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Comment le numérique peut simplifier l’ensemble du processus d’attribution de plans LTI ?

Lors de l’attribution de plans LTI (Long Term Incentive), la mise en place d’une solution digitale d’acceptance process apporte de nombreux bénéfices, tant pour les équipes Compensation & Benefit, que pour les salariés bénéficiaires, les managers locaux, les RH et les teneurs de compte.

Plan LTI benefices solution Voxaly

5 raisons de digitaliser un processus d’incentive long terme

Un gain de temps et financier tangible : Les gestionnaires se concentrent uniquement sur les activités à forte plus-value.

 

information fiabilisee et sécurisée

Des informations fiabilisées : La mise en place d’une solution dématérialisée permet d’éviter les erreurs d’interprétation, les risques de perte ou de de destruction de documents. La collecte d’informations est simplifiée.

 

Un reporting optimal : Les gestionnaires disposent d’indicateurs temps réels facilitant la prise de décision, ils bénéficient ainsi d’une plus grande maîtrise de l’opération.

 

Une image de modernité : La solution mise en œuvre est personnalisée à votre charte graphique (logo, couleurs…). La digitalisation véhicule une image de modernité auprès des salariés.

 

Un dispositif plus écologique : La dématérialisation des échanges permet de réaliser des économies sur l’envoi de courriers papiers par voie postale. Fini les échanges intempestifs de courriers à travers la planète !

Comment fiabiliser la gestion de vos plans LTI et ainsi faciliter la prise de décision ?

En liaison avec les teneurs de comptes, conseillers fiscaux et juridiques, Voxaly met en place une solution digitale accessible, évolutive et intégralement personnalisable pour gérer l’ensemble du processus d’attribution de plans LTI (Long-Term Incentive).

Cas d’usage et bénéfices pour les équipes Compensation & Benefit

  • Simplifier les tâches préparatoires à l’opération :

Celles-ci consistent essentiellement en la validation du site internet, la fourniture des modèles de documents de référence (courrier d’attribution, règlement du plan, prospectus…), ainsi que la fourniture du fichier initial des bénéficiaires. Tout le reste est pris en charge notre Chef de Projet.

  • Imprimer localement les courriers d’attribution pour les salariés :

Les courriers d’attribution personnalisés sont mis à disposition des différents correspondants locaux (Managers / RH) sur le site internet dédié à l’opération, au format dématérialisé et sur leur périmètre respectif. Ces courriers peuvent ainsi être imprimés en ligne par ces correspondants, puis remis en main propres aux salariés, avec une traçabilité totale pour l’équipe centrale Compensation & Benefit. Il n’est donc plus nécessaire de centraliser les tâches de production éditique et d’envoi des documents au niveau du siège, ce qui limite les risques de non-acheminement et génère, en outre, des économies d’affranchissement.

  • Faciliter la collecte des informations concernant les salariés et mettre à jour la base Gestionnaire / Teneur de compte :

Les salariés peuvent mettre à jour leurs informations personnelles, voire saisir de nouvelles informations, directement sur le site. Ces informations actualisées sont disponibles en un clic pour les gestionnaires, sans aucun risque d’erreurs ou d’interprétation lors du traitement. Elles peuvent être transmises au Gestionnaire / Teneur de compte pour mise à jour de leur base.

  • Automatiser le traitement des réponses aux bénéficiaires :

Le système enregistre les réponses des salariés au fil de l’eau, dans le cadre d’un « parcours utilisateur » intégralement balisé. Pour les gestionnaires, il n’y a donc plus de tâches manuelles de collecte et de traitement des réponses et, là encore, plus d’erreurs possibles.

  • Faciliter la prise de décision grâce à des reportings temps réel :

La liste actualisée des salariés ayant répondu ou n’ayant pas répondu est disponible en un clic, ce qui permet de réaliser des campagnes de relances ciblées, et ce, à tout moment de la campagne. En outre, des indicateurs temps réels sont mis à disposition des gestionnaires sur leur périmètre respectif (niveau siège / niveau local), ce qui permet éventuellement d’envisager des actions de relance décentralisées. Enfin, le suivi actualisé du taux de participation permet de maîtriser le timing des relances.

  • Obtenir des résultats exhaustifs sans retraitement:

A l’issue de la campagne, le fichier définitif des résultats (intégrant les informations actualisées des bénéficiaires) est disponible en un clic. Toutes les informations peuvent être adressés en l’état au Gestionnaire / Teneur de Compte.

