Lors de l’attribution de plans LTI (Long Term Incentive), la mise en place d’une solution digitale d’acceptance process apporte de nombreux bénéfices, tant pour les équipes Compensation & Benefit, que pour les salariés bénéficiaires, les managers locaux, les RH et les teneurs de compte.

5 raisons de digitaliser un processus d’incentive long terme

Un gain de temps et financier tangible : Les gestionnaires se concentrent uniquement sur les activités à forte plus-value.

Des informations fiabilisées : La mise en place d’une solution dématérialisée permet d’éviter les erreurs d’interprétation, les risques de perte ou de de destruction de documents. La collecte d’informations est simplifiée.

Un reporting optimal : Les gestionnaires disposent d’indicateurs temps réels facilitant la prise de décision, ils bénéficient ainsi d’une plus grande maîtrise de l’opération.

Une image de modernité : La solution mise en œuvre est personnalisée à votre charte graphique (logo, couleurs…). La digitalisation véhicule une image de modernité auprès des salariés.

Un dispositif plus écologique : La dématérialisation des échanges permet de réaliser des économies sur l’envoi de courriers papiers par voie postale. Fini les échanges intempestifs de courriers à travers la planète !

Comment fiabiliser la gestion de vos plans LTI et ainsi faciliter la prise de décision ?

En liaison avec les teneurs de comptes, conseillers fiscaux et juridiques, Voxaly met en place une solution digitale accessible, évolutive et intégralement personnalisable pour gérer l’ensemble du processus d’attribution de plans LTI (Long-Term Incentive).

Cas d’usage et bénéfices pour les équipes Compensation & Benefit

• Simplifier les tâches préparatoires à l’opération :

Celles-ci consistent essentiellement en la validation du site internet, la fourniture des modèles de documents de référence (courrier d’attribution, règlement du plan, prospectus…), ainsi que la fourniture du fichier initial des bénéficiaires. Tout le reste est pris en charge notre Chef de Projet.

• Imprimer localement les courriers d’attribution pour les salariés :

Les courriers d’attribution personnalisés sont mis à disposition des différents correspondants locaux (Managers / RH) sur le site internet dédié à l’opération, au format dématérialisé et sur leur périmètre respectif. Ces courriers peuvent ainsi être imprimés en ligne par ces correspondants, puis remis en main propres aux salariés, avec une traçabilité totale pour l’équipe centrale Compensation & Benefit. Il n’est donc plus nécessaire de centraliser les tâches de production éditique et d’envoi des documents au niveau du siège, ce qui limite les risques de non-acheminement et génère, en outre, des économies d’affranchissement.

• Faciliter la collecte des informations concernant les salariés et mettre à jour la base Gestionnaire / Teneur de compte :

Les salariés peuvent mettre à jour leurs informations personnelles, voire saisir de nouvelles informations, directement sur le site. Ces informations actualisées sont disponibles en un clic pour les gestionnaires, sans aucun risque d’erreurs ou d’interprétation lors du traitement. Elles peuvent être transmises au Gestionnaire / Teneur de compte pour mise à jour de leur base.

• Automatiser le traitement des réponses aux bénéficiaires :

Le système enregistre les réponses des salariés au fil de l’eau, dans le cadre d’un « parcours utilisateur » intégralement balisé. Pour les gestionnaires, il n’y a donc plus de tâches manuelles de collecte et de traitement des réponses et, là encore, plus d’erreurs possibles.

• Faciliter la prise de décision grâce à des reportings temps réel :

La liste actualisée des salariés ayant répondu ou n’ayant pas répondu est disponible en un clic, ce qui permet de réaliser des campagnes de relances ciblées, et ce, à tout moment de la campagne. En outre, des indicateurs temps réels sont mis à disposition des gestionnaires sur leur périmètre respectif (niveau siège / niveau local), ce qui permet éventuellement d’envisager des actions de relance décentralisées. Enfin, le suivi actualisé du taux de participation permet de maîtriser le timing des relances.

• Obtenir des résultats exhaustifs sans retraitement:

A l’issue de la campagne, le fichier définitif des résultats (intégrant les informations actualisées des bénéficiaires) est disponible en un clic. Toutes les informations peuvent être adressés en l’état au Gestionnaire / Teneur de Compte.

• Disposer de preuves numériques opposables :

L’ensemble des preuves techniques au format numérique sont fournies à l’équipe Compensation & Benefit, elles peuvent être stockées dans un coffre-fort électronique. Dans l’hypothèse d’une contestation, elles sont opposables aux salariés, la signature électronique mise en œuvre en garantit l’authenticité.

Cas d’usage et bénéfices pour les salariés

• Bénéficier d’une authentification sécurisée :

Selon le contexte de l’opération, différentes solutions d’authentification peuvent être envisagées. La solution mise en place offre un haut niveau de sécurité lors de l’authentification du salarié.

• Disposer de consignes plus claires :

Même si l’équipe Compensation & Benefit décide de rédiger les documents du plan en français ou en anglais uniquement, les textes du site peuvent être traduits dans de nombreuses langues. Le salarié choisit sa langue en cliquant sur le drapeau de son choix, il accède à des consignes intelligibles, facilitant ainsi la compréhension des modalités pratiques.

• Permette une saisie plus rapide des instructions :
  

Toutes les interventions des salariés se font en ligne, sur le site dédié à l’opération, plus besoin de remplir un document papier… Plus besoin de poster celui-ci non plus. Les risques d’erreurs sont inexistants, d’autant plus que des contrôles permettent de guider le salarié dans un parcours pré-défini.

