Établissement (CSE)

Le décret n° 2020-1427 du 20 novembre 2020 précise les modalités d’organisation, de composition, d’attribution et de fonctionnement des CSA. L’article 9 indique également la création de formations spécialisées en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail (SSCT) qui seront établies au sein des administrations et des établissements publics administratifs d’État de plus de 200 agents. Ces formations ont pour vocation de remplacer en partie les CHSCT.

Les Comités Sociaux doivent être mis en place en décembre 2022, après les prochaines élections professionnelles dans la fonction publique. Durant cette période transitoire, et en attendant la mise en place de ces Comités Sociaux, les Comités Techniques restent compétents pour ce qui concerne la réorganisation de services, ainsi que pour donner un avis sur les LDG et le plan d’action relatif à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Les CT et les CHSCT peuvent également être réunis sur des questions communes.

Les modalités de vote : quid de 2022 ?

Pour ce qui est des modalités des élections, à l’instar des CAP, le vote par voie électronique est généralisé pour la fonction publique d’État, sauf dérogation, selon les dispositions prévues par le décret du 26 mai 2011. En effet, « le recours au vote électronique par internet est régi par les règles du [présent] décret et, pour autant qu’elles n’y sont pas contraires, par les dispositions relatives à l’organisation des élections aux commissions administratives paritaires, aux comités sociaux d’administration et aux formations spécialisées de site ou de service prévues par le décret n° 82-451 du 28 mai 1982 susvisé et le décret n° 2020-1427 du 20 novembre 2020 relatif aux comités sociaux d’administration dans les administrations et les établissements publics de l’État ainsi que par les dispositions réglementaires régissant les élections aux autres instances de représentation du personnel. ».

Ainsi, l’article 110 du nouveau décret prévoit que ces dispositions entreront en vigueur en vue du renouvellement général des instances de la fonction publique.
En ce qui concerne les deux autres versants, “ il peut être recouru au vote électronique par internet pour l’élection des représentants du personnel au sein des instances de représentation du personnel de la fonction publique ”, selon le décret n° 2014-793 du 9 juillet 2014 pour la fonction publique territoriale, et le décret n° 2017-1560 pour la fonction publique hospitalière.

Selon l’arrêté du 4 juin 2018 fixant les élections de 2018, la période de vote électronique ne pouvait être inférieure à 24h et supérieure à 8 jours avec une date limite de vote le 6 décembre. Pour ce qui est des élections des représentants du personnel de 2022, les modalités devraient être fixées début décembre. Il n’est pas à exclure que le délai de vote électronique soit revu.

[WEBINAR] Elections professionnelles & vote en réunion : Comment mettre en place et animer votre CSE ?

Webinar dédié aux élections CSE et à l’animation des IRP le mardi 15 juin de 11h00 à 11h45

Le CSE et plus largement les élections professionnelles représentent un enjeu majeur de la vie de l’entreprise. De la mise en place du scrutin à l’animation du dialogue social, tous les acteurs sociaux (employeurs, syndicats, salariés) sont impliqués.

Toutes les phases liées à la mise en place et à la vie du CSE répondent à des process organisationnels, juridiques et techniques qui doivent favoriser un dialogue apaisé et serein entre les salariés, les représentants du personnel et la direction des entreprises.

Vous êtes une Start-up, une TPE, une PME ou une ETI de moins de 500 salariés ?

Ce webinar a été pensé spécialement pour vous éclairer sur les bonnes pratiques à appliquer au sein de votre organisation. Visualisez le replay ci-dessous.

Programme

 

1- Comment le vote électronique peut simplifier la mise en place du CSE ?

Les élections professionnelles sont la base d’un véritable processus démocratique au sein des organisations. Ce sujet complexe nécessite une organisation rigoureuse et demande souvent un accompagnement par un tiers de confiance, spécialisé dans l’organisation de ce type d’événement.

Dans le cadre des élections CSE, le vote électronique est un levier très efficace pour assurer une mise en place rapide de votre instance. Le vote à distance offre l’opportunité d’optimiser la participation de vos salariés-électeurs pour une large représentation du personnel, tout en maitrisant votre budget.

Comment mettre en place le vote électronique de façon concrète ? Quelles sont les étapes à respecter et l’organisation à mettre en place ?

Faire vivre son CSE avec Voxaly2- Comment faire vivre le dialogue social une fois le CSE mis en place ?

Une fois élu, le CSE devient un élément central de la relation sociale au sein des entreprises. Il doit être intégré dans les échanges avec la direction et doit pouvoir facilement consulter les collaborateurs sur des sujets les concernant.

Il existe des outils numériques qui facilitent cette consultation et permettent, en toutes circonstances, aux membres du CSE de faire remonter les attentes des salariés. Découvrez comment le vote des délibérations à distance continue à jouer un rôle majeur dans le dialogue social.

3- Questions/Réponses

A l’issue de cette séance, nos experts répondent à toutes vos questions pratiques, afin de vous éclairer sur les bonnes pratiques à appliquer au sein de votre organisation.

Speakers

Xavier SÉCHER
Directeur du Développement,
Voxaly

Lætitia LANDELLE
Assistante Commerciale, Voxaly

 

 

Acteurs Publics TV – Interview croisée sur le vote éléctronique dans la fonction publique

Vers une simplification des élections professionnelles dans la fonction publique grâce au vote électronique 

Retenu pour organiser les élections du renouvellement général des membres des CCI (Chambres de Commerce et d’Industrie) et des CMA (Chambre des Métiers et de l’Artisanat) sur l’ensemble du territoire, Voxaly s’inscrit comme partenaire privilégié de ces scrutins, notamment grâce à sa solution de vote électronique.

