Le vote par Internet – Intervention d’Emmanuel Grua, directeur général chez Voxaly

Directeur général chez Voxaly, leader du vote électronique en France, Emmanuel Grua est intervenu lors d’une conférence-débat au sujet du vote par Internet. Des principes techniques et organisationnels aux enjeux du vote électronique, il dresse l’état de l’art de cette technologie numérique.

 

Généralités autour du vote par Internet

Le développement d’un système de vote dématérialisé

En 1969, l’arrivée des premières machines à voter signe le début d’un changement au niveau des modalités de vote. L’évolution continue sur la fin du 20e siècle, jusqu’à la lecture automatisée des bulletins de vote en 1998.

L’année 2000 est marquée par les premières expériences de vote par Internet en France, accompagnées en 2003 par les premières recommandations de la CNIL sur le chiffrement des bulletins de vote. De nouvelles délibérations apparaissent au fur et à mesure de la démocratisation du vote par Internet : autorisation du vote électronique dans les entreprises, révision des exigences de sécurité, etc. En 2019, 3 niveaux de sécurité sont définis par la CNIL afin de déterminer les éléments à mettre en place pour sécuriser le processus de vote.
Cela fait donc plus de 15 ans que le milieu professionnel a recours au vote électronique. Les organisations utilisant ce système de vote ont constaté plusieurs avantages tels qu’un gain financier, une simplicité d’organisation et une amélioration de la sécurité du scrutin, moins sujet aux contestations.

Fonctionnement du vote par Internet dans le cadre des élections professionnelles

Un protocole électoral décrivant le processus d’organisation, les moyens de communication, les modalités d’authentification ou encore le rôle des différents intervenants est mis en place et coconstruit avec les organisations syndicales.

Une fois le protocole établi, les données de références sont collectées et insérées dans le système de vote afin de le paramétrer. Vient ensuite la phase de communication, impliquant l’envoi des modalités de connexion aux utilisateurs. Ceux-ci peuvent alors exprimer leur choix. Le dépouillement et la génération automatisée des résultats interviennent à la fin de la période de vote.

Plusieurs principes de sécurité doivent être respectés dans la mise en place du vote électronique par Internet. Ces notions de sécurité fondamentales sont l’anonymat, la confidentialité, l’intégrité, le scellement du dispositif, le contrôle de conformité, et la transparence du système de vote (vérifiabilité individuelle et universelle).

Conférence-débat avec Emmanuel Grua : état de l’art autour du vote électronique

Les enjeux et axes de réflexion au sujet du vote politique par Internet

L’une des principales questions autour de la mise en place du vote électronique par Internet concerne le taux de participation. Est-ce que la mise en place d’un vote par Internet pourrait inverser la baisse de la participation ? Emmanuel Grua se saisit de la question en évoquant le fait que les 25 % d’électeurs non-inscrits ou mal-inscrits sont le principal facteur d’abstentionnisme constant.

À titre d’exemple, les élections législatives de 2002 ont enregistré un taux d’abstention de 35,6 % au 1er tour, quand celles de 2017 ont atteint un taux d’abstention de 51,3 %. Au second tour, ce taux s’est élevé à 57 %. L’abstention est devenue majoritaire aux législatives.

Emmanuel Grua, Directeur général – Voxaly

Selon lui, la mise en place d’une solution technique comme le vote par Internet ne peut permettre, à elle seule, d’augmenter cette participation. En effet, la baisse de la participation serait davantage liée au manque d’intérêt des Français pour la vie politique du pays.

La politique favorable à la mise en place du vote par Internet

Instaurer une solution de vote par Internet ne favorise pas forcément la participation, mais les moyens de communication pourraient, eux, avoir une influence. Les mails et messages envoyés permettent d’effectuer régulièrement des relances massives et de susciter l’intérêt : la participation pourrait donc augmenter en conséquence.

Déployer le vote par Internet pour les élections politiques serait une solution pour simplifier et moderniser les opérations. Cela pourrait également être une solution pour réintégrer certaines catégories de population, comme les plus jeunes. Depuis peu, les politiques se sont engagés dans une demande de progression du système de vote par Internet. En ce sens, l’Assemblée nationale a lancé, en juin 2021, un groupe de travail sur la modernisation des modalités de vote, le système de vote par Internet ou encore le retour du vote par correspondance font donc partie des sujets évoqués.

Emmanuel Grua soulève ici quelques axes de réflexions concernant les modalités de vote par Internet. Ce système de vote doit d’une part garantir l’accessibilité du dispositif à tous les électeurs. Il est également nécessaire de pouvoir s’assurer de l’identité et du consentement de l’électeur, d’être en mesure de contrer les cyberattaques, de prendre acte de l’absence de rituel républicain, et de s’assurer de la transparence des résultats.

 

 

Copropriété : pourquoi de nombreuses AG vont encore devoir se tenir à distance ? Exemplaire

Les assemblées générales de copropriété ont connu de nombreux bouleversements depuis le début de la crise sanitaire. Audio ou visioconférences, ou encore vote à distance ont rythmé la vie des copropriétaires, tenus de s’adapter à ces changements. Bien que depuis le 9 juin 2021, les AG de copropriétés puissent de nouveau se tenir en présentiel, cela risque de ne concerner qu’une partie de ces réunions.

Voxaly AG de copropriété avec Voxaly

Reprise en présentiel pour les AG de copropriété : à quelles conditions ?

Alors que les règles d’assouplissement autorisent, depuis le début du mois de juin, un retour au présentiel pour les assemblées générales de copropriété, la plupart d’entre elles devraient continuer de se tenir à distance. Est-ce un mode d’organisation qui leur convient mieux ? Rien n’est sûr, mais ce n’est en tout cas pas le motif invoqué. La cause du maintien des AG à distance réside essentiellement dans le fait que la plupart des syndics ne peuvent respecter la jauge de 4 m² par personne lors de la tenue de la réunion.

