Banque Bred

Organisation d’une assemblée générale avec un vote multicanal

Chaque année depuis 2015, Voxaly accompagne la BRED, Banque Populaire coopérative membre du Groupe BPCE, dans l’organisation de ses assemblées générales.
Cette année encore, la Banque a renouvelé sa confiance à Voxaly et à ses collaborateurs dans un contexte particulier de crise sanitaire.

Contexte et enjeux

Les assemblées générales de la BRED sont des événements importants qui permettent à la BRED de partager avec ses sociétaires le bilan de l’année écoulée et la stratégie mise en œuvre. Elles constituent un moment essentiel et convivial dans la relation entre la Banque et ses clients sociétaires, notamment en termes de prise de décisions et d’exercice de droit de vote sur les résolutions qui leurs sont soumises. Chaque année, Voxaly collabore étroitement à la gestion de la collecte des votes par correspondance du fait de sa véritable expertise sur ce sujet.

Organiser une assemblée générale avec succès au cœur de la crise sanitaire

Cette année, Voxaly a su montrer son adaptabilité dans un contexte particulier en mettant en place, avec succès, une assemblée générale à huis clos en moins de 3 semaines et ce, afin que celle-ci se déroule de façon aussi fluide que d’habitude. Pour ce faire, Voxaly a pu compter sur le soutien du réseau commercial de la BRED afin de relayer les éléments nécessaires à la bonne tenue de l’assemblée générale auprès des sociétaires.

Afin de s’adapter au mieux aux contraintes liées à la situation inédite, Voxaly a su se montrer réactif et disruptif en proposant un vote multicanal (vote par correspondance papier couplé d’un vote électronique). Face au contexte sanitaire, le vote électronique, mis en place pour la première fois, a su jouer un rôle de complémentarité dans les supports proposés auprès des sociétaires.

Ce projet a été très collaboratif, nous avons eu de nombreux échanges qui ont ainsi renforcé notre relation de partenariat. Efficacité du réseau commercial de la BRED dans les relances effectuées auprès des sociétaires.

Sébastien HUMEAU, Directeur de projet - Voxaly

La proximité de la BRED avec ses sociétaires

La volonté très forte de la BRED d’accompagner ses sociétaires durant ce contexte particulier et la capacité de Voxaly à proposer des solutions innovantes a permis d’atteindre les objectifs fixés par la BRED. L’assemblée générale fut un succès avec l’atteinte d’un quorum élevé.

L’implication des équipes de la BRED, de l’équipe projet Voxaly, ainsi que des partenaires Voxaly (imprimeur, routeur) a favorisé la mise en place de cette assemblée générale et a fortement contribué à sa réussite, démontrant ainsi toute l’importance de la relation de confiance qui s’est tissée entre Voxaly et la BRED au fil des années.

 

« Nous tenons à exprimer notre satisfaction à l’égard des équipes Voxaly, qui ont contribué par la qualité de leur prestation au succès de l’organisation de nos assemblées générales, dans un contexte particulièrement difficile, cette année. Nous souhaitons destiner nos remerciements, tout particulièrement, à Sébastien Humeau, responsable du projet dans vos équipes, en reconnaissance de son implication, de sa disponibilité et de sa réactivité en toutes circonstances. »

Jean Serrière, Directeur RSE et animation du sociétariat

 

Infos & chiffres-clés

+ 30% quorum 2020 vs 2019

3 semaines pour tout réorganiser

5 ans de relation de confiance

Contexte et organisation de la tenue d’une assemblée générale à distance

Organisation d’une assemblée générale à distance

Tenir une assemblée générale physique dans le contexte actuel et la situation sanitaire incertaine est devenu un exercice assez difficile à envisager. D’autant plus que lors de ces assemblées générales, des résolutions sont soumises à des discussions et à des séances de vote qui doivent permettre de valider des décisions.

Dès lors, comment les entreprises, les associations, les mutuelles, les sociétés d’assurances et les banques peuvent-elles continuer à envisager une tenue de leurs assemblées sans faire prendre un risque sanitaire à leurs actionnaires/adhérents/sociétaires, tout en assurant la validité des délibérations et des scrutins mis en place ?

Un contexte juridique favorable à la mise en place d’outils numériques et qui assouplit les règles.

Une législation favorisant le recours à la visioconférence et au vote électronique :
Le décret du 10 avril 2020 est venu préciser les modalités d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé et qui est intervenue après la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19.

Au-delà de ce dispositif juridique, les entreprises, organisations et associations bénéficient également d’une durée rallongée pour l’approbation des comptes. Elles disposent donc d’un peu plus de latitude pour organiser des assemblées générales à distance.