Dans le cadre de la journée Acteurs publics Solutions du 17 mars dernier, Raphaël Giuliani, Ingénieur d’affaires chez Voxaly, et Patrick Pochet, chef de projet de l’équipe CCI/CMA, ont présenté la solution numérique qui va constituer une innovation majeure lors des élections professionnelles au sein de la fonction publique en 2022.

Voici, in extenso, l’ensemble des sujets qui ont été abordés lors de cette interview croisée animée par Aminata Yade, de la chaîne Acteurs Publics TV.

 

Aminata Yade : Bonjour à tous les deux. Pour vous présenter à nos téléspectateurs, Patrick Pochet, vous êtes Chef de projet CCI et CMA et vous pilotez ce projet pour les deux réseaux.

Patrick Pochet : Tout à fait. Pour rappeler quelques chiffres, dans ce projet nous embarquons une centaine de CCI à l’échelle départementale et une vingtaine de CMA mais qui sont, elles, à l’échelle régionale.

 

A Y  : Raphael Giuliani, vous êtes Ingénieur d’affaires chez Voxaly pour le secteur public. Voxaly a travaillé sur cette solution numérique qui permet la mise en place de ces élections prévues en fin d’année. Pourriez-vous nous en dire plus sur Voxaly, vos missions, l’entité en elle-même ?

Raphael Giuliani : Voxaly est spécialisé depuis plus de 15 ans dans l’organisation de scrutins et d’élections par internet. Et elle est aujourd’hui le premier partenaire des entreprises publiques et privées, avec près d’un millier de scrutins organisés chaque année. C’est une marque du groupe Docaposte qui, à travers différentes filiales, met en place des solutions pour accompagner la transformation numérique des entreprises publiques et privées.

 

A.Y  : L’organisation des élections des membres des CCI, des CMA représente de nombreux défis. Est-ce que vous pouvez nous en dire plus sur le sujet ?

R.G : On est pour la première fois dans un contexte mutualisé puisqu’avant, chaque réseau organisait ses élections chacun de son côté. Il a donc été décidé de mutualiser l’organisation de ce projet ce qui va permettre de mutualiser les moyens et les coûts. Ce sont des scrutins qui sont très volumétriques avec 3,5 millions d’électeurs qui sont appelés à voter pour les CCI et CMA à 15 jours d’intervalle sur des périodes distinctes, en métropole et dans les DOM-TOM.

C’est un scrutin qui est également très décentralisé avec de nombreux contributeurs et gestionnaires qui sont appelés tout au long du scrutin à intervenir et à interagir avec l’application de vote pour, par exemple, charger les électeurs, les mettre à jour, saisir les candidats, les professions de foi, les lois…  Il faut donc enrôler toute cette population et l’application est calibrée de sorte à tenir la charge de sollicitation attendue tout au long du projet.

Il y a d’autres enjeux en matière de sécurité numérique et de protection des données confidentielles évidemment, pour répondre aux nouveaux enjeux de la CNIL et du Règlement Général de la Protection des Données (RGPD).

 

A.Y : Patrick Pochet, quel est l’enjeu d’un projet tel que celui-ci ?

P.P : Pour les CCI et les CMA, j’identifierais 3 enjeux. Le premier, c’est d’embarquer un très grand nombre d’interlocuteurs dans des structures de tailles, de moyens, de problématiques extrêmement différents. Il ne faut bien entendu oublier personne sur le bord de la route et les élections doivent, le 27 octobre, commencer avec tous ces acteurs.

Le deuxième enjeu pour les CCI spécifiquement, est de passer au 100 % internet. Nous en sommes à notre troisième scrutin. En 2010 et 2016 nous avions le vote par correspondance et le vote par internet. Nous avons fait le choix, au vu de l’adhésion remportée par internet en 2016 de passer au 100 % internet. Pour les CMA c’est en revanche une première, ils vont découvrir le vote par internet, le vote par correspondance continue. L’enjeu pour eux est de susciter le maximum d’adhésions au vote par internet de la part des électeurs.

Et le troisième enjeu, il est économique. Il est aussi de diminuer les risques. Il y avait dans le réseau des CMA une compétence de gestion de projet électoral. Nos deux têtes de réseaux, CCI France et CMA France, ont donc choisi de mutualiser cette compétence d’assistance et maitrise d’ouvrage et, très naturellement, nous avons aussi mutualisé le marché dans le cas d’un groupement de commandes. Nous mutualisons le marché de prestations de vote par internet, l’expertise indépendante voulue par la CNIL mais aussi l’assistance et maitrise d’ouvrage. Les économies sont à la hauteur des attentes, nous réalisons globalement 25 % d’économie par rapport à deux élections qui se seraient déroulées séparément, et avec une prise de risques moindre puisque cette compétence est mutualisée entre les deux réseaux.

 

A.Y : D’un point de vue des collectivités, comment les CCI s’appuient-elles sur les territoires ? Comment peut-on embarquer tout le monde dans un projet comme celui-ci ?

P.P : En communiquant énormément. On a greffé sur ce projet, qui est un projet informatique à la base, un volet très important d’animation réseaux. L’animation réseaux ce sont des choses que nos deux têtes de réseaux, CCI France et CMA France, savent parfaitement faire. L’originalité est de greffer cet aspect animation réseaux sur un projet qui est quand même très pointu sur le plan technologique. Voilà comment nous avons embarqué tous ces acteurs, CCI, CMA, préfectures, candidats et puis, il ne faut pas les oublier, les organismes qui présentent des candidats.

