Rencontre avec Marie-Colombe de Montgolfier, chef de projet dédié au pilotage des relations sociales

Avec la mise en place des élections CSE, le dialogue social est devenu essentiel dans le bon fonctionnement des relations avec les instances représentatives du personnel. Au-delà des obligations légales, favoriser le dialogue social est un enjeu majeur pour les directions des relations sociales et des ressources humaines.

Reconnu pour son expertise dans le domaine du vote et dans la continuité de l’accompagnement pour l’organisation des élections professionnelles, Voxaly met à disposition de ses clients des outils qui permettent d’animer la relation avec les élus tout au long de leur mandat.

 

Derrière chaque outil, des collaborateurs assurent leur bon fonctionnement à chaque étape, tout en accompagnant les clients pour répondre à leurs besoins spécifiques. Marie-Colombe de Montgolfier se confie sur son rôle de chef de projet.

Quel est votre rôle dans la mise en place des outils de pilotage des relations sociales ?

Après les élections CSE, les entreprises peuvent faire appel à Voxaly pour gérer la relation avec leurs élus via plusieurs outils destinés à favoriser et simplifier l’animation du dialogue social. On peut citer notamment notre outil de suivi des heures de délégation, l’accès à la Base de Données Economiques et Sociales (BDES), le module « Réclamation » ou encore notre outil de vote en réunion CSE. Ces outils, tous accessibles en mode SaaS, sont applicables au plus grand nombre.

Zoom sur le suivi des heures de délégation et la BDES

En tant que chef de projet, je suis chargée de paramétrer les outils. A noter que certains peuvent être directement accessibles en un point d’entrée unique, comme le suivi des heures de délégation qui peut être associé à la BDES. Pour ces 2 outils spécifiques, une phase de formation, d’environ 2 heures, est ensuite dispensée auprès des administrateurs (hors élus). Dans un second temps, ce sont les responsables relations sociales ou les DRH qui formeront leurs propres élus à l’utilisation des outils sélectionnés.

Une fois les outils paramétrés et la formation effectuée, nous sommes dans l’accompagnement et le suivi fonctionnel et technique des outils pour que les utilisateurs, qui sont nos interlocuteurs privilégiés, puissent descendre les informations le plus clairement possible aux élus.

Quelles sont vos principales responsabilités au poste de chef de projet dédié aux outils de pilotage des relations sociales ?

Outre le fait de mettre en place les outils de pilotage des relations sociales, je fais l’interface entre le client et les équipes internes. Les outils étant évolutifs, en fonction des demandes des clients, mon rôle est également de remonter ces demandes afin de les intégrer dans une roadmap interne. C’est un rôle assez transverse, qui est à la fois relationnel vis-à-vis du client et structurant en interne pour faire évoluer nos différents modules.

Depuis octobre 2020, avec mon équipe, nous avons réorganisé un maximum le process interne pour que nos outils restent applicables à tous nos clients, tout en embarquant le plus d’évolutions possibles.

Avez-vous une anecdote à partager en lien avec la mise en place de ces outils ?

Ces outils constituent un réel atout dans la gestion des relations sociales au sein des entreprises.

Le module « réclamation » a été conçu grâce à des retours d’expérience de nos clients. Nous avons ainsi la volonté d’être constamment dans une optique d’évolution, en concertation avec nos clients.

Étant la première chef de projet dédiée à la gestion des relations sociales et avec mon expérience au sein de l’entreprise, notamment en tant que chef de projet vote, dans le cadre des élections professionnelles, j’ai l’avantage de pouvoir remonter les informations auprès de la direction et d’être crédible pour faire évoluer nos modules, notamment grâce aux remontées précieuses de nos clients.

L’aide au pilotage des relations sociales via nos outils dédiés permet de faire faire vivre durablement le lien avec le client entre deux élections CSE

Marie-Colombe de Montgolfier, chef de projet

Pouvez-vous nous parler de votre parcours professionnel ?

J’ai fait une école de commerce avant de me spécialiser dans le domaine des relations sociales. Puis, j’ai travaillé chez Kalidea, une entreprise parisienne qui propose des prestations aux salariés du CSE. Je m’occupais de la cellule voyages et vacances et j’étais chargée de trouver les partenaires recensés sur le site internet, qui sont proposés aux élus et aux entreprises adhérentes, pour bénéficier d’offres préférentielles.

J’ai quitté Paris pour revenir en région nantaise où j’ai intégré, quelques mois plus tard, Voxaly en 2016. J’ai d’abord été chef de projet dédiée au vote, avant de devenir, en juin 2020, chef de projet dédiée aux outils de pilotage des relations sociales.

