Vote à distance pour les collectivités territoriales

Toutes les organisations privées comme publiques sont impactées dans leur organisation face à l’épidémie du Covid-19. Les gestes barrières et de distanciation sociale prévalent dans ce contexte afin d’assurer la santé de tous les citoyens. Néanmoins, cette situation ne doit pas bloquer le fonctionnement de nos institutions et le vote à distance est une solution possible pour permettre la continuité de la vie des institutions.

outil vote collectivités territoiriales

Conseils municipaux, assemblées territoriales, conseils communautaires, nombreuses sont les instances qui, malgré la situation sanitaire actuelle, doivent pouvoir débattre et délibérer sur les sujets qui permettent à nos institutions de continuer à faire vivre la démocratie locale dans le dialogue et la transparence.

D’ores et déjà des villes comme Rennes ou Châlons en Champagne ont adopté des solutions de tenues de leurs séances municipales en visioconférence mais la prise de décision, les délibérations et le vote des résolutions restent complexes.

Voxaly propose un outil de vote à distance sécurisé qui permet aux communes, aux conseils municipaux et conseils communautaires de valider les décisions sans besoin de présence physique de leurs membres.

Outil de vote à distance pour faciliter le fonctionnement des collectivités

Un préalable important : le cadre légal

Le cadre réglementaire favorise l’utilisation des outils digitaux
L’article 11 de  LOI n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 adapte le droit applicable au fonctionnement des établissements publics et des instances collégiales administratives, y compris les organes dirigeants des autorités administratives ou publiques indépendantes, notamment les règles relatives à la tenue des réunions dématérialisées ou le recours à la visioconférence.

Par ailleurs la CNIL a fait évoluer sa recommandation de 2010 sur le vote électronique.

Voxaly propose un outil clé en main qui associe la gestion de vos réunions de conseils ET le vote à distance pour les délibérations.

Cet outil a été conçu pour vous permettre de gérer facilement l’organisation de vos instances de délibérations à distance (conseil municipal, conseil communautaire…), tout en garantissant le secret absolu des votes. Les résultats sont disponibles instantanément pour chacun des participants/élus via smartphone, tablette ou ordinateur.

outil vote à distance conseil municipal

Les principales fonctionnalités de l’outil de vote à distance :

vote collectivités - création des réunionsCréation des réunions et délibérations :

  • Créez rapidement et simplement autant de réunions que vous le souhaitez : pour chaque réunion, vous déterminez la date, l’heure, l’ordre du jour…
  • Saisissez les délibérations à voter

vote collectivités - Envoi des invitationsEnvoi des invitations aux participants/élus :

  • Vous pouvez contrôler et modifier les coordonnées des participants/élus
  • En un clic, envoyez les invitations à voter
  • Les participants reçoivent instantanément un SMS ou un Email les invitant à se connecter pour voter

vote collectivités - ouverture et suivi des votesOuverture, suivi et clôture des votes :

  • Vous gérez l’ouverture, le suivi et la clôture des votes en temps réel
  • Le dépouillement et le partage des résultats se fait automatiquement en séance

 

Les + produits de notre outil de vote en réunion à distance

outil de vote électronique - Voxaly

  • Conformité légale et réglementaire, le vote est anonyme et sécurisé
  • Outil simple et intuitif, garantissant la conformité du scrutin
  • Accès instantané au vote via smartphone, tablette ou ordinateur
  • Mise en place et dépouillement instantanés
  • Personnalisation de l’interface pour la commune ou l’assemblée territoriale
  • Centralisation des informations, historique des réunions et résultats des délibérations des conseils
  • Gain de temps, optimisation des frais généraux & des dépenses
  • Facilité de mise en œuvre & accessibilité (mode Saas) 24h/24, 7j/7
  • Hébergement en France
  • Dématérialisation des échanges entre le président du conseil et les conseillers municipaux

Ils utilisent notre outil de vote en séance

Notre outil de vote à distance répond en effet aux besoins des instances du secteur public (comité central pour les universités, conseil municipal, conseil communautaire, instances représentatives du personnel CAP/CT pour les collectivités territoriales) et du secteur privé (instances représentatives du personnel CSE).

 


 

 

 

 

SDIS | Développement du vote électronique pour les élections professionnelles

En 2020, près de 250 000 pompiers répartis dans plus de 6 400 centres d’incendie et de secours vont être appelés à voter pour élire leurs représentants dans les organisations représentatives CCDSPV et CATSIS.

Elections professionnelles au sein des SDIS

Le décret de 2014, donnant la possibilité aux SDIS d’utiliser le vote électronique lors de leurs élections CAP/CT, a permis beaucoup plus d’agilité et de réactivité dans l’organisation et le suivi des élections.