  • Disposer de preuves numériques opposables :

L’ensemble des preuves techniques au format numérique sont fournies à l’équipe Compensation & Benefit, elles peuvent être stockées dans un coffre-fort électronique. Dans l’hypothèse d’une contestation, elles sont opposables aux salariés, la signature électronique mise en œuvre en garantit l’authenticité.

Cas d’usage et bénéfices pour les salariés

  • Bénéficier d’une authentification sécurisée :

Selon le contexte de l’opération, différentes solutions d’authentification peuvent être envisagées. La solution mise en place offre un haut niveau de sécurité lors de l’authentification du salarié.

  • Disposer de consignes plus claires :

Même si l’équipe Compensation & Benefit décide de rédiger les documents du plan en français ou en anglais uniquement, les textes du site peuvent être traduits dans de nombreuses langues. Le salarié choisit sa langue en cliquant sur le drapeau de son choix, il accède à des consignes intelligibles, facilitant ainsi la compréhension des modalités pratiques.

  • Permette une saisie plus rapide des instructions :

Toutes les interventions des salariés se font en ligne, sur le site dédié à l’opération, plus besoin de remplir un document papier… Plus besoin de poster celui-ci non plus. Les risques d’erreurs sont inexistants, d’autant plus que des contrôles permettent de guider le salarié dans un parcours pré-défini.

  • Posséder la preuve de sa saisie :

Une fois son intervention finalisée, le salarié peut télécharger et imprimer un accusé de réception qui résume ses instructions. Celui-ci qui comporte une signature électronique permettant d’en garantir l’authenticité. Il dispose de la garantie que sa réponse est bien prise en compte… Plus aucun risque que celle-ci s’égare dans la nature.

Plus d’informations sur nos solutions actionnariat salarié

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Nokia

Prestation réalisée :

Mise en place d’une solution digitale de signature électronique de contrats permettant aux salariés détenteurs d’actions de performance et de stock-options  de participer à l’Offre Publique d’Echange initiée par la Société NOKIA.

Solution mise en place :

  • Envoi d’une communication par email ou par courrier
  • Mise en place d’un site permettant la signature électronique de contrats dynamiques générés en ligne
  • Suivi de la participation grâce à des indicateurs temps réels
  • Restitution de preuves aux signatures
  • Relance des bénéficiaires n’ayant pas répondu
  • Stockage des preuves et documents signés dans un coffre-fort électronique

Caractéristique de l’opération

+ de 3 000 salariés bénéficiaires

+ de 100 pays

2 dispositifs proposés

 

Droits Préférentiels de Souscription (DPS)

Lorsqu’une société procède à une augmentation de capital, l’émission de nouvelles actions entraine une dilution des droits de vote et du montant des dividendes des actionnaires déjà présents. Afin de compenser cet effet dilutif, la loi prévoit un dispositif qui leur permet de souscrire des actions nouvelles à titre préférentiel : le Droit Préférentiel de Souscription (DPS).

Calcul du nombre de Droits Préférentiels de Souscription (DPS) attribués

Les actionnaires reçoivent un certain nombre de DPS, calculé en fonction de leur nombre d’actions et de l’augmentation de capital réalisée par l’entreprise.

Ce nombre de droits est également appelé « parité ».

Les droits préférentiels de souscription en pratique :

Une entreprise est constituée de 1 000 000 actions et souhaite faire une augmentation à hauteur de 100 000 actions.

Ainsi, pour 10 actions anciennes, elle émet une action nouvelle.

Les actionnaires ont donc le droit de souscrire à une nouvelle action pour 10 actions anciennes qu’ils possèdent.

Prenons 3 actionnaires :

  • L’actionnaire A possède aujourd’hui 50 actions
  • L’actionnaire B en possède 30
  • L’actionnaire C en possède 10

Ils auront le droit de souscrire respectivement à 5, 3 et 1 action nouvelle. Ils auront ainsi un capital de 55, 33 et 11 actions.

Différentes utilisations des DPS par les actionnaires

Les actionnaires peuvent utiliser leurs Droits Préférentiels de Souscription (DPS) de plusieurs manières :

  • Souscrire à un certain nombre d’actions, comme vu ci-dessus
  • Vendre la totalité de leurs droits s’ils ne veulent pas souscrire aux actions nouvelles
  • Ou vendre une partie de leurs droits

Si leur nombre de droits n’est pas assez élevé pour souscrire à des actions nouvelles, les actionnaires actuels peuvent aussi acheter des DPS pour atteindre un nombre de droits suffisants.

Si l’actionnaire n’exerce pas ses Droits Préférentiels de Souscription (DPS) pour souscrire aux actions nouvelles ou ne les cède pas, dans les délais indiqués de l’opération, ceux-ci sont perdus et n’ont plus aucune valeur.

