Acteurs Publics TV – Interview croisée sur le vote éléctronique dans la fonction publique

Vers une simplification des élections professionnelles dans la fonction publique grâce au vote électronique 

Retenu pour organiser les élections du renouvellement général des membres des CCI (Chambres de Commerce et d’Industrie) et des CMA (Chambre des Métiers et de l’Artisanat) sur l’ensemble du territoire, Voxaly s’inscrit comme partenaire privilégié de ces scrutins, notamment grâce à sa solution de vote électronique.

Dans le cadre de la journée Acteurs publics Solutions du 17 mars dernier, Raphaël Giuliani, Ingénieur d’affaires chez Voxaly, et Patrick Pochet, chef de projet de l’équipe CCI/CMA, ont présenté la solution numérique qui va constituer une innovation majeure lors des élections professionnelles au sein de la fonction publique en 2022.

Voici, in extenso, l’ensemble des sujets qui ont été abordés lors de cette interview croisée animée par Aminata Yade, de la chaîne Acteurs Publics TV.

 

Aminata Yade : Bonjour à tous les deux. Pour vous présenter à nos téléspectateurs, Patrick Pochet, vous êtes Chef de projet CCI et CMA et vous pilotez ce projet pour les deux réseaux.

Patrick Pochet : Tout à fait. Pour rappeler quelques chiffres, dans ce projet nous embarquons une centaine de CCI à l’échelle départementale et une vingtaine de CMA mais qui sont, elles, à l’échelle régionale.

 

A Y  : Raphael Giuliani, vous êtes Ingénieur d’affaires chez Voxaly pour le secteur public. Voxaly a travaillé sur cette solution numérique qui permet la mise en place de ces élections prévues en fin d’année. Pourriez-vous nous en dire plus sur Voxaly, vos missions, l’entité en elle-même ?

Raphael Giuliani : Voxaly est spécialisé depuis plus de 15 ans dans l’organisation de scrutins et d’élections par internet. Et elle est aujourd’hui le premier partenaire des entreprises publiques et privées, avec près d’un millier de scrutins organisés chaque année. C’est une marque du groupe Docaposte qui, à travers différentes filiales, met en place des solutions pour accompagner la transformation numérique des entreprises publiques et privées.

 

A.Y  : L’organisation des élections des membres des CCI, des CMA représente de nombreux défis. Est-ce que vous pouvez nous en dire plus sur le sujet ?

R.G : On est pour la première fois dans un contexte mutualisé puisqu’avant, chaque réseau organisait ses élections chacun de son côté. Il a donc été décidé de mutualiser l’organisation de ce projet ce qui va permettre de mutualiser les moyens et les coûts. Ce sont des scrutins qui sont très volumétriques avec 3,5 millions d’électeurs qui sont appelés à voter pour les CCI et CMA à 15 jours d’intervalle sur des périodes distinctes, en métropole et dans les DOM-TOM.

C’est un scrutin qui est également très décentralisé avec de nombreux contributeurs et gestionnaires qui sont appelés tout au long du scrutin à intervenir et à interagir avec l’application de vote pour, par exemple, charger les électeurs, les mettre à jour, saisir les candidats, les professions de foi, les lois…  Il faut donc enrôler toute cette population et l’application est calibrée de sorte à tenir la charge de sollicitation attendue tout au long du projet.

Il y a d’autres enjeux en matière de sécurité numérique et de protection des données confidentielles évidemment, pour répondre aux nouveaux enjeux de la CNIL et du Règlement Général de la Protection des Données (RGPD).

 

A.Y : Patrick Pochet, quel est l’enjeu d’un projet tel que celui-ci ?

P.P : Pour les CCI et les CMA, j’identifierais 3 enjeux. Le premier, c’est d’embarquer un très grand nombre d’interlocuteurs dans des structures de tailles, de moyens, de problématiques extrêmement différents. Il ne faut bien entendu oublier personne sur le bord de la route et les élections doivent, le 27 octobre, commencer avec tous ces acteurs.

Le deuxième enjeu pour les CCI spécifiquement, est de passer au 100 % internet. Nous en sommes à notre troisième scrutin. En 2010 et 2016 nous avions le vote par correspondance et le vote par internet. Nous avons fait le choix, au vu de l’adhésion remportée par internet en 2016 de passer au 100 % internet. Pour les CMA c’est en revanche une première, ils vont découvrir le vote par internet, le vote par correspondance continue. L’enjeu pour eux est de susciter le maximum d’adhésions au vote par internet de la part des électeurs.

Et le troisième enjeu, il est économique. Il est aussi de diminuer les risques. Il y avait dans le réseau des CMA une compétence de gestion de projet électoral. Nos deux têtes de réseaux, CCI France et CMA France, ont donc choisi de mutualiser cette compétence d’assistance et maitrise d’ouvrage et, très naturellement, nous avons aussi mutualisé le marché dans le cas d’un groupement de commandes. Nous mutualisons le marché de prestations de vote par internet, l’expertise indépendante voulue par la CNIL mais aussi l’assistance et maitrise d’ouvrage. Les économies sont à la hauteur des attentes, nous réalisons globalement 25 % d’économie par rapport à deux élections qui se seraient déroulées séparément, et avec une prise de risques moindre puisque cette compétence est mutualisée entre les deux réseaux.