 

A.Y : Raphaël Giuliani, quelle solution mettez-vous en place pour susciter l’adhésion de différents interlocuteurs ? À quel niveau de difficultés vous positionnez-vous à ce moment-là ?

R.G : Avec plus d’un millier d’utilisateurs à intégrer au projet, plus de 3,5 millions d’électeurs, la première chose c’est de tout d’abord mettre en place une solution de vote qui soit ouverte, ergonomique, intuitive et qui va permette à tous les intervenants de réaliser leurs interventions selon leurs prérogatives et leurs habilitations. Bien entendu, pour s’assurer que tout le monde va monter à bord, on va mettre en place des sessions de formation, pour former tous les types d’intervenants, et on va également organiser une répétition générale sur une semaine, qui va permettre à chacun de bien connaître son rôle et bien sûr les fonctionnalités qui sont mises à leur disposition pour pouvoir mener à bien les différentes opérations. Bien entendu, au-delà de ces répétions et formations, on a une assistance qui est mise en place dans les moments-clés du scrutin qui permet aux intervenants qui sont en difficulté de pouvoir trouver des réponses.

Moyens humains

Plus de
1 millier
Gestionnaires intégrés au projet

Plus de
3,5 millions
Électeurs

Il faut savoir que c’est une opération qui va durer 10 mois, il y a environ 9 mois de préparation et deux fois 15 jours de scrutin. C’est une opération qui mobilise énormément de ressources chez Voxaly, plus d’une dizaine de personnes qui vont intervenir, dans des compétences très riches comme des gens sont spécialisés dans le développement informatique, hébergement d’applications, direction de projets, imprimerie, éditique… Toute cette équipe va devoir être orchestrée, on va donc mettre en place une gestion de projet dynamique qui va permettre de s’assurer la tenue des délais et des livrables. Ça va se matérialiser par exemple par des réunions périodiques de pilotage et de coordination avec l’équipe projet CCI/CMA, avec à sa tête Patrick Pochet, qui vont nous permettre de gérer correctement ce projet.

A.Y : Patrick Pochet, peut-être pouvez-vous nous éclairer sur les questions de stratégies. Quelle est la stratégie de sensibilisation qui est mise en place ?

P.P : Il faut inlassablement communiquer, informer. Dès la notification du marché, nous avons commencé à expliquer à tous nos partenaires les enjeux, surtout la façon dont nous allions répondre à leurs inquiétudes. Il faut leur expliquer comment nous avons trouver cet équilibre délicat entre la nécessaire sécurité d’un scrutin, qui est fortement encadré par les recommandations de la CNIL, l’ergonomie nécessaire du vote par les électeurs, nos électeurs sont des chefs d’entreprise qui sont motivés mais ont relativement peu de temps à consacrer à cette opération, et les inévitables contraintes technologiques et les habitudes que nos électeurs, qui sont aussi des internautes, ont pu prendre sur internet lorsqu’ils réalisent des opérations un peu sécurisées, comme des opérations bancaires. Un vote nécessite quasiment le même niveau de sécurité.

Toutes ces explications visent les électeurs mais aussi les candidats et les organisations qui les présentent. Nous avons, dès notre premier scrutin en 2010, associé les candidats et les organisations professionnelles aux formations et à toutes les campagnes de sensibilisation avec un grand succès. Nous avons découvert que nous les avions rassurés extrêmement rapidement sur la sécurité du scrutin […].

A.Y : Raphaël Giuliani, quelle place occupe la sécurité dans l’organisation d’un vote par internet ?

R.G : La sécurité est clairement primordiale. Tout d’abord, la solution de vote que l’on va mettre en place doit correspondre à un référentiel général de la sécurité qui est publié par l’administration (RGS V2) et la CNIL a publié de nouvelles recommandations et a défini 3 niveaux de risques en fonction des enjeux du scrutin, de la volumétrie, de l’envergure géographique. En face de chaque niveau, il va falloir mettre un dispositif de sécurité qui permet de garantir que la solution est bien sécure et in fine, que la satiété du scrutin est garantie et que les résultats qui sont produits sont incontestables.

Les élections CCI/CMA sont sur un niveau 3 CNIL, qui est le niveau le plus important. Pour s’assurer la conformité de la solution, CCI et CMA vont mandater un expert indépendant, formé par la CNIL, qui va auditer la solution tout au long du projet. C’est une procédure normale, Voxaly en 2020 a été expertisée 27 fois par 5 experts indépendants différents.

A.Y : En décembre 2022, tous les établissements publics vont devoir réaliser des élections professionnelles sur la même période. Comment le vote électronique peut-il se généraliser dans le secteur public ?

R.G : Le vote par internet connaît un essor progressif dans le secteur public, c’est le cas de la fonction publique d’état depuis un certain temps mais également plus récemment la fonction publique territoriale à travers la publication de décrets qui autorisent le vote par internet dans toutes les strates de la fonction publique territoriale. Voxaly est aujourd’hui déjà très présent au sein du secteur public en accompagnant notamment 5 ministères et de nombreuses collectivités locales. Nous pensons qu’il y encore un axe de développement très fort car tous les établissements publics vont devoir organiser leurs élections professionnelles en décembre 2022 sur une même période. Cela crée des enjeux car pour réaliser toutes ces opérations, il va falloir mobiliser des ressources très importantes et Voxaly, marque du groupe Docaposte, va pouvoir s’appuyer sur les compétences et le vivier de ressources du groupe, compétences qui au quotidien accompagnent les entreprises dans leur transformation numérique.

Nous pensons aussi que le vote par internet va se développer dans le cadre des élections politiques dans un futur proche et c’est d’ailleurs déjà le cas pour les français de l’étranger qui votent par internet pour les législatives ou des partis politiques qui organisent déjà des primaires en prévoyant le vote par internet.

