Le vote par Internet – Intervention d’Emmanuel Grua, directeur général chez Voxaly

Directeur général chez Voxaly, leader du vote électronique en France, Emmanuel Grua est intervenu lors d’une conférence-débat au sujet du vote par Internet. Des principes techniques et organisationnels aux enjeux du vote électronique, il dresse l’état de l’art de cette technologie numérique.

 

Généralités autour du vote par Internet

Le développement d’un système de vote dématérialisé

En 1969, l’arrivée des premières machines à voter signe le début d’un changement au niveau des modalités de vote. L’évolution continue sur la fin du 20e siècle, jusqu’à la lecture automatisée des bulletins de vote en 1998.

L’année 2000 est marquée par les premières expériences de vote par Internet en France, accompagnées en 2003 par les premières recommandations de la CNIL sur le chiffrement des bulletins de vote. De nouvelles délibérations apparaissent au fur et à mesure de la démocratisation du vote par Internet : autorisation du vote électronique dans les entreprises, révision des exigences de sécurité, etc. En 2019, 3 niveaux de sécurité sont définis par la CNIL afin de déterminer les éléments à mettre en place pour sécuriser le processus de vote.
Cela fait donc plus de 15 ans que le milieu professionnel a recours au vote électronique. Les organisations utilisant ce système de vote ont constaté plusieurs avantages tels qu’un gain financier, une simplicité d’organisation et une amélioration de la sécurité du scrutin, moins sujet aux contestations.

Fonctionnement du vote par Internet dans le cadre des élections professionnelles

Un protocole électoral décrivant le processus d’organisation, les moyens de communication, les modalités d’authentification ou encore le rôle des différents intervenants est mis en place et coconstruit avec les organisations syndicales.

Une fois le protocole établi, les données de références sont collectées et insérées dans le système de vote afin de le paramétrer. Vient ensuite la phase de communication, impliquant l’envoi des modalités de connexion aux utilisateurs. Ceux-ci peuvent alors exprimer leur choix. Le dépouillement et la génération automatisée des résultats interviennent à la fin de la période de vote.

Plusieurs principes de sécurité doivent être respectés dans la mise en place du vote électronique par Internet. Ces notions de sécurité fondamentales sont l’anonymat, la confidentialité, l’intégrité, le scellement du dispositif, le contrôle de conformité, et la transparence du système de vote (vérifiabilité individuelle et universelle).

Conférence-débat avec Emmanuel Grua : état de l’art autour du vote électronique

Les enjeux et axes de réflexion au sujet du vote politique par Internet

L’une des principales questions autour de la mise en place du vote électronique par Internet concerne le taux de participation. Est-ce que la mise en place d’un vote par Internet pourrait inverser la baisse de la participation ? Emmanuel Grua se saisit de la question en évoquant le fait que les 25 % d’électeurs non-inscrits ou mal-inscrits sont le principal facteur d’abstentionnisme constant.

À titre d’exemple, les élections législatives de 2002 ont enregistré un taux d’abstention de 35,6 % au 1er tour, quand celles de 2017 ont atteint un taux d’abstention de 51,3 %. Au second tour, ce taux s’est élevé à 57 %. L’abstention est devenue majoritaire aux législatives.

Emmanuel Grua, Directeur général – Voxaly

Selon lui, la mise en place d’une solution technique comme le vote par Internet ne peut permettre, à elle seule, d’augmenter cette participation. En effet, la baisse de la participation serait davantage liée au manque d’intérêt des Français pour la vie politique du pays.

La politique favorable à la mise en place du vote par Internet

Instaurer une solution de vote par Internet ne favorise pas forcément la participation, mais les moyens de communication pourraient, eux, avoir une influence. Les mails et messages envoyés permettent d’effectuer régulièrement des relances massives et de susciter l’intérêt : la participation pourrait donc augmenter en conséquence.

Déployer le vote par Internet pour les élections politiques serait une solution pour simplifier et moderniser les opérations. Cela pourrait également être une solution pour réintégrer certaines catégories de population, comme les plus jeunes. Depuis peu, les politiques se sont engagés dans une demande de progression du système de vote par Internet. En ce sens, l’Assemblée nationale a lancé, en juin 2021, un groupe de travail sur la modernisation des modalités de vote, le système de vote par Internet ou encore le retour du vote par correspondance font donc partie des sujets évoqués.

Emmanuel Grua soulève ici quelques axes de réflexions concernant les modalités de vote par Internet. Ce système de vote doit d’une part garantir l’accessibilité du dispositif à tous les électeurs. Il est également nécessaire de pouvoir s’assurer de l’identité et du consentement de l’électeur, d’être en mesure de contrer les cyberattaques, de prendre acte de l’absence de rituel républicain, et de s’assurer de la transparence des résultats.

