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Fédération Française de Rugby (FFR)

La FFR transforme à nouveau l’essai avec Voxaly et fait le choix du vote électronique

Les 2 et 3 octobre 2020, la Fédération Française de Rugby organisait les élections des membres de son Comité Directeur.

Après avoir accompagné la FFR en 2017, lors des élections des membres des Comités Directeurs des 13 Ligues Régionales de Rugby, en s’appuyant sur un vote 100% électronique, Voxaly a de nouveau été choisi comme partenaire de confiance pour accompagner la Fédération sur ce scrutin un peu particulier.

Contexte et Enjeux

Cette nouvelle élection au sein de la Fédération Française de Rugby était très spécifique puisqu’elle était organisée en deux phases afin de répondre à la procédure réglementée et statutaire de l’organisation des Assemblées Générales Electives de la FFR (phase de recueil des pouvoirs et phase de vote).

Cette élection concernait néanmoins plus de 1 929 clubs, représentant pas moins de 280 000 licenciés.

Afin d’éviter toute contestation possible, la FFR souhaitait déléguer totalement l’organisation du vote à Voxaly, sous le contrôle permanent d’une Commission de Surveillance des Opérations Électorales (CSOE) composée de magistrats indépendants, ainsi que d’un cabinet d’huissiers.

Un vote électronique en deux phases

L’élection des membres du Comité Directeur de la FFR s’est déroulée en deux phases :

Phase 1 : Le recueil des pouvoirs

Cette première phase de l’élection constitue la vraie particularité de ce scrutin pour Voxaly car elle a nécessité l’adaptation d’un site de vote standard, comprenant notamment le développement d’une interconnexion avec le système d’information Oval-E, afin de permettre à tous les Présidents de clubs de donner pouvoir à un licencié actif et majeur de leur club (éventuellement à eux mêmes) afin de figurer sur le collège électoral de l’Assemblée Générale Élective (seconde phase).

La solution de vote en ligne Voxaly a donc été entièrement adaptée et personnalisée afin de répondre efficacement aux besoins et au contexte très spécifiques de la Fédération.

Il s‘agissait d’une première phase très sensible car elle concernait l’ensemble des clubs de rugby en France, avec une gestion centralisée par Voxaly (tiers de confiance), totalement anonyme et sécurisée. En effet, les porteurs élus allaient être les électeurs « mandatés » du futur Comité Directeur de la FFR.

Phase 2 : Vote pour l’élection du Comité Directeur

Cette deuxième phase s’est déroulée de manière plus classique avec, néanmoins, la mise en place de 3 scrutins les 2 et 3 octobre 2020.

  1. La première élection consistait à faire voter en ligne les porteurs de pouvoirs et les faire choisir entre deux listes constituées chacune de 38 candidats. Chacune des listes obtenait un volume de sièges selon les résultats du scrutin et les règles de calcul d’attribution de sièges particulières de la FFR.
  2. Puis, deux autres élections permettaient de voter pour ou contre les deux candidats spécifiques présentés par la Ligue Nationale de Rugby.

Au total cela permettait de constituer le Comité Directeur composé de 40 membres, dont la tête de liste serait le Président de la FFR.

Les résultats de ces votes étaient très attendus et ont été fortement médiatisés, l’annonce du futur Président de la Fédération était particulièrement attendue. Le timing était serré. En amont des opérations, la Commission de Surveillance des Opérations Électorales (CSOE) avait donné comme instruction à Voxaly de dérouler la procédure de dépouillement, sans aucune précipitation, et de réaliser les contrôles nécessaires même si cela devait retarder l’annonce.

Ainsi, le dépouillement a commencé dès 12h00, à 12h05 les résultats étaient fournis à la CSOE. Les procédures de vérification et le contrôle administratif se sont poursuivis durant 25 minutes afin de garantir, sans contestation possible, les résultats de l’élection.

Sur ce projet Vote Électronique, une fois de plus, notre équipe a su relever le challenge de la FFR. Grâce à notre capacité d’adaptation, notre agilité et notre expertise du vote en ligne, nous avons ainsi fait la différence. A notre manière, nous avons transformé l’essai !