 

P.P : Il n’y a plus d’obstacles majeurs au déploiement du vote par internet, il y a bien entendu toujours la peur du changement, de tout ce qui est nouveau. Si je devais me permettre de faire quelques recommandations aux acteurs publics qui veulent se lancer, la première recommandation serait de ne pas rester seuls, de se regrouper, de partager des expertises qui existent et qui ne demandent qu’à être mutualisées, monter des groupements de commandes, regarder ce que les autres ont fait en termes de marchés… Quand vous montez un marché, n’oubliez pas une phase de négociation. Les prestataires qui vont répondre, vont vous proposer des solutions qui ne vont probablement pas vous parler, il est intéressant de prévoir une phase de négociation pour éclaircir tous ces points. Ne pas surestimer le volet coût, choisir un prestataire de vote par internet n’est pas acheter une ramette de papier. Le volet coût ne devrait pas dépasser 30 % dans les critères d’évaluation des solutions. Et puis surtout, n’hésitez pas à aller vers la CNIL, regardez toutes ses recommandations extrêmement précieuses pour garantir et communiquer auprès des candidats et des organisations professionnelles, des organisations syndicales, pour leur expliquer que cette urne électronique qui n’est peut-être pas aussi transparente qu’une urne en plexiglas, est réellement transparente. Son fonctionnement est parfaitement garanti, son intégrité est garantie par des mécanismes qui sont différents, bien entendu, mais qui existent et que l’on est capables de démontrer.

Délais projet & scrutin

Durée du projet 10 mois

Temps de préparation 9 mois

Durée du scrutin 2x15 jours

 

 

Vote par internet, comment ça marche ?

[WEBINAR] Comment faire voter vos élus CSE avec le renforcement du télétravail ?

Webinar dédié au vote en réunion le mercredi 17 mars de 11h00 à 11h45

Le contexte économique et organisationnel que nous vivons depuis près d’un an a prouvé la capacité d’évolution et d’adaptation de l’ensemble des acteurs afin de maintenir un dialogue social dynamique au sein des organisations.

Alors que le télétravail, les échanges et le vote à distance se démocratisent et se renforcent, l’utilisation des outils numériques s’est fortement développée et a accéléré la transformation de nos structures, tout en permettant de continuer à entretenir un débat social à distance.

 

Vous trouverez également un regroupement des principales Questions et Réponses qui nous sont posées sur le sujet : Lire l’article

L’usage du numérique pour faciliter les échanges et les prises de décision à distance

Conçu pour simplifier l’organisation de vos réunions et permettre le vote des délibérations à distance avec vos représentants du personnel (élus CSE et CAP/CT), notre outil s’enrichit régulièrement de nouvelles fonctionnalités.

Nos derniers webinars dédiés à notre outil de vote en réunion ayant rencontré un grand succès, nous renouvelons cette opération afin de vous présenter cette fois plus en détail les nouvelles fonctionnalités et bonnes pratiques liées à l’outil.

Développées pour et à la demande de nos clients, ces nouvelles fonctionnalités viennent enrichir et fluidifier davantage la gestion de vos réunions avec vos élus :

  • Gestion de l’anonymat du vote (vote anonyme ou non anonyme)
  • Possibilité de paramétrer différents modes de scrutin (vote simple : pour/contre/abstention, choix de vote multiple : scrutin de nom de candidats par exemple)
  • Possibilité de sélectionner tous les participants en un seul clic
  • Zoom sur les fonctionnalités disponibles en cours de réunion

Programme

  • Rappel de la réglementation
  • Le vote à distance en réunion, un outil complémentaire à la visioconférence
  • Paramétrage et vote en 6 étapes
  • Démonstration pratique & focus sur les nouvelles fonctionnalités
  • Questions/Réponses

Speakers

Xavier SÉCHER
Directeur du Développement,
Voxaly

Lætitia LANDELLE
Assistante Commerciale, Voxaly

Morgane TUILLIER
Chef de Produits gamme Signature & gamme RH, Docaposte

 

 

 

[INFOGRAPHIE] Réunions et vote à distance en séance, usages et bilan 2020

L’année 2020 qui s’achève à peine a été exceptionnelle à tous les égards. Nous vivons, depuis le début de cette année, une crise sanitaire inédite qui a un impact retentissant sur notre organisation personnelle mais également, par rebond, sur l’ensemble des entreprises et organisations de notre société.

Chacun a du s’adapter au fil des jours et des semaines en s’appropriant de nombreux outils numériques tels que les plateformes collaboratives, systèmes de visioconférence et outils de partage à distance de documents.

Le maintien du dialogue social au sein des entreprises privées et des organismes publics

Au cœur de cette transformation de notre quotidien, le dialogue social au sein des organisations ne pouvait pas rester en recul et les solutions numériques de vote à distance et de vote en réunion sont alors devenues incontournables.

En effet la pandémie liée au Covid-19 a perturbé l’organisation des réunions des instances représentatives du personnel, telles que le CSE (Comité Social et Économique) et d’autres types de commissions dans le domaine privé ainsi que les CAP (Commission Administrative Paritaire), CT (Comité Technique) et CCP (Commission Consultative Paritaire) dans le domaine public.

Le vote à distance au service des assemblées générales et collectivités territoriales

Nombreuses sont les instances qui, malgré la situation sanitaire actuelle, doivent pouvoir débattre et délibérer sur les sujets qui permettent à nos organisations, associations et institutions de continuer à faire vivre la démocratie dans le dialogue et la transparence.