 

 

Copropriété : pourquoi de nombreuses AG vont encore devoir se tenir à distance ? Exemplaire

Les assemblées générales de copropriété ont connu de nombreux bouleversements depuis le début de la crise sanitaire. Audio ou visioconférences, ou encore vote à distance ont rythmé la vie des copropriétaires, tenus de s’adapter à ces changements. Bien que depuis le 9 juin 2021, les AG de copropriétés puissent de nouveau se tenir en présentiel, cela risque de ne concerner qu’une partie de ces réunions.

Voxaly AG de copropriété avec Voxaly

Reprise en présentiel pour les AG de copropriété : à quelles conditions ?

Alors que les règles d’assouplissement autorisent, depuis le début du mois de juin, un retour au présentiel pour les assemblées générales de copropriété, la plupart d’entre elles devraient continuer de se tenir à distance. Est-ce un mode d’organisation qui leur convient mieux ? Rien n’est sûr, mais ce n’est en tout cas pas le motif invoqué. La cause du maintien des AG à distance réside essentiellement dans le fait que la plupart des syndics ne peuvent respecter la jauge de 4 m² par personne lors de la tenue de la réunion.

Il est en effet particulièrement difficile de respecter cette condition pourtant essentielle, notamment pour les grandes copropriétés. Celles-ci n’auraient comme seul autre recours que de louer des salles leur permettant de respecter cette jauge : un surcoût non négligeable pour les copropriétés. De même, la crainte du Covid-19 est toujours bel et bien présente, et pourrait dissuader certains copropriétaires de se rendre physiquement à l’AG.

Organisation des AG à distance : une alternative toujours possible

Le 25 mars 2020, pour répondre à l’état d’urgence sanitaire, l’ordonnance n° 2020-321 faisait état des aménagements prévus pour la convocation, la participation et les délibérations lors des assemblées. Évidemment, pour permettre aux copropriétaires de discuter des décisions essentielles à prendre pour l’immeuble, la tenue de l’AG en visioconférence est toujours d’actualité et fait partie des alternatives autorisées. Si les propriétaires les plus au fait des nouvelles technologies participent sans mal aux AG à distance, les autres ont toujours la possibilité de voter par correspondance.

Dans tous les cas, la loi 2021-689 du 31 mai 2021 relative à la gestion de la sortie de crise sanitaire indique que les syndics ont cette possibilité jusqu’au 30 septembre 2021.

Des difficultés d’organisation en lien avec les incertitudes

Cette tenue à distance des AG pourrait rester au goût du jour pendant encore quelque temps. Outre les difficultés d’organisation liées au respect des distances et des gestes barrières, l’annulation des assemblées générales censées se tenir en présentiel peut avoir de lourdes conséquences pour les copropriétés. En effet, pour les syndics, cela a pu être problématique en 2020 pour le renouvellement de leur mandat. De nombreuses assemblées générales ont dû être reportées ou organisées autrement, perturbant alors le fonctionnement habituel et la tenue des AG.

Les AG dématérialisées, utiles pour les copropriétés

Qu’il s’agisse du vote par correspondance comme du vote électronique, le vote à distance a été d’une grande utilité ces derniers mois, surtout pour les questions urgentes relatives aux copropriétés.

Devant les difficultés à respecter la jauge des 4 m² pour les grandes copropriétés, l’organisation des AG de copropriété à distance et l’utilisation du vote par correspondance pourraient être maintenues pour encore quelques mois. Il faudra en effet attendre la fin des restrictions sanitaires, ou un nouvel assouplissement, avant un retour à la normale.

L’AG à distance pour répondre aux obligations

Selon l’article 14-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, toute copropriété doit organiser au moins une assemblée générale par an, au plus tard six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent. Cette réunion permet de prendre des décisions au sujet de l’immeuble, comme les travaux à réaliser. De nombreuses copropriétés ont vécu l’arrivée de la crise sanitaire comme un bouleversement, puisque les différentes modalités d’organisation et de vote dont elles disposaient ne reposaient que peu sur le distanciel.
Compte tenu de la situation exceptionnelle, certains syndics de copropriété dont le contrat expirait entre le 12 mars et le 23 juillet 2020 ont pu disposer d’un délai supplémentaire en 2020 concernant la durée de leur mandat. La plupart des questions considérées non urgentes ont été reportées à une date ultérieure. Des réunions de copropriété ont tout de même pu être organisées durant la période de crise, par visioconférence, et par le biais du vote par correspondance.

Absence de syndic : comment organiser l’AG à distance ?

La bonne gestion des immeubles dépend souvent du syndic de copropriété. Le passage du Covid dans l’Hexagone comme ailleurs a été problématique pour le renouvellement des syndics ou leur changement. Il peut s’agir d’un problème de taille, puisque la loi du 10 juillet 1965 a rendu obligatoire la nomination d’un syndic pour toute copropriété. Le délai supplémentaire qui leur a été accordé l’an dernier, et la mise en place quasi systématique des AG en distanciel ont finalement permis de limiter l’absence de syndic. Néanmoins, il existe des solutions pour les copropriétés n’ayant pu renouveler leur syndic, inscrites dans la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques. Ainsi, tout copropriétaire peut convoquer une assemblée générale afin de désigner, par vote, un syndic. À défaut, le tribunal de grande instance peut être saisi afin de désigner le syndic chargé de la gestion de l’immeuble en copropriété.