Il est en effet particulièrement difficile de respecter cette condition pourtant essentielle, notamment pour les grandes copropriétés. Celles-ci n’auraient comme seul autre recours que de louer des salles leur permettant de respecter cette jauge : un surcoût non négligeable pour les copropriétés. De même, la crainte du Covid-19 est toujours bel et bien présente, et pourrait dissuader certains copropriétaires de se rendre physiquement à l’AG.

Organisation des AG à distance : une alternative toujours possible

Le 25 mars 2020, pour répondre à l’état d’urgence sanitaire, l’ordonnance n° 2020-321 faisait état des aménagements prévus pour la convocation, la participation et les délibérations lors des assemblées. Évidemment, pour permettre aux copropriétaires de discuter des décisions essentielles à prendre pour l’immeuble, la tenue de l’AG en visioconférence est toujours d’actualité et fait partie des alternatives autorisées. Si les propriétaires les plus au fait des nouvelles technologies participent sans mal aux AG à distance, les autres ont toujours la possibilité de voter par correspondance.

Dans tous les cas, la loi 2021-689 du 31 mai 2021 relative à la gestion de la sortie de crise sanitaire indique que les syndics ont cette possibilité jusqu’au 30 septembre 2021.

Des difficultés d’organisation en lien avec les incertitudes

Cette tenue à distance des AG pourrait rester au goût du jour pendant encore quelque temps. Outre les difficultés d’organisation liées au respect des distances et des gestes barrières, l’annulation des assemblées générales censées se tenir en présentiel peut avoir de lourdes conséquences pour les copropriétés. En effet, pour les syndics, cela a pu être problématique en 2020 pour le renouvellement de leur mandat. De nombreuses assemblées générales ont dû être reportées ou organisées autrement, perturbant alors le fonctionnement habituel et la tenue des AG.

Les AG dématérialisées, utiles pour les copropriétés

Qu’il s’agisse du vote par correspondance comme du vote électronique, le vote à distance a été d’une grande utilité ces derniers mois, surtout pour les questions urgentes relatives aux copropriétés.

Devant les difficultés à respecter la jauge des 4 m² pour les grandes copropriétés, l’organisation des AG de copropriété à distance et l’utilisation du vote par correspondance pourraient être maintenues pour encore quelques mois. Il faudra en effet attendre la fin des restrictions sanitaires, ou un nouvel assouplissement, avant un retour à la normale.

L’AG à distance pour répondre aux obligations

Selon l’article 14-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, toute copropriété doit organiser au moins une assemblée générale par an, au plus tard six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent. Cette réunion permet de prendre des décisions au sujet de l’immeuble, comme les travaux à réaliser. De nombreuses copropriétés ont vécu l’arrivée de la crise sanitaire comme un bouleversement, puisque les différentes modalités d’organisation et de vote dont elles disposaient ne reposaient que peu sur le distanciel.
Compte tenu de la situation exceptionnelle, certains syndics de copropriété dont le contrat expirait entre le 12 mars et le 23 juillet 2020 ont pu disposer d’un délai supplémentaire en 2020 concernant la durée de leur mandat. La plupart des questions considérées non urgentes ont été reportées à une date ultérieure. Des réunions de copropriété ont tout de même pu être organisées durant la période de crise, par visioconférence, et par le biais du vote par correspondance.

Absence de syndic : comment organiser l’AG à distance ?

La bonne gestion des immeubles dépend souvent du syndic de copropriété. Le passage du Covid dans l’Hexagone comme ailleurs a été problématique pour le renouvellement des syndics ou leur changement. Il peut s’agir d’un problème de taille, puisque la loi du 10 juillet 1965 a rendu obligatoire la nomination d’un syndic pour toute copropriété. Le délai supplémentaire qui leur a été accordé l’an dernier, et la mise en place quasi systématique des AG en distanciel ont finalement permis de limiter l’absence de syndic. Néanmoins, il existe des solutions pour les copropriétés n’ayant pu renouveler leur syndic, inscrites dans la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques. Ainsi, tout copropriétaire peut convoquer une assemblée générale afin de désigner, par vote, un syndic. À défaut, le tribunal de grande instance peut être saisi afin de désigner le syndic chargé de la gestion de l’immeuble en copropriété.

[WEBINAR] AG de copropriété : comment passer au vote électronique, en présentiel et à distance ?

Webinar dédié aux AG de copropriété le mercredi 22 septembre de 11h00 à 11h30

De nombreuses assemblées générales de copropriétaires se sont tenues et vont continuer à se tenir, à la fois en présentiel et à distance. Audio ou visioconférences, ou encore vote à distance ont rythmé la vie des copropriétaires, tenus de s’adapter à ces changements.

Pour assurer le vote des résolutions à distance, tout en garantissant la sécurité sanitaire des participants et le maintien du vote en présentiel, le recours au vote électronique est devenu essentiel.

Un contexte réglementaire favorable à la mise en place des solutions de vote électronique à distance

Du côté de la législation, des mesures ont été prises pour assouplir les règles et favoriser la mise en place de solutions de vote comme le vote électronique. Différents décrets sont venus préciser les nouvelles modalités concernant l’organisation du vote pour les copropriétaires.

Syndic de copropriété, vous souhaitez mettre en place un vote à distance pour votre prochaine assemblée générale ?

Ce webinar a été conçu pour répondre à toutes vos interrogations au sujet du vote à distance en AG de copropriété.

Au programme

  • Contexte et réglementation
  • Le vote à distance en AG de copropriété, un outil complémentaire à la visioconférence
  • Paramétrage et vote
  • Démonstration pratique
  • Questions/Réponses

Speakers

Tanguy HOC
Directeur Commercial,
Voxaly

Lætitia LANDELLE
Assistante Commerciale, Voxaly

 

 

 

Copropriété : pourquoi de nombreuses AG vont encore devoir se tenir à distance ?