Le vote à distance dans un contexte de crise sanitaire et plus largement suite à la mutation des infrastructures et des organisations s’adapte aussi parfaitement dans le cadre des assemblées générales, assemblées générales de copropriété, conseils en collectivité, assemblées territoriales, conseils communautaires, autres commissions diverses et variées.

Focus sur l’utilisation de notre outil de vote à distance en séance en 2020

Conçu et développé il y a 3 ans, notre outil de vote électronique dédié aux réunions et prises de décision collectives permet à chaque participant d’exprimer officiellement son vote quelle que soit sa situation géographique et quel que soit le device utilisé (ordinateur, tablette ou smartphone).

Tout comme l’année dernière avec notre bilan annuel dédié aux élections CSE, nous avons imaginé une infographie qui permet de voir à quel point le vote en réunion a été fortement utilisé durant cette année si particulière et plus spécifiquement durant les deux périodes de confinement.

Infographie vote en séance Voxaly

Une suite d’outils dédiés à l’animation et à la gestion des relations sociales

Voxaly vous accompagne dans la mise en place de votre dialogue social avec des outils simples, intuitifs et sécurisés, au service de vos équipes RH, relations sociales et vos élus CSE. Tous nos outils s’adaptent parfaitement aux besoins d’animation des IRP aussi bien dans le secteur privé que public.

Nos experts sont à votre disposition pour répondre à vos interrogations, organiser simplement et rapidement une démo et ainsi vous guider dans la mise en place de ces outils : suivi des heures de délégation, BDES (Base de Données Economiques et Sociales), vote électronique en réunion.

 

 

 

[WEBINAR] Vote en réunion CSE | Comment permettre le maintien du dialogue social et la poursuite de l’activité économique ?

Webinar dédié au vote en réunion à distance le vendredi 20 novembre de 11h30 à 12h15

La crise sanitaire que nous vivons depuis plusieurs mois et la situation de confinement qui s’impose à nouveau à nous ont des conséquences importantes sur l’animation de la relation sociale dans nos organismes privés et publics.

Dans cette situation exceptionnelle, la consultation des instances représentatives du personnel (CSE et CAP/CT) nécessite de mettre en place des fonctionnements nouveaux et agiles pour assurer la continuité du dialogue social et la poursuite de l’activité économique. Il est plus que jamais nécessaire de pouvoir organiser et assurer la validation des décisions conjointes sans contestation possible, notamment grâce à la mise en place du vote à distance.

Voxaly propose un outil de vote électronique intuitif dédié aux instances représentatives du personnel du secteur privé et public.

Vous trouverez également un regroupement des principales Questions et Réponses qui nous sont posées sur le sujet : Lire l’article

 

Conforme aux mesures d’urgence prises par le gouvernement dans le cadre de l’épidémie de Covid-19 (ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 et ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020), l’outil de vote en réunion permet à chaque élu et participant d’exprimer officiellement son vote, de façon totalement anonyme et sécurisée, quelle que soit sa situation géographique et quel que soit le terminal digital utilisé (ordinateur, tablette ou smartphone). L’organisation des réunions et délibérations est laissée à la charge du président ou secrétaire de séance, qui envoie les invitations et suit les votes en temps réel.

Au cours de ce webinar, une démo vous sera proposée. Vous pourrez ainsi découvrir concrètement comment l’outil de vote en réunion vous permet de consulter vos élus, afin d’assurer le maintien du dialogue social, tout en respectant le cadre réglementaire.

Programme

  • Contexte et réglementation
  • Le vote à distance en réunion, un outil complémentaire à la visioconférence
  • Paramétrage et vote, un processus simple en 6 étapes
  • Démonstration pratique
  • Autres outils de pilotage des relations sociales

Speakers

Xavier SÉCHER
Directeur du développement,
Voxaly

Lætitia LANDELLE
Assistante commerciale, Voxaly

Morgane TUILLIER
Chef de produits gamme Signature & gamme RH, Docaposte

 

Vote en réunion, consultation des élus CSE à distance – Questions/Réponses

Depuis déjà plusieurs années et surtout durant les derniers mois, les outils proposés par Voxaly en matière de consultation et vote à distance des instances représentatives du personnel (IRP) ont permis de répondre à de fortes attentes de la part des organisations.

Le vote en réunion, une nécessité pour les entreprises privées et organismes de la fonction publique

Qu’il s’agisse d’entreprises privées ayant pour objectif de maintenir un dialogue social permanent pour l’animation de leur CSE, ou de structures publiques ayant besoin de consulter leur CAP (Commission Administrative Paritaire) et leur CS (Comité Social), nos équipes sont engagées aux côtés de nombreux clients pour animer la gestion des relations sociales au cœur des organisations.

Nous avons d’ailleurs animé en 2020 un premier webinar sur le sujet de la consultation des élus CSE à distance en juin, suivi d’un second webinar dédié au vote en réunion CSE en novembre.

Plus récemment, en mars 2021, nous avons organisé un nouveau webinar intitulé « Comment faire voter vos élus CSE avec le renforcement du télétravail ? » afin de présenter les nouvelles fonctionnalités de notre outil de vote en réunion.

Forts de notre expérience, nous avons souhaité mettre en avant les questions les plus courantes afin de vous permettre de mieux appréhender cet outil et de pouvoir juger de sa pertinence au sein de vos organisations.

Découvrez les questions les plus fréquemment posées par nos clients

Quel est le process de mise en œuvre avec nos élus ? Voxaly fait une présentation, une démo ou formation aux élus ?

Nos équipes sont à votre disposition pour réaliser une simple présentation de l’outil ou si vous le souhaitez, pour assurer une formation de notre outil auprès de la personne référente de l’instance.

