Voxaly vous souhaite une très bonne année 2021

Toutes les équipes Voxaly vous souhaitent une excellente année 2021.

Nous le savons tous, l’année 2020 a été une année très particulière et a fortement perturbé nos organisations.

Merci à nos clients pour leur confiance, mais aussi pour leur implication, l’énergie et l’agilité dont ils ont su faire preuve à nos côtés.

Bravo aux équipes Voxaly qui sont restées extrêmement motivées et réactives afin de pouvoir vous accompagner dans l’organisation de vos différents scrutins par vote électronique, la mise en place de vos assemblées générales, le pilotage de vos relations sociales (vote en réunion CSE, suivi des heures de délégation, BDES) ou encore dans la mise en œuvre de vos projets actionnariat salarié.

Nous avons donc souhaité laisser la parole à nos collaborateurs afin de revenir un peu en arrière sur l’année écoulée et surtout témoigner de leur engagement sans faille pour l’année à venir !

Alexandra Cochet, responsable équipe projets vote, élections et assemblées générales

Organiser, anticiper, s’adapter… Ou comment Alexandra et son équipe vous permettent de faire vivre votre processus démocratique en interne, quel que soit le contexte.

 

Matthieu Clin, responsable tests technico-fonctionnels

Être agile, s’adapter, écouter et comprendre les besoins clients pour les appliquer. Matthieu a aussi pour mission de guider les clients et les collaborateurs sur les solutions et outils développés.

Laetitia Landelle, assistante commerciale

Être toujours à l’écoute des clients et des prospects, quelles que soient la taille et les spécificités de l’entreprise, pour leur proposer les solutions les plus adaptées à leurs besoins. Le tout avec efficacité, bonne humeur et réactivité ! Laetitia témoigne notamment de l’accélération du recours à la dématérialisation en faveur du dialogue social, à travers l’usage du vote électronique.

Clément Goux, chef de projet vote, élections, assemblées générales & actionnariat salarié

Toujours partant pour diffuser des ondes positives et favoriser la cohésion d’équipe, Clément témoigne de l’importance de savoir se réinventer et travailler autrement pour renforcer les liens avec ses clients, grâce à la dématérialisation et la digitalisation.

Séverine Gibet-Gabillard, directrice de projet vote, élections & assemblées générales

Satisfaire nos clients, réussir leurs opérations de vote. Leur faire vivre une expérience sans couture ! Séverine revient sur le team building Voxaly organisé début 2020 aux salons du Nantilus, en partenariat avec Zen Organisation et Reforest’Action, un précieux temps d’échange et de partage autour d’un projet solidaire.

Stéphanie Naulin, assistante commerciale

Son super-pouvoir ? « Un petit pouvoir qui, associé à tous les petits pouvoirs de mes collègues Voxaly, nous permet d’être très réactifs ! ». Stéphanie revient sur l’accompagnement et le soutien auprès de nos clients pour la mise en place de nos outils et solutions de vote à distance.

Nul doute que l’année 2021 nécessitera de continuer à travailler sur l’agilité de nos entreprises et de nos organisations. Vous pouvez compter sur l’ensemble des équipes Voxaly pour vous accompagner sur ce chemin.

 

CDG 67

Département de la Drôme

Département de La Manche

Fédération Française de Rugby (FFR)

La FFR transforme à nouveau l’essai avec Voxaly et fait le choix du vote électronique

Les 2 et 3 octobre 2020, la Fédération Française de Rugby organisait les élections des membres de son Comité Directeur.

Après avoir accompagné la FFR en 2017, lors des élections des membres des Comités Directeurs des 13 Ligues Régionales de Rugby, en s’appuyant sur un vote 100% électronique, Voxaly a de nouveau été choisi comme partenaire de confiance pour accompagner la Fédération sur ce scrutin un peu particulier.