L’arrêté du 2 septembre 2019, modifiant l’arrêté du 29 mars 2016 portant sur l’organisation du Comité Consultatif Départemental Des Sapeurs-Pompiers Volontaires, permet d’organiser l’élection CCDSPV par voie électronique.

  • Les élections au CCDSPV (Comité Consultatif Départemental des Sapeurs-pompiers Volontaires). Les électeurs pour ce scrutin sont les Sapeurs-pompiers Volontaires (SPV).
  • Les élections de la CATSIS (Commission Administrative et Technique des Services d’Incendie et de Secours). Cette deuxième élection concerne les Sapeurs-pompiers Volontaires (SPV), ainsi que les Sapeurs-pompiers Professionnels (SPP) et le Personnel Administratif Technique et spécialisé (PATS).

Voxaly, expert du vote électronique pour les SDIS depuis 2014

Leader dans le domaine des élections et expert du vote électronique depuis près de 15 ans, Voxaly bénéficie d’une forte expérience dans l’organisation des élections professionnelles au sein de la fonction publique.

Nos équipes ont notamment déjà été sollicitées pour accompagner plusieurs Services Départementaux d’Incendie et de Secours (SDIS) en 2014, puis lors des élections CAP/CT qui ont eu lieu en 2018.

Ces différents scrutins soutenus par le professionnalisme de nos équipes et renforcés par une connaissance accrue des Services d’Incendie et de Secours confèrent à Voxaly une expertise reconnue dans l’organisation et le suivi d’élections au sein d’organisations telles que les SDIS.

Le vote électronique pour les élections au sein des SDIS

Au delà de la simplicité d’utilisation du vote électronique pour des scrutins qui en moyenne concernent plus de 3000 personnes, nos solutions permettent :

  • La diffusion très rapide des résultats
  • Un dépouillement simplifié et efficace
  • Un gain de temps non négligeable en amont pour la mise en place du scrutin
  • Un renfort sur la sécurité des élections (conformité CNIL, RGPD, confidentialité, etc…)

elections SDIS schema voxaly

 

[ÉVÉNEMENT] Voxaly partenaire du 13ème Congrès de la Fédération Hospitalière de France

Conférences, ateliers, rencontres conviviales, réflexions participatives, le 13ème congrès de la Fédération Hospitalière de France (FHF) se tiendra les 1er et 2 octobre prochain à Agen.

C’est le rendez-vous incontournable de tous les acteurs des établissements de santé publique, Voxaly sera donc très naturellement partenaire de cette nouvelle édition et sera heureux de vous y accueillir.

13ème congrès de la fédération hospitalière de France

Le savoir-faire Voxaly dédié à la Fonction Publique Hospitalière

Voxaly possède une très grande expérience dans l’organisation des élections professionnelles au sein de la fonction publique et plus spécifiquement dans la fonction publique hospitalière.

Cette expérience, renforcée par le professionnalisme de nos équipes dédiées, ainsi que par la véritable connaissance de l’univers des établissements de santé publique, confère à Voxaly une expertise reconnue dans l’organisation et le suivi d’élections au sein de la fonction publique hospitalière.

Le marché du vote électronique est en plein essor sur le secteur de la fonction publique. En effet, le décret de 2017, donnant la possibilité aux centres hospitaliers de recourir au vote électronique, permet une plus grande latitude et offre plus d’agilité dans l’organisation des élections.

Les centres hospitaliers ont vécu déjà plusieurs élections professionnelles concernant les CAP/CT/CAPD qui ont eu lieux le 6 décembre 2018 et pour lesquelles Voxaly a apporté son expertise auprès de nombreux établissements. Notre participation active lors du Congrès de la Fonction Publique Hospitalière de France en 2017 à La Rochelle nous a permis d’être un acteur privilégié et apprécié.

Cette présence très en amont des élections qui ont eu lieu en 2018, nous a placé dans une situation d’anticipation confortable pour nos clients et a été appréciée par de nombreux établissements dont le premier d’entre eux : l’Assistance Publique – Hôpitaux de Paris (l’AP-HP).

D’ailleurs quelques chiffres, détaillés dans notre article sur la semaine des élections dans la fonction publique hospitalière du 6 décembre 2018, sont la preuve incontournable que l’anticipation et l’expertise sont des atouts solides pour la réussite de scrutins quels qu’ils soient.

