Vote en séance, consultation des élus CSE à distance – Questions/Réponses

Depuis déjà plusieurs années et surtout durant les dernières semaines, les outils proposés par Voxaly en matière de consultation et vote à distance des instances représentatives du personnel (IRP) ont permis de répondre à de fortes attentes de la part des organisations.

Le vote en séance, une nécessité pour les entreprises privées et organisations de la fonction publique

Qu’il s’agisse d’entreprises privées ayant pour objectif de maintenir un dialogue social permanent pour l’animation de leur CSE, ou de structures publiques ayant besoin de consulter leur CAP (Commission Administrative Paritaire) et leur CT (Comité Technique), Nos équipes sont engagées aux côtés de nombreux clients pour animer la gestion des relations sociales au cœur des organisations.

Nous avons d’ailleurs animé, récemment, un webinar sur le sujet de la consultation des élus CSE à distance.

Forts de notre expérience, nous avons souhaité mettre en avant les questions les plus courantes afin de vous permettre de mieux appréhender cet outil et de pouvoir juger de sa pertinence au sein de vos organisations.

Découvrez les questions les plus fréquemment posées par nos clients

Votre outil répond-il aux recommandations CNIL, notamment au niveau des scellements ?

La CNIL a actualisé ses recommandations sur le vote électronique en publiant la « Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet ».

Notre outil de vote en séance est totalement respectueux du cadre réglementaire en vigueur d’une part, ainsi que des recommandations de la CNIL concernant le vote en réunion d’autre part. Cette solution répond aux exigences CNIL pour des scrutins présentant un risque de niveau 1.

De plus, elle bénéficie de tests d’intrusion réguliers afin de valider sa robustesse.

Votre outil est-il transposable à d’autres réunions que celles d’un CSE ?

Oui, notre outil peut être utilisé pour différentes instances autres que le CSE, comme par exemple, les CAP, CT, Comités, Conseils, Commissions … etc.

Quel est le process de mise en œuvre avec nos élus ? Voxaly fait une présentation, une démo ou formation aux élus ?

Nos équipes sont à votre disposition pour réaliser une simple présentation de l’outil ou si vous le souhaitez, pour assurer une formation de notre outil auprès de la personne référente de l’instance.

Les élus ont-ils accès à l’historique des votes ?

Tous les résultats sont accessibles depuis l’interface sécurisée du gestionnaire.

Sur demande des élus, le gestionnaire peut leur transmettre l’historique des votes.

Devons-nous créer les participants pour chaque réunion ?

Non, les participants sont inscrits, « une fois pour toute », en amont de la première réunion.

Si nécessaire, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un participant quand vous le souhaitez.

Quand on dit que la réinitialisation n’est plus possible quand la réunion est lancée, cela signifie qu’on ne peut pas changer les votants en cours de journée ?

Une réunion peut être réinitialisée avant l’ouverture de la première délibération.

Les votants peuvent être modifiés entre chaque délibération.

Quel est le taux d’échec d’un vote ? Si un élu ne parvient pas à voter, cela risque d’invalider la délibération ?

A ce jour, nous n’avons enregistré aucun échec. Si pour une raison technique un vote depuis une connexion via un smartphone ne fonctionne pas, l’élu a toujours la possibilité de se connecter via un PC ou inversement.

Un vote non enregistré sera comptabilisé dans les abstentions, sans remettre en cause la validité du vote.

Est-ce nécessaire de faire une info consultation pour mettre en place ce type d’outil ?

Comment définir les modalités de mise en place de ce vote avec les élus ? Accord ou règlement intérieur ? Peut-on le mettre en place par décision unilatérale de l’employeur ?

Le  Décret n°2016-453 du 12 avril 2016 a permis de fixer et préciser certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel, dont la visioconférence.

Le recours à la visioconférence, pour réunir une instance à distance, est autorