Rencontre avec Marie-Colombe de Montgolfier, chef de projet dédié au pilotage des relations sociales

Avec la mise en place des élections CSE, le dialogue social est devenu essentiel dans le bon fonctionnement des relations avec les instances représentatives du personnel. Au-delà des obligations légales, favoriser le dialogue social est un enjeu majeur pour les directions des relations sociales et des ressources humaines.

Reconnu pour son expertise dans le domaine du vote et dans la continuité de l’accompagnement pour l’organisation des élections professionnelles, Voxaly met à disposition de ses clients des outils qui permettent d’animer la relation avec les élus tout au long de leur mandat.

 

Derrière chaque outil, des collaborateurs assurent leur bon fonctionnement à chaque étape, tout en accompagnant les clients pour répondre à leurs besoins spécifiques. Marie-Colombe de Montgolfier se confie sur son rôle de chef de projet.

Quel est votre rôle dans la mise en place des outils de pilotage des relations sociales ?

Après les élections CSE, les entreprises peuvent faire appel à Voxaly pour gérer la relation avec leurs élus via plusieurs outils destinés à favoriser et simplifier l’animation du dialogue social. On peut citer notamment notre outil de suivi des heures de délégation, l’accès à la Base de Données Economiques et Sociales (BDES), le module « Réclamation » ou encore notre outil de vote en réunion CSE. Ces outils, tous accessibles en mode SaaS, sont applicables au plus grand nombre.

Zoom sur le suivi des heures de délégation et la BDES

En tant que chef de projet, je suis chargée de paramétrer les outils. A noter que certains peuvent être directement accessibles en un point d’entrée unique, comme le suivi des heures de délégation qui peut être associé à la BDES. Pour ces 2 outils spécifiques, une phase de formation, d’environ 2 heures, est ensuite dispensée auprès des administrateurs (hors élus). Dans un second temps, ce sont les responsables relations sociales ou les DRH qui formeront leurs propres élus à l’utilisation des outils sélectionnés.

Une fois les outils paramétrés et la formation effectuée, nous sommes dans l’accompagnement et le suivi fonctionnel et technique des outils pour que les utilisateurs, qui sont nos interlocuteurs privilégiés, puissent descendre les informations le plus clairement possible aux élus.

Quelles sont vos principales responsabilités au poste de chef de projet dédié aux outils de pilotage des relations sociales ?

Outre le fait de mettre en place les outils de pilotage des relations sociales, je fais l’interface entre le client et les équipes internes. Les outils étant évolutifs, en fonction des demandes des clients, mon rôle est également de remonter ces demandes afin de les intégrer dans une roadmap interne. C’est un rôle assez transverse, qui est à la fois relationnel vis-à-vis du client et structurant en interne pour faire évoluer nos différents modules.

Depuis octobre 2020, avec mon équipe, nous avons réorganisé un maximum le process interne pour que nos outils restent applicables à tous nos clients, tout en embarquant le plus d’évolutions possibles.

Avez-vous une anecdote à partager en lien avec la mise en place de ces outils ?

Ces outils constituent un réel atout dans la gestion des relations sociales au sein des entreprises.

Le module « réclamation » a été conçu grâce à des retours d’expérience de nos clients. Nous avons ainsi la volonté d’être constamment dans une optique d’évolution, en concertation avec nos clients.

Étant la première chef de projet dédiée à la gestion des relations sociales et avec mon expérience au sein de l’entreprise, notamment en tant que chef de projet vote, dans le cadre des élections professionnelles, j’ai l’avantage de pouvoir remonter les informations auprès de la direction et d’être crédible pour faire évoluer nos modules, notamment grâce aux remontées précieuses de nos clients.

L’aide au pilotage des relations sociales via nos outils dédiés permet de faire faire vivre durablement le lien avec le client entre deux élections CSE

Marie-Colombe de Montgolfier, chef de projet

Pouvez-vous nous parler de votre parcours professionnel ?

J’ai fait une école de commerce avant de me spécialiser dans le domaine des relations sociales. Puis, j’ai travaillé chez Kalidea, une entreprise parisienne qui propose des prestations aux salariés du CSE. Je m’occupais de la cellule voyages et vacances et j’étais chargée de trouver les partenaires recensés sur le site internet, qui sont proposés aux élus et aux entreprises adhérentes, pour bénéficier d’offres préférentielles.

J’ai quitté Paris pour revenir en région nantaise où j’ai intégré, quelques mois plus tard, Voxaly en 2016. J’ai d’abord été chef de projet dédiée au vote, avant de devenir, en juin 2020, chef de projet dédiée aux outils de pilotage des relations sociales.

Sur ce poste, contrairement au vote qui se déroule sur une période rythmée par un calendrier précis, la relation client se joue moins en flux tendu. Les projets liés au pilotage des relations sociales me permettent de nouer des partenariats sur le long terme avec les clients, une durée souvent équivalente à celle du mandat du CSE. C’est un poste où il faut être réactif et attentif. Nous avons la confiance de nos clients, ce qui constitue un gros atout.

Rencontre avec Géraldine Namur, chef de projet dédié à notre outil de vote électronique pour les élections CSE

Portrait Voxaly Géraldine NamurAu-delà d’une offre pointue dédiée au vote électronique, au vote multicanal, aux relations sociales et à l’actionnariat, Voxaly propose avant tout des outils et solutions numériques construits, portés et déployés par des femmes et des hommes impliqués et passionnés.

Dans un processus électoral, chaque rôle est important afin d’assurer la réussite des scrutins de nos clients. Peu importe la taille de l’entreprise ou de la structure concernée, nos équipes sont présentes pour s’adapter à la diversité des secteurs d’activité, au contexte social et économique, à la diversité géographique.

 

 

Nous avons souhaité vous en dire un peu plus sur le rôle de chef de projet en invitant Géraldine Namur à évoquer son quotidien chez Voxaly !

Quel est votre rôle dans la mise en place de l’outil de vote électronique Voxaly pour les élections CSE de moins de 500 électeurs ?

Durant les 6 premiers mois au poste de chef de projet sur cet outil dédié au vote électronique pour les élections CSE, je faisais tout de A à Z. Je prenais en main les opérations, j’animais les réunions de lancement avec nos clients, j’allais du paramétrage de la solution jusqu’à la mise à disposition de tous les outils et documents nécessaires auprès de nos clients.

En septembre 2019, avec l’échéance des élections CSE au 31 décembre 2019, la demande fut telle qu’une équipe dédiée fut créée avec une dizaine de collaborateurs pour la partie paramétrage de l’outil de vote. En parallèle, 4 assistantes commerciales ont, quant à elles, pris en charge la relation client. De mon côté, je gérais la coordination et toute la gestion de la partie production.

En 2020, de nombreuses opérations ont en effet été décalées par les clients suite à la crise sanitaire. J’ai ainsi pu intervenir sur d’autres dossiers, notamment dans le cadre de la gestion des relations sociales.

Ces différentes expériences m’ont permis d’acquérir une grande polyvalence et une expertise significative sur diverses typologies de projets numériques et de clients, toujours dans le domaine des ressources humaines et le pilotage des relations sociales.

Depuis janvier 2021, de nombreux clients ont fait appel à Voxaly pour notamment organiser des élections CSE partielles.

Quelles sont vos principales responsabilités à ce poste ?

En tant que chef de projet, je dois faire le lien avec nos clients et faire respecter les échéances.

Je donne le cadre et guide les clients afin qu’ils s’approprient rapidement et efficacement l’outil de vote électronique CSE. Mon rôle est aussi d’être à l’écoute et de faire preuve de souplesse pour répondre au mieux aux différents besoins exprimés.

Ce poste requiert également de l’autonomie, ainsi qu’une bonne connaissance juridique et métier pour accompagner, rassurer et faciliter le travail de nos interlocuteurs tout au long du processus des élections CSE, qui peut parfois sembler complexe ou anxiogène pour nos clients.

Avez-vous une anecdote à partager en lien avec la mise en place du vote électronique pour les élections CSE ?

Fin 2019, l’échéance des élections CSE au sein des entreprises arrivant à grands pas, certains clients ont fait appel à nous dans des délais très courts.

En 15 jours, nous avons pu monter la plateforme, former les bureaux de vote et lancer les élections ! C’est la force de notre outil de vote électronique qui, avec sa formule clé en main, nous permet d’être extrêmement réactifs.

Pouvez-vous nous parler de votre parcours professionnel ?

J’ai un parcours assez atypique. Après des études tournées vers la production et la gestion des chaînes de production, qui m’ont valu de devenir ingénieur produit chez un éditeur de logiciel, j’ai repris une formation en hôtellerie et restauration. C’est un univers dans lequel j’ai travaillé durant 3 ans à Paris et à Londres.

Souhaitant quitter la région parisienne, je suis venue à Nantes pour assurer le support d’un outil de gestion commerciale pour une enseigne de grande distribution. Ensuite j’ai pris en charge la responsabilité du site internet d’une enseigne de déstockage, pour laquelle je gérais à la fois le back office du site et la relation client.

Puis, j’ai rejoint Voxaly en 2016, dans un premier en tant que gestionnaire back-office, avant d’intégrer progressivement et définitivement le poste de chef de projet en 2019.

Rencontre avec Alexandra Cochet, responsable équipe projets vote, élections et assemblées générales

vote en ligne responsable opérations intégrées
Chaque rôle est important dans un processus électoral pour assurer son bon fonctionnement auprès de nos clients.

Rencontre avec Alexandra Cochet, responsable équipe projets vote, élections et assemblées générales au sein de Voxaly.

Quel est votre rôle en tant que responsable équipe projets vote, élections et assemblées générales ?

Je suis responsable d’une équipe d’une dizaine de chefs de projets qui sont eux-mêmes en contact avec nos clients. Ils organisent, conseillent et assurent les prestations vendues du début jusqu’à la fin du projet. Pour ma part, je coordonne les activités de l’équipe en interne et en lien avec les autres services, anime les réunions du service, affecte les dossiers, anticipe les moyens et ressources nécessaires au bon fonctionnement du service et interviens si nécessaire en phase d’avant-vente.

Quels sont les points importants qui illustrent l’intervention de votre équipe dans le processus électoral ?

Les chefs de projets sont le lien entre Voxaly et le client et, dans ce cadre, ils l’accompagnent tout au long de l’organisation de ses élections. Ils conseillent sur l’organisation, établissent les plannings, animent les réunions et sont présents généralement au dépouillement. Ce sont eux qui coordonnent le projet et regardent à ce que tout corresponde à la demande du client.

Pouvez-vous nous parler de votre parcours ?

Je suis titulaire d’un Master en Management International. J’ai travaillé 6 ans en région parisienne dans une société d’éditions de logiciels météorologiques. J’étais directrice de projet et je gérais une équipe de 4/5 personnes.

En arrivant dans la région nantaise, je suis entrée chez Voxaly en tant que chef de projet. Après 5 ans à ce poste, je suis devenue en 2017 Responsable Service Opérations Intégrées.

Si le milieu professionnel n’est pas le même, mon rôle de coordinatrice d’équipe est toujours sensiblement le même.

Avez-vous quelques anecdotes liées à certains dossiers que vous avez pu traiter chez Voxaly ?

J’ai eu la responsabilité d’un gros dossier pour lequel nous devions gérer le dépouillement de 250 000 bulletins lors d’un vote par correspondance. Nous avions loué une salle pendant une semaine pour procéder à ce travail et embauché 60 intérimaires. Nous étions tellement nombreux que nous avions mis en place un système de t-shirts de couleurs qui définissaient le rôle de chacun. C’était très impressionnant !

Et l’an dernier, nous avons lancé un programme d’intégration pour incorporer plusieurs nouveaux collaborateurs en même temps. Face à la surcharge de travail à laquelle nous faisons face au second semestre 2018, nous remettons ce programme en place pour accueillir 7 nouvelles personnes. Un moment toujours très intéressant !