Sur ce poste, contrairement au vote qui se déroule sur une période rythmée par un calendrier précis, la relation client se joue moins en flux tendu. Les projets liés au pilotage des relations sociales me permettent de nouer des partenariats sur le long terme avec les clients, une durée souvent équivalente à celle du mandat du CSE. C’est un poste où il faut être réactif et attentif. Nous avons la confiance de nos clients, ce qui constitue un gros atout.

Rencontre avec Géraldine Namur, chef de projet dédié à notre outil de vote électronique pour les élections CSE

Portrait Voxaly Géraldine NamurAu-delà d’une offre pointue dédiée au vote électronique, au vote multicanal, aux relations sociales et à l’actionnariat, Voxaly propose avant tout des outils et solutions numériques construits, portés et déployés par des femmes et des hommes impliqués et passionnés.

Dans un processus électoral, chaque rôle est important afin d’assurer la réussite des scrutins de nos clients. Peu importe la taille de l’entreprise ou de la structure concernée, nos équipes sont présentes pour s’adapter à la diversité des secteurs d’activité, au contexte social et économique, à la diversité géographique.

 

 

Nous avons souhaité vous en dire un peu plus sur le rôle de chef de projet en invitant Géraldine Namur à évoquer son quotidien chez Voxaly !

Quel est votre rôle dans la mise en place de l’outil de vote électronique Voxaly pour les élections CSE de moins de 500 électeurs ?

Durant les 6 premiers mois au poste de chef de projet sur cet outil dédié au vote électronique pour les élections CSE, je faisais tout de A à Z. Je prenais en main les opérations, j’animais les réunions de lancement avec nos clients, j’allais du paramétrage de la solution jusqu’à la mise à disposition de tous les outils et documents nécessaires auprès de nos clients.

En septembre 2019, avec l’échéance des élections CSE au 31 décembre 2019, la demande fut telle qu’une équipe dédiée fut créée avec une dizaine de collaborateurs pour la partie paramétrage de l’outil de vote. En parallèle, 4 assistantes commerciales ont, quant à elles, pris en charge la relation client. De mon côté, je gérais la coordination et toute la gestion de la partie production.

En 2020, de nombreuses opérations ont en effet été décalées par les clients suite à la crise sanitaire. J’ai ainsi pu intervenir sur d’autres dossiers, notamment dans le cadre de la gestion des relations sociales.

Ces différentes expériences m’ont permis d’acquérir une grande polyvalence et une expertise significative sur diverses typologies de projets numériques et de clients, toujours dans le domaine des ressources humaines et le pilotage des relations sociales.

Depuis janvier 2021, de nombreux clients ont fait appel à Voxaly pour notamment organiser des élections CSE partielles.

Quelles sont vos principales responsabilités à ce poste ?

En tant que chef de projet, je dois faire le lien avec nos clients et faire respecter les échéances.

Je donne le cadre et guide les clients afin qu’ils s’approprient rapidement et efficacement l’outil de vote électronique CSE. Mon rôle est aussi d’être à l’écoute et de faire preuve de souplesse pour répondre au mieux aux différents besoins exprimés.

Ce poste requiert également de l’autonomie, ainsi qu’une bonne connaissance juridique et métier pour accompagner, rassurer et faciliter le travail de nos interlocuteurs tout au long du processus des élections CSE, qui peut parfois sembler complexe ou anxiogène pour nos clients.

Avez-vous une anecdote à partager en lien avec la mise en place du vote électronique pour les élections CSE ?

Fin 2019, l’échéance des élections CSE au sein des entreprises arrivant à grands pas, certains clients ont fait appel à nous dans des délais très courts.

En 15 jours, nous avons pu monter la plateforme, former les bureaux de vote et lancer les élections ! C’est la force de notre outil de vote électronique qui, avec sa formule clé en main, nous permet d’être extrêmement réactifs.

Pouvez-vous nous parler de votre parcours professionnel ?

J’ai un parcours assez atypique. Après des études tournées vers la production et la gestion des chaînes de production, qui m’ont valu de devenir ingénieur produit chez un éditeur de logiciel, j’ai repris une formation en hôtellerie et restauration. C’est un univers dans lequel j’ai travaillé durant 3 ans à Paris et à Londres.

Souhaitant quitter la région parisienne, je suis venue à Nantes pour assurer le support d’un outil de gestion commerciale pour une enseigne de grande distribution. Ensuite j’ai pris en charge la responsabilité du site internet d’une enseigne de déstockage, pour laquelle je gérais à la fois le back office du site et la relation client.

Puis, j’ai rejoint Voxaly en 2016, dans un premier en tant que gestionnaire back-office, avant d’intégrer progressivement et définitivement le poste de chef de projet en 2019.