[WEBINAR] AG de copropriété : comment passer au vote électronique, en présentiel et à distance ?

Webinar dédié aux AG de copropriété le mercredi 22 septembre de 11h00 à 11h30

De nombreuses assemblées générales de copropriétaires se sont tenues et vont continuer à se tenir, à la fois en présentiel et à distance. Audio ou visioconférences, ou encore vote à distance ont rythmé la vie des copropriétaires, tenus de s’adapter à ces changements.

Pour assurer le vote des résolutions à distance, tout en garantissant la sécurité sanitaire des participants et le maintien du vote en présentiel, le recours au vote électronique est devenu essentiel.

Un contexte réglementaire favorable à la mise en place des solutions de vote électronique à distance

Du côté de la législation, des mesures ont été prises pour assouplir les règles et favoriser la mise en place de solutions de vote comme le vote électronique. Différents décrets sont venus préciser les nouvelles modalités concernant l’organisation du vote pour les copropriétaires.

Syndic de copropriété, vous souhaitez mettre en place un vote à distance pour votre prochaine assemblée générale ?

Ce webinar a été conçu pour répondre à toutes vos interrogations au sujet du vote à distance en AG de copropriété.

Au programme

  • Contexte et réglementation
  • Le vote à distance en AG de copropriété, un outil complémentaire à la visioconférence
  • Paramétrage et vote
  • Démonstration pratique
  • Questions/Réponses

Speakers

Tanguy HOC
Directeur Commercial,
Voxaly

Lætitia LANDELLE
Assistante Commerciale, Voxaly

 

 

 

Copropriété : pourquoi de nombreuses AG vont encore devoir se tenir à distance ?

Les assemblées générales de copropriété ont connu de nombreux bouleversements depuis le début de la crise sanitaire. Audio ou visioconférences, ou encore vote à distance ont rythmé la vie des copropriétaires, tenus de s’adapter à ces changements. Bien que depuis le 9 juin 2021, les AG de copropriétés puissent de nouveau se tenir en présentiel, cela risque de ne concerner qu’une partie de ces réunions.

Voxaly AG de copropriété avec Voxaly

Reprise en présentiel pour les AG de copropriété : à quelles conditions ?

Alors que les règles d’assouplissement autorisent, depuis le début du mois de juin, un retour au présentiel pour les assemblées générales de copropriété, la plupart d’entre elles devraient continuer de se tenir à distance. Est-ce un mode d’organisation qui leur convient mieux ? Rien n’est sûr, mais ce n’est en tout cas pas le motif invoqué. La cause du maintien des AG à distance réside essentiellement dans le fait que la plupart des syndics ne peuvent respecter la jauge de 4 m² par personne lors de la tenue de la réunion.

Il est en effet particulièrement difficile de respecter cette condition pourtant essentielle, notamment pour les grandes copropriétés. Celles-ci n’auraient comme seul autre recours que de louer des salles leur permettant de respecter cette jauge : un surcoût non négligeable pour les copropriétés. De même, la crainte du Covid-19 est toujours bel et bien présente, et pourrait dissuader certains copropriétaires de se rendre physiquement à l’AG.

Organisation des AG à distance : une alternative toujours possible

Le 25 mars 2020, pour répondre à l’état d’urgence sanitaire, l’ordonnance n° 2020-321 faisait état des aménagements prévus pour la convocation, la participation et les délibérations lors des assemblées. Évidemment, pour permettre aux copropriétaires de discuter des décisions essentielles à prendre pour l’immeuble, la tenue de l’AG en visioconférence est toujours d’actualité et fait partie des alternatives autorisées. Si les propriétaires les plus au fait des nouvelles technologies participent sans mal aux AG à distance, les autres ont toujours la possibilité de voter par correspondance.

Dans tous les cas, la loi 2021-689 du 31 mai 2021 relative à la gestion de la sortie de crise sanitaire indique que les syndics ont cette possibilité jusqu’au 30 septembre 2021.

Des difficultés d’organisation en lien avec les incertitudes

Cette tenue à distance des AG pourrait rester au goût du jour pendant encore quelque temps. Outre les difficultés d’organisation liées au respect des distances et des gestes barrières, l’annulation des assemblées générales censées se tenir en présentiel peut avoir de lourdes conséquences pour les copropriétés. En effet, pour les syndics, cela a pu être problématique en 2020 pour le renouvellement de leur mandat. De nombreuses assemblées générales ont dû être reportées ou organisées autrement, perturbant alors le fonctionnement habituel et la tenue des AG.

Les AG dématérialisées, utiles pour les copropriétés

Qu’il s’agisse du vote par correspondance comme du vote électronique, le vote à distance a été d’une grande utilité ces derniers mois, surtout pour les questions urgentes relatives aux copropriétés.