 

A.Y : D’un point de vue des collectivités, comment les CCI s’appuient-elles sur les territoires ? Comment peut-on embarquer tout le monde dans un projet comme celui-ci ?

P.P : En communiquant énormément. On a greffé sur ce projet, qui est un projet informatique à la base, un volet très important d’animation réseaux. L’animation réseaux ce sont des choses que nos deux têtes de réseaux, CCI France et CMA France, savent parfaitement faire. L’originalité est de greffer cet aspect animation réseaux sur un projet qui est quand même très pointu sur le plan technologique. Voilà comment nous avons embarqué tous ces acteurs, CCI, CMA, préfectures, candidats et puis, il ne faut pas les oublier, les organismes qui présentent des candidats.

 

A.Y : Raphaël Giuliani, quelle solution mettez-vous en place pour susciter l’adhésion de différents interlocuteurs ? À quel niveau de difficultés vous positionnez-vous à ce moment-là ?

R.G : Avec plus d’un millier d’utilisateurs à intégrer au projet, plus de 3,5 millions d’électeurs, la première chose c’est de tout d’abord mettre en place une solution de vote qui soit ouverte, ergonomique, intuitive et qui va permette à tous les intervenants de réaliser leurs interventions selon leurs prérogatives et leurs habilitations. Bien entendu, pour s’assurer que tout le monde va monter à bord, on va mettre en place des sessions de formation, pour former tous les types d’intervenants, et on va également organiser une répétition générale sur une semaine, qui va permettre à chacun de bien connaître son rôle et bien sûr les fonctionnalités qui sont mises à leur disposition pour pouvoir mener à bien les différentes opérations. Bien entendu, au-delà de ces répétions et formations, on a une assistance qui est mise en place dans les moments-clés du scrutin qui permet aux intervenants qui sont en difficulté de pouvoir trouver des réponses.

Moyens humains

Plus de
1 millier
Gestionnaires intégrés au projet

Plus de
3,5 millions
Électeurs

Il faut savoir que c’est une opération qui va durer 10 mois, il y a environ 9 mois de préparation et deux fois 15 jours de scrutin. C’est une opération qui mobilise énormément de ressources chez Voxaly, plus d’une dizaine de personnes qui vont intervenir, dans des compétences très riches comme des gens sont spécialisés dans le développement informatique, hébergement d’applications, direction de projets, imprimerie, éditique… Toute cette équipe va devoir être orchestrée, on va donc mettre en place une gestion de projet dynamique qui va permettre de s’assurer la tenue des délais et des livrables. Ça va se matérialiser par exemple par des réunions périodiques de pilotage et de coordination avec l’équipe projet CCI/CMA, avec à sa tête Patrick Pochet, qui vont nous permettre de gérer correctement ce projet.

A.Y : Patrick Pochet, peut-être pouvez-vous nous éclairer sur les questions de stratégies. Quelle est la stratégie de sensibilisation qui est mise en place ?

P.P : Il faut inlassablement communiquer, informer. Dès la notification du marché, nous avons commencé à expliquer à tous nos partenaires les enjeux, surtout la façon dont nous allions répondre à leurs inquiétudes. Il faut leur expliquer comment nous avons trouver cet équilibre délicat entre la nécessaire sécurité d’un scrutin, qui est fortement encadré par les recommandations de la CNIL, l’ergonomie nécessaire du vote par les électeurs, nos électeurs sont des chefs d’entreprise qui sont motivés mais ont relativement peu de temps à consacrer à cette opération, et les inévitables contraintes technologiques et les habitudes que nos électeurs, qui sont aussi des internautes, ont pu prendre sur internet lorsqu’ils réalisent des opérations un peu sécurisées, comme des opérations bancaires. Un vote nécessite quasiment le même niveau de sécurité.

Toutes ces explications visent les électeurs mais aussi les candidats et les organisations qui les présentent. Nous avons, dès notre premier scrutin en 2010, associé les candidats et les organisations professionnelles aux formations et à toutes les campagnes de sensibilisation avec un grand succès. Nous avons découvert que nous les avions rassurés extrêmement rapidement sur la sécurité du scrutin […].

A.Y : Raphaël Giuliani, quelle place occupe la sécurité dans l’organisation d’un vote par internet ?

R.G : La sécurité est clairement primordiale. Tout d’abord, la solution de vote que l’on va mettre en place doit correspondre à un référentiel général de la sécurité qui est publié par l’administration (RGS V2) et la CNIL a publié de nouvelles recommandations et a défini 3 niveaux de risques en fonction des enjeux du scrutin, de la volumétrie, de l’envergure géographique. En face de chaque niveau, il va falloir mettre un dispositif de sécurité qui permet de garantir que la solution est bien sécure et in fine, que la satiété du scrutin est garantie et que les résultats qui sont produits sont incontestables.