Plus de souplesse pour la mise en place d’un vote par correspondance ou « pré-AG »

La même ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020, dont les mesures sont applicables à compter du 12/03/2020 et jusqu’au 31/07/2020, apporte de la souplesse concernant le vote par correspondance en amont de l’assemblée générale dit vote pré-AG.

En effet, avant le contexte de pandémie mondiale, les entreprises et personnes morales pouvaient avoir recours à l’envoi de convocations et la mise en place d’un vote par correspondance mais cela devait être précisé dans les statuts.

L’ordonnance assouplit le dispositif et permet de recourir au vote pré-AG sans qu’il soit préalablement inscrit dans les statuts. Il est donc possible de remplacer directement les assemblées générales par l’organisation de votes par correspondance en amont de la date de tenue de l’assemblée générale.

Solutions proposées par Voxaly pour les assemblées générales à huis clos

Expert reconnu dans ce domaine, Voxaly organise des assemblées générales à distance quel que soit le choix des organisateurs, notamment dans ce contexte particulier. Voxaly est ainsi force de proposition afin d’apporter la meilleure réponse à vos besoins.

– Remplacement de l’assemblée générale jour J par une solution de vote pré-AG complète avec convocation à distance, envoi des résolutions et mise en place d’un site de vote électronique sécurisé pour l’ensemble des participants. Il s’agit d’un process AG largement adopté par nos clients.

– Mise en place d’une assemblée générale dématérialisée jour J

Un site de vote à distance au cœur du dispositif

Modalités de participationAssemblée générale à distance - résolutions

 

L’assemblée générale nécessite le recueil de l’assentiment des actionnaires/adhérents/sociétaires sur un certain nombre de résolutions qui seront adressées soit par avance en cas de pré-AG, soit en direct en cas d’AG jour J.
Pour cela, Voxaly propose dans son dispositif global la mise en place d’un site de vote sécurisé et multi-supports (desktop, tablette et mobile) qui permettra de valider les délibérations.

Ils nous font déjà confiance

Voxaly intervient depuis longtemps dans la mise en place d’assemblées générales à distance.

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VALEO MUTUELLE

Vote électronique | Éclairages sur la nouvelle recommandation CNIL 2019 applicable en 2020

La CNIL actualise la recommandation 2010 relative au vote électronique, avec une nouvelle approche pilotée par les risques qui permet de définir des objectifs de sécurité adaptés aux enjeux.

Rappel de la recommandation CNIL de 2010

En 2010, le vote électronique (vote par internet) commence à se développer fortement, à la fois dans le domaine des élections professionnelles, mais aussi des assemblées générales, conseils de surveillance, référendums d’entreprises, élections politiques…

Les principaux objectifs de la recommandation de 2010 relative au vote électronique :

– Cadrer les garanties minimales que doit respecter tout dispositif de vote électronique

– Répondre à un certain nombre d’exigences préalables à la mise en œuvre des systèmes de vote électronique, ainsi qu’avant, pendant et après le scrutin

– Orienter les futures évolutions des systèmes de vote électronique en vue d’un meilleur respect des principes de protection des données personnelles

– Éclairer les responsables de traitement sur le choix des dispositifs de vote électronique à retenir

En savoir + sur la reco CNIL 2010

Pourquoi la CNIL fait évoluer la recommandation de 2010 sur le vote électronique ?

Principaux facteurs liés à l’évolution de la recommandation de 2010 relative au vote électronique :

– Nécessité de couvrir plusieurs niveaux de sécurité en fonction du type d’élection (élection parents d’élèves, élections politiques…)

– Mise en place du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)

– Maturité plus forte du vote électronique qui implique nécessairement des évolutions

– Réflexions suite consultations et échanges avec les professionnels du secteur

Une évolution qui se base sur une approche par niveau de risque et par objectifs de sécurité à atteindre

– La CNIL propose une grille d’analyse pour déterminer le niveau de risque de son scrutin

– Le responsable de traitement, maitrisant le périmètre, les enjeux et le contexte de son scrutin, choisit le niveau de risque qu’il juge approprié, il peut également se faire assister d’un expert indépendant dans son choix

– Le responsable de traitement applique, avec l’aide de son prestataire, les exigences relatives au niveau identifié

Comment Voxaly répond à ces nouvelles exigences de la CNIL ?

Selon les résultats issus de la grille d’analyse mise en place par la CNIL, le niveau de risque est identifié.