Contexte et Enjeux

Cette nouvelle élection au sein de la Fédération Française de Rugby était très spécifique puisqu’elle était organisée en deux phases afin de répondre à la procédure réglementée et statutaire de l’organisation des Assemblées Générales Electives de la FFR (phase de recueil des pouvoirs et phase de vote).

Cette élection concernait néanmoins plus de 1 929 clubs, représentant pas moins de 280 000 licenciés.

Afin d’éviter toute contestation possible, la FFR souhaitait déléguer totalement l’organisation du vote à Voxaly, sous le contrôle permanent d’une Commission de Surveillance des Opérations Électorales (CSOE) composée de magistrats indépendants, ainsi que d’un cabinet d’huissiers.

Un vote électronique en deux phases

L’élection des membres du Comité Directeur de la FFR s’est déroulée en deux phases :

Phase 1 : Le recueil des pouvoirs

Cette première phase de l’élection constitue la vraie particularité de ce scrutin pour Voxaly car elle a nécessité l’adaptation d’un site de vote standard, comprenant notamment le développement d’une interconnexion avec le système d’information Oval-E, afin de permettre à tous les Présidents de clubs de donner pouvoir à un licencié actif et majeur de leur club (éventuellement à eux mêmes) afin de figurer sur le collège électoral de l’Assemblée Générale Élective (seconde phase).

La solution de vote en ligne Voxaly a donc été entièrement adaptée et personnalisée afin de répondre efficacement aux besoins et au contexte très spécifiques de la Fédération.

Il s‘agissait d’une première phase très sensible car elle concernait l’ensemble des clubs de rugby en France, avec une gestion centralisée par Voxaly (tiers de confiance), totalement anonyme et sécurisée. En effet, les porteurs élus allaient être les électeurs « mandatés » du futur Comité Directeur de la FFR.

Phase 2 : Vote pour l’élection du Comité Directeur

Cette deuxième phase s’est déroulée de manière plus classique avec, néanmoins, la mise en place de 3 scrutins les 2 et 3 octobre 2020.

  1. La première élection consistait à faire voter en ligne les porteurs de pouvoirs et les faire choisir entre deux listes constituées chacune de 38 candidats. Chacune des listes obtenait un volume de sièges selon les résultats du scrutin et les règles de calcul d’attribution de sièges particulières de la FFR.
  2. Puis, deux autres élections permettaient de voter pour ou contre les deux candidats spécifiques présentés par la Ligue Nationale de Rugby.

Au total cela permettait de constituer le Comité Directeur composé de 40 membres, dont la tête de liste serait le Président de la FFR.

Les résultats de ces votes étaient très attendus et ont été fortement médiatisés, l’annonce du futur Président de la Fédération était particulièrement attendue. Le timing était serré. En amont des opérations, la Commission de Surveillance des Opérations Électorales (CSOE) avait donné comme instruction à Voxaly de dérouler la procédure de dépouillement, sans aucune précipitation, et de réaliser les contrôles nécessaires même si cela devait retarder l’annonce.

Ainsi, le dépouillement a commencé dès 12h00, à 12h05 les résultats étaient fournis à la CSOE. Les procédures de vérification et le contrôle administratif se sont poursuivis durant 25 minutes afin de garantir, sans contestation possible, les résultats de l’élection.

Sur ce projet Vote Électronique, une fois de plus, notre équipe a su relever le challenge de la FFR. Grâce à notre capacité d’adaptation, notre agilité et notre expertise du vote en ligne, nous avons ainsi fait la différence. A notre manière, nous avons transformé l’essai !

Mirza Gopee, Directeur de projet - Voxaly

La confiance réciproque, pilier du succès

La capacité de Voxaly à s’adapter à la particularité de cette élection et de son organisation, a constitué sans nul doute un point majeur dans la réussite de ce vote.