Devant les difficultés à respecter la jauge des 4 m² pour les grandes copropriétés, l’organisation des AG de copropriété à distance et l’utilisation du vote par correspondance pourraient être maintenues pour encore quelques mois. Il faudra en effet attendre la fin des restrictions sanitaires, ou un nouvel assouplissement, avant un retour à la normale.

L’AG à distance pour répondre aux obligations

Selon l’article 14-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, toute copropriété doit organiser au moins une assemblée générale par an, au plus tard six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent. Cette réunion permet de prendre des décisions au sujet de l’immeuble, comme les travaux à réaliser. De nombreuses copropriétés ont vécu l’arrivée de la crise sanitaire comme un bouleversement, puisque les différentes modalités d’organisation et de vote dont elles disposaient ne reposaient que peu sur le distanciel.
Compte tenu de la situation exceptionnelle, certains syndics de copropriété dont le contrat expirait entre le 12 mars et le 23 juillet 2020 ont pu disposer d’un délai supplémentaire en 2020 concernant la durée de leur mandat. La plupart des questions considérées non urgentes ont été reportées à une date ultérieure. Des réunions de copropriété ont tout de même pu être organisées durant la période de crise, par visioconférence, et par le biais du vote par correspondance.

Absence de syndic : comment organiser l’AG à distance ?

La bonne gestion des immeubles dépend souvent du syndic de copropriété. Le passage du Covid dans l’Hexagone comme ailleurs a été problématique pour le renouvellement des syndics ou leur changement. Il peut s’agir d’un problème de taille, puisque la loi du 10 juillet 1965 a rendu obligatoire la nomination d’un syndic pour toute copropriété. Le délai supplémentaire qui leur a été accordé l’an dernier, et la mise en place quasi systématique des AG en distanciel ont finalement permis de limiter l’absence de syndic. Néanmoins, il existe des solutions pour les copropriétés n’ayant pu renouveler leur syndic, inscrites dans la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques. Ainsi, tout copropriétaire peut convoquer une assemblée générale afin de désigner, par vote, un syndic. À défaut, le tribunal de grande instance peut être saisi afin de désigner le syndic chargé de la gestion de l’immeuble en copropriété.

AG de copropriété

L’assemblée générale des copropriétaires est l’instance décisionnelle dans toute copropriété. Les copropriétaires se retrouvent en assemblée générale pour prendre les décisions clés et importantes relatives à la gestion de la copropriété.

Organisée au moins une fois par an, l’assemblée générale ordinaire est le moment fort de la vie de la copropriété. Elle doit au minimum permettre le vote des copropriétaires pour approuver les comptes, donner – ou pas – quitus au syndic pour sa gestion, adopter un budget prévisionnel et décider d’éventuels travaux à entreprendre.

AG vote copropriété

Toutes les entités privées et publiques ont été impactées dans leurs organisations par la crise sanitaire. L’application des gestes barrières et de distanciation sociale ne doivent toutefois pas bloquer le déroulement des assemblées générales. Le vote à distance est donc une solution pour en permettre la continuité.

Les syndics, en assurant la gestion, sont également fortement concernés par cette situation. Certaines de ces assemblées générales ont du être reportées faute de pouvoir être organisées facilement tout en assurant le respect du cadre légal.

La mise en place d’un outil de vote électronique permet d’assurer le vote des résolutions à distance, tout en garantissant la sécurité sanitaire des participants et le maintien du vote en présentiel.

Voxaly propose un outil de vote à distance sécurisé qui répond pleinement aux attentes des gestionnaires de copropriétés, comme des copropriétaires, que ce soit d’un point de vue fonctionnel, technique et légal.

Outil de vote à distance dédié aux assemblées générales de copropriétaires

Un outil clé en main qui favorise le vote à distance en assemblée générale de copropriétaires

Notre outil de vote à distance permet de faire voter les copropriétaires depuis leur smartphone, tablette ou PC, de façon très intuitive et sécurisée.

Notre outil est conçu pour faciliter l’organisation de l’événement, dans un délai de mise en place très rapide.

Les résultats sont ensuite disponibles instantanément pour chaque participant.

Voir le replay de notre webinar dédié au vote en AG de copropriété

Comment ça marche ?

Création des AG et résolutions

  • Créez rapidement et simplement vos assemblées générales : pour chaque AG, en tant qu’organisateur vous déterminez très facilement la date, l’heure, l’ordre du jour…
  • Saisissez instantanément les résolutions à voter

Envoi des invitations

  • Vous pouvez aisément contrôler et modifier les coordonnées des copropriétaires
  • En un clic, vous envoyez toutes les invitations à voter
  • Les participants reçoivent instantanément un SMS ou un E-mail les invitant à se connecter pour voter

Ouverture, suivi et clôture des votes

  • Vous gérez l’ouverture, le suivi et la clôture des votes en temps réel
  • Le dépouillement et le partage des résultats se fait automatiquement en séance avec les copropriétaires

 

Fonctionnalités de l’outil de vote à distance pour les AG de copropriété

Modalités de connexion

  • Réexpédition des modalités de connexion « à la demande »

Participants

  • Import des copropriétaires
  • Sélection de tous les copropriétaires en un seul clic
  • Ajout ou suppression d’un copropriétaire en cours d’assemblée générale

Résolutions

  • Import des résolutions (vote simple : pour/contre/abstention)
  • Ajout d’une résolution pendant l’assemblée générale
  • Modification d’une résolution à venir
  • Modification de l’ordre des résolutions à venir
  • Suppression d’une résolution à venir
  • Consultation d’une résolution fermée

Vote

  • Gestion de l’anonymat du vote : vote anonyme ou non anonyme.