L’outil est t-il hébergé en France ?

Oui, toutes les solutions Voxaly sont hébergées en France métropolitaine, plusieurs Datacenters répartis sur le territoire sont concernés.

Y a t-il une extraction finale de la réunion avec l'ensemble des résultats de toutes les délibérations ?

Il y a un archivage automatique de chaque réunion avec tous les votes effectués lors de celles-ci. Il est ensuite possible de consulter chaque délibération.

Peut-on importer les instances définies dans les autres outils de gestion des Relations Sociales (Suivi des heures de délégation, BDES…) ?

Actuellement ce n’est pas encore le cas, mais nous y travaillons.

Peut-on clôturer la délibération avant d’avoir reçu les votes de tous les participants ?

Oui, à tout moment l’administrateur peut clôturer un vote, il convient de convenir d’une règle avec les participants avant de commencer la réunion. En effet, un participant ne peut bloquer un dépouillement en ne votant pas.

Qui choisit si le vote est anonyme ou non anonyme ?

C’est l’administrateur qui pilote la réunion qui est le seul habilité à faire ce choix. En aucun cas un participant peut modifier le paramétrage de l’outil.

Est-il possible de modifier l'anonymat entre deux délibérations ?

Oui, avant d’ouvrir le vote d’une délibération, il est encore possible de choisir entre « vote anonyme » (par défaut) ou « vote non anonyme » (que nous appelons vote public), selon le type de délibération proposée aux électeurs.

Les élus ont-ils accès à l'historique des votes ?

Tous les résultats sont accessibles depuis l’interface sécurisée du gestionnaire.

Sur demande des élus, le gestionnaire peut leur transmettre l’historique des votes.

Devons-nous créer les participants pour chaque réunion ?

Non, les participants sont inscrits, « une fois pour toute », en amont de la première réunion.

Si nécessaire, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un participant quand vous le souhaitez.

Peut-on changer les votants en cours de réunion ?

Une réunion peut être réinitialisée avant l’ouverture de la première délibération.

Les votants peuvent être modifiés entre chaque délibération.

Quel est le taux d'échec d'un vote ? Si un élu ne parvient pas à voter, cela risque d'invalider la délibération ?

A ce jour, nous n’avons enregistré aucun échec. Si pour une raison technique un vote depuis une connexion via un smartphone ne fonctionne pas, l’élu a toujours la possibilité de se connecter via un PC ou inversement.

Un vote non enregistré sera comptabilisé dans les abstentions, sans remettre en cause la validité du vote.

Est-ce nécessaire de faire une info consultation pour mettre en place ce type d'outil ? Comment définir les modalités de mise en place de ce vote avec les élus ? Accord ou règlement intérieur ? Peut-on le mettre en place par décision unilatérale de l'employeur ?

Le  Décret n°2016-453 du 12 avril 2016 a permis de fixer et préciser certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel, dont la visioconférence.

Le recours à la visioconférence, pour réunir une instance à distance, est autorisé par accord entre l’employeur et les représentants du personnel. Dans ce cas, la visioconférence est accompagnée d’une solution de vote électronique.

En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile.

L’article 6 de l’ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 portant mesures d’urgence relatives aux instances représentatives du personnel précise que par dérogation aux dispositions des articles L. 2315-4 et L. 2316-16 du code du travail, le recours à la visioconférence est autorisé pour l’ensemble des réunions du comité social et économique et du comité social et économique central, après que l’employeur en a informé leurs membres.

Oui, vous pouvez mettre en place le « Vote à distance en séance » sur DUE, même s’il est toujours préférable de privilégier un dialogue constructif avec vos représentants syndicaux.

Votre outil est-il transposable à d’autres réunions que celles d’un CSE ?

Oui, notre outil peut être utilisé pour différentes instances autres que le CSE, comme par exemple, les CAP, CS, Comités, Conseils, Commissions … etc.

Peut-on avoir une idée des coûts de cet outil ?

Il s’agit d’un abonnement annuel, c’est donc un forfait pour les 12 mois à venir, sans aucune limitation du nombre de réunions organisées.

Le coût de l’abonnement annuel est de 2 350 € HT pour une instance, mais vous bénéficiez d’un tarif dégressif selon le nombre d’instances concernées.

Notre équipe est à votre disposition pour vous adresser une proposition commerciale détaillée.

Quel est le nombre de votes maximum que peut supporter l'outil svp ?

Pour les CSE, il est assez rare d’avoir plus de 35 titulaires et concernant les autres types d’instances comme les conseils, commissions ou autres comités, nous avons eu jusqu’à 75 participants/votants.

Notre outil de vote en réunion peut supporter une volumétrie très importante, mais par expérience, parce que systématiquement couplé à une conférence téléphonique et/ou en « visio », le nombre de votants est compris entre quelques personnes et quelques dizaines de personnes.

Sur le mois d’avril 2020, Voxaly a enregistrée 293 réunions et a lancé 3 734 invitations, soit une moyenne de 12,7 votants par réunion.

Pendant quelle durée chaque votant peut-il voter ? Peut-on paramétrer cette durée ?

La durée de vote pour chaque délibération est variable.

En effet, l’organisateur gère l’ouverture et la fermeture du vote pour chaque délibération.

Le tableau de pilotage indique en temps réel le nombre de choix exprimés, c’est-à-dire la participation.

Est-il possible de joindre un document à l’invitation ? Par exemple, le texte de la délibération.

Notre outil ne permet pas de joindre un document à l’invitation reçue par l’élu pour voter. Cependant, vous pouvez envoyer tout document via votre outil de visioconférence ou par tout autre moyen en amont de votre réunion.