Dès 2017 et pour la première fois de son histoire, la FFR recourait au vote en ligne avec Voxaly pour les élections des membres des Comités Directeurs des 13 ligues régionales. Depuis cet évènement, la position de Voxaly agissant comme tiers de confiance numérique a contribué à renforcer les liens avec la FFR et a permis la mise en place de projets de vote en ligne sur l’ensemble du territoire.

Cette confiance se renforce à chaque élection et permet de travailler dans un climat positif qui rassure chacun des intervenants.

En novembre 2020, Voxaly et la Fédération Française de Rugby ont, encore une fois, collaboré ensemble pour l’élection des Comités Directeurs des 13 Ligues Régionales de Rugby. Étant donné le contexte sanitaire, l’ensemble des opérations a dû être réalisé à distance. Ainsi, 13 dépouillements avec les 13 bureaux de vote ont été gérés régionalement à distance et tout s’est très bien passé.

Laurent Gabbanini, Directeur Général Adjoint & Directeur de Cabinet du Président (FFR) et Denis Malmasson, Responsable Systèmes d’Information (FFR) reviennent sur ces élections.

federation française de rugby elections - Laurent GabanniniNous avions organisé, en 2017, le premier scrutin électronique et décentralisé de l’histoire de la FFR. Nous avions alors fait appel à la société Voxaly. Ce fût une grande réussite : l’excellence de la technique au service de la démocratie. La transformation démocratique de la Fédération Française de Rugby a pris une nouvelle dimension lors de l’élection fédérale, suivie par le scrutin régional du mois de novembre 2020.

Avec plus de 97% de participation, nous avons constaté une mobilisation incroyable qui aura permis de donner encore davantage de légitimité aux nouveaux élus.

Voxaly a parfaitement opéré en coordination avec nos services, ce qui a donné lieu à un travail juste et parfait et des PV d’élections sans bug, ni difficulté d’accès pour nos utilisateurs. Nous sommes ravis de leur approche fondée sur une solide compétence, un interface très intuitif et une approche très pédagogique. Ils ont clairement concouru au virage démocratique de notre Fédération, et l’histoire n’est pas finie.

Laurent Gabbanini, Directeur Général Adjoint & Directeur de Cabinet du Président – FFR

 

federation française de rugby elections - Denis Malamasson

Pourquoi avoir choisi le vote électronique ? Quels sont, selon vous, les avantages du vote électronique ?

Dès 2017, la gouvernance de la FFR a fait adopter la modification de ses Statuts afin de permettre lors des Assemblées Générales Electives de recourir à des procédés électroniques. Cela avait pour but certes de constituer une avancée technologique, mais surtout un tournant démocratique en faisant tomber les freins matériels à l’expression des votes. Les électeurs de la FFR sont ses associations affiliées (les clubs), représentées lors des Assemblées Générales Electives par un porteur de pouvoir (le Président ou un licencié actif du club). La tenue d’élections présentielles contraignait dès lors à des déplacements importants, pour une population de représentants bénévoles de clubs issus de tout le territoire, et un système de procurations entre associations complexe et parfois opaque. L’instauration du vote dématérialisé rétablit une égalité de traitement pour tous les clubs, quelle que soit leur taille et leur localisation (DOM-TOM inclus), et permet de s’affranchir des procurations.

Comment le vote électronique a t-il été perçu par les électeurs ?

La première opération de vote électronique a été menée, déjà avec Voxaly, en novembre 2017, pour l’élection des Comités Directeurs de Ligues Régionales. Après une période naturelle d’interrogations voire d’appréhension des outils numériques bien connue, l’accompagnement des organisateurs du scrutin, et des futurs électeurs, par une efficace conduite du changement et communication par la FFR et Voxaly a rapidement dissipé les doutes. Le constat est sans appel : dès cette première élection dématérialisée, 95,8% des voix ont été représentées dans les scrutins ! Des taux de participation similaires pour les deux opérations qui viennent de se dérouler (élection du Comité Directeur et de son Président en octobre, et à nouveau des Ligues Régionales en novembre 2020) qui montrent toute la puissance et la facilité de ce mode de scrutin et de son adhésion par les votants. Cette réussite assoit la démocratie dans le fonctionnement de notre Fédération, qui maintenant est citée en exemple dans le mouvement sportif.