Notre outil de vote en séance est paramétré par défaut en vote non anonyme. Il permet également de gérer l’anonymat du vote en cas de besoin.

  • Possibilité de paramétrer différents modes de scrutin :

Vote simple : pour/contre/abstention.

Choix de vote multiple : le gestionnaire de copropriété décide des réponses à afficher et du nombre maximum de choix possible. Ce paramétrage est particulièrement utile pour la désignation du Président de séance, du renouvellement des membres du Conseil Syndical ou encore du choix de société parmi plusieurs.

  • Gestion des tantièmes
  • Gestion des droits de vote (ventilation des mandats)
  • Affichage de l’approbation de la résolution (résolution adoptée ou rejetée selon le nombre de voix favorables reçues)
  • Export des résultats

Les + produits de notre outil de vote en AG de copropriété

  • Conformité légale et réglementaire
  • Conformité RGPD (Règlement Général de Protection des Données)
  • Outil simple et intuitif, garantissant la conformité des votes
  • Accès au vote et affichage des résultats immédiats
  • Mise en place et dépouillement instantanés
  • Personnalisation en fonction du contexte de l’assemblée générale et des organisateurs/participants
  • Centralisation des informations, historique des réunions et résultats des résolutions
  • Gain de temps, réduction des frais généraux & des dépenses
  • Facilité de mise en œuvre & accessibilité (mode Saas) 24h/24, 7j/7
  • Hébergement en France
  • Dématérialisation et simplification des échanges entre le syndic de copropriété et les copropriétaires/participants

Ils utilisent notre outil de vote en séance

En complément de notre outil de vote dédié aux assemblées assemblées générales de copropriété, Voxaly propose une déclinaison de cet outil de vote à distance sécurisé aux instances du secteur privé, comme du secteur public. Ainsi, les décisions peuvent être validées sans besoin de présence physique des membres (instances représentatives du personnel, assemblées générales, communes, conseils municipaux, conseils communautaires, comités centraux pour les universités…).

 

logo ville Sinnamary Guyannelogo Illkirch-Grafenstaden Voxaly


 

 

Un cadre légal qui favorise l’usage du digital

Depuis la loi Elan de 2018, les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. Ils peuvent, par ailleurs voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire.

Le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 portant diverses mesures relatives au fonctionnement des copropriétés, précise les conditions dans lesquelles les copropriétaires peuvent participer aux assemblées générales de copropriété par visioconférence, audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique ainsi que les modalités de remise par le syndic des mandats de vote.

Une première ordonnance 2019-1101 du 30 octobre 2019, portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis (JO du 31.10.2019), est venue modifier la loi 65-557 du 10 juillet 1965, à compter du 1er juin 2020 (A&C Immobilier 15ème année n°17 p. 1).

Le décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 pris pour l’application de l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis, comprend de nombreuses dispositions impactant directement les modalités d’organisation des assemblées générales.

Une nouvelle ordonnance Covid-19 – Ord. n° 2020-595, 20 mai 2020, art. 13 : JO, 21 mai –  entend venir au secours des syndics et des copropriétés qu’ils gèrent. Elle décale une fois de plus la période pendant laquelle les mandats expirés des syndics et des membres du conseil syndical sont reconduits, mais surtout elle prévoit des entorses au statut de la loi de 1965 et de son décret d’application pour la tenue des assemblées générales de Copropriétaires entre le 1er juin 2020 et le 31 janvier 2021, afin de favoriser leur dématérialisation totale, sans réunion physique (Ord. n° 2020-595, 20 mai 2020, art. 16).

Prorogation des mesures dérogatoires du 1er juin au 30 septembre 2021 – Ordonnance n° 2021-819 du 31 mai 2021.

Banque Bred

Organisation d’une assemblée générale avec un vote à distance multicanal

Chaque année depuis 2015, Voxaly accompagne la BRED, Banque Populaire coopérative membre du Groupe BPCE, dans l’organisation de ses assemblées générales.
Cette année encore, la Banque a renouvelé sa confiance à Voxaly et à ses collaborateurs dans un contexte particulier de crise sanitaire.

Contexte et enjeux

Les assemblées générales de la BRED sont des événements importants qui permettent à la BRED de partager avec ses sociétaires le bilan de l’année écoulée et la stratégie mise en œuvre. Elles constituent un moment essentiel et convivial dans la relation entre la Banque et ses clients sociétaires, notamment en termes de prise de décisions et d’exercice de droit de vote sur les résolutions qui leurs sont soumises. Chaque année, Voxaly collabore étroitement à la gestion de la collecte des votes par correspondance du fait de sa véritable expertise sur ce sujet.

