Vote en réunion, consultation des élus CSE à distance – Questions/Réponses

Depuis déjà plusieurs années et surtout durant les derniers mois, les outils proposés par Voxaly en matière de consultation et vote à distance des instances représentatives du personnel (IRP) ont permis de répondre à de fortes attentes de la part des organisations.

Le vote en réunion, une nécessité pour les entreprises privées et organisations de la fonction publique

Qu’il s’agisse d’entreprises privées ayant pour objectif de maintenir un dialogue social permanent pour l’animation de leur CSE, ou de structures publiques ayant besoin de consulter leur CAP (Commission Administrative Paritaire) et leur CT (Comité Technique), Nos équipes sont engagées aux côtés de nombreux clients pour animer la gestion des relations sociales au cœur des organisations.

En 2020, nous avons d’ailleurs animé un premier webinar sur le sujet de la consultation des élus CSE à distance en juin, suivi d’un second webinar dédié au vote en réunion CSE en novembre.

Forts de notre expérience, nous avons souhaité mettre en avant les questions les plus courantes afin de vous permettre de mieux appréhender cet outil et de pouvoir juger de sa pertinence au sein de vos organisations.

Découvrez les questions les plus fréquemment posées par nos clients

Quel est le process de mise en œuvre avec nos élus ? Voxaly fait une présentation, une démo ou formation aux élus ?

Nos équipes sont à votre disposition pour réaliser une simple présentation de l’outil ou si vous le souhaitez, pour assurer une formation de notre outil auprès de la personne référente de l’instance.

Les élus ont-ils accès à l'historique des votes ?

Tous les résultats sont accessibles depuis l’interface sécurisée du gestionnaire.

Sur demande des élus, le gestionnaire peut leur transmettre l’historique des votes.

Devons-nous créer les participants pour chaque réunion ?

Non, les participants sont inscrits, « une fois pour toute », en amont de la première réunion.

Si nécessaire, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un participant quand vous le souhaitez.

Peut-on changer les votants en cours de réunion ?

Une réunion peut être réinitialisée avant l’ouverture de la première délibération.

Les votants peuvent être modifiés entre chaque délibération.

Quel est le taux d'échec d'un vote ? Si un élu ne parvient pas à voter, cela risque d'invalider la délibération ?

A ce jour, nous n’avons enregistré aucun échec. Si pour une raison technique un vote depuis une connexion via un smartphone ne fonctionne pas, l’élu a toujours la possibilité de se connecter via un PC ou inversement.

Un vote non enregistré sera comptabilisé dans les abstentions, sans remettre en cause la validité du vote.

Est-ce nécessaire de faire une info consultation pour mettre en place ce type d'outil ? Comment définir les modalités de mise en place de ce vote avec les élus ? Accord ou règlement intérieur ? Peut-on le mettre en place par décision unilatérale de l'employeur ?

Le  Décret n°2016-453 du 12 avril 2016 a permis de fixer et préciser certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel, dont la visioconférence.

Le recours à la visioconférence, pour réunir une instance à distance, est autorisé par accord entre l’employeur et les représentants du personnel. Dans ce cas, la visioconférence est accompagnée d’une solution de vote électronique.

En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile.

L’article 6 de l’ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 portant mesures d’urgence relatives aux instances représentatives du personnel précise que par dérogation aux dispositions des articles L. 2315-4 et L. 2316-16 du code du travail, le recours à la visioconférence est autorisé pour l’ensemble des réunions du comité social et économique et du comité social et économique central, après que l’employeur en a informé leurs membres.

Oui, vous pouvez mettre en place le « Vote à distance en séance » sur DUE, même s’il est toujours préférable de privilégier un dialogue constructif avec vos représentants syndicaux.

Votre outil est-il transposable à d’autres réunions que celles d’un CSE ?

Oui, notre outil peut être utilisé pour différentes instances autres que le CSE, comme par exemple, les CAP, CT, Comités, Conseils, Commissions … etc.

Peut-on avoir une idée des coûts de cet outil ?