Les élections CCI/CMA sont sur un niveau 3 CNIL, qui est le niveau le plus important. Pour s’assurer la conformité de la solution, CCI et CMA vont mandater un expert indépendant, formé par la CNIL, qui va auditer la solution tout au long du projet. C’est une procédure normale, Voxaly en 2020 a été expertisée 27 fois par 5 experts indépendants différents.

A.Y : En décembre 2022, tous les établissements publics vont devoir réaliser des élections professionnelles sur la même période. Comment le vote électronique peut-il se généraliser dans le secteur public ?

R.G : Le vote par internet connaît un essor progressif dans le secteur public, c’est le cas de la fonction publique d’état depuis un certain temps mais également plus récemment la fonction publique territoriale à travers la publication de décrets qui autorisent le vote par internet dans toutes les strates de la fonction publique territoriale. Voxaly est aujourd’hui déjà très présent au sein du secteur public en accompagnant notamment 5 ministères et de nombreuses collectivités locales. Nous pensons qu’il y encore un axe de développement très fort car tous les établissements publics vont devoir organiser leurs élections professionnelles en décembre 2022 sur une même période. Cela crée des enjeux car pour réaliser toutes ces opérations, il va falloir mobiliser des ressources très importantes et Voxaly, marque du groupe Docaposte, va pouvoir s’appuyer sur les compétences et le vivier de ressources du groupe, compétences qui au quotidien accompagnent les entreprises dans leur transformation numérique.

Nous pensons aussi que le vote par internet va se développer dans le cadre des élections politiques dans un futur proche et c’est d’ailleurs déjà le cas pour les français de l’étranger qui votent par internet pour les législatives ou des partis politiques qui organisent déjà des primaires en prévoyant le vote par internet.

 

P.P : Il n’y a plus d’obstacles majeurs au déploiement du vote par internet, il y a bien entendu toujours la peur du changement, de tout ce qui est nouveau. Si je devais me permettre de faire quelques recommandations aux acteurs publics qui veulent se lancer, la première recommandation serait de ne pas rester seuls, de se regrouper, de partager des expertises qui existent et qui ne demandent qu’à être mutualisées, monter des groupements de commandes, regarder ce que les autres ont fait en termes de marchés… Quand vous montez un marché, n’oubliez pas une phase de négociation. Les prestataires qui vont répondre, vont vous proposer des solutions qui ne vont probablement pas vous parler, il est intéressant de prévoir une phase de négociation pour éclaircir tous ces points. Ne pas surestimer le volet coût, choisir un prestataire de vote par internet n’est pas acheter une ramette de papier. Le volet coût ne devrait pas dépasser 30 % dans les critères d’évaluation des solutions. Et puis surtout, n’hésitez pas à aller vers la CNIL, regardez toutes ses recommandations extrêmement précieuses pour garantir et communiquer auprès des candidats et des organisations professionnelles, des organisations syndicales, pour leur expliquer que cette urne électronique qui n’est peut-être pas aussi transparente qu’une urne en plexiglas, est réellement transparente. Son fonctionnement est parfaitement garanti, son intégrité est garantie par des mécanismes qui sont différents, bien entendu, mais qui existent et que l’on est capables de démontrer.

Délais projet & scrutin

Durée du projet 10 mois

Temps de préparation 9 mois

Durée du scrutin 2x15 jours

 

Elections CSE & vote électronique, quel process ?

Les élections interviennent de plus en plus au cœur de nos entreprises et institutions. Il s’agit avant tout d’un domaine réglementé mais également très surveillé où les utilisateurs doivent faire preuve d’une exigence sans faille.

Que ce soit dans le cas d’un vote électronique, vote par correspondance ou vote mixte papier et internet, il est incontournable d’avoir un process très cadré.

Dans le cadre de la mise en place du vote électronique, Voxaly vous propose un process complet pour la gestion de vos élections. Vous pouvez aussi retrouver ces informations dans notre livre blanc qui reprend les 10 étapes clés pour la mise en place des élections CSE.

Collecte des données de références

collecte des données de référenceUn chef de projet spécialisé dans l’organisation d’élections professionnelles assure le suivi de l’opération et vous accompagne pour vous fournir les réponses organisationnelles, techniques et juridiques. Il aide à la collecte des données de référence permettant de paramétrer la solution de vote. Les données de références sont les suivantes :

• La liste électorale
• Les listes de candidats
• Les professions de foi et les logos de chaque liste
• La liste des établissements
• Les caractéristiques du scrutin (nombre d’instances, collèges, sièges à pourvoir…)
• Le logo de votre entité qui figurera sur le site de vote
• Les dates et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin

Tout au long de ces échanges, nous garantissons une parfaite intégrité et confidentialité ainsi que l’authentification des personnes avec des process sécurisés.

Formatage et contrôle des données

formatage et contrôle des donnéesLe client fournit les informations relatives aux électeurs. A réception, les données sont contrôlées par Voxaly afin de s’assurer de la qualité des fichiers :

1. Contrôle des formats (ex : format des adresses postales selon les normes postales)
2. Contrôle des données (ex : adresses vides, trop courtes)
3. Contrôle de cohérence (candidat inscrit dans les listes électorales, candidat éligible, …)

A l’issue de ces opérations de formatage et de contrôle, un état de synthèse réalisé par Voxaly permet au client de s’assurer de la bonne prise en compte des données de référence pour le paramétrage de la plateforme de vote et pour la production des procès-verbaux de résultats.