Organiser une assemblée générale avec succès au cœur de la crise sanitaire

Cette année, Voxaly a su montrer son adaptabilité dans un contexte particulier en mettant en place, avec succès, une assemblée générale à huis clos en moins de 3 semaines et ce, afin que celle-ci se déroule de façon aussi fluide que d’habitude. Pour ce faire, Voxaly a pu compter sur le soutien du réseau commercial de la BRED afin de relayer les éléments nécessaires à la bonne tenue de l’assemblée générale auprès des sociétaires.

Afin de s’adapter au mieux aux contraintes liées à la situation inédite, Voxaly a su se montrer réactif et disruptif en proposant un vote multicanal (vote par correspondance papier couplé d’un vote électronique). Face au contexte sanitaire, le vote électronique, mis en place pour la première fois, a su jouer un rôle de complémentarité dans les supports proposés auprès des sociétaires.

Ce projet a été très collaboratif, nous avons eu de nombreux échanges qui ont ainsi renforcé notre relation de partenariat. Efficacité du réseau commercial de la BRED dans les relances effectuées auprès des sociétaires.

Sébastien HUMEAU, Directeur de projet - Voxaly

La proximité de la BRED avec ses sociétaires

La volonté très forte de la BRED d’accompagner ses sociétaires durant ce contexte particulier et la capacité de Voxaly à proposer des solutions innovantes a permis d’atteindre les objectifs fixés par la BRED. L’assemblée générale fut un succès avec l’atteinte d’un quorum élevé.

L’implication des équipes de la BRED, de l’équipe projet Voxaly, ainsi que des partenaires Voxaly (imprimeur, routeur) a favorisé la mise en place de cette assemblée générale et a fortement contribué à sa réussite, démontrant ainsi toute l’importance de la relation de confiance qui s’est tissée entre Voxaly et la BRED au fil des années.

 

« Nous tenons à exprimer notre satisfaction à l’égard des équipes Voxaly, qui ont contribué par la qualité de leur prestation au succès de l’organisation de nos assemblées générales, dans un contexte particulièrement difficile, cette année. Nous souhaitons destiner nos remerciements, tout particulièrement, à Sébastien Humeau, responsable du projet dans vos équipes, en reconnaissance de son implication, de sa disponibilité et de sa réactivité en toutes circonstances. »

Jean Serrière, Directeur RSE et animation du sociétariat

 

Infos & chiffres-clés

+ 30% quorum 2020 vs 2019

3 semaines pour tout réorganiser

5 ans de relation de confiance

Contexte et organisation de la tenue d’une assemblée générale à distance

Organisation d’une assemblée générale à distance

Tenir une assemblée générale physique dans le contexte actuel et la situation sanitaire incertaine est devenu un exercice assez difficile à envisager. D’autant plus que lors de ces assemblées générales, des résolutions sont soumises à des discussions et à des séances de vote qui doivent permettre de valider des décisions.

Dès lors, comment les entreprises, les associations, les mutuelles, les sociétés d’assurances et les banques peuvent-elles continuer à envisager une tenue de leurs assemblées sans faire prendre un risque sanitaire à leurs actionnaires/adhérents/sociétaires, tout en assurant la validité des délibérations et des scrutins mis en place ?

Un contexte juridique favorable à la mise en place d’outils numériques et qui assouplit les règles.

Une législation favorisant le recours à la visioconférence et au vote électronique :

Le décret du 10 avril 2020 est venu préciser les modalités d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé et qui est intervenue après la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19.

Le décret n° 2021-255 du 9 mars 2021 proroge la durée d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 jusqu’au 31 juillet 2021.

Au-delà de ce dispositif juridique, les entreprises, organismes et associations bénéficient également d’une durée rallongée pour l’approbation des comptes. Elles disposent donc d’un peu plus de latitude pour organiser des assemblées générales à distance.

Plus de souplesse pour la mise en place d’un vote par correspondance ou « pré-AG »

La même ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020, dont les mesures sont applicables depuis le 12/03/2020, apporte de la souplesse concernant le vote par correspondance en amont de l’assemblée générale dit vote pré-AG.

En effet, avant le contexte de pandémie mondiale, les entreprises et personnes morales pouvaient avoir recours à l’envoi de convocations et la mise en place d’un vote par correspondance mais cela devait être précisé dans les statuts.

L’ordonnance assouplit le dispositif et permet de recourir au vote pré-AG sans qu’il soit préalablement inscrit dans les statuts. Il est donc possible de remplacer directement les assemblées générales par l’organisation de votes par correspondance en amont de la date de tenue de l’assemblée générale.

Solutions proposées par Voxaly pour les assemblées générales à huis clos

Expert reconnu dans ce domaine, Voxaly organise des assemblées générales à distance quel que soit le choix des organisateurs, notamment dans ce contexte particulier. Voxaly est ainsi force de proposition afin d’apporter la meilleure réponse à vos besoins.