Les assemblées générales de copropriété ont connu de nombreux bouleversements depuis le début de la crise sanitaire. Audio ou visioconférences, ou encore vote à distance ont rythmé la vie des copropriétaires, tenus de s’adapter à ces changements. Bien que depuis le 9 juin 2021, les AG de copropriétés puissent de nouveau se tenir en présentiel, cela risque de ne concerner qu’une partie de ces réunions.

Voxaly AG de copropriété avec Voxaly

Reprise en présentiel pour les AG de copropriété : à quelles conditions ?

Alors que les règles d’assouplissement autorisent, depuis le début du mois de juin, un retour au présentiel pour les assemblées générales de copropriété, la plupart d’entre elles devraient continuer de se tenir à distance. Est-ce un mode d’organisation qui leur convient mieux ? Rien n’est sûr, mais ce n’est en tout cas pas le motif invoqué. La cause du maintien des AG à distance réside essentiellement dans le fait que la plupart des syndics ne peuvent respecter la jauge de 4 m² par personne lors de la tenue de la réunion.

Il est en effet particulièrement difficile de respecter cette condition pourtant essentielle, notamment pour les grandes copropriétés. Celles-ci n’auraient comme seul autre recours que de louer des salles leur permettant de respecter cette jauge : un surcoût non négligeable pour les copropriétés. De même, la crainte du Covid-19 est toujours bel et bien présente, et pourrait dissuader certains copropriétaires de se rendre physiquement à l’AG.

Organisation des AG à distance : une alternative toujours possible

Le 25 mars 2020, pour répondre à l’état d’urgence sanitaire, l’ordonnance n° 2020-321 faisait état des aménagements prévus pour la convocation, la participation et les délibérations lors des assemblées. Évidemment, pour permettre aux copropriétaires de discuter des décisions essentielles à prendre pour l’immeuble, la tenue de l’AG en visioconférence est toujours d’actualité et fait partie des alternatives autorisées. Si les propriétaires les plus au fait des nouvelles technologies participent sans mal aux AG à distance, les autres ont toujours la possibilité de voter par correspondance.

Dans tous les cas, la loi 2021-689 du 31 mai 2021 relative à la gestion de la sortie de crise sanitaire indique que les syndics ont cette possibilité jusqu’au 30 septembre 2021.

Des difficultés d’organisation en lien avec les incertitudes

Cette tenue à distance des AG pourrait rester au goût du jour pendant encore quelque temps. Outre les difficultés d’organisation liées au respect des distances et des gestes barrières, l’annulation des assemblées générales censées se tenir en présentiel peut avoir de lourdes conséquences pour les copropriétés. En effet, pour les syndics, cela a pu être problématique en 2020 pour le renouvellement de leur mandat. De nombreuses assemblées générales ont dû être reportées ou organisées autrement, perturbant alors le fonctionnement habituel et la tenue des AG.

Les AG dématérialisées, utiles pour les copropriétés

Qu’il s’agisse du vote par correspondance comme du vote électronique, le vote à distance a été d’une grande utilité ces derniers mois, surtout pour les questions urgentes relatives aux copropriétés.

Devant les difficultés à respecter la jauge des 4 m² pour les grandes copropriétés, l’organisation des AG de copropriété à distance et l’utilisation du vote par correspondance pourraient être maintenues pour encore quelques mois. Il faudra en effet attendre la fin des restrictions sanitaires, ou un nouvel assouplissement, avant un retour à la normale.

L’AG à distance pour répondre aux obligations

Selon l’article 14-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, toute copropriété doit organiser au moins une assemblée générale par an, au plus tard six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent. Cette réunion permet de prendre des décisions au sujet de l’immeuble, comme les travaux à réaliser. De nombreuses copropriétés ont vécu l’arrivée de la crise sanitaire comme un bouleversement, puisque les différentes modalités d’organisation et de vote dont elles disposaient ne reposaient que peu sur le distanciel.
Compte tenu de la situation exceptionnelle, certains syndics de copropriété dont le contrat expirait entre le 12 mars et le 23 juillet 2020 ont pu disposer d’un délai supplémentaire en 2020 concernant la durée de leur mandat. La plupart des questions considérées non urgentes ont été reportées à une date ultérieure. Des réunions de copropriété ont tout de même pu être organisées durant la période de crise, par visioconférence, et par le biais du vote par correspondance.

Absence de syndic : comment organiser l’AG à distance ?

La bonne gestion des immeubles dépend souvent du syndic de copropriété. Le passage du Covid dans l’Hexagone comme ailleurs a été problématique pour le renouvellement des syndics ou leur changement. Il peut s’agir d’un problème de taille, puisque la loi du 10 juillet 1965 a rendu obligatoire la nomination d’un syndic pour toute copropriété. Le délai supplémentaire qui leur a été accordé l’an dernier, et la mise en place quasi systématique des AG en distanciel ont finalement permis de limiter l’absence de syndic. Néanmoins, il existe des solutions pour les copropriétés n’ayant pu renouveler leur syndic, inscrites dans la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques. Ainsi, tout copropriétaire peut convoquer une assemblée générale afin de désigner, par vote, un syndic. À défaut, le tribunal de grande instance peut être saisi afin de désigner le syndic chargé de la gestion de l’immeuble en copropriété.

Réforme des IRP de la fonction publique : quels changements ?

Dans le cadre de la transformation de la fonction publique, un décret en lien avec la loi du 6 août 2019 a été publié au JO le 20 novembre 2020.

L’objectif : offrir une gestion plus simple et plus souple des Instances Représentatives du Personnel (IRP). La majeure partie des dispositions relatives à la création des Comités Sociaux dans les administrations et les établissements publics de l’État entrera en vigueur en décembre 2022, à l’issue des prochaines élections professionnelles.

Entre réorganisation des Commissions Administratives Paritaires (CAP), et création des Comités Sociaux, quels seront les principaux changements suite à cette réforme des instances de dialogue social dans la fonction publique ?