Calcul de la valeur des DPS

La valeur des Droits Préférentiels de Souscription (DPS) dépend de la valeur théorique de l’action avant augmentation de capital. La formule de calcul est la suivante :

V = Valeur de l’action avant l’augmentation de capital

V’ = Valeur d’émission d’une action nouvelle

N = Nombre d’actions anciennes

N’ = Nombre d’actions nouvelles


En pratique :

Les 1 000 000 actions de l’entreprise citée dans l’exemple ci-dessus valent chacune 30€. Cette entreprise qui procède à une augmentation de capital à hauteur de 100 000 actions nouvelles, établit le prix de l’action nouvelle à 19€.

Nous avons donc les valeurs suivantes :

V = 30€

V’ = 19€

N = 1 000 000

N’ = 100 000

Remarque : pour 10 actions anciennes, l’entreprise émet une action nouvelle. On peut donc simplifier le calcul en indiquant N = 10 et N’ = 1.

La valeur du Droit de Souscription dans cet exemple est donc de 1€.

Souscrire à titre réductible ou irréductible

L’actionnaire a la possibilité de souscrire :

  • A titre irréductible : l’actionnaire a la possibilité de souscrire à un certain nombre d’actions nouvelles allouées. Le montant de sa souscription ne peut pas être réduit, les droits sont acquis
  • A titre réductible : les actionnaires ont la possibilité, dans certains cas, de souscrire à un nombre d’actions nouvelles supérieur à leurs droits, et pourront ainsi obtenir des actions issues de droits non exercés.
    Toutefois, ces souscriptions pourront être réduites, en fonction des demandes globales exprimées par les autres actionnaires. L’entreprise définit, en amont de l’opération, le plafond global de souscription et réduit de manière équitable l’ensemble des souscriptions à titre réductible, afin que le montant total souscrit ne dépasse pas le plafond retenu

 

Epargne salariale (FCPE)

Vous souhaitez organiser les élections des conseils de surveillance des fonds communs de placement de votre entreprise (FCPE), sur un périmètre national, voire international ?

Epargne salariale

Depuis plus 10 ans, Voxaly accompagne les principaux groupes français dans l’organisation de ces opérations emblématiques, en mettant en œuvre des solutions innovantes et sécurisées (Epargne salariale).

Qu’est-ce qu’un conseil de surveillance ?

Le conseil de surveillance est l’organe de gouvernance du FCPE.

Celui-ci est chargé de contrôler la bonne gestion du fonds et de prendre les décisions majeures.

Le conseil de surveillance se réunit au moins une fois par an pour examiner la gestion financière et les comptes annuels du fonds. Il est seul compétent pour décider des opérations de fusion, scission ou liquidation du FCPE.

Il adopte un rapport annuel.

Comment est composé un Conseil de Surveillance ?

Il est composé pour moitié au moins de représentants des salariés porteurs de parts et de représentants de l’entreprise. Son président est obligatoirement choisi parmi les salariés représentant les porteurs de parts. Les représentants des porteurs de parts doivent être eux-mêmes détenteurs de parts de FCPE.

Désormais, la loi Pacte précise qu’ils doivent être systématiquement élus par l’ensemble des porteurs de parts. Ils ne peuvent en effet plus être désignés par les Instances Représentatives du Personnel (IRP).

Comment se déroule l’élection ?

Quels sont les textes qui encadrent l’organisation d’une élection des Conseils de Surveillance du FCPE ?

Le règlement électoral définit les principales modalités d’organisation du scrutin.

Celui-ci doit être établi conformément :

  • Aux articles L 214-164 et L 214-165 du Code Monétaire et Financier
  • Au règlement du Plan d’Epargne Entreprise ou Groupe
  • Au règlement du fonds

Les élections se tiennent sur un tour uniquement.

Quels sont les différents types de scrutin possibles ?

Il peut y avoir plusieurs collèges selon que le fonds comporte ou non plusieurs compartiments.

Le scrutin peut être un scrutin plurinominal ou de listes.

Dans le cas d’un scrutin plurinominal, il peut être prévu qu’un certain nombre de sièges soient réservés (par pays par exemple).

Dans tous les cas, la loi Pacte précise qu’il doit y avoir une notion de poids de vote : chaque porteur de parts dispose d’un nombre de voix proportionnel à son nombre de parts.

Modalités de vote

Après prise de connaissance de votre contexte et de votre règlement électoral, Voxaly conçoit et met en place une solution personnalisée, qu’elle soit partiellement ou totalement dématérialisée : vote par internet ou vote mixte (papier et internet), voire vote par correspondance exclusivement.