Chiffres clés

Plus de
1 500 000
Electeurs

Plus de
80
Projets menés simultanément

Vote électronique pour les élections CSIRMT

Informations pratiques pour le congrès FHF

Retrouvez Voxaly sur notre stand (n°17)  lors du 13ème Congrès de la Fédération Hospitalière de France

Julia Eon, notre ingénieur d’affaires dédiée à la Fonction Publique Hospitalière, vous y accueillera pour échanger et partager l’expertise de Voxaly en matière d’organisation de vote électronique :

  • Démonstration et présentation de notre site de vote en ligne
  • Informations et retours d’expériences sur les projets déjà réalisés au sein de la Fonction Publique Hospitalière
  • Conseils et stratégie d’accompagnement pour vos futures élections

Contact : 

Présentation fonctionnelle de nos outils et supports, conseils et préconisations sur la mise en place et l’organisation de vos élections, réflexion plus poussée sur vos problématiques de scrutins à venir, je serais très heureuse d’échanger avec vous, vous présenter le vote électronique appliqué à vos problématiques et ainsi répondre aux questions que vous vous posez, en prévision de ces échéances.


Julia Eon

Focus sur les élections dans la fonction publique hospitalière

Plusieurs types d’élections concernent les centres hospitaliers : 

  • Les élections CSIRMT (Commission des Soins Infirmiers, Rééducation et Médicotechnique ) Il s’agit d’un scrutin de nom à un tour – Chaque centre hospitalier possède des dates différentes pour cette élection.
  • Les élections CME : (Commission Médical d’établissement) Il s’agit d’un scrutin de nom à deux tours–Chaque centre hospitalier possède des dates différentes pour cette élection.
  • Les élections CAP (Commission Administrative Paritaire) / CTE (Comité Technique d’Etablissement) / CCP (Commissions Consultatives Paritaires) Il s’agit d’un scrutin de liste à un tour – Pour la globalité des centres hospitalier les élections ont eu lieu le  6 décembre 2018. Elles doivent être organisées tous les 4 ans et la prochaine échéance et donc prévue en décembre 2022 toutefois chaque centre a la possibilité de mettre en place des élections partielles.

Les élections professionnelles dans les Fonctions Publiques

Retour sur une semaine exceptionnelle vue par… Laurent Boisnard, Directeur des Opérations

Le 6 décembre 2018, les 3 versants de la fonction publique (État, fonction publique territoriale et fonction publique hospitalière) organisaient leurs élections professionnelles.

Laurent Boisnard, Directeur des Opérations chez Voxaly revient sur cet événement.

 

Quels ont été les moyens humains et logistiques pour organiser les élections professionnelles de la fonction publique ?

Sur une seule et même semaine, le volume d’élections était bien plus important qu’à l’ordinaire, le travail préparatoire a donc été conséquent ! Les projets ont commencé entre 6 et 18 mois avant la date du dépouillement, selon les clients. Ingénieurs d’affaires, chefs de projets, intégrateurs, développeurs, équipe SI, nous avons tous été fortement mobilisés du début à la fin.

Cela représente de nombreux mois de préparation en interne et également en externe où il y a eu une vraie solidarité, à la fois au sein de Voxaly et avec nos clients et partenaires.

Nos équipes, avec nos partenaires et sous-traitants, ont fait preuve d’un grand sens de l’organisation. Un travail collaboratif conséquent qui a ainsi permis aux plannings d’être parfaitement ajustés afin que tout se passe pour le mieux.

Chiffres clés

Plus de
1 500 000
Électeurs

Plus de
60
Collaborateurs impliqués

Plus de
80
Projets menés simultanément

Pouvez-vous revenir sur le déroulement de cette semaine d’élections ?

Grâce au travail effectué en amont, aux nombreuses interactions avec les clients, tout s’est parfaitement déroulé.

Nous avions mis en place une cellule de support exceptionnelle qui est devenue le point névralgique des opérations. Cette cellule qui a mobilisé jusqu’à 10 personnes 24h/24, a fortement œuvré à la réussite de cette période et ainsi, à la satisfaction des clients.

cellule Voxaly dédiées aux élections fonctions publiques

Ce que je retiens également de cette période, ce sont les performances techniques constatées lors du dépouillement, par rapport au volume concerné. C’est du jamais vu ! Et c’est le fruit d’une organisation hors-norme, d’un gros travail en interne. Durant cette période, nous avons su tenir le degré d’exigence et ainsi répondre à toutes les attentes des clients.

Que retiendrez-vous de cette période exceptionnelle ?

Auprès des nouveaux clients, Voxaly a permis de fiabiliser certains process grâce à son expertise et a ainsi contribué au grand succès de ces opérations. Pour certains de nos clients, nous avons aussi pu constater une amélioration du taux de participation. Mais surtout, les clients ont été bluffés par la rapidité de l’apparition des résultats et leur satisfaction est notre plus grande réussite !

Il y a aussi eu une grande reconnaissance et beaucoup de bienveillance de la part de nos clients vis-à-vis de l’implication de nos équipes et du travail accompli.