Evolutions competences CAP - focus par Voxaly

Commissions Administratives Paritaires : quelles évolutions ?

Évolution des compétences des CAP

Le rôle des Commissions Administratives Paritaires (CAP) est en évolution depuis le 1er janvier 2020. Si auparavant les CAP étaient saisies pour donner un avis sur plusieurs sujets relatifs aux carrières individuelles (mutation, mobilité, avancement et promotion interne), leurs interventions sont désormais focalisées sur l’examen des décisions individuelles défavorables aux fonctionnaires. Cela concerne entre autres les refus de titularisation ou de licenciement, les refus de temps partiel ou de formation, etc.

Depuis le 1er janvier 2021, les décisions relatives aux mutations et à la mobilité dans la fonction publique d’État sont fixées par des lignes directrices de gestion (LDG). Il en va de même pour les avancements et les promotions pour l’ensemble de la fonction publique. Elles ont été instaurées pour les 3 versants de la fonction publique par l’article 30 de la loi n° 2019-828 du 6 août 2019. La durée pluriannuelle de ces lignes directrices ne peut excéder 5 ans pour la fonction publique d’État et la fonction publique hospitalière, et 6 ans pour la fonction publique territoriale.

Modifications dans la composition et l’organisation des CAP

Fin 2022, la nouvelle architecture des Commissions Administratives Paritaires (CAP) sera mise en œuvre. Les règles de création des CAP seront alors modifiées : elles seront constituées par catégorie hiérarchique, et non plus par corps.

Le décret prévoit qu’au sein de chaque département, une ou plusieurs CAP seront créées. L’article 2 indique que ces CAP « sont compétentes à l’égard des agents appartenant à des corps relevant d’une même catégorie hiérarchique ainsi que des agents des corps d’un niveau équivalent. ». D’autre part, l’article 4 du décret mentionne qu’une « commission unique peut être créée pour au moins deux catégories hiérarchiques lorsque l’effectif relevant de cette commission est inférieur à mille. ».

Les membres de la CAP restent élus pour une durée de quatre ans renouvelables. Les élections des représentants du personnel au sein des Commissions Administratives Paritaires se font par voie électronique. Par ailleurs, le vote par correspondance demeure, tandis que le vote à l’urne est soumis à dérogation, selon les dispositions prévues dans l’article 16.

Le Comité Social : réorganisation des instances de dialogue social

Fusion du CT et du CHSCT

À l’instar de la réforme de septembre 2017 et de la mise en place du CSE dans le secteur privé, la loi « transformation de la fonction publique » du 6 août 2019 prévoit une réorganisation des instances de dialogue social. Ainsi, les CT (Comités Techniques) et les CHSCT (Comités d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail) seront réunis. La nouvelle instance résultant de cette fusion sera appelée Comité Social. Pourquoi cette réorganisation ? L’objectif est avant tout de simplifier l’organisation des services, mieux préciser la répartition des compétences, et de cadrer davantage la stratégie d’action RH.

Ces comités prendront un nom différent selon le versant de la fonction publique concerné :

– Fonction publique d’État : Comités Sociaux d’Administration (CSA)

– Fonction publique territoriale : Comités Sociaux Territoriaux (CST)

– Fonction publique hospitalière : Comités Sociaux d’Établissement (CSE)

Le décret n° 2020-1427 du 20 novembre 2020 précise les modalités d’organisation, de composition, d’attribution et de fonctionnement des CSA. L’article 9 indique également la création de formations spécialisées en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail (SSCT) qui seront établies au sein des administrations et des établissements publics administratifs d’État de plus de 200 agents. Ces formations ont pour vocation de remplacer en partie les CHSCT.

Les Comités Sociaux doivent être mis en place en décembre 2022, après les prochaines élections professionnelles dans la fonction publique. Durant cette période transitoire, et en attendant la mise en place de ces Comités Sociaux, les Comités Techniques restent compétents pour ce qui concerne la réorganisation de services, ainsi que pour donner un avis sur les LDG et le plan d’action relatif à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Les CT et les CHSCT peuvent également être réunis sur des questions communes.

Les modalités de vote : quid de 2022 ?

Pour ce qui est des modalités des élections, à l’instar des CAP, le vote par voie électronique est généralisé pour la fonction publique d’État, sauf dérogation, selon les dispositions prévues par le décret du 26 mai 2011. En effet, « le recours au vote électronique par internet est régi par les règles du [présent] décret et, pour autant qu’elles n’y sont pas contraires, par les dispositions relatives à l’organisation des élections aux commissions administratives paritaires, aux comités sociaux d’administration et aux formations spécialisées de site ou de service prévues par le décret n° 82-451 du 28 mai 1982 susvisé et le décret n° 2020-1427 du 20 novembre 2020 relatif aux comités sociaux d’administration dans les administrations et les établissements publics de l’État ainsi que par les dispositions réglementaires régissant les élections aux autres instances de représentation du personnel. ».

Ainsi, l’article 110 du nouveau décret prévoit que ces dispositions entreront en vigueur en vue du renouvellement général des instances de la fonction publique.
En ce qui concerne les deux autres versants, “ il peut être recouru au vote électronique par internet pour l’élection des représentants du personnel au sein des instances de représentation du personnel de la fonction publique ”, selon le décret n° 2014-793 du 9 juillet 2014 pour la fonction publique territoriale, et le décret n° 2017-1560 pour la fonction publique hospitalière.

Selon l’arrêté du 4 juin 2018 fixant les élections de 2018, la période de vote électronique ne pouvait être inférieure à 24h et supérieure à 8 jours avec une date limite de vote le 6 décembre. Pour ce qui est des élections des représentants du personnel de 2022, les modalités devraient être fixées début décembre. Il n’est pas à exclure que le délai de vote électronique soit revu.

[WEBINAR] Elections professionnelles & vote en réunion : Comment mettre en place et animer votre CSE ?