Voxaly vous souhaite une très bonne année 2021

Toutes les équipes Voxaly vous souhaitent une excellente année 2021.

Nous le savons tous, l’année 2020 a été une année très particulière et a fortement perturbé nos organisations.

Merci à nos clients pour leur confiance, mais aussi pour leur implication, l’énergie et l’agilité dont ils ont su faire preuve à nos côtés.

Bravo aux équipes Voxaly qui sont restées extrêmement motivées et réactives afin de pouvoir vous accompagner dans l’organisation de vos différents scrutins par vote électronique, la mise en place de vos assemblées générales, le pilotage de vos relations sociales (vote en réunion CSE, suivi des heures de délégation, BDES) ou encore dans la mise en œuvre de vos projets actionnariat salarié.

Nous avons donc souhaité laisser la parole à nos collaborateurs afin de revenir un peu en arrière sur l’année écoulée et surtout témoigner de leur engagement sans faille pour l’année à venir !

Alexandra Cochet, responsable équipe projets vote, élections et assemblées générales

Son super-pouvoir ? « Une bonne organisation ! ». Organiser, anticiper, s’adapter… Ou comment Alexandra et son équipe vous permettent de faire vivre votre processus démocratique en interne, quel que soit le contexte.

 

Matthieu Clin, responsable tests technico-fonctionnels

Son super-pouvoir ? « Être agile, s’adapter, écouter et comprendre les besoins clients pour les appliquer ». Matthieu a aussi pour mission de guider les clients et les collaborateurs sur les solutions et outils développés.

Laetitia Landelle, assistante commerciale

Son super-pouvoir ? « Être toujours à l’écoute des clients et des prospects, quelles que soient la taille et les spécificités de l’entreprise, pour leur proposer les solutions les plus adaptées à leurs besoins. Le tout avec efficacité, bonne humeur et réactivité ! » Laetitia témoigne notamment de l’accélération du recours à la dématérialisation en faveur du dialogue social, à travers l’usage du vote électronique.

Clément Goux, chef de projet vote, élections, assemblées générales & actionnariat salarié

Son super-pouvoir ? « Être toujours de bonne humeur ! ». Toujours partant pour diffuser des ondes positives et favoriser la cohésion d’équipe, Clément témoigne de l’importance de savoir se réinventer et travailler autrement pour renforcer les liens avec ses clients, grâce à la dématérialisation et la digitalisation.

Séverine Gibet-Gabillard, directrice de projet vote, élections & assemblées générales

Son super-pouvoir ? « Satisfaire nos clients, réussir leurs opérations de vote. Leur faire vivre une expérience sans couture ! ». Séverine revient sur le team building Voxaly organisé début 2020 aux salons du Nantilus, en partenariat avec Zen Organisation et Reforest’Action, un précieux temps d’échange et de partage autour d’un projet solidaire.

Stéphanie Naulin, assistante commerciale

Son super-pouvoir ? « Un petit pouvoir qui, associé à tous les petits pouvoirs de mes collègues Voxaly, nous permet d’être très réactifs ! ». Stéphanie revient sur l’accompagnement et le soutien auprès de nos clients pour la mise en place de nos outils et solutions de vote à distance.

Romain Crepel, chef de projet vote, élections & assemblées générales

Son super-pouvoir ? « Faciliter les échanges et la relation avec les clients ! ». Romain revient sur l’importance et le maintien de la cohésion d’équipe, quel que soit le contexte.

Nul doute que l’année 2021 nécessitera de continuer à travailler sur l’agilité de nos entreprises et de nos organisations. Vous pouvez compter sur l’ensemble des équipes Voxaly pour vous accompagner sur ce chemin.

 

Un tour du monde en solidaire pour les équipes Voxaly !

Les collaborateurs Voxaly, acteurs de la reforestation

Au début du mois de mars, toutes les équipes Voxaly se sont réunies pour participer à un team building ludique et convivial et dont la finalité était d’apporter une contribution active à la préservation de notre planète en agissant pour la reforestation.

Organisé en collaboration avec l’agence Zen Organisation, le souhait de Voxaly était de pouvoir s’inscrire dans une démarche collaborative et commune qui soit fortement empreinte de sens pour l’entreprise et ses collaborateurs.

 

Fédérer les équipes en s’inscrivant dans une démarche solidaire et environnementale de plantation d’arbres au Pérou

3,2,1 départ pour la découverte du monde et de ses plus grandes forêts

Répartis en équipe de 6 personnes, l’enjeu était d’optimiser un tour du monde des forêts en 80 jours à l’aide d’une carte routière et d’une carte bancaire virtuelle. Plus notre voyage serait rapide sans être polluant et plus nous aurions la possibilité de gagner des arbres à replanter dans les forêts, durant le jeu mais également dans le réel !