• Posséder la preuve de sa saisie :

Une fois son intervention finalisée, le salarié peut télécharger et imprimer un accusé de réception qui résume ses instructions. Celui-ci qui comporte une signature électronique permettant d’en garantir l’authenticité. Il dispose de la garantie que sa réponse est bien prise en compte… Plus aucun risque que celle-ci s’égare dans la nature.

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Prestation réalisée :

Mise en place d’une solution digitale de signature électronique de contrats permettant aux salariés détenteurs d’actions de performance et de stock-options  de participer à l’Offre Publique d’Echange initiée par la Société NOKIA.

Solution mise en place :

• Envoi d’une communication par email ou par courrier
• Mise en place d’un site permettant la signature électronique de contrats dynamiques générés en ligne
• Suivi de la participation grâce à des indicateurs temps réels
• Restitution de preuves aux signatures
• Relance des bénéficiaires n’ayant pas répondu
• Stockage des preuves et documents signés dans un coffre-fort électronique

 Nous faisons appel à Voxaly pour gérer nos projets de LTI depuis 2011. Grâce à sa maîtrise des processus LTI, à la réactivité des consultants et à la prise en compte de nos enjeux, Voxaly réalise, pour Engie Groupe, des projets avec un véritable sens du service client. Forte de sa capacité à mobiliser des collaborateurs, de sa souplesse et de son adaptabilité à nos contraintes, Voxaly est plus qu’un simple éditeur de logiciels. Nous avons particulièrement apprécié l’accompagnement technique avec un partenaire de confiance pour notre organisation interne et sommes très satisfaits du niveau d’expertise apporté par les consultants de Voxaly dans la réalisation

Quentin Ploix, Responsable Actionnariat et Epargne Salariale chez Engie

Solution proposée par Voxaly :

• Attribution et contrôle des attributions par entité et catégorie de salariés d’Engie selon les quotas et les règles d’attribution du plan
• Mise à disposition de lettres dématérialisées (attribution, valorisation et règlement) sur le site pour impression et transmission aux bénéficiaires par les RH
• Valorisation des attributions selon les indices et la performance transmis par Engie
• Suivi en temps réel du taux de participation des campagnes d’acceptation par les RH
• Suivi en temps réel de l’avancement des travaux d’attribution des filiales par l’équipe centrale
• Acceptation des attributions par les salariés sur le site avec mise à jour éventuelle de leurs coordonnées de contact

Bénéfices apportés par cette solution :

• Données d’attribution centralisées et historisées pour l’ensemble des plans en vigueur
• Suivi en temps réel des attributaires ayant confirmé leur attribution pour organiser des relances pendant la campagne d’acceptation
• Adaptation du site à l’organisation de l’entreprise : chaque RH voit les bénéficiaires de son périmètre
• Accessibilité au site 24h/24 et 7j/7 par l’ensemble des utilisateurs d’Engie
• Simplification des travaux d’attribution pour les RH et d’acceptation pour les bénéficiaires.

Lorsqu’une société procède à une augmentation de capital, l’émission de nouvelles actions entraine une dilution des droits de vote et du montant des dividendes des actionnaires déjà présents. Afin de compenser cet effet dilutif, la loi prévoit un dispositif qui leur permet de souscrire des actions nouvelles à titre préférentiel : le Droit Préférentiel de Souscription (DPS).

Calcul du nombre de Droits Préférentiels de Souscription (DPS) attribués

Les actionnaires reçoivent un certain nombre de DPS, calculé en fonction de leur nombre d’actions et de l’augmentation de capital réalisée par l’entreprise.

Ce nombre de droits est également appelé « parité ».

Différentes utilisations des DPS par les actionnaires

Les actionnaires peuvent utiliser leurs Droits Préférentiels de Souscription (DPS) de plusieurs manières :

• Souscrire à un certain nombre d’actions, comme vu ci-dessus
• Vendre la totalité de leurs droits s’ils ne veulent pas souscrire aux actions nouvelles
• Ou vendre une partie de leurs droits

Si leur nombre de droits n’est pas assez élevé pour souscrire à des actions nouvelles, les actionnaires actuels peuvent aussi acheter des DPS pour atteindre un nombre de droits suffisants.

Si l’actionnaire n’exerce pas ses Droits Préférentiels de Souscription (DPS) pour souscrire aux actions nouvelles ou ne les cède pas, dans les délais indiqués de l’opération, ceux-ci sont perdus et n’ont plus aucune valeur.

Calcul de la valeur des DPS

La valeur des Droits Préférentiels de Souscription (DPS) dépend de la valeur théorique de l’action avant augmentation de capital. La formule de calcul est la suivante :

V = Valeur de l’action avant l’augmentation de capital

V’ = Valeur d’émission d’une action nouvelle

N = Nombre d’actions anciennes

N’ = Nombre d’actions nouvelles

Souscrire à titre réductible ou irréductible

L’actionnaire a la possibilité de souscrire :

• A titre irréductible : l’actionnaire a la possibilité de souscrire à un certain nombre d’actions nouvelles allouées. Le montant de sa souscription ne peut pas être réduit, les droits sont acquis
• A titre réductible : les actionnaires ont la possibilité, dans certains cas, de souscrire à un nombre d’actions nouvelles supérieur à leurs droits, et pourront ainsi obtenir des actions issues de droits non exercés.
  Toutefois, ces souscriptions pourront être réduites, en fonction des demandes globales exprimées par les autres actionnaires. L’entreprise définit, en amont de l’opération, le plafond global de souscription et réduit de manière équitable l’ensemble des souscriptions à titre réductible, afin que le montant total souscrit ne dépasse pas le plafond retenu