– Remplacement de l’assemblée générale jour J par une solution de vote pré-AG complète avec convocation à distance, envoi des résolutions et mise en place d’un site de vote électronique sécurisé pour l’ensemble des participants. Il s’agit d’un process AG largement adopté par nos clients.

– Mise en place d’une assemblée générale dématérialisée jour J

Un site de vote à distance au cœur du dispositif

Modalités de participationAssemblée générale à distance - résolutions

 

L’assemblée générale nécessite le recueil de l’assentiment des actionnaires/adhérents/sociétaires sur un certain nombre de résolutions qui seront adressées soit par avance en cas de pré-AG, soit en direct en cas d’AG jour J.
Pour cela, Voxaly propose dans son dispositif global la mise en place d’un site de vote sécurisé et multi-supports (desktop, tablette et mobile) qui permettra de valider les délibérations.

Ils nous font déjà confiance

Voxaly intervient depuis longtemps dans la mise en place d’assemblées générales à distance.

Assemblée générale - Logo MACSFAssemblée générale - Logo CasdenAssemblée générale - Logo Mutuelle SGAssemblée générale - Logo AFERAssemblée générale - Logo BREDAssemblée générale - Logo Banque populaireAssemblée générale - Logo credit cooperatifAssemblée générale - Logo AvivaAssemblée générale - Logo GDF suezAssemblée générale - Logo Société généraleAssemblée générale - Logo MNHAssemblée générale - Logo MAIFAssemblée générale - Logo Crédit agricoleAssemblée générale - Logo AFCDP

VALEO MUTUELLE

Vote électronique | Éclairages sur la recommandation CNIL 2019 applicable à partir du 22 juin 2020

La CNIL a actualisé la recommandation de 2010, relative au vote électronique, avec une nouvelle approche pilotée par les risques qui permet de définir des objectifs de sécurité adaptés aux enjeux.

Rappel de la recommandation CNIL de 2010

En 2010, le vote électronique (vote par internet) commence à se développer fortement, à la fois dans le domaine des élections professionnelles, mais aussi des assemblées générales, conseils de surveillance, référendums d’entreprises, élections politiques…

Les principaux objectifs de la recommandation de 2010 relative au vote électronique :

– Cadrer les garanties minimales que doit respecter tout dispositif de vote électronique

– Répondre à un certain nombre d’exigences préalables à la mise en œuvre des systèmes de vote électronique, ainsi qu’avant, pendant et après le scrutin

– Orienter les futures évolutions des systèmes de vote électronique en vue d’un meilleur respect des principes de protection des données personnelles

– Éclairer les responsables de traitement sur le choix des dispositifs de vote électronique à retenir

Pourquoi la CNIL a fait évoluer sa recommandation sur le vote électronique ?

Principaux facteurs liés à cette évolution :

– Nécessité de couvrir plusieurs niveaux de sécurité en fonction du type d’élection (élection de parents d’élèves, élections politiques…)

– Mise en place du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)

– Maturité plus forte du vote électronique qui implique nécessairement des évolutions

– Réflexions suite aux consultations et échanges avec les professionnels du secteur

Une évolution qui se base sur une approche par niveau de risque et par objectifs de sécurité à atteindre

– 3 niveaux de risque sont identifiés

– La CNIL propose une grille d’analyse pour déterminer le niveau de risque de son scrutin

– Le responsable de traitement, maitrisant le périmètre, les enjeux et le contexte de son scrutin, choisit le niveau de risque qu’il juge approprié, il peut également se faire assister d’un expert indépendant dans son choix

– Le responsable de traitement applique, avec l’aide de son prestataire, les exigences relatives au niveau identifié

Comment Voxaly répond à ces nouvelles exigences de la CNIL ?

Selon les résultats issus de la grille d’analyse mise en place par la CNIL, le niveau de risque est identifié.

Nos équipes vous guident pour déterminer le niveau de sécurité propre à votre projet de vote électronique, en intégrant notamment d’autres aspects techniques liés, tels que l’hébergement, la transparence de l’urne à partir d’un outil tiers…

Quel que soit le niveau de risque identifié, niveau 2 dans la grande majorité des cas, la solution de vote électronique Voxaly couvre de façon native les exigences de niveau 1 et 2. Elle couvre également les principales exigences de niveau 3. En complément, des options sont proposées.

Nos clients peuvent également mandater un expert indépendant en amont de la prestation pour l’aider à déterminer le niveau de risque et les mesures à mettre en place dans le cadre son scrutin. A l’issue de cet audit, il est décidé des mesures indispensables à mettre en œuvre.

Voxaly répond aux objectifs de sécurité de niveaux 1 et 2

– Transparence de l’urne :

  • Contrôle de conformité automatique : s’assurer de façon transparente pour l’électeur de la capacité de son poste informatique à pouvoir chiffrer correctement un bulletin
  • Vérifiabilité individuelle : assurer à l’électeur, pendant toute la durée du scrutin, de la présence inaltérée de son bulletin de vote dans l’urne sans pour autant en révéler son contenu
  • Contrôles d’intégrité du dispositif de vote à tous les niveaux : scellement du dispositif de vote et contrôles réalisés en automatique par l’application de vote

– Propositions d’authentification renforcée via deux canaux.