Formation du bureau de vote et vote test

A l’issue du paramétrage de la solution de vote, Voxaly organise une formation en présence des membres du ou des bureau(x) de vote.

Cette séance et cette simulation permettent aux personnes présentes d’appréhender le fonctionnement des outils mis à leur disposition pendant le vote et le jour du dépouillement, et de passer en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés.

La formation est peut-être l’étape la plus importante d’un projet. En effet, elle permet de mettre du concret sur des choses parfois abstraites pour nos clients en leur présentant les modalités et les outils qui sont à leur disposition pour leurs élections. Elle permet également de désamorcer certaines appréhensions en simulant des votes et un dépouillement. Elle marque le commencement d’une familiarisation de nos clients avec les outils et les procédures mis en place dans le cadre de leur scrutin.

Alexandre DAYCARD, Chef de projet

Envoi dématérialisé des données de connexion

Voxaly met en place une procédure d’authentification renforcée via deux canaux en conformité avec la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, publiée au JO le 21 juin 2019.

Vote par Internet

L’application proposée est composée de 2 sites Internet :

  • Un site gestionnaire, à disposition des membres du ou des bureau(x) de vote, des délégués de liste et des membres de la direction pour le contrôle de l’opération et l’accès à différentes fonctionnalités.
  • Un site de vote, à disposition des électeurs, pour le recueil des suffrages.

Assistance aux électeurs

La solution de vote propose deux types d’assistance :

  • L’assistance en ligne, accessible depuis la solution de vote et uniquement durant la période de scrutin.
  • L’assistance téléphonique, accessible les jours ouvrés de scrutin.

 

Clôture et dépouillement

Les opérations de dépouillement, après constatation de la fermeture effective du dispositif de vote par Internet à l’heure préalablement définie, sont effectuées en central en présence du consultant Voxaly ou en local, sous l’autorité du président de chaque bureau de vote et avec la présence obligatoire minimale des deux assesseurs porteurs des clés de déchiffrement.

Au lancement du dépouillement par le président du bureau de vote et au moins un assesseur, le déchiffrement des suffrages et la génération automatique des procès-verbaux des élections sont déclenchés. Le système de dépouillement Voxaly remplit automatiquement les PV CERFA conformes aux nouvelles exigences de l’inspection du travail et du Centre de Traitement des Elections Professionnelles en vigueur depuis janvier 2018.

Notre process en images

Cliquez sur l’image pour découvrir notre infographie sur le process des élections CSE

 

Nos références

Plus de 140 millions d’électeurs, à travers plus de 1 500 clients PME ou grands comptes, ont utilisé notre plateforme de vote pour des scrutins sur l’ensemble du territoire national.

Vote papier dédié aux élections CSE

En complément de notre outil de vote électronique dédié aux élections CSE, Voxaly vous permet de simplifier et sécuriser vos élections professionnelles CSE via une solution de vote papier clé en main pour la mise en place d’un vote à l’urne et/ou vote par correspondance.

A qui s’adresse notre solution de vote papier clé en main ?

  • Aux entreprises de plus de 11 salariés pour les élections du Comité Social et Economique.
  • Aux entreprises de moins de 2 000 salariés par collège qui souhaitent se décharger des tâches coûteuses, chronophages et sources d’erreurs liées aux process d’organisation des élections professionnelles.

Comment ça marche ?

Vous externalisez toute la production, la mise sous pli et l’acheminement du matériel nécessaire à la tenue de l’élection. Vous bénéficiez de kits personnalisables pour mobiliser les salariés.

Vous gagnez du temps dans l’organisation de votre élection, en garantissant son bon déroulement, et sécurisez les résultats.

Ainsi, Voxaly accompagne votre entreprise à chaque étape du processus électoral et permet à vos collaborateurs de se concentrer sur leur cœur de métier.

  • Production du matériel, conformément aux normes en vigueur pour les élections professionnelles.
  • Création de l’enveloppe retour.
  • Production à la demande.
  • Mise sous pli du matériel pour chaque électeur en cas de vote par correspondance.
  • Mise sous pli du matériel pour un vote en urne réalisé en entreprise.
  • Suivi de la production du matériel jusqu’à sa remise à La Poste.

En quelques clics, externalisez l’organisation de vos élections professionnelles CSE !

Une fois les caractéristiques, électeurs et candidats renseignés, nous prenons en charge la production, la mise sous pli, l’acheminement et le suivi de la production :

  • Au domicile de l’électeur lorsque le vote est organisé par correspondance.
  • A l’entreprise lorsque le vote est organisé à l’urne.
  • Au domicile et à l’entreprise, lorsque le vote est mixte.

Les + produits de notre solution de vote papier :

Autonomie et gain de temps

  • Paramétrage avec aide en ligne depuis l’Espace Client 24/24, 7/7.
  • Production et remise en Poste de vos kits sous 3 jours ouvrés.