Il s’agit d’un abonnement annuel, c’est donc un forfait pour les 12 mois à venir, sans aucune limitation du nombre de réunions organisées.

Le coût de l’abonnement annuel est de 2 350 € HT pour une instance, mais vous bénéficiez d’un tarif dégressif selon le nombre d’instances concernées.

Notre équipe est à votre disposition pour vous adresser une proposition commerciale détaillée.

Quel est le nombre de votes maximum que peut supporter l'outil svp ?

Pour les CSE, il est assez rare d’avoir plus de 35 titulaires et concernant les autres types d’instances comme les conseils, commissions ou autres comités, nous avons eu jusqu’à 75 participants/votants.

Notre outil de vote en réunion peut supporter une volumétrie très importante, mais par expérience, parce que systématiquement couplé à une conférence téléphonique et/ou en « visio », le nombre de votants est compris entre quelques personnes et quelques dizaines de personnes.

Sur le mois d’avril 2020, Voxaly a enregistrée 293 réunions et a lancé 3 734 invitations, soit une moyenne de 12,7 votants par réunion.

Pendant quelle durée chaque votant peut-il voter ? Peut-on paramétrer cette durée ?

La durée de vote pour chaque délibération est variable.

En effet, l’organisateur gère l’ouverture et la fermeture du vote pour chaque délibération.

Le tableau de pilotage indique en temps réel le nombre de choix exprimés, c’est-à-dire la participation.

Est-il possible de joindre un document à l’invitation ? Par exemple, le texte de la délibération.

Notre outil ne permet pas de joindre un document à l’invitation reçue par l’élu pour voter. Cependant, vous pouvez envoyer tout document via votre outil de visioconférence ou par tout autre moyen en amont de votre réunion.

Je fais partie d'une petite entreprise de 27 personnes. Voxaly ne concerne que les grandes entreprises ?

Notre outil de vote en séance s’adresse aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité.

Son faible coût rend l’outil accessible aux petites structures souhaitant bénéficier de ses nombreux avantages.

Comment avoir la confirmation que c’est la bonne personne qui vote ?

Chaque votant reçoit, pour chaque réunion, un lien de connexion unique qui expire automatiquement à la fin de la réunion.

De plus, le votant est reconnu facialement (visio) et/ou vocalement (call).

Est-il possible de voter deux fois dans le cadre d’une délégation de pouvoir ?

Oui, la gestion des pouvoirs permet à un électeur de voter plusieurs fois si il est porteur d’un ou plusieurs pouvoirs.

Peut-on envisager une utilisation ponctuelle de cet outil ?

Oui, l’outil peut-être utilisé ponctuellement, mais sa finalité est bien d’améliorer le dialogue social tout au long de l’année.

Pour aller plus loin

Il s‘agit en partie des questions qui nous sont posées lorsque nous sommes sollicités pour mettre en place un outil de vote à distance en réunion.

Ces questions nous ont également été posées lors de notre dernier webinar dédié au vote en réunion CSE .

Toutes nos équipes sont à votre disposition pour étudier vos projets et répondre à vos questions spécifiques.

 

[WEBINAR] Comment simplifier la gestion des heures de délégation avec le numérique ?

Webinar dédié à la gestion des heures de délégation le jeudi 9 juillet de 11h00 à 11h30

La combinaison des évolutions récentes de la législation sociale, des dernières lois relatives au droit du travail et de la mise en place du CSE fait évoluer les règles de gestion et de suivi des heures de délégation dédiées au dialogue social.

Ces évolutions, combinées au contexte sanitaire actuel, sont une réelle opportunité pour redessiner le fonctionnement et les outils de la gestion des heures de délégation, essentiels à la réalisation des missions des élus.

Comment le numérique automatise et simplifie le suivi des heures de délégation de vos élus, et ainsi améliore la gestion de la charge de travail des équipes RH, relations sociales et Instances Représentatives du Personnel (IRP) ?