Webinar dédié aux élections CSE et à l’animation des IRP le mardi 15 juin de 11h00 à 11h45

Le CSE et plus largement les élections professionnelles représentent un enjeu majeur de la vie de l’entreprise. De la mise en place du scrutin à l’animation du dialogue social, tous les acteurs sociaux (employeurs, syndicats, salariés) sont impliqués.

Toutes les phases liées à la mise en place et à la vie du CSE répondent à des process organisationnels, juridiques et techniques qui doivent favoriser un dialogue apaisé et serein entre les salariés, les représentants du personnel et la direction des entreprises.

Vous êtes une Start-up, une TPE, une PME ou une ETI de moins de 500 salariés ?

Ce webinar a été pensé spécialement pour vous éclairer sur les bonnes pratiques à appliquer au sein de votre organisation. Visualisez le replay ci-dessous.

Programme

 

1- Comment le vote électronique peut simplifier la mise en place du CSE ?

Les élections professionnelles sont la base d’un véritable processus démocratique au sein des organisations. Ce sujet complexe nécessite une organisation rigoureuse et demande souvent un accompagnement par un tiers de confiance, spécialisé dans l’organisation de ce type d’événement.

Dans le cadre des élections CSE, le vote électronique est un levier très efficace pour assurer une mise en place rapide de votre instance. Le vote à distance offre l’opportunité d’optimiser la participation de vos salariés-électeurs pour une large représentation du personnel, tout en maitrisant votre budget.

Comment mettre en place le vote électronique de façon concrète ? Quelles sont les étapes à respecter et l’organisation à mettre en place ?

Faire vivre son CSE avec Voxaly2- Comment faire vivre le dialogue social une fois le CSE mis en place ?

Une fois élu, le CSE devient un élément central de la relation sociale au sein des entreprises. Il doit être intégré dans les échanges avec la direction et doit pouvoir facilement consulter les collaborateurs sur des sujets les concernant.

Il existe des outils numériques qui facilitent cette consultation et permettent, en toutes circonstances, aux membres du CSE de faire remonter les attentes des salariés. Découvrez comment le vote des délibérations à distance continue à jouer un rôle majeur dans le dialogue social.

3- Questions/Réponses

A l’issue de cette séance, nos experts répondent à toutes vos questions pratiques, afin de vous éclairer sur les bonnes pratiques à appliquer au sein de votre organisation.

Speakers

Xavier SÉCHER
Directeur du Développement,
Voxaly

Lætitia LANDELLE
Assistante Commerciale, Voxaly

 

 

Acteurs Publics TV – Interview croisée sur le vote éléctronique dans la fonction publique

Vers une simplification des élections professionnelles dans la fonction publique grâce au vote électronique 

Retenu pour organiser les élections du renouvellement général des membres des CCI (Chambres de Commerce et d’Industrie) et des CMA (Chambre des Métiers et de l’Artisanat) sur l’ensemble du territoire, Voxaly s’inscrit comme partenaire privilégié de ces scrutins, notamment grâce à sa solution de vote électronique.

Dans le cadre de la journée Acteurs publics Solutions du 17 mars dernier, Raphaël Giuliani, Ingénieur d’affaires chez Voxaly, et Patrick Pochet, chef de projet de l’équipe CCI/CMA, ont présenté la solution numérique qui va constituer une innovation majeure lors des élections professionnelles au sein de la fonction publique en 2022.

Voici, in extenso, l’ensemble des sujets qui ont été abordés lors de cette interview croisée animée par Aminata Yade, de la chaîne Acteurs Publics TV.

 

Aminata Yade : Bonjour à tous les deux. Pour vous présenter à nos téléspectateurs, Patrick Pochet, vous êtes Chef de projet CCI et CMA et vous pilotez ce projet pour les deux réseaux.

Patrick Pochet : Tout à fait. Pour rappeler quelques chiffres, dans ce projet nous embarquons une centaine de CCI à l’échelle départementale et une vingtaine de CMA mais qui sont, elles, à l’échelle régionale.

 

A Y  : Raphael Giuliani, vous êtes Ingénieur d’affaires chez Voxaly pour le secteur public. Voxaly a travaillé sur cette solution numérique qui permet la mise en place de ces élections prévues en fin d’année. Pourriez-vous nous en dire plus sur Voxaly, vos missions, l’entité en elle-même ?

Raphael Giuliani : Voxaly est spécialisé depuis plus de 15 ans dans l’organisation de scrutins et d’élections par internet. Et elle est aujourd’hui le premier partenaire des entreprises publiques et privées, avec près d’un millier de scrutins organisés chaque année. C’est une marque du groupe Docaposte qui, à travers différentes filiales, met en place des solutions pour accompagner la transformation numérique des entreprises publiques et privées.

 

A.Y  : L’organisation des élections des membres des CCI, des CMA représente de nombreux défis. Est-ce que vous pouvez nous en dire plus sur le sujet ?

R.G : On est pour la première fois dans un contexte mutualisé puisqu’avant, chaque réseau organisait ses élections chacun de son côté. Il a donc été décidé de mutualiser l’organisation de ce projet ce qui va permettre de mutualiser les moyens et les coûts. Ce sont des scrutins qui sont très volumétriques avec 3,5 millions d’électeurs qui sont appelés à voter pour les CCI et CMA à 15 jours d’intervalle sur des périodes distinctes, en métropole et dans les DOM-TOM.

C’est un scrutin qui est également très décentralisé avec de nombreux contributeurs et gestionnaires qui sont appelés tout au long du scrutin à intervenir et à interagir avec l’application de vote pour, par exemple, charger les électeurs, les mettre à jour, saisir les candidats, les professions de foi, les lois…  Il faut donc enrôler toute cette population et l’application est calibrée de sorte à tenir la charge de sollicitation attendue tout au long du projet.

Il y a d’autres enjeux en matière de sécurité numérique et de protection des données confidentielles évidemment, pour répondre aux nouveaux enjeux de la CNIL et du Règlement Général de la Protection des Données (RGPD).