Simplicité

  • Accès en ligne à la demande 24h/24, 7j/7 depuis l’espace client.
  • Production à la demande, sans minimum de volume.
  • Étapes guidées et assistance en ligne.

Économies

  • Gain de productivité grâce à la suppression des tâches chronophages.
  • Prix à l’électeur, pour un coût de prestation juste selon le nombre de votants.
  • Production à la demande sans minimum de volume.

Fiabilité

  • Planification et suivi en temps réel.
  • Conforme aux normes en vigueur : anonymat, confidentialité, sécurité des données.

 

[WEBINAR] Comment faire voter vos élus CSE avec le renforcement du télétravail ?

Webinar dédié au vote en réunion le mercredi 17 mars de 11h00 à 11h45

Le contexte économique et organisationnel que nous vivons depuis près d’un an a prouvé la capacité d’évolution et d’adaptation de l’ensemble des acteurs afin de maintenir un dialogue social dynamique au sein des organisations.

Alors que le télétravail, les échanges et le vote à distance se démocratisent et se renforcent, l’utilisation des outils numériques s’est fortement développée et a accéléré la transformation de nos structures, tout en permettant de continuer à entretenir un débat social à distance.

 

Vous trouverez également un regroupement des principales Questions et Réponses qui nous sont posées sur le sujet : Lire l’article

L’usage du numérique pour faciliter les échanges et les prises de décision à distance

Conçu pour simplifier l’organisation de vos réunions et permettre le vote des délibérations à distance avec vos représentants du personnel (élus CSE et CAP/CT), notre outil s’enrichit régulièrement de nouvelles fonctionnalités.

Nos derniers webinars dédiés à notre outil de vote en réunion ayant rencontré un grand succès, nous renouvelons cette opération afin de vous présenter cette fois plus en détail les nouvelles fonctionnalités et bonnes pratiques liées à l’outil.

Développées pour et à la demande de nos clients, ces nouvelles fonctionnalités viennent enrichir et fluidifier davantage la gestion de vos réunions avec vos élus :

  • Gestion de l’anonymat du vote (vote anonyme ou non anonyme)
  • Possibilité de paramétrer différents modes de scrutin (vote simple : pour/contre/abstention, choix de vote multiple : scrutin de nom de candidats par exemple)
  • Possibilité de sélectionner tous les participants en un seul clic
  • Zoom sur les fonctionnalités disponibles en cours de réunion

Programme

  • Rappel de la réglementation
  • Le vote à distance en réunion, un outil complémentaire à la visioconférence
  • Paramétrage et vote en 6 étapes
  • Démonstration pratique & focus sur les nouvelles fonctionnalités
  • Questions/Réponses

Speakers

Xavier SÉCHER
Directeur du Développement,
Voxaly

Lætitia LANDELLE
Assistante Commerciale, Voxaly

Morgane TUILLIER
Chef de Produits gamme Signature & gamme RH, Docaposte

 

 

 

Voxaly vous souhaite une très bonne année 2021

Toutes les équipes Voxaly vous souhaitent une excellente année 2021.

Nous le savons tous, l’année 2020 a été une année très particulière et a fortement perturbé nos organisations.

Merci à nos clients pour leur confiance, mais aussi pour leur implication, l’énergie et l’agilité dont ils ont su faire preuve à nos côtés.

Bravo aux équipes Voxaly qui sont restées extrêmement motivées et réactives afin de pouvoir vous accompagner dans l’organisation de vos différents scrutins par vote électronique, la mise en place de vos assemblées générales, le pilotage de vos relations sociales (vote en réunion CSE, suivi des heures de délégation, BDES) ou encore dans la mise en œuvre de vos projets actionnariat salarié.

Nous avons donc souhaité laisser la parole à nos collaborateurs afin de revenir un peu en arrière sur l’année écoulée et surtout témoigner de leur engagement sans faille pour l’année à venir !

Alexandra Cochet, responsable équipe projets vote, élections et assemblées générales

Son super-pouvoir ? « Une bonne organisation ! ». Organiser, anticiper, s’adapter… Ou comment Alexandra et son équipe vous permettent de faire vivre votre processus démocratique en interne, quel que soit le contexte.

 

Matthieu Clin, responsable tests technico-fonctionnels

Son super-pouvoir ? « Être agile, s’adapter, écouter et comprendre les besoins clients pour les appliquer ». Matthieu a aussi pour mission de guider les clients et les collaborateurs sur les solutions et outils développés.

Laetitia Landelle, assistante commerciale

Son super-pouvoir ? « Être toujours à l’écoute des clients et des prospects, quelles que soient la taille et les spécificités de l’entreprise, pour leur proposer les solutions les plus adaptées à leurs besoins. Le tout avec efficacité, bonne humeur et réactivité ! » Laetitia témoigne notamment de l’accélération du recours à la dématérialisation en faveur du dialogue social, à travers l’usage du vote électronique.

Clément Goux, chef de projet vote, élections, assemblées générales & actionnariat salarié

Son super-pouvoir ? « Être toujours de bonne humeur ! ». Toujours partant pour diffuser des ondes positives et favoriser la cohésion d’équipe, Clément témoigne de l’importance de savoir se réinventer et travailler autrement pour renforcer les liens avec ses clients, grâce à la dématérialisation et la digitalisation.