Nos équipes vous guident pour déterminer le niveau de sécurité propre à votre projet de vote électronique, en intégrant notamment d’autres aspects techniques liés, tels que l’hébergement, la transparence de l’urne à partir d’un outil tiers…

Quel que soit le niveau de risque identifié (niveau 2 dans la grande majorité des cas), la solution de vote électronique Voxaly couvre de façon native les exigences de niveau 1, 2 et 3.

Quels sont les thèmes principaux contenus dans la recommandation CNIL 2019 ?

Cette nouvelle recommandation reformule les enjeux de sécurité via un ensemble d’exigences : contrôle automatique de l’intégrité du système, de l’urne et de la liste d’émargement, renforcement de la sécurité liée à l’authentification et réduction significative des risques d’usurpation d’identité, transparence de l’urne pour tous les électeurs…

Voici quelques détails des principaux objectifs de sécurité issus de la Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

Extrait des objectifs répondant aux exigences de niveaux 2 et 3 :

Assurer un contrôle automatique de l’intégrité du système, de l’urne et de la liste d’émargement

Préconisations de la CNIL :
« Calculer à intervalles non réguliers et non prévisibles une empreinte des éléments précités et les comparer à la valeur de référence calculée en amont. »

Authentifier les électeurs en s’assurant que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative

Préconisations de la CNIL :
« Solution 1 : L’électeur s’authentifie à l’aide d’un certificat électronique, choisi et utilisé conformément aux préconisations du Référentiel Général de Sécurité (RGS)

Solution 2 : L’électeur s’authentifie à l’aide d’un couple identifiant et mot de passe personnel qui lui a été remis de manière sécurisée (deux canaux séparés) et répond à une question défi-réponse non triviale. Sont ainsi exclus la date de naissance et tout autre élément facilement décelable, dont l’électeur est le seul à connaitre la réponse, avec le responsable de traitement.

En cas de perte ou de vol de ses moyens d’authentification, une procédure permet à l’électeur d’effectuer son vote et rend les moyens d’authentification perdus ou volés inutilisables. »

Assurer la transparence de l’urne pour tous les électeurs

Préconisations de la CNIL :
« Rassurer autant que possible les votants qui n’ont pas accès à l’expertise de la solution de vote, garante du bon fonctionnement du dispositif et de la sincérité et intégrité du vote dans son ensemble. Il s’agit de permettre aux électeurs de s’assurer que leur bulletin a été pris en compte dans l’urne et que les bulletins de vote sont construits de manière correcte.

Pour ce faire, chaque récépissé de vote contient une information unique, totalement décorrélée de l’identité du votant (empreinte numérique, numéro aléatoire, « preuve à divulgation nulle de connaissance »…) qui est calculée au moment où le votant valide son choix de vote. La plateforme de vote électronique est destinataire de l’information et la publie afin de la rendre accessible à tous les électeurs. Chaque électeur peut ainsi avoir la garantie que son bulletin est bien dans l’urne.

De plus, la solution de vote permet aux votants d’accéder à un espace de test où il est possible d’effectuer différents votes tests et de voir ce qui ressort de l’ouverture du bulletin sur le serveur, le but étant de s’assurer que les bulletins sont correctement construits.  »

Permettre la transparence de l’urne pour tous les électeurs à partir d’outils tiers

Préconisations CNIL :
« Procéder de la même manière que pour l’objectif de sécurité n° 2-07 en effectuant de surcroît les vérifications sur une machine tierce, mise en œuvre par un partenaire externe au vote. »

Les engagements de Voxaly au regard des différentes délibérations CNIL

Leader dans le domaine des élections et expert du vote électronique depuis près de 15 ans, nous avons toujours été fortement engagés et impliqués face aux recommandations de la CNIL et de manière générale, face aux enjeux majeurs liés à la confidentialité et la protection des données.

Dans l’attente de la mise en application de la nouvelle recommandation CNIL prévue en juin 2020, la solution de vote Voxaly est conforme aux différentes délibérations CNIL relatives au vote (vote par correspondance, vote électronique) :

– Conforme à la délibération CNIL 2017-012 du 19 janvier 2017 pour la sécurité des mots de passe

– Conforme à la délibération CNIL 2010-371 du 21 octobre 2010 pour le vote électronique

– Conforme à la délibération CNIL 1998-041 du 28 avril 1998 pour le vote par correspondance

En savoir plus sur la nouvelle recommandation CNIL 2019

Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet (rectificatif)

Sécurité des systèmes de vote par internet : la CNIL actualise sa recommandation de 2010

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