 

A.Y : Patrick Pochet, quel est l’enjeu d’un projet tel que celui-ci ?

P.P : Pour les CCI et les CMA, j’identifierais 3 enjeux. Le premier, c’est d’embarquer un très grand nombre d’interlocuteurs dans des structures de tailles, de moyens, de problématiques extrêmement différents. Il ne faut bien entendu oublier personne sur le bord de la route et les élections doivent, le 27 octobre, commencer avec tous ces acteurs.

Le deuxième enjeu pour les CCI spécifiquement, est de passer au 100 % internet. Nous en sommes à notre troisième scrutin. En 2010 et 2016 nous avions le vote par correspondance et le vote par internet. Nous avons fait le choix, au vu de l’adhésion remportée par internet en 2016 de passer au 100 % internet. Pour les CMA c’est en revanche une première, ils vont découvrir le vote par internet, le vote par correspondance continue. L’enjeu pour eux est de susciter le maximum d’adhésions au vote par internet de la part des électeurs.

Et le troisième enjeu, il est économique. Il est aussi de diminuer les risques. Il y avait dans le réseau des CMA une compétence de gestion de projet électoral. Nos deux têtes de réseaux, CCI France et CMA France, ont donc choisi de mutualiser cette compétence d’assistance et maitrise d’ouvrage et, très naturellement, nous avons aussi mutualisé le marché dans le cas d’un groupement de commandes. Nous mutualisons le marché de prestations de vote par internet, l’expertise indépendante voulue par la CNIL mais aussi l’assistance et maitrise d’ouvrage. Les économies sont à la hauteur des attentes, nous réalisons globalement 25 % d’économie par rapport à deux élections qui se seraient déroulées séparément, et avec une prise de risques moindre puisque cette compétence est mutualisée entre les deux réseaux.

 

A.Y : D’un point de vue des collectivités, comment les CCI s’appuient-elles sur les territoires ? Comment peut-on embarquer tout le monde dans un projet comme celui-ci ?

P.P : En communiquant énormément. On a greffé sur ce projet, qui est un projet informatique à la base, un volet très important d’animation réseaux. L’animation réseaux ce sont des choses que nos deux têtes de réseaux, CCI France et CMA France, savent parfaitement faire. L’originalité est de greffer cet aspect animation réseaux sur un projet qui est quand même très pointu sur le plan technologique. Voilà comment nous avons embarqué tous ces acteurs, CCI, CMA, préfectures, candidats et puis, il ne faut pas les oublier, les organismes qui présentent des candidats.

 

A.Y : Raphaël Giuliani, quelle solution mettez-vous en place pour susciter l’adhésion de différents interlocuteurs ? À quel niveau de difficultés vous positionnez-vous à ce moment-là ?

R.G : Avec plus d’un millier d’utilisateurs à intégrer au projet, plus de 3,5 millions d’électeurs, la première chose c’est de tout d’abord mettre en place une solution de vote qui soit ouverte, ergonomique, intuitive et qui va permette à tous les intervenants de réaliser leurs interventions selon leurs prérogatives et leurs habilitations. Bien entendu, pour s’assurer que tout le monde va monter à bord, on va mettre en place des sessions de formation, pour former tous les types d’intervenants, et on va également organiser une répétition générale sur une semaine, qui va permettre à chacun de bien connaître son rôle et bien sûr les fonctionnalités qui sont mises à leur disposition pour pouvoir mener à bien les différentes opérations. Bien entendu, au-delà de ces répétions et formations, on a une assistance qui est mise en place dans les moments-clés du scrutin qui permet aux intervenants qui sont en difficulté de pouvoir trouver des réponses.

Moyens humains

Plus de
1 millier
Gestionnaires intégrés au projet

Plus de
3,5 millions
Électeurs

Il faut savoir que c’est une opération qui va durer 10 mois, il y a environ 9 mois de préparation et deux fois 15 jours de scrutin. C’est une opération qui mobilise énormément de ressources chez Voxaly, plus d’une dizaine de personnes qui vont intervenir, dans des compétences très riches comme des gens sont spécialisés dans le développement informatique, hébergement d’applications, direction de projets, imprimerie, éditique… Toute cette équipe va devoir être orchestrée, on va donc mettre en place une gestion de projet dynamique qui va permettre de s’assurer la tenue des délais et des livrables. Ça va se matérialiser par exemple par des réunions périodiques de pilotage et de coordination avec l’équipe projet CCI/CMA, avec à sa tête Patrick Pochet, qui vont nous permettre de gérer correctement ce projet.

A.Y : Patrick Pochet, peut-être pouvez-vous nous éclairer sur les questions de stratégies. Quelle est la stratégie de sensibilisation qui est mise en place ?

P.P : Il faut inlassablement communiquer, informer. Dès la notification du marché, nous avons commencé à expliquer à tous nos partenaires les enjeux, surtout la façon dont nous allions répondre à leurs inquiétudes. Il faut leur expliquer comment nous avons trouver cet équilibre délicat entre la nécessaire sécurité d’un scrutin, qui est fortement encadré par les recommandations de la CNIL, l’ergonomie nécessaire du vote par les électeurs, nos électeurs sont des chefs d’entreprise qui sont motivés mais ont relativement peu de temps à consacrer à cette opération, et les inévitables contraintes technologiques et les habitudes que nos électeurs, qui sont aussi des internautes, ont pu prendre sur internet lorsqu’ils réalisent des opérations un peu sécurisées, comme des opérations bancaires. Un vote nécessite quasiment le même niveau de sécurité.

Toutes ces explications visent les électeurs mais aussi les candidats et les organisations qui les présentent. Nous avons, dès notre premier scrutin en 2010, associé les candidats et les organisations professionnelles aux formations et à toutes les campagnes de sensibilisation avec un grand succès. Nous avons découvert que nous les avions rassurés extrêmement rapidement sur la sécurité du scrutin […].