Séverine Gibet-Gabillard, directrice de projet vote, élections & assemblées générales

Son super-pouvoir ? « Satisfaire nos clients, réussir leurs opérations de vote. Leur faire vivre une expérience sans couture ! ». Séverine revient sur le team building Voxaly organisé début 2020 aux salons du Nantilus, en partenariat avec Zen Organisation et Reforest’Action, un précieux temps d’échange et de partage autour d’un projet solidaire.

Stéphanie Naulin, assistante commerciale

Son super-pouvoir ? « Un petit pouvoir qui, associé à tous les petits pouvoirs de mes collègues Voxaly, nous permet d’être très réactifs ! ». Stéphanie revient sur l’accompagnement et le soutien auprès de nos clients pour la mise en place de nos outils et solutions de vote à distance.

Romain Crepel, chef de projet vote, élections & assemblées générales

Son super-pouvoir ? « Faciliter les échanges et la relation avec les clients ! ». Romain revient sur l’importance et le maintien de la cohésion d’équipe, quel que soit le contexte.

Nul doute que l’année 2021 nécessitera de continuer à travailler sur l’agilité de nos entreprises et de nos organisations. Vous pouvez compter sur l’ensemble des équipes Voxaly pour vous accompagner sur ce chemin.

 

CDG 67

Département de la Drôme

Département de La Manche

Fédération Française de Rugby (FFR)

La FFR transforme à nouveau l’essai avec Voxaly et fait le choix du vote électronique

Les 2 et 3 octobre 2020, la Fédération Française de Rugby organisait les élections des membres de son Comité Directeur.

Après avoir accompagné la FFR en 2017, lors des élections des membres des Comités Directeurs des 13 Ligues Régionales de Rugby, en s’appuyant sur un vote 100% électronique, Voxaly a de nouveau été choisi comme partenaire de confiance pour accompagner la Fédération sur ce scrutin un peu particulier.

Contexte et Enjeux

Cette nouvelle élection au sein de la Fédération Française de Rugby était très spécifique puisqu’elle était organisée en deux phases afin de répondre à la procédure réglementée et statutaire de l’organisation des Assemblées Générales Electives de la FFR (phase de recueil des pouvoirs et phase de vote).

Cette élection concernait néanmoins plus de 1 929 clubs, représentant pas moins de 280 000 licenciés.

Afin d’éviter toute contestation possible, la FFR souhaitait déléguer totalement l’organisation du vote à Voxaly, sous le contrôle permanent d’une Commission de Surveillance des Opérations Électorales (CSOE) composée de magistrats indépendants, ainsi que d’un cabinet d’huissiers.

Un vote électronique en deux phases

L’élection des membres du Comité Directeur de la FFR s’est déroulée en deux phases :

Phase 1 : Le recueil des pouvoirs

Cette première phase de l’élection constitue la vraie particularité de ce scrutin pour Voxaly car elle a nécessité l’adaptation d’un site de vote standard, comprenant notamment le développement d’une interconnexion avec le système d’information Oval-E, afin de permettre à tous les Présidents de clubs de donner pouvoir à un licencié actif et majeur de leur club (éventuellement à eux mêmes) afin de figurer sur le collège électoral de l’Assemblée Générale Élective (seconde phase).

La solution de vote en ligne Voxaly a donc été entièrement adaptée et personnalisée afin de répondre efficacement aux besoins et au contexte très spécifiques de la Fédération.

Il s‘agissait d’une première phase très sensible car elle concernait l’ensemble des clubs de rugby en France, avec une gestion centralisée par Voxaly (tiers de confiance), totalement anonyme et sécurisée. En effet, les porteurs élus allaient être les électeurs « mandatés » du futur Comité Directeur de la FFR.

Phase 2 : Vote pour l’élection du Comité Directeur

Cette deuxième phase s’est déroulée de manière plus classique avec, néanmoins, la mise en place de 3 scrutins les 2 et 3 octobre 2020.

  1. La première élection consistait à faire voter en ligne les porteurs de pouvoirs et les faire choisir entre deux listes constituées chacune de 38 candidats. Chacune des listes obtenait un volume de sièges selon les résultats du scrutin et les règles de calcul d’attribution de sièges particulières de la FFR.
  2. Puis, deux autres élections permettaient de voter pour ou contre les deux candidats spécifiques présentés par la Ligue Nationale de Rugby.

Au total cela permettait de constituer le Comité Directeur composé de 40 membres, dont la tête de liste serait le Président de la FFR.

Les résultats de ces votes étaient très attendus et ont été fortement médiatisés, l’annonce du futur Président de la Fédération était particulièrement attendue. Le timing était serré. En amont des opérations, la Commission de Surveillance des Opérations Électorales (CSOE) avait donné comme instruction à Voxaly de dérouler la procédure de dépouillement, sans aucune précipitation, et de réaliser les contrôles nécessaires même si cela devait retarder l’annonce.