L’organisation, le professionnalisme et l’implication des équipes, associés à la performance technique de notre solution ont été la clé du succès.


Laurent Boisnard

Elections professionnelles dans la fonction publique territoriale

Le 06 décembre prochain se tiendront les élections professionnelles dans la fonction publique territoriale qui éliront leurs représentants du personnel. Tous les fonctionnaires et agents non titulaires des collectivités territoriales et de leurs établissements publics sont concernés.

Les élections professionnelles dans la fonction publique territoriale

Dans le cadre des élections professionnelles de la fonction publique territoriale, les agents publics, fonctionnaires et contractuels sont appelés à voter afin de nommer les représentants du personnel des Commissions Administratives Paritaires (CAP), des Comités Techniques (CT) et, pour la première fois cette année, des Commissions Consultatives Paritaires (CCP).

Ces instances, élues pour une durée de 4 ans, représenteront l’ensemble des agents territoriaux dans les collectivités (Régions, Départements, Centres de Gestion, SDIS, Métropoles, Communes…). Les collectivités employant au moins 50 agents devront organiser elles-mêmes leurs élections de leur Comité Technique, l’ensemble des autres scrutins étant organisés par les Centres de Gestion.

Pour la première fois, les agents contractuels pourront également élire leurs représentants au sein de ces CCP, par catégorie (A, B et C).

Mise en place du vote électronique dans la fonction publique

Ces élections sont un temps fort dans la fonction publique, notamment avec la mise en place pour la première fois du vote électronique exclusif.

Afin de toujours mieux accompagner les professionnels dans l’organisation de cet événement et de prendre en compte les recommandations de la commission nationale de l’informatique et des libertés relative à la sécurité des systèmes de vote électronique (délibérations n° 2010-371 du 21 octobre 2010), Voxaly était présent à La Baule du 06 au 08 juin, au congrès de la Fédération Nationale des centres de Gestion de la fonction publique territoriale (FNCDG).

Dates importantes à retenir :

  • 1er janvier 2018 : calcul des effectifs
  • 25 octobre 2018 : date limite de dépôt des listes de candidats
  • 27 octobre 2018 : date limite d’affichage des listes de candidats
  • 6 décembre 2018 : scrutin

Elections professionnelles dans la fonction publique hospitalière

Les élections professionnelles dans la fonction publique hospitalière sont fixées au jeudi 06 décembre 2018. Celles-ci verront le renouvellement général des instances représentatives du personnel pour près de 3800 établissements.

Les élections professionnelles dans la fonction publique hospitalière


Le 6 décembre prochain, les personnels non médicaux de la fonction publique hospitalière voteront pour le renouvellement des Commissions Administratives Paritaires locales et départementales (CAP) et des Comités Techniques des Etablissements publics de santé (CTE), ainsi que des Commissions Consultatives Paritaires (CCP), créées pour la première fois pour les agents contractuels. Les membres de ces instances de dialogue social seront nommés pour quatre ans.
Le nombre de sièges pour ces élections professionnelles est calculé en fonction du nombre d’agents présents le 1er janvier de l’année du renouvellement. Avec la loi déontologie du 20 avril 2016, ces élections verront l’apparition de la parité entre les femmes et les hommes, afin d’obtenir une représentation équilibrée au sein des comités techniques, des commissions administratives paritaires et commissions consultatives paritaires, du personnel féminin et masculin.

Le vote électronique, une nouveauté

Dans les grands changements survenus depuis les dernières élections générales, on note la possibilité aux établissements de recourir au vote électronique, grâce au décret n°2017-1560 du 14 novembre 2017, sur des périodes comprises entre 24h et 8 jours, le dernier jour intervenant le 6 décembre 2018.

Cette modalité de vote doit être organisée dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales. Il s’agit notamment de la sincérité des opérations électorales, l’accès au vote de tous les électeurs, le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, l’intégrité des suffrages exprimés, la surveillance effective du scrutin et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.

photo congres FHF

Voxaly était présent au Congrès de la fonction Hospitalière de France, à La Rochelle les 9 et 10 novembre 2017, pour accompagner un grand nombre d’établissements, dont le premier d’entre eux : l’Assistance Publique – Hôpitaux de Paris.

Dates importantes à retenir :

  • 1er janvier 2018 : appréciation de l’effectif et des parts respectives de femmes et d’hommes
  • Mercredi 6 juin 2018 au plus tard : affichage de la date des élections dans les établissements
  • Mercredi 6 juin 2018 au plus tard : détermination et affichage du nombre de sièges à pourvoir
  • Jeudi 6 décembre 2018 : élections pour le renouvellement général des instances représentatives du personnel