Programme

  • Point sur la réglementation des heures de délégation
  • Présentation des outils de pilotage des relations sociales
  • Zoom sur le suivi des heures de délégation
  • Q&R avec la présence de Binh Le Quang, Directeur des Relations Sociales de Docaposte

Speakers

 

Morgane TUILLIER Chef de Produits Gamme Signature & Gamme RH, 
Docaposte

Hamine BENOUALI Responsable Grands Projets Vote et Relations Sociales,
Voxaly

Binh LE QUANG Directeur des Relations Sociales,
Docaposte

 

 

Suivi des heures de délégation, questions les plus fréquemment posées par nos clients

La mise en place des nouvelles instances représentatives des salariés au sein du CSE (comité social et économique) permet à tout élu de pouvoir reporter ses heures de délégation non utilisées sur le mois suivant et/ou de pouvoir en faire don à un autre élu (titulaire ou suppléant).

Le suivi des heures de délégation des élus CSE peut s’avérer complexe

La réorganisation des IRP au sein d’un comité social et économique (CSE) a complexifié les règles de suivi des heures et ce notamment sur l’utilisation des crédits :

– Le crédit d’heures peut être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois glissants. Néanmoins, le membre élu ne peut disposer dans un mois que d’1,5 fois son crédit d’heures initial. Pour bénéficier de ce dispositif, l’élu doit prévenir son employeur au moins 8 jours avant la date d’utilisation de ces heures cumulées.

– Le crédit d’heures peut être utilisé et mutualisé entre membres du CSE. Néanmoins, le membre bénéficiant de cette mutualisation ne peut disposer dans le mois de plus d’1,5 fois son crédit d’heures initial. Pour bénéficier de ce dispositif, l’élu doit prévenir son employeur au moins 8 jours avant la date d’utilisation de ces heures mutualisées.

Le numérique peut simplifier la gestion et le suivi des heures de délégation

L’utilisation d’un outil de gestion et de suivi des heures de délégation des membres du CSE simplifie énormément la gestion de ces heures, son optimisation et son suivi en temps réel pour les représentants du personnel, les responsables ressources humaines et les managers.

Fort de son expérience dans la mise en place d’outils de gestion des relations sociales (suivi des heures de délégation, BDES, vote à distance pour les réunions CSE…), nos équipes commerciales, juridiques et techniques ont été soumises à de nombreuses questions lors du déploiement de ce type d’outil.

Découvrez les 13 questions les plus couramment posées par nos clients

13 questions/réponses qui pourront vous guider dans vos réflexions sur la mise en place d’un outil de gestion et de suivi des heures de délégation.

Gestion des heures de délégations des membres du CSE

Installation et facilité de déploiement

1- Le logiciel doit-il être installé sur les postes de travail ?

Non, il s’agit d’un outil en mode SAAS accessible sur tout type de supports (ordinateur, tablette, smartphone).

2- Pour quel type d'entreprise le logiciel est-il adapté ?

Pour tous types d’entreprises, nous avons des clients de différents secteurs et de toutes tailles.

3- Cet outil peut-il être acheté à l'initiative des membres du CSE ? Si oui, le coût peut-il être imputé sur le budget de fonctionnement du CSE ?

Non car le suivi et le paiement des heures de délégation est de la responsabilité de l’employeur. Le budget de fonctionnement du CSE ne peut concerner que les élus du CSE, ce qui exclut les délégués et les représentants syndicaux.

Approche légale et juridique

4- Est-il nécessaire d'obtenir un accord pour la mise en place d'un outil de suivi des heures ?

Il est fortement conseillé d’inclure les élus dans la démarche et de les consulter. Il n’est pas nécessaire de mettre en place un accord d’entreprise.

5- Le report d'un mois sur l'autre se fait-il sur une année civile ou sur 12 mois glissants ?

Le report se fait sur 12 mois glissants à partir du moment où le CSE a été constitué.

6- Comment prenez-vous en compte la réglementation RGPD ?

Nous avons un programme de gestion des données à caractère personnel, piloté par une équipe dédiée et animée par notre DPO. Ce programme de « privacy management » comprend plusieurs dizaines d’activités/actions. Ces activités s’inscrivent dans notre respect des principes directeurs du règlement européen (cartographie et classification de tous nos traitements de données à caractère personnel, gestion des risques sur nos SI, veille sur la sécurité des SI et la réglementation…).