Pourquoi avoir fait appel à Voxaly et pourquoi avoir externalisé l’organisation de vos élections ?

La volonté de la réforme des Statuts était de garantir l’absolue probité des processus électoraux. Dès lors, la délégation des opérations de votes, rigoureuses et complexes, nécessitant une expertise technique et juridique contraintes par la CNIL, a été inscrite dans les Statuts : « lorsqu’il est recouru à des procédés électroniques pour accomplir les opérations de vote relatives à l’élection, ces procédés doivent être confiés à un prestataire extérieur à la FFR, ayant une expérience reconnue en la matière et bénéficiant des certifications et/ou agréments requis par la réglementation en vigueur, le cas échéant » . Sur cette base juridique solide, un appel à concurrence a été lancé, que Voxaly, pour ses compétences techniques et la qualité de ses arguments, ainsi que l’expérience commune acquise en 2017 lors des élections de Ligues, a remporté.

Comment était constituée l’équipe projet, à la fois côté Voxaly et côté organisateur ?

Voxaly nous a délégué Mirza Gopee, Directeur de Projet, pour nous accompagner sur les deux opérations de 2020 (élection de la FFR et élections des Ligues Régionales). Côté FFR, j’étais porteur du projet au titre du Département SI, en étroite collaboration avec le Directeur Général Adjoint (Laurent Gabbanini) et la Direction des Affaires Juridique et de la Conformité (Florent Lajat et Edward Reay-Jones, co-Directeurs). En amont du vote en lui-même, Voxaly était missionné pour la mise en place du système de recueil des « porteurs de pouvoir », c’est-à-dire les représentants des clubs qui recevraient les identifiants de vote, en conformité avec nos statuts. Au-delà donc de leur mission première de mise à disposition des outils de vote, Voxaly a développé ce site de recueil des pouvoirs, qui vient interroger en temps réel la base de données fédérale Oval-e. Cela a donc constitué un projet complet, sur lequel la parfaite coordination, communication et planification de toutes les tâches et étapes entre Mirza et ses équipes, les intervenants FFR et moi-même ont permis le succès démocratique attendu. Le contexte très particulier du reconfinement contraint par la crise sanitaire, survenant en pleine procédure du vote des Ligues, nous a amené à adapter en permanence les processus, en assurant à tout moment le niveau de fiabilité et de sécurité requis pour ces opérations. Rien de cela n’aurait été possible sans les échanges et l’écoute réciproque entre Voxaly et la FFR.

Dans quel état d’esprit étaient les organisateurs au moment du lancement et du dépouillement ?

Sereins. La FFR et les Ligues nomment pour les scrutins électifs une Commission de Surveillance des Opérations Electorales (CSOE) indépendante, dont la compétence inclut notamment depuis la mise en place du vote électronique son bon déroulement. Les organisateurs et les CSOE ont été associés à toutes les étapes de la procédure, de la clôture des collèges électoraux jusqu’au dépouillement, avec un accompagnement didactique aussi bien technique que juridique. Cela leur a assuré la probité et le bon fonctionnement du vote et de son dépouillement, et donc la sérénité sur toutes les phases du scrutin.

Denis Malmasson, Responsable Systèmes d’Information – FFR

Infos & chiffres-clés

La FFR 280 000 licenciés environ

Novembre 2017 1er vote en ligne avec Voxaly

Octobre 2020 3 scrutins pour une seule opération

[WEBINAR] Vote en réunion CSE | Comment permettre le maintien du dialogue social et la poursuite de l’activité économique ?