Principales exigences de niveau 3 couvertes par la solution de vote électronique Voxaly

– Très haute disponibilité de la solution de vote : hébergement sur deux sites distants, garantissant la pleine disponibilité des applications et l’intégrité totale des données.

– Un cloisonnement physique via des VM dédiées avec une infrastructure dédiée au vote.

– Permettre le contrôle manuel par le bureau électoral de l’intégrité de la plateforme pendant tout le scrutin : scellement du dispositif de vote et contrôles manuels à la main du bureau électoral via un accès privilégié.

– Des contrôles de cachets serveur : garantir à l’électeur de l’authenticité des accusés de réception produits par le système de vote pour son émargement et pour son bulletin de vote.

En cas de niveau 3, des options complémentaires peuvent être proposées à nos clients.

Quels sont les thèmes principaux contenus dans la recommandation CNIL 2019 ?

Cette nouvelle recommandation reformule les enjeux de sécurité via un ensemble d’exigences : contrôle automatique de l’intégrité du système, de l’urne et de la liste d’émargement, renforcement de la sécurité liée à l’authentification et réduction significative des risques d’usurpation d’identité, transparence de l’urne pour tous les électeurs…

Voici quelques détails des principaux objectifs de sécurité issus de la Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Extrait des objectifs répondant aux exigences de niveaux 2 et 3 :

Assurer un contrôle automatique de l’intégrité du système, de l’urne et de la liste d’émargement

Préconisations de la CNIL :
« Calculer à intervalles non réguliers et non prévisibles une empreinte des éléments précités et les comparer à la valeur de référence calculée en amont. »

Authentifier les électeurs en s’assurant que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative

Préconisations de la CNIL :
« Solution 1 : L’électeur s’authentifie à l’aide d’un certificat électronique, choisi et utilisé conformément aux préconisations du Référentiel Général de Sécurité (RGS)

Solution 2 : L’électeur s’authentifie à l’aide d’un couple identifiant et mot de passe personnel qui lui a été remis de manière sécurisée (deux canaux séparés) et répond à une question défi-réponse non triviale. Sont ainsi exclus la date de naissance et tout autre élément facilement décelable, dont l’électeur est le seul à connaitre la réponse, avec le responsable de traitement.

En cas de perte ou de vol de ses moyens d’authentification, une procédure permet à l’électeur d’effectuer son vote et rend les moyens d’authentification perdus ou volés inutilisables. »

Assurer la transparence de l’urne pour tous les électeurs

Préconisations de la CNIL :
« Rassurer autant que possible les votants qui n’ont pas accès à l’expertise de la solution de vote, garante du bon fonctionnement du dispositif et de la sincérité et intégrité du vote dans son ensemble. Il s’agit de permettre aux électeurs de s’assurer que leur bulletin a été pris en compte dans l’urne et que les bulletins de vote sont construits de manière correcte.

Pour ce faire, chaque récépissé de vote contient une information unique, totalement décorrélée de l’identité du votant (empreinte numérique, numéro aléatoire, « preuve à divulgation nulle de connaissance »…) qui est calculée au moment où le votant valide son choix de vote. La plateforme de vote électronique est destinataire de l’information et la publie afin de la rendre accessible à tous les électeurs. Chaque électeur peut ainsi avoir la garantie que son bulletin est bien dans l’urne.

De plus, la solution de vote permet aux votants d’accéder à un espace de test où il est possible d’effectuer différents votes tests et de voir ce qui ressort de l’ouverture du bulletin sur le serveur, le but étant de s’assurer que les bulletins sont correctement construits. »

Permettre la transparence de l’urne pour tous les électeurs à partir d’outils tiers

Préconisations CNIL :
« Procéder de la même manière que pour l’objectif de sécurité n° 2-07 en effectuant de surcroît les vérifications sur une machine tierce, mise en œuvre par un partenaire externe au vote. »

Les engagements de Voxaly au regard des différentes délibérations CNIL

Leader dans le domaine des élections et expert du vote électronique depuis près de 15 ans, nous avons toujours été fortement engagés et impliqués face aux recommandations de la CNIL et de manière générale, face aux enjeux majeurs liés à la confidentialité et la protection des données.

La solution de vote Voxaly est ainsi conforme aux différentes délibérations CNIL relatives au vote (vote par correspondance, vote électronique) :

– Conforme à la délibération CNIL 2019-053 du 25 avril 2019 pour le vote électronique

– Conforme à la délibération CNIL 2017-012 du 19 janvier 2017 pour la sécurité des mots de passe

– Conforme à la délibération CNIL 1998-041 du 28 avril 1998 pour le vote par correspondance

En savoir plus sur la nouvelle recommandation CNIL 2019

Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet (rectificatif)

Sécurité des systèmes de vote par internet : la CNIL actualise sa recommandation de 2010

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