Fonctionnalités et spécificités

7- Jusqu'à combien de mandats peut-on enregistrer pour un seul et même représentant ?

Il est possible de créer autant de mandat que nécessaire pour un même représentant.

8- Quel est le nombre maximum d'identifiants pouvant être créés ?

Il n’y a pas de limite.

9- Est-ce que la saisie d'un bon de délégation est bloquée lorsque l'élu dépasse
le quota d'heures ?

Après avoir sondé plusieurs de nos clients, nous avons décidé de ne pas mettre de blocage car il peut y avoir des dépassements exceptionnels de quotas d’heures. Cependant, il y a un code couleurs suivant le nombre d’heures consommées. De plus, une notification peut être envoyée au Responsable Hiérarchique pour le prévenir que tel élu à dépasser ses heures de délégation.

10- Peut-on faire interfacer l'outil avec un logiciel de paie ou une GTA ?

Nous pouvons faire communiquer les différents outils en déposant de façon mensuelle une extraction au format CSV sur un serveur sécurisé SFTP (coût supplémentaire à prévoir). Cette solution nécessitera un devis spécifique.

11- Peut-on créditer des heures supplémentaires aux élus pour la préparation des réunions CSE par exemple ? Comment cela se matérialise dans l'outil ?

Oui c’est possible par la création d’une instance spécifique. On y associera un quota de façon mensuelle.

12- Certaines heures de délégation peuvent être prises hors temps de travail habituel, pourront-elles être flaguées pour paiement ?

Tous les types d’absences peuvent être saisis dans notre système.

13- Dans notre accord d'entreprise, nous avons prévu l'octroi de 30h de délégation annuelle à répartir entre les membres des différentes instances (hors CSSCT). Votre outil est-il capable de gérer cette spécificité ?

Le module de gestion des heures de délégation permet de définir des heures collectives sur une période annuelle pour des commissions bien spécifiques. Donc oui, cette spécificité est bien gérée dans notre système.

Pour aller plus loin

Il s‘agit d’un extrait des questions qui nous sont régulièrement posées lorsque nous sommes sollicités pour mettre en place un outil de gestion des heures de délégation des membres du CSE.

Nos équipes font ainsi évoluer cet outil au fur et à mesure des demandes de nos clients afin d’offrir plus de puissance et de fonctionnalités, bien au-delà du simple cadre juridique.

Nous vous invitons à vous inscrire à notre newsletter ou à nous rejoindre sur LinkedIn et Twitter pour rester informés des nouvelles fonctionnalités.

Notre webinar du 29 septembre 2020 en replay

Notre webinar du 9 juillet 2020 en replay

 

[WEBINAR] Comment consulter vos élus CSE à distance et ainsi maintenir le dialogue social ?

Webinar dédié au vote en séance le mardi 16 juin de 11h00 à 11h30

Durant cette période exceptionnelle, les entreprises ont besoin de consulter leurs représentants du personnel et peuvent le faire à distance via des outils numériques sécurisés dédiés.

Le recours à la visioconférence est évidemment une bonne solution. Mais dans le cadre des décisions qui doivent être prises par les organisations représentatives des salariés, telles que les CSE (Comité Social et Economique), les visioconférences ne règlent pas la problématique de la prise de décision et notamment du vote à distance.

Afin d’accompagner la continuité du dialogue social malgré les contraintes posées par la crise, notre outil de vote électronique dédié aux instances représentatives du personnel est conforme aux mesures d’urgence prises par le gouvernement dans le cadre de l’épidémie de Covid-19 (ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 et ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020).

Simple d’utilisation, très rapide à mettre en œuvre, notre outil de vote en séance délivre immédiatement les résultats des votes pour tous les participants.

Au cours de ce webinar, une démo vous sera proposée. Vous pourrez ainsi découvrir concrètement comment l’outil de vote en séance vous permet de consulter vos élus, afin d’assurer le maintien du dialogue social, tout en respectant le cadre réglementaire.