Webinar dédié au vote en réunion à distance le vendredi 20 novembre de 11h30 à 12h15

La crise sanitaire que nous vivons depuis plusieurs mois et la situation de confinement qui s’impose à nouveau à nous ont des conséquences importantes sur l’animation de la relation sociale dans nos organismes privés et publics.

Dans cette situation exceptionnelle, la consultation des instances représentatives du personnel (CSE et CAP/CT) nécessite de mettre en place des fonctionnements nouveaux et agiles pour assurer la continuité du dialogue social et la poursuite de l’activité économique. Il est plus que jamais nécessaire de pouvoir organiser et assurer la validation des décisions conjointes sans contestation possible, notamment grâce à la mise en place du vote à distance.

Voxaly propose un outil de vote électronique intuitif dédié aux instances représentatives du personnel du secteur privé et public.

Vous trouverez également un regroupement des principales Questions et Réponses qui nous sont posées sur le sujet : Lire l’article

 

Conforme aux mesures d’urgence prises par le gouvernement dans le cadre de l’épidémie de Covid-19 (ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 et ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020), l’outil de vote en réunion permet à chaque élu et participant d’exprimer officiellement son vote, de façon totalement anonyme et sécurisée, quelle que soit sa situation géographique et quel que soit le terminal digital utilisé (ordinateur, tablette ou smartphone). L’organisation des réunions et délibérations est laissée à la charge du président ou secrétaire de séance, qui envoie les invitations et suit les votes en temps réel.

Au cours de ce webinar, une démo vous sera proposée. Vous pourrez ainsi découvrir concrètement comment l’outil de vote en réunion vous permet de consulter vos élus, afin d’assurer le maintien du dialogue social, tout en respectant le cadre réglementaire.

Programme

  • Contexte et réglementation
  • Le vote à distance en réunion, un outil complémentaire à la visioconférence
  • Paramétrage et vote, un processus simple en 6 étapes
  • Démonstration pratique
  • Autres outils de pilotage des relations sociales

Speakers

Xavier SÉCHER
Directeur du développement,
Voxaly

Lætitia LANDELLE
Assistante commerciale, Voxaly

Morgane TUILLIER
Chef de produits gamme Signature & gamme RH, Docaposte

 

ADEME

Banque Bred

Organisation d’une assemblée générale avec un vote à distance multicanal

Chaque année depuis 2015, Voxaly accompagne la BRED, Banque Populaire coopérative membre du Groupe BPCE, dans l’organisation de ses assemblées générales.
Cette année encore, la Banque a renouvelé sa confiance à Voxaly et à ses collaborateurs dans un contexte particulier de crise sanitaire.

Contexte et enjeux

Les assemblées générales de la BRED sont des événements importants qui permettent à la BRED de partager avec ses sociétaires le bilan de l’année écoulée et la stratégie mise en œuvre. Elles constituent un moment essentiel et convivial dans la relation entre la Banque et ses clients sociétaires, notamment en termes de prise de décisions et d’exercice de droit de vote sur les résolutions qui leurs sont soumises. Chaque année, Voxaly collabore étroitement à la gestion de la collecte des votes par correspondance du fait de sa véritable expertise sur ce sujet.

Organiser une assemblée générale avec succès au cœur de la crise sanitaire

Cette année, Voxaly a su montrer son adaptabilité dans un contexte particulier en mettant en place, avec succès, une assemblée générale à huis clos en moins de 3 semaines et ce, afin que celle-ci se déroule de façon aussi fluide que d’habitude. Pour ce faire, Voxaly a pu compter sur le soutien du réseau commercial de la BRED afin de relayer les éléments nécessaires à la bonne tenue de l’assemblée générale auprès des sociétaires.

Afin de s’adapter au mieux aux contraintes liées à la situation inédite, Voxaly a su se montrer réactif et disruptif en proposant un vote multicanal (vote par correspondance papier couplé d’un vote électronique). Face au contexte sanitaire, le vote électronique, mis en place pour la première fois, a su jouer un rôle de complémentarité dans les supports proposés auprès des sociétaires.