Ainsi, le dépouillement a commencé dès 12h00, à 12h05 les résultats étaient fournis à la CSOE. Les procédures de vérification et le contrôle administratif se sont poursuivis durant 25 minutes afin de garantir, sans contestation possible, les résultats de l’élection.

La confiance réciproque, pilier du succès

La capacité de Voxaly à s’adapter à la particularité de cette élection et de son organisation, a constitué sans nul doute un point majeur dans la réussite de ce vote.

Dès 2017 et pour la première fois de son histoire, la FFR recourait au vote en ligne avec Voxaly pour les élections des membres des Comités Directeurs des 13 ligues régionales. Depuis cet évènement, la position de Voxaly agissant comme tiers de confiance numérique a contribué à renforcer les liens avec la FFR et a permis la mise en place de projets de vote en ligne sur l’ensemble du territoire.

Cette confiance se renforce à chaque élection et permet de travailler dans un climat positif qui rassure chacun des intervenants.

En novembre 2020, Voxaly et la Fédération Française de Rugby ont, encore une fois, collaboré ensemble pour l’élection des Comités Directeurs des 13 Ligues Régionales de Rugby. Étant donné le contexte sanitaire, l’ensemble des opérations a dû être réalisé à distance. Ainsi, 13 dépouillements avec les 13 bureaux de vote ont été gérés régionalement à distance et tout s’est très bien passé.

Laurent Gabbanini, Directeur Général Adjoint & Directeur de Cabinet du Président (FFR) et Denis Malmasson, Responsable Systèmes d’Information (FFR) reviennent sur ces élections.

federation française de rugby elections - Laurent GabanniniNous avions organisé, en 2017, le premier scrutin électronique et décentralisé de l’histoire de la FFR. Nous avions alors fait appel à la société Voxaly. Ce fût une grande réussite : l’excellence de la technique au service de la démocratie. La transformation démocratique de la Fédération Française de Rugby a pris une nouvelle dimension lors de l’élection fédérale, suivie par le scrutin régional du mois de novembre 2020.

Avec plus de 97% de participation, nous avons constaté une mobilisation incroyable qui aura permis de donner encore davantage de légitimité aux nouveaux élus.

Voxaly a parfaitement opéré en coordination avec nos services, ce qui a donné lieu à un travail juste et parfait et des PV d’élections sans bug, ni difficulté d’accès pour nos utilisateurs. Nous sommes ravis de leur approche fondée sur une solide compétence, un interface très intuitif et une approche très pédagogique. Ils ont clairement concouru au virage démocratique de notre Fédération, et l’histoire n’est pas finie.

Laurent Gabbanini, Directeur Général Adjoint & Directeur de Cabinet du Président – FFR

 

federation française de rugby elections - Denis Malamasson

Pourquoi avoir choisi le vote électronique ? Quels sont, selon vous, les avantages du vote électronique ?

Dès 2017, la gouvernance de la FFR a fait adopter la modification de ses Statuts afin de permettre lors des Assemblées Générales Electives de recourir à des procédés électroniques. Cela avait pour but certes de constituer une avancée technologique, mais surtout un tournant démocratique en faisant tomber les freins matériels à l’expression des votes. Les électeurs de la FFR sont ses associations affiliées (les clubs), représentées lors des Assemblées Générales Electives par un porteur de pouvoir (le Président ou un licencié actif du club). La tenue d’élections présentielles contraignait dès lors à des déplacements importants, pour une population de représentants bénévoles de clubs issus de tout le territoire, et un système de procurations entre associations complexe et parfois opaque. L’instauration du vote dématérialisé rétablit une égalité de traitement pour tous les clubs, quelle que soit leur taille et leur localisation (DOM-TOM inclus), et permet de s’affranchir des procurations.

Comment le vote électronique a t-il été perçu par les électeurs ?

La première opération de vote électronique a été menée, déjà avec Voxaly, en novembre 2017, pour l’élection des Comités Directeurs de Ligues Régionales. Après une période naturelle d’interrogations voire d’appréhension des outils numériques bien connue, l’accompagnement des organisateurs du scrutin, et des futurs électeurs, par une efficace conduite du changement et communication par la FFR et Voxaly a rapidement dissipé les doutes. Le constat est sans appel : dès cette première élection dématérialisée, 95,8% des voix ont été représentées dans les scrutins ! Des taux de participation similaires pour les deux opérations qui viennent de se dérouler (élection du Comité Directeur et de son Président en octobre, et à nouveau des Ligues Régionales en novembre 2020) qui montrent toute la puissance et la facilité de ce mode de scrutin et de son adhésion par les votants. Cette réussite assoit la démocratie dans le fonctionnement de notre Fédération, qui maintenant est citée en exemple dans le mouvement sportif.

Pourquoi avoir fait appel à Voxaly et pourquoi avoir externalisé l’organisation de vos élections ?