Programme

  • Contexte et réglementation
  • Présentation des outils de pilotage des relations sociales
  • Focus sur l’outil de vote en séance
  • Démonstration de l’outil de vote en séance

Speakers

Xavier SÉCHER
Directeur du développement,
Voxaly

Lætitia LANDELLE
Assistante commerciale, Voxaly

Morgane TUILLIER
Chef de produits gamme Signature & gamme RH, Docaposte

 

[WEBINAR] Comment simplifier la gestion des heures de délégation avec le numérique ?

Webinar dédié à la gestion des heures de délégation le jeudi 13 février de 11h00 à 11h30

Les évolutions récentes de la législation sociale, les dernières lois relatives au droit du travail et la mise en place du CSE font évoluer les règles de gestion et de suivi des heures de délégation dédiées au dialogue social.

 

Ces évolutions sont une réelle opportunité pour redessiner le fonctionnement et les outils de la gestion des heures de délégation, essentielles à la réalisation des missions des élus.

Comment le numérique peut vous permettre d’automatiser et simplifier le suivi des heures de délégation de vos élus CSE, et ainsi améliorer la gestion de la charge de travail des équipes RH, relations sociales et instances représentatives du personnel (IRP) ?

Programme

  • Point sur la réglementation des heures de délégation
  • Présentation des outils de pilotage des relations sociales
  • Zoom sur le suivi des heures de délégation
  • Questions/Réponses

 

Speakers

webinar Voxaly Heures de délégation

Morgane TUILLIER, Chef de Produits Gamme Signature & Gamme RH, Docaposte 

Hamine BENOUALI, Responsable Grands Projets Vote et Relations Sociales, Voxaly

[WEBINAR] Relation IRP : quels outils pour simplifier et dynamiser le dialogue social ?

Webinar dédié au vote électronique en réunion le jeudi 19 septembre 2019 de 11h30 à 12h00

Les évolutions réglementaires liées au CSE et au dialogue social, notamment avec le vote électronique, constituent une opportunité de repenser en profondeur le fonctionnement avec les instances représentatives du personnel (IRP).

Suivi des heures de délégationoutil de vote pour vos réunions CSE, gestion de votre BDES et des accords collectifs… Une fois votre élection CSE réalisée, comment poursuivre la digitalisation de votre dialogue social et optimiser les échanges avec les représentants du personnel ?

 

Programme

  • Point sur la réglementation du dialogue social
  • Une suite de solutions pour orchestrer les échanges avec les IRP
  • Zoom sur le suivi des heures de délégation
  • Zoom sur le vote électronique pour vos réunions CSE

Speakers

Xavier Sécher, Directeur commercial, Voxaly

Morgane Tuillier, Chef de Produits Gamme Signature & Gamme RH, Docaposte

Hamine Benouali, Directeur de projet, Docaposte

[WEBINAR] Elections CSE et relation IRP : comment le numérique simplifie et dynamise le dialogue social ?

Webinar dédié aux élections CSE et à la gestion du dialogue social le mardi 2 juillet de 11h30 à 12h00

Vote électronique pour votre élection CSE, suivi des heures de délégation, outil de vote pour vos réunions CSE, gestion de votre BDES… Quels sont les impacts de la mise en place du CSE sur la gestion du dialogue social ?

Les dernières lois relatives au droit du travail et la mise en place du CSE constituent une opportunité pour les dirigeants de revoir en profondeur le fonctionnement et la relation avec les instances représentatives du personnel.

Programme

  • Un rappel de la législation relative à la mise en place du CSE
  • Élections professionnelles : focus sur le process et les étapes liés au vote électronique ainsi qu’une brève démo du site dédié aux électeurs
  • Gestion des relations sociales : focus sur notre outil de suivi des heures de délégation (fonctionnalités, implication des représentants du personnel…)

Speakers

Morgane TUILLIER
Chef de produits gamme Signature & gamme RH, Docaposte

Xavier SÉCHER
Directeur du développement, Voxaly

Hamine BENOUALI Responsable Grands Projets Vote et Relations Sociales, Voxaly