Je fais partie d'une petite entreprise de 27 personnes. Voxaly ne concerne que les grandes entreprises ?

Notre outil de vote en séance s’adresse aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité.

Son faible coût rend l’outil accessible aux petites structures souhaitant bénéficier de ses nombreux avantages.

Comment avoir la confirmation que c’est la bonne personne qui vote ?

Chaque votant reçoit, pour chaque réunion, un lien de connexion unique qui expire automatiquement à la fin de la réunion.

De plus, le votant est reconnu facialement (visio) et/ou vocalement (call).

Est-il possible de voter deux fois dans le cadre d’une délégation de pouvoir ?

Oui, la gestion des pouvoirs permet à un électeur de voter plusieurs fois si il est porteur d’un ou plusieurs pouvoirs.

Peut-on envisager une utilisation ponctuelle de cet outil ?

Oui, l’outil peut-être utilisé ponctuellement, mais sa finalité est bien d’améliorer le dialogue social tout au long de l’année.

Pour aller plus loin

Il s‘agit en partie des questions qui nous sont posées lorsque nous sommes sollicités pour mettre en place un outil de vote à distance en réunion.

Ces questions nous ont également été posées lors de notre dernier webinar dédié au vote en réunion CSE .

Toutes nos équipes sont à votre disposition pour étudier vos projets et répondre à vos questions spécifiques.

 

Contexte et organisation de la tenue d’une assemblée générale à distance

Organisation d’une assemblée générale à distance

Tenir une assemblée générale physique dans le contexte actuel et la situation sanitaire incertaine est devenu un exercice assez difficile à envisager. D’autant plus que lors de ces assemblées générales, des résolutions sont soumises à des discussions et à des séances de vote qui doivent permettre de valider des décisions.

Dès lors, comment les entreprises, les associations, les mutuelles, les sociétés d’assurances et les banques peuvent-elles continuer à envisager une tenue de leurs assemblées sans faire prendre un risque sanitaire à leurs actionnaires/adhérents/sociétaires, tout en assurant la validité des délibérations et des scrutins mis en place ?

Un contexte juridique favorable à la mise en place d’outils numériques et qui assouplit les règles.

Une législation favorisant le recours à la visioconférence et au vote électronique :

Le décret du 10 avril 2020 est venu préciser les modalités d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé et qui est intervenue après la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19.

Le décret n° 2021-255 du 9 mars 2021 proroge la durée d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 jusqu’au 31 juillet 2021.

Au-delà de ce dispositif juridique, les entreprises, organismes et associations bénéficient également d’une durée rallongée pour l’approbation des comptes. Elles disposent donc d’un peu plus de latitude pour organiser des assemblées générales à distance.

Plus de souplesse pour la mise en place d’un vote par correspondance ou « pré-AG »

La même ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020, dont les mesures sont applicables depuis le 12/03/2020, apporte de la souplesse concernant le vote par correspondance en amont de l’assemblée générale dit vote pré-AG.

En effet, avant le contexte de pandémie mondiale, les entreprises et personnes morales pouvaient avoir recours à l’envoi de convocations et la mise en place d’un vote par correspondance mais cela devait être précisé dans les statuts.

L’ordonnance assouplit le dispositif et permet de recourir au vote pré-AG sans qu’il soit préalablement inscrit dans les statuts. Il est donc possible de remplacer directement les assemblées générales par l’organisation de votes par correspondance en amont de la date de tenue de l’assemblée générale.

Solutions proposées par Voxaly pour les assemblées générales à huis clos

Expert reconnu dans ce domaine, Voxaly organise des assemblées générales à distance quel que soit le choix des organisateurs, notamment dans ce contexte particulier. Voxaly est ainsi force de proposition afin d’apporter la meilleure réponse à vos besoins.

– Remplacement de l’assemblée générale jour J par une solution de vote pré-AG complète avec convocation à distance, envoi des résolutions et mise en place d’un site de vote électronique sécurisé pour l’ensemble des participants. Il s’agit d’un process AG largement adopté par nos clients.

– Mise en place d’une assemblée générale dématérialisée jour J

Un site de vote à distance au cœur du dispositif

Modalités de participationAssemblée générale à distance - résolutions

 

L’assemblée générale nécessite le recueil de l’assentiment des actionnaires/adhérents/sociétaires sur un certain nombre de résolutions qui seront adressées soit par avance en cas de pré-AG, soit en direct en cas d’AG jour J.
Pour cela, Voxaly propose dans son dispositif global la mise en place d’un site de vote sécurisé et multi-supports (desktop, tablette et mobile) qui permettra de valider les délibérations.

Ils nous font déjà confiance

Voxaly intervient depuis longtemps dans la mise en place d’assemblées générales à distance.

Assemblée générale - Logo MACSFAssemblée générale - Logo CasdenAssemblée générale - Logo Mutuelle SGAssemblée générale - Logo AFERAssemblée générale - Logo BREDAssemblée générale - Logo Banque populaireAssemblée générale - Logo credit cooperatifAssemblée générale - Logo AvivaAssemblée générale - Logo GDF suezAssemblée générale - Logo Société généraleAssemblée générale - Logo MNHAssemblée générale - Logo MAIFAssemblée générale - Logo Crédit agricoleAssemblée générale - Logo AFCDP

[WEBINAR] Comment consulter vos élus CSE à distance et ainsi maintenir le dialogue social ?

Webinar dédié au vote en séance le mardi 16 juin de 11h00 à 11h30

Durant cette période exceptionnelle, les entreprises ont besoin de consulter leurs représentants du personnel et peuvent le faire à distance via des outils numériques sécurisés dédiés.