Mirza Gopee, Directeur de projet - Voxaly

La confiance réciproque, pilier du succès

La capacité de Voxaly à s’adapter à la particularité de cette élection et de son organisation, a constitué sans nul doute un point majeur dans la réussite de ce vote.

Dès 2017 et pour la première fois de son histoire, la FFR recourait au vote en ligne avec Voxaly pour les élections des membres des Comités Directeurs des 13 ligues régionales. Depuis cet évènement, la position de Voxaly agissant comme tiers de confiance numérique a contribué à renforcer les liens avec la FFR et a permis la mise en place de projets de vote en ligne sur l’ensemble du territoire.

Cette confiance se renforce à chaque élection et permet de travailler dans un climat positif qui rassure chacun des intervenants.

En novembre 2020, Voxaly et la Fédération Française de Rugby ont, encore une fois, collaboré ensemble pour l’élection des Comités Directeurs des 13 Ligues Régionales de Rugby. Étant donné le contexte sanitaire, l’ensemble des opérations a dû être réalisé à distance. Ainsi, 13 dépouillements avec les 13 bureaux de vote ont été gérés régionalement à distance et tout s’est très bien passé.

Laurent Gabbanini, Directeur Général Adjoint & Directeur de Cabinet du Président (FFR) et Denis Malmasson, Responsable Systèmes d’Information (FFR) reviennent sur ces élections.

federation française de rugby elections - Laurent GabanniniNous avions organisé, en 2017, le premier scrutin électronique et décentralisé de l’histoire de la FFR. Nous avions alors fait appel à la société Voxaly. Ce fût une grande réussite : l’excellence de la technique au service de la démocratie. La transformation démocratique de la Fédération Française de Rugby a pris une nouvelle dimension lors de l’élection fédérale, suivie par le scrutin régional du mois de novembre 2020.

Avec plus de 97% de participation, nous avons constaté une mobilisation incroyable qui aura permis de donner encore davantage de légitimité aux nouveaux élus.

Voxaly a parfaitement opéré en coordination avec nos services, ce qui a donné lieu à un travail juste et parfait et des PV d’élections sans bug, ni difficulté d’accès pour nos utilisateurs. Nous sommes ravis de leur approche fondée sur une solide compétence, un interface très intuitif et une approche très pédagogique. Ils ont clairement concouru au virage démocratique de notre Fédération, et l’histoire n’est pas finie.

Laurent Gabbanini, Directeur Général Adjoint & Directeur de Cabinet du Président – FFR

 

federation française de rugby elections - Denis Malamasson

Pourquoi avoir choisi le vote électronique ? Quels sont, selon vous, les avantages du vote électronique ?

Dès 2017, la gouvernance de la FFR a fait adopter la modification de ses Statuts afin de permettre lors des Assemblées Générales Electives de recourir à des procédés électroniques. Cela avait pour but certes de constituer une avancée technologique, mais surtout un tournant démocratique en faisant tomber les freins matériels à l’expression des votes. Les électeurs de la FFR sont ses associations affiliées (les clubs), représentées lors des Assemblées Générales Electives par un porteur de pouvoir (le Président ou un licencié actif du club). La tenue d’élections présentielles contraignait dès lors à des déplacements importants, pour une population de représentants bénévoles de clubs issus de tout le territoire, et un système de procurations entre associations complexe et parfois opaque. L’instauration du vote dématérialisé rétablit une égalité de traitement pour tous les clubs, quelle que soit leur taille et leur localisation (DOM-TOM inclus), et permet de s’affranchir des procurations.

Comment le vote électronique a t-il été perçu par les électeurs ?