La volonté de la réforme des Statuts était de garantir l’absolue probité des processus électoraux. Dès lors, la délégation des opérations de votes, rigoureuses et complexes, nécessitant une expertise technique et juridique contraintes par la CNIL, a été inscrite dans les Statuts : « lorsqu’il est recouru à des procédés électroniques pour accomplir les opérations de vote relatives à l’élection, ces procédés doivent être confiés à un prestataire extérieur à la FFR, ayant une expérience reconnue en la matière et bénéficiant des certifications et/ou agréments requis par la réglementation en vigueur, le cas échéant » . Sur cette base juridique solide, un appel à concurrence a été lancé, que Voxaly, pour ses compétences techniques et la qualité de ses arguments, ainsi que l’expérience commune acquise en 2017 lors des élections de Ligues, a remporté.

Comment était constituée l’équipe projet, à la fois côté Voxaly et côté organisateur ?

Voxaly nous a délégué Mirza Gopee, Directeur de Projet, pour nous accompagner sur les deux opérations de 2020 (élection de la FFR et élections des Ligues Régionales). Côté FFR, j’étais porteur du projet au titre du Département SI, en étroite collaboration avec le Directeur Général Adjoint (Laurent Gabbanini) et la Direction des Affaires Juridique et de la Conformité (Florent Lajat et Edward Reay-Jones, co-Directeurs). En amont du vote en lui-même, Voxaly était missionné pour la mise en place du système de recueil des « porteurs de pouvoir », c’est-à-dire les représentants des clubs qui recevraient les identifiants de vote, en conformité avec nos statuts. Au-delà donc de leur mission première de mise à disposition des outils de vote, Voxaly a développé ce site de recueil des pouvoirs, qui vient interroger en temps réel la base de données fédérale Oval-e. Cela a donc constitué un projet complet, sur lequel la parfaite coordination, communication et planification de toutes les tâches et étapes entre Mirza et ses équipes, les intervenants FFR et moi-même ont permis le succès démocratique attendu. Le contexte très particulier du reconfinement contraint par la crise sanitaire, survenant en pleine procédure du vote des Ligues, nous a amené à adapter en permanence les processus, en assurant à tout moment le niveau de fiabilité et de sécurité requis pour ces opérations. Rien de cela n’aurait été possible sans les échanges et l’écoute réciproque entre Voxaly et la FFR.

Dans quel état d’esprit étaient les organisateurs au moment du lancement et du dépouillement ?

Sereins. La FFR et les Ligues nomment pour les scrutins électifs une Commission de Surveillance des Opérations Electorales (CSOE) indépendante, dont la compétence inclut notamment depuis la mise en place du vote électronique son bon déroulement. Les organisateurs et les CSOE ont été associés à toutes les étapes de la procédure, de la clôture des collèges électoraux jusqu’au dépouillement, avec un accompagnement didactique aussi bien technique que juridique. Cela leur a assuré la probité et le bon fonctionnement du vote et de son dépouillement, et donc la sérénité sur toutes les phases du scrutin.

Denis Malmasson, Responsable Systèmes d’Information – FFR

[WEBINAR] Vote en réunion CSE | Comment permettre le maintien du dialogue social et la poursuite de l’activité économique ?

Webinar dédié au vote en réunion à distance le vendredi 20 novembre de 11h30 à 12h15

La crise sanitaire que nous vivons depuis plusieurs mois et la situation de confinement qui s’impose à nouveau à nous ont des conséquences importantes sur l’animation de la relation sociale dans nos organismes privés et publics.

Dans cette situation exceptionnelle, la consultation des instances représentatives du personnel (CSE et CAP/CT) nécessite de mettre en place des fonctionnements nouveaux et agiles pour assurer la continuité du dialogue social et la poursuite de l’activité économique. Il est plus que jamais nécessaire de pouvoir organiser et assurer la validation des décisions conjointes sans contestation possible, notamment grâce à la mise en place du vote à distance.

Voxaly propose un outil de vote électronique intuitif dédié aux instances représentatives du personnel du secteur privé et public.

Vous trouverez également un regroupement des principales Questions et Réponses qui nous sont posées sur le sujet : Lire l’article

 

Conforme aux mesures d’urgence prises par le gouvernement dans le cadre de l’épidémie de Covid-19 (ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 et ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020), l’outil de vote en réunion permet à chaque élu et participant d’exprimer officiellement son vote, de façon totalement anonyme et sécurisée, quelle que soit sa situation géographique et quel que soit le terminal digital utilisé (ordinateur, tablette ou smartphone). L’organisation des réunions et délibérations est laissée à la charge du président ou secrétaire de séance, qui envoie les invitations et suit les votes en temps réel.

Au cours de ce webinar, une démo vous sera proposée. Vous pourrez ainsi découvrir concrètement comment l’outil de vote en réunion vous permet de consulter vos élus, afin d’assurer le maintien du dialogue social, tout en respectant le cadre réglementaire.

Programme

  • Contexte et réglementation
  • Le vote à distance en réunion, un outil complémentaire à la visioconférence
  • Paramétrage et vote, un processus simple en 6 étapes
  • Démonstration pratique
  • Autres outils de pilotage des relations sociales

Speakers

Xavier SÉCHER
Directeur du développement,
Voxaly

Lætitia LANDELLE
Assistante commerciale, Voxaly

Morgane TUILLIER
Chef de produits gamme Signature & gamme RH, Docaposte