Le recours à la visioconférence est évidemment une bonne solution. Mais dans le cadre des décisions qui doivent être prises par les organisations représentatives des salariés, telles que les CSE (Comité Social et Economique), les visioconférences ne règlent pas la problématique de la prise de décision et notamment du vote à distance.

Afin d’accompagner la continuité du dialogue social malgré les contraintes posées par la crise, notre outil de vote électronique dédié aux instances représentatives du personnel est conforme aux mesures d’urgence prises par le gouvernement dans le cadre de l’épidémie de Covid-19 (ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 et ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020).

Simple d’utilisation, très rapide à mettre en œuvre, notre outil de vote en séance délivre immédiatement les résultats des votes pour tous les participants.

Au cours de ce webinar, une démo vous sera proposée. Vous pourrez ainsi découvrir concrètement comment l’outil de vote en séance vous permet de consulter vos élus, afin d’assurer le maintien du dialogue social, tout en respectant le cadre réglementaire.

Programme

  • Contexte et réglementation
  • Présentation des outils de pilotage des relations sociales
  • Focus sur l’outil de vote en séance
  • Démonstration de l’outil de vote en séance

Speakers

Xavier SÉCHER
Directeur du développement,
Voxaly

Lætitia LANDELLE
Assistante commerciale, Voxaly

Morgane TUILLIER
Chef de produits gamme Signature & gamme RH, Docaposte

 

Vote à distance pour les collectivités territoriales

Tous les organismes privés comme publics sont impactés dans leur organisation face à l’épidémie du Covid-19. Les gestes barrières et de distanciation sociale prévalent dans ce contexte afin d’assurer la santé de tous les citoyens. Néanmoins, cette situation ne doit pas bloquer le fonctionnement de nos institutions et le vote à distance est une solution possible pour permettre la continuité de la vie des institutions.

outil vote collectivités territoiriales

Conseils municipaux, assemblées territoriales, conseils communautaires, nombreuses sont les instances qui, malgré la situation sanitaire actuelle, doivent pouvoir débattre et délibérer sur les sujets qui permettent à nos institutions de continuer à faire vivre la démocratie locale dans le dialogue et la transparence.

D’ores et déjà des villes comme Rennes ou Châlons en Champagne ont adopté des solutions de tenues de leurs séances municipales en visioconférence mais la prise de décision, les délibérations et le vote des résolutions restent complexes.

Voxaly propose un outil de vote à distance sécurisé qui permet aux communes, aux conseils municipaux et conseils communautaires de valider les décisions sans besoin de présence physique de leurs membres.

Outil de vote à distance pour faciliter le fonctionnement des collectivités

Un préalable important : le cadre légal

Le cadre réglementaire favorise l’utilisation des outils digitaux
L’article 11 de  LOI n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 adapte le droit applicable au fonctionnement des établissements publics et des instances collégiales administratives, y compris les organes dirigeants des autorités administratives ou publiques indépendantes, notamment les règles relatives à la tenue des réunions dématérialisées ou le recours à la visioconférence.

Par ailleurs la CNIL a fait évoluer sa recommandation de 2010 sur le vote électronique.

Voxaly propose un outil clé en main qui associe la gestion de vos réunions de conseils ET le vote à distance pour les délibérations.

Cet outil a été conçu pour vous permettre de gérer facilement l’organisation de vos instances de délibérations à distance (conseil municipal, conseil communautaire…), tout en garantissant le secret absolu des votes. Les résultats sont disponibles instantanément pour chacun des participants/élus via smartphone, tablette ou ordinateur.

outil vote à distance conseil municipal

Les principales fonctionnalités de l’outil de vote à distance :

vote collectivités - création des réunionsCréation des réunions et délibérations :

  • Créez rapidement et simplement autant de réunions que vous le souhaitez : pour chaque réunion, vous déterminez la date, l’heure, l’ordre du jour…
  • Saisissez les délibérations à voter

vote collectivités - Envoi des invitationsEnvoi des invitations aux participants/élus :

  • Vous pouvez contrôler et modifier les coordonnées des participants/élus
  • En un clic, envoyez les invitations à voter
  • Les participants reçoivent instantanément un SMS ou un Email les invitant à se connecter pour voter

vote collectivités - ouverture et suivi des votesOuverture, suivi et clôture des votes :

  • Vous gérez l’ouverture, le suivi et la clôture des votes en temps réel
  • Le dépouillement et le partage des résultats se fait automatiquement en séance

 

Les + produits de notre outil de vote en réunion à distance

outil de vote électronique - Voxaly

  • Conformité légale et réglementaire, le vote est anonyme et sécurisé
  • Outil simple et intuitif, garantissant la conformité du scrutin
  • Accès instantané au vote via smartphone, tablette ou ordinateur
  • Mise en place et dépouillement instantanés
  • Personnalisation de l’interface pour la commune ou l’assemblée territoriale
  • Centralisation des informations, historique des réunions et résultats des délibérations des conseils
  • Gain de temps, optimisation des frais généraux & des dépenses
  • Facilité de mise en œuvre & accessibilité (mode Saas) 24h/24, 7j/7
  • Hébergement en France
  • Dématérialisation des échanges entre le président du conseil et les conseillers municipaux

Ils utilisent notre outil de vote en séance

Notre outil de vote à distance répond en effet aux besoins des instances du secteur public (comité central pour les universités, conseil municipal, conseil communautaire, instances représentatives du personnel CAP/CS pour les collectivités territoriales) et du secteur privé (instances représentatives du personnel CSE).

 

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