La première opération de vote électronique a été menée, déjà avec Voxaly, en novembre 2017, pour l’élection des Comités Directeurs de Ligues Régionales. Après une période naturelle d’interrogations voire d’appréhension des outils numériques bien connue, l’accompagnement des organisateurs du scrutin, et des futurs électeurs, par une efficace conduite du changement et communication par la FFR et Voxaly a rapidement dissipé les doutes. Le constat est sans appel : dès cette première élection dématérialisée, 95,8% des voix ont été représentées dans les scrutins ! Des taux de participation similaires pour les deux opérations qui viennent de se dérouler (élection du Comité Directeur et de son Président en octobre, et à nouveau des Ligues Régionales en novembre 2020) qui montrent toute la puissance et la facilité de ce mode de scrutin et de son adhésion par les votants. Cette réussite assoit la démocratie dans le fonctionnement de notre Fédération, qui maintenant est citée en exemple dans le mouvement sportif.

Pourquoi avoir fait appel à Voxaly et pourquoi avoir externalisé l’organisation de vos élections ?

La volonté de la réforme des Statuts était de garantir l’absolue probité des processus électoraux. Dès lors, la délégation des opérations de votes, rigoureuses et complexes, nécessitant une expertise technique et juridique contraintes par la CNIL, a été inscrite dans les Statuts : « lorsqu’il est recouru à des procédés électroniques pour accomplir les opérations de vote relatives à l’élection, ces procédés doivent être confiés à un prestataire extérieur à la FFR, ayant une expérience reconnue en la matière et bénéficiant des certifications et/ou agréments requis par la réglementation en vigueur, le cas échéant » . Sur cette base juridique solide, un appel à concurrence a été lancé, que Voxaly, pour ses compétences techniques et la qualité de ses arguments, ainsi que l’expérience commune acquise en 2017 lors des élections de Ligues, a remporté.

Comment était constituée l’équipe projet, à la fois côté Voxaly et côté organisateur ?

Voxaly nous a délégué Mirza Gopee, Directeur de Projet, pour nous accompagner sur les deux opérations de 2020 (élection de la FFR et élections des Ligues Régionales). Côté FFR, j’étais porteur du projet au titre du Département SI, en étroite collaboration avec le Directeur Général Adjoint (Laurent Gabbanini) et la Direction des Affaires Juridique et de la Conformité (Florent Lajat et Edward Reay-Jones, co-Directeurs). En amont du vote en lui-même, Voxaly était missionné pour la mise en place du système de recueil des « porteurs de pouvoir », c’est-à-dire les représentants des clubs qui recevraient les identifiants de vote, en conformité avec nos statuts. Au-delà donc de leur mission première de mise à disposition des outils de vote, Voxaly a développé ce site de recueil des pouvoirs, qui vient interroger en temps réel la base de données fédérale Oval-e. Cela a donc constitué un projet complet, sur lequel la parfaite coordination, communication et planification de toutes les tâches et étapes entre Mirza et ses équipes, les intervenants FFR et moi-même ont permis le succès démocratique attendu. Le contexte très particulier du reconfinement contraint par la crise sanitaire, survenant en pleine procédure du vote des Ligues, nous a amené à adapter en permanence les processus, en assurant à tout moment le niveau de fiabilité et de sécurité requis pour ces opérations. Rien de cela n’aurait été possible sans les échanges et l’écoute réciproque entre Voxaly et la FFR.

Dans quel état d’esprit étaient les organisateurs au moment du lancement et du dépouillement ?

Sereins. La FFR et les Ligues nomment pour les scrutins électifs une Commission de Surveillance des Opérations Electorales (CSOE) indépendante, dont la compétence inclut notamment depuis la mise en place du vote électronique son bon déroulement. Les organisateurs et les CSOE ont été associés à toutes les étapes de la procédure, de la clôture des collèges électoraux jusqu’au dépouillement, avec un accompagnement didactique aussi bien technique que juridique. Cela leur a assuré la probité et le bon fonctionnement du vote et de son dépouillement, et donc la sérénité sur toutes les phases du scrutin.

Denis Malmasson, Responsable Systèmes d’Information – FFR

Infos & chiffres-clés

La FFR 280 000 licenciés environ

Novembre 2017 1er vote en ligne avec Voxaly

Octobre 2020 3 scrutins pour une seule opération

ADEME

VALEO MUTUELLE

Total

ENGIE AXIMA

ELIOR SERVICES FM

Sodexo Justice Services