La proximité de la BRED avec ses sociétaires

La volonté très forte de la BRED d’accompagner ses sociétaires durant ce contexte particulier et la capacité de Voxaly à proposer des solutions innovantes a permis d’atteindre les objectifs fixés par la BRED. L’assemblée générale fut un succès avec l’atteinte d’un quorum élevé.

L’implication des équipes de la BRED, de l’équipe projet Voxaly, ainsi que des partenaires Voxaly (imprimeur, routeur) a favorisé la mise en place de cette assemblée générale et a fortement contribué à sa réussite, démontrant ainsi toute l’importance de la relation de confiance qui s’est tissée entre Voxaly et la BRED au fil des années.

 

« Nous tenons à exprimer notre satisfaction à l’égard des équipes Voxaly, qui ont contribué par la qualité de leur prestation au succès de l’organisation de nos assemblées générales, dans un contexte particulièrement difficile, cette année. Nous souhaitons destiner nos remerciements, tout particulièrement, à Sébastien Humeau, responsable du projet dans vos équipes, en reconnaissance de son implication, de sa disponibilité et de sa réactivité en toutes circonstances. »

Jean Serrière, Directeur RSE et animation du sociétariat

 

Vote en réunion, consultation des élus CSE à distance – Questions/Réponses

Depuis déjà plusieurs années et surtout durant les derniers mois, les outils proposés par Voxaly en matière de consultation et vote à distance des instances représentatives du personnel (IRP) ont permis de répondre à de fortes attentes de la part des organisations.

Le vote en réunion, une nécessité pour les entreprises privées et organismes de la fonction publique

Qu’il s’agisse d’entreprises privées ayant pour objectif de maintenir un dialogue social permanent pour l’animation de leur CSE, ou de structures publiques ayant besoin de consulter leur CAP (Commission Administrative Paritaire) et leur CT (Comité Technique), Nos équipes sont engagées aux côtés de nombreux clients pour animer la gestion des relations sociales au cœur des organisations.

En 2020, nous avons d’ailleurs animé un premier webinar sur le sujet de la consultation des élus CSE à distance en juin, suivi d’un second webinar dédié au vote en réunion CSE en novembre.

Forts de notre expérience, nous avons souhaité mettre en avant les questions les plus courantes afin de vous permettre de mieux appréhender cet outil et de pouvoir juger de sa pertinence au sein de vos organisations.

Découvrez les questions les plus fréquemment posées par nos clients

Quel est le process de mise en œuvre avec nos élus ? Voxaly fait une présentation, une démo ou formation aux élus ?

Nos équipes sont à votre disposition pour réaliser une simple présentation de l’outil ou si vous le souhaitez, pour assurer une formation de notre outil auprès de la personne référente de l’instance.

Les élus ont-ils accès à l'historique des votes ?

Tous les résultats sont accessibles depuis l’interface sécurisée du gestionnaire.

Sur demande des élus, le gestionnaire peut leur transmettre l’historique des votes.

Devons-nous créer les participants pour chaque réunion ?

Non, les participants sont inscrits, « une fois pour toute », en amont de la première réunion.

Si nécessaire, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un participant quand vous le souhaitez.

Peut-on changer les votants en cours de réunion ?

Une réunion peut être réinitialisée avant l’ouverture de la première délibération.

Les votants peuvent être modifiés entre chaque délibération.

Quel est le taux d'échec d'un vote ? Si un élu ne parvient pas à voter, cela risque d'invalider la délibération ?

A ce jour, nous n’avons enregistré aucun échec. Si pour une raison technique un vote depuis une connexion via un smartphone ne fonctionne pas, l’élu a toujours la possibilité de se connecter via un PC ou inversement.

Un vote non enregistré sera comptabilisé dans les abstentions, sans remettre en cause la validité du vote.