Une grande motivation pour toute la team Voxaly !

Au fil du voyage, il nous a fallu définir notre itinéraire, choisir nos moyens de transport en tenant compte de leur rapidité et surtout de leur impact environnemental. À chaque forêt visitée, nous devions résoudre une énigme sous forme de jeux autour du tri, de l’écotourisme et des labels, de quizz sur l’environnement ou de challenge en vélo à main !

Une animation ludique et collaborative au service de la planète

Une fois notre tour du monde achevé, nous rejoignions notre forêt de départ pour faire le bilan de notre périple et déterminer combien d’arbres nous avions la possibilité de replanter. Cet événement était surtout collaboratif plus que compétitif car nous pouvions offrir des jours de voyages non utilisés à d’autres équipes afin d’optimiser leur propre parcours et cumuler tous ensemble le nombre d’arbres qui seront réellement plantés dans les forêts par le partenaire Reforest’Action, spécialiste de la reforestation !

Au final c’est un total de 144 arbres qui ont été cumulés durant ces deux heures de jeu et qui vont être plantés dans une forêt à Piura au Pérou.

Au-delà de cette action, c’est également 423 abris pour animaux et 144 heures de travail créés. Un geste important pour la planète et pour les hommes !

Certificat Voxaly reforestation

Tous les collaborateurs Voxaly ont eu à cœur de participer activement à cette opération car elle s’inscrit dans une démarche solidaire, porteuse de sens et de valeurs.

Bravo à l’agence Zen Organisation pour la qualité de cette prestation et l’originalité de l’événement qui s’est déroulé de manière très ludique. A noter que cette animation est compatible avec les gestes barrières.

Félicitations à toute la team Voxaly pour cette action positive menée tous ensemble !

Merci enfin à Reforest’Action pour leur démarche active au niveau international et au bénéfice de la biodiversité.

 

Rencontre avec Alexandra Cochet, responsable équipe projets vote, élections et assemblées générales

vote en ligne responsable opérations intégrées
Chaque rôle est important dans un processus électoral pour assurer son bon fonctionnement auprès de nos clients.

Rencontre avec Alexandra Cochet, responsable équipe projets vote, élections et assemblées générales au sein de Voxaly.

Quel est votre rôle en tant que responsable équipe projets vote, élections et assemblées générales ?

Je suis responsable d’une équipe d’une dizaine de chefs de projets qui sont eux-mêmes en contact avec nos clients. Ils organisent, conseillent et assurent les prestations vendues du début jusqu’à la fin du projet. Pour ma part, je coordonne les activités de l’équipe en interne et en lien avec les autres services, anime les réunions du service, affecte les dossiers, anticipe les moyens et ressources nécessaires au bon fonctionnement du service et interviens si nécessaire en phase d’avant-vente.

Quels sont les points importants qui illustrent l’intervention de votre équipe dans le processus électoral ?

Les chefs de projets sont le lien entre Voxaly et le client et, dans ce cadre, ils l’accompagnent tout au long de l’organisation de ses élections. Ils conseillent sur l’organisation, établissent les plannings, animent les réunions et sont présents généralement au dépouillement. Ce sont eux qui coordonnent le projet et regardent à ce que tout corresponde à la demande du client.

Pouvez-vous nous parler de votre parcours ?

Je suis titulaire d’un Master en Management International. J’ai travaillé 6 ans en région parisienne dans une société d’éditions de logiciels météorologiques. J’étais directrice de projet et je gérais une équipe de 4/5 personnes.

En arrivant dans la région nantaise, je suis entrée chez Voxaly en tant que chef de projet. Après 5 ans à ce poste, je suis devenue en 2017 Responsable Service Opérations Intégrées.

Si le milieu professionnel n’est pas le même, mon rôle de coordinatrice d’équipe est toujours sensiblement le même.

Avez-vous quelques anecdotes liées à certains dossiers que vous avez pu traiter chez Voxaly ?

J’ai eu la responsabilité d’un gros dossier pour lequel nous devions gérer le dépouillement de 250 000 bulletins lors d’un vote par correspondance. Nous avions loué une salle pendant une semaine pour procéder à ce travail et embauché 60 intérimaires. Nous étions tellement nombreux que nous avions mis en place un système de t-shirts de couleurs qui définissaient le rôle de chacun. C’était très impressionnant !

Et l’an dernier, nous avons lancé un programme d’intégration pour incorporer plusieurs nouveaux collaborateurs en même temps. Face à la surcharge de travail à laquelle nous faisons face au second semestre 2018, nous remettons ce programme en place pour accueillir 7 nouvelles personnes. Un moment toujours très intéressant !