A.Y : Raphaël Giuliani, quelle place occupe la sécurité dans l’organisation d’un vote par internet ?

R.G : La sécurité est clairement primordiale. Tout d’abord, la solution de vote que l’on va mettre en place doit correspondre à un référentiel général de la sécurité qui est publié par l’administration (RGS V2) et la CNIL a publié de nouvelles recommandations et a défini 3 niveaux de risques en fonction des enjeux du scrutin, de la volumétrie, de l’envergure géographique. En face de chaque niveau, il va falloir mettre un dispositif de sécurité qui permet de garantir que la solution est bien sécure et in fine, que la satiété du scrutin est garantie et que les résultats qui sont produits sont incontestables.

Les élections CCI/CMA sont sur un niveau 3 CNIL, qui est le niveau le plus important. Pour s’assurer la conformité de la solution, CCI et CMA vont mandater un expert indépendant, formé par la CNIL, qui va auditer la solution tout au long du projet. C’est une procédure normale, Voxaly en 2020 a été expertisée 27 fois par 5 experts indépendants différents.

A.Y : En décembre 2022, tous les établissements publics vont devoir réaliser des élections professionnelles sur la même période. Comment le vote électronique peut-il se généraliser dans le secteur public ?

R.G : Le vote par internet connaît un essor progressif dans le secteur public, c’est le cas de la fonction publique d’état depuis un certain temps mais également plus récemment la fonction publique territoriale à travers la publication de décrets qui autorisent le vote par internet dans toutes les strates de la fonction publique territoriale. Voxaly est aujourd’hui déjà très présent au sein du secteur public en accompagnant notamment 5 ministères et de nombreuses collectivités locales. Nous pensons qu’il y encore un axe de développement très fort car tous les établissements publics vont devoir organiser leurs élections professionnelles en décembre 2022 sur une même période. Cela crée des enjeux car pour réaliser toutes ces opérations, il va falloir mobiliser des ressources très importantes et Voxaly, marque du groupe Docaposte, va pouvoir s’appuyer sur les compétences et le vivier de ressources du groupe, compétences qui au quotidien accompagnent les entreprises dans leur transformation numérique.

Nous pensons aussi que le vote par internet va se développer dans le cadre des élections politiques dans un futur proche et c’est d’ailleurs déjà le cas pour les français de l’étranger qui votent par internet pour les législatives ou des partis politiques qui organisent déjà des primaires en prévoyant le vote par internet.

 

P.P : Il n’y a plus d’obstacles majeurs au déploiement du vote par internet, il y a bien entendu toujours la peur du changement, de tout ce qui est nouveau. Si je devais me permettre de faire quelques recommandations aux acteurs publics qui veulent se lancer, la première recommandation serait de ne pas rester seuls, de se regrouper, de partager des expertises qui existent et qui ne demandent qu’à être mutualisées, monter des groupements de commandes, regarder ce que les autres ont fait en termes de marchés… Quand vous montez un marché, n’oubliez pas une phase de négociation. Les prestataires qui vont répondre, vont vous proposer des solutions qui ne vont probablement pas vous parler, il est intéressant de prévoir une phase de négociation pour éclaircir tous ces points. Ne pas surestimer le volet coût, choisir un prestataire de vote par internet n’est pas acheter une ramette de papier. Le volet coût ne devrait pas dépasser 30 % dans les critères d’évaluation des solutions. Et puis surtout, n’hésitez pas à aller vers la CNIL, regardez toutes ses recommandations extrêmement précieuses pour garantir et communiquer auprès des candidats et des organisations professionnelles, des organisations syndicales, pour leur expliquer que cette urne électronique qui n’est peut-être pas aussi transparente qu’une urne en plexiglas, est réellement transparente. Son fonctionnement est parfaitement garanti, son intégrité est garantie par des mécanismes qui sont différents, bien entendu, mais qui existent et que l’on est capables de démontrer.

Délais projet & scrutin

Durée du projet 10 mois

Temps de préparation 9 mois

Durée du scrutin 2x15 jours

 

 

Vote par internet, comment ça marche ?

[WEBINAR] Comment faire voter vos élus CSE avec le renforcement du télétravail ?

Webinar dédié au vote en réunion le mercredi 17 mars de 11h00 à 11h45

Le contexte économique et organisationnel que nous vivons depuis près d’un an a prouvé la capacité d’évolution et d’adaptation de l’ensemble des acteurs afin de maintenir un dialogue social dynamique au sein des organisations.

Alors que le télétravail, les échanges et le vote à distance se démocratisent et se renforcent, l’utilisation des outils numériques s’est fortement développée et a accéléré la transformation de nos structures, tout en permettant de continuer à entretenir un débat social à distance.

 

Vous trouverez également un regroupement des principales Questions et Réponses qui nous sont posées sur le sujet : Lire l’article

L’usage du numérique pour faciliter les échanges et les prises de décision à distance

Conçu pour simplifier l’organisation de vos réunions et permettre le vote des délibérations à distance avec vos représentants du personnel (élus CSE et CAP/CT), notre outil s’enrichit régulièrement de nouvelles fonctionnalités.

Nos derniers webinars dédiés à notre outil de vote en réunion ayant rencontré un grand succès, nous renouvelons cette opération afin de vous présenter cette fois plus en détail les nouvelles fonctionnalités et bonnes pratiques liées à l’outil.

Développées pour et à la demande de nos clients, ces nouvelles fonctionnalités viennent enrichir et fluidifier davantage la gestion de vos réunions avec vos élus :

  • Gestion de l’anonymat du vote (vote anonyme ou non anonyme)
  • Possibilité de paramétrer différents modes de scrutin (vote simple : pour/contre/abstention, choix de vote multiple : scrutin de nom de candidats par exemple)
  • Possibilité de sélectionner tous les participants en un seul clic
  • Zoom sur les fonctionnalités disponibles en cours de réunion

Programme

  • Rappel de la réglementation
  • Le vote à distance en réunion, un outil complémentaire à la visioconférence
  • Paramétrage et vote en 6 étapes
  • Démonstration pratique & focus sur les nouvelles fonctionnalités
  • Questions/Réponses

Speakers

Xavier SÉCHER
Directeur du Développement,
Voxaly

Lætitia LANDELLE
Assistante Commerciale, Voxaly

Morgane TUILLIER
Chef de Produits gamme Signature & gamme RH, Docaposte

 

 

 

[INFOGRAPHIE] Réunions et vote à distance en séance, usages et bilan 2020

L’année 2020 qui s’achève à peine a été exceptionnelle à tous les égards. Nous vivons, depuis le début de cette année, une crise sanitaire inédite qui a un impact retentissant sur notre organisation personnelle mais également, par rebond, sur l’ensemble des entreprises et organisations de notre société.

Chacun a du s’adapter au fil des jours et des semaines en s’appropriant de nombreux outils numériques tels que les plateformes collaboratives, systèmes de visioconférence et outils de partage à distance de documents.

Le maintien du dialogue social au sein des entreprises privées et des organismes publics

Au cœur de cette transformation de notre quotidien, le dialogue social au sein des organisations ne pouvait pas rester en recul et les solutions numériques de vote à distance et de vote en réunion sont alors devenues incontournables.

En effet la pandémie liée au Covid-19 a perturbé l’organisation des réunions des instances représentatives du personnel, telles que le CSE (Comité Social et Économique) et d’autres types de commissions dans le domaine privé ainsi que les CAP (Commission Administrative Paritaire), CT (Comité Technique) et CCP (Commission Consultative Paritaire) dans le domaine public.

Le vote à distance au service des assemblées générales et collectivités territoriales

Nombreuses sont les instances qui, malgré la situation sanitaire actuelle, doivent pouvoir débattre et délibérer sur les sujets qui permettent à nos organisations, associations et institutions de continuer à faire vivre la démocratie dans le dialogue et la transparence.

Le vote à distance dans un contexte de crise sanitaire et plus largement suite à la mutation des infrastructures et des organisations s’adapte aussi parfaitement dans le cadre des assemblées générales, assemblées générales de copropriété, conseils en collectivité, assemblées territoriales, conseils communautaires, autres commissions diverses et variées.

Focus sur l’utilisation de notre outil de vote à distance en séance en 2020

Conçu et développé il y a 3 ans, notre outil de vote électronique dédié aux réunions et prises de décision collectives permet à chaque participant d’exprimer officiellement son vote quelle que soit sa situation géographique et quel que soit le device utilisé (ordinateur, tablette ou smartphone).

Tout comme l’année dernière avec notre bilan annuel dédié aux élections CSE, nous avons imaginé une infographie qui permet de voir à quel point le vote en réunion a été fortement utilisé durant cette année si particulière et plus spécifiquement durant les deux périodes de confinement.

Infographie vote en séance Voxaly

Une suite d’outils dédiés à l’animation et à la gestion des relations sociales

Voxaly vous accompagne dans la mise en place de votre dialogue social avec des outils simples, intuitifs et sécurisés, au service de vos équipes RH, relations sociales et vos élus CSE. Tous nos outils s’adaptent parfaitement aux besoins d’animation des IRP aussi bien dans le secteur privé que public.

Nos experts sont à votre disposition pour répondre à vos interrogations, organiser simplement et rapidement une démo et ainsi vous guider dans la mise en place de ces outils : suivi des heures de délégation, BDES (Base de Données Economiques et Sociales), vote électronique en réunion.

 

 

 

[WEBINAR] Vote en réunion CSE | Comment permettre le maintien du dialogue social et la poursuite de l’activité économique ?

Webinar dédié au vote en réunion à distance le vendredi 20 novembre de 11h30 à 12h15

La crise sanitaire que nous vivons depuis plusieurs mois et la situation de confinement qui s’impose à nouveau à nous ont des conséquences importantes sur l’animation de la relation sociale dans nos organismes privés et publics.

Dans cette situation exceptionnelle, la consultation des instances représentatives du personnel (CSE et CAP/CT) nécessite de mettre en place des fonctionnements nouveaux et agiles pour assurer la continuité du dialogue social et la poursuite de l’activité économique. Il est plus que jamais nécessaire de pouvoir organiser et assurer la validation des décisions conjointes sans contestation possible, notamment grâce à la mise en place du vote à distance.

Voxaly propose un outil de vote électronique intuitif dédié aux instances représentatives du personnel du secteur privé et public.

Vous trouverez également un regroupement des principales Questions et Réponses qui nous sont posées sur le sujet : Lire l’article

 

Conforme aux mesures d’urgence prises par le gouvernement dans le cadre de l’épidémie de Covid-19 (ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 et ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020), l’outil de vote en réunion permet à chaque élu et participant d’exprimer officiellement son vote, de façon totalement anonyme et sécurisée, quelle que soit sa situation géographique et quel que soit le terminal digital utilisé (ordinateur, tablette ou smartphone). L’organisation des réunions et délibérations est laissée à la charge du président ou secrétaire de séance, qui envoie les invitations et suit les votes en temps réel.

Au cours de ce webinar, une démo vous sera proposée. Vous pourrez ainsi découvrir concrètement comment l’outil de vote en réunion vous permet de consulter vos élus, afin d’assurer le maintien du dialogue social, tout en respectant le cadre réglementaire.

Programme

  • Contexte et réglementation
  • Le vote à distance en réunion, un outil complémentaire à la visioconférence
  • Paramétrage et vote, un processus simple en 6 étapes
  • Démonstration pratique
  • Autres outils de pilotage des relations sociales

Speakers

Xavier SÉCHER
Directeur du développement,
Voxaly

Lætitia LANDELLE
Assistante commerciale, Voxaly

Morgane TUILLIER
Chef de produits gamme Signature & gamme RH, Docaposte