Est-ce nécessaire de faire une info consultation pour mettre en place ce type d'outil ? Comment définir les modalités de mise en place de ce vote avec les élus ? Accord ou règlement intérieur ? Peut-on le mettre en place par décision unilatérale de l'employeur ?

Le  Décret n°2016-453 du 12 avril 2016 a permis de fixer et préciser certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel, dont la visioconférence.

Le recours à la visioconférence, pour réunir une instance à distance, est autorisé par accord entre l’employeur et les représentants du personnel. Dans ce cas, la visioconférence est accompagnée d’une solution de vote électronique.

En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile.

L’article 6 de l’ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 portant mesures d’urgence relatives aux instances représentatives du personnel précise que par dérogation aux dispositions des articles L. 2315-4 et L. 2316-16 du code du travail, le recours à la visioconférence est autorisé pour l’ensemble des réunions du comité social et économique et du comité social et économique central, après que l’employeur en a informé leurs membres.

Oui, vous pouvez mettre en place le « Vote à distance en séance » sur DUE, même s’il est toujours préférable de privilégier un dialogue constructif avec vos représentants syndicaux.

Votre outil est-il transposable à d’autres réunions que celles d’un CSE ?

Oui, notre outil peut être utilisé pour différentes instances autres que le CSE, comme par exemple, les CAP, CT, Comités, Conseils, Commissions … etc.

Peut-on avoir une idée des coûts de cet outil ?

Il s’agit d’un abonnement annuel, c’est donc un forfait pour les 12 mois à venir, sans aucune limitation du nombre de réunions organisées.

Le coût de l’abonnement annuel est de 2 350 € HT pour une instance, mais vous bénéficiez d’un tarif dégressif selon le nombre d’instances concernées.

Notre équipe est à votre disposition pour vous adresser une proposition commerciale détaillée.

Quel est le nombre de votes maximum que peut supporter l'outil svp ?

Pour les CSE, il est assez rare d’avoir plus de 35 titulaires et concernant les autres types d’instances comme les conseils, commissions ou autres comités, nous avons eu jusqu’à 75 participants/votants.

Notre outil de vote en réunion peut supporter une volumétrie très importante, mais par expérience, parce que systématiquement couplé à une conférence téléphonique et/ou en « visio », le nombre de votants est compris entre quelques personnes et quelques dizaines de personnes.

Sur le mois d’avril 2020, Voxaly a enregistrée 293 réunions et a lancé 3 734 invitations, soit une moyenne de 12,7 votants par réunion.

Pendant quelle durée chaque votant peut-il voter ? Peut-on paramétrer cette durée ?

La durée de vote pour chaque délibération est variable.

En effet, l’organisateur gère l’ouverture et la fermeture du vote pour chaque délibération.

Le tableau de pilotage indique en temps réel le nombre de choix exprimés, c’est-à-dire la participation.

Est-il possible de joindre un document à l’invitation ? Par exemple, le texte de la délibération.

Notre outil ne permet pas de joindre un document à l’invitation reçue par l’élu pour voter. Cependant, vous pouvez envoyer tout document via votre outil de visioconférence ou par tout autre moyen en amont de votre réunion.

Je fais partie d'une petite entreprise de 27 personnes. Voxaly ne concerne que les grandes entreprises ?

Notre outil de vote en séance s’adresse aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité.

Son faible coût rend l’outil accessible aux petites structures souhaitant bénéficier de ses nombreux avantages.

Comment avoir la confirmation que c’est la bonne personne qui vote ?

Chaque votant reçoit, pour chaque réunion, un lien de connexion unique qui expire automatiquement à la fin de la réunion.

De plus, le votant est reconnu facialement (visio) et/ou vocalement (call).

Est-il possible de voter deux fois dans le cadre d’une délégation de pouvoir ?

Oui, la gestion des pouvoirs permet à un électeur de voter plusieurs fois si il est porteur d’un ou plusieurs pouvoirs.

Peut-on envisager une utilisation ponctuelle de cet outil ?

Oui, l’outil peut-être utilisé ponctuellement, mais sa finalité est bien d’améliorer le dialogue social tout au long de l’année.

Pour aller plus loin

Il s‘agit en partie des questions qui nous sont posées lorsque nous sommes sollicités pour mettre en place un outil de vote à distance en réunion.

Ces questions nous ont également été posées lors de notre dernier webinar dédié au vote en réunion CSE .

Toutes nos équipes sont à votre disposition pour étudier vos projets et répondre à vos questions spécifiques.

 

Contexte et organisation de la tenue d’une assemblée générale à distance

Organisation d’une assemblée générale à distance

Tenir une assemblée générale physique dans le contexte actuel et la situation sanitaire incertaine est devenu un exercice assez difficile à envisager. D’autant plus que lors de ces assemblées générales, des résolutions sont soumises à des discussions et à des séances de vote qui doivent permettre de valider des décisions.

Dès lors, comment les entreprises, les associations, les mutuelles, les sociétés d’assurances et les banques peuvent-elles continuer à envisager une tenue de leurs assemblées sans faire prendre un risque sanitaire à leurs actionnaires/adhérents/sociétaires, tout en assurant la validité des délibérations et des scrutins mis en place ?

Un contexte juridique favorable à la mise en place d’outils numériques et qui assouplit les règles.

Une législation favorisant le recours à la visioconférence et au vote électronique :
Le décret du 10 avril 2020 est venu préciser les modalités d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé et qui est intervenue après la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19.

Au-delà de ce dispositif juridique, les entreprises, organismes et associations bénéficient également d’une durée rallongée pour l’approbation des comptes. Elles disposent donc d’un peu plus de latitude pour organiser des assemblées générales à distance.

Plus de souplesse pour la mise en place d’un vote par correspondance ou « pré-AG »

La même ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020, dont les mesures sont applicables à compter du 12/03/2020 et jusqu’au 31/07/2020, apporte de la souplesse concernant le vote par correspondance en amont de l’assemblée générale dit vote pré-AG.

En effet, avant le contexte de pandémie mondiale, les entreprises et personnes morales pouvaient avoir recours à l’envoi de convocations et la mise en place d’un vote par correspondance mais cela devait être précisé dans les statuts.

L’ordonnance assouplit le dispositif et permet de recourir au vote pré-AG sans qu’il soit préalablement inscrit dans les statuts. Il est donc possible de remplacer directement les assemblées générales par l’organisation de votes par correspondance en amont de la date de tenue de l’assemblée générale.

Solutions proposées par Voxaly pour les assemblées générales à huis clos

Expert reconnu dans ce domaine, Voxaly organise des assemblées générales à distance quel que soit le choix des organisateurs, notamment dans ce contexte particulier. Voxaly est ainsi force de proposition afin d’apporter la meilleure réponse à vos besoins.

– Remplacement de l’assemblée générale jour J par une solution de vote pré-AG complète avec convocation à distance, envoi des résolutions et mise en place d’un site de vote électronique sécurisé pour l’ensemble des participants. Il s’agit d’un process AG largement adopté par nos clients.

– Mise en place d’une assemblée générale dématérialisée jour J

Un site de vote à distance au cœur du dispositif

Modalités de participationAssemblée générale à distance - résolutions

 

L’assemblée générale nécessite le recueil de l’assentiment des actionnaires/adhérents/sociétaires sur un certain nombre de résolutions qui seront adressées soit par avance en cas de pré-AG, soit en direct en cas d’AG jour J.
Pour cela, Voxaly propose dans son dispositif global la mise en place d’un site de vote sécurisé et multi-supports (desktop, tablette et mobile) qui permettra de valider les délibérations.

Ils nous font déjà confiance

Voxaly intervient depuis longtemps dans la mise en place d’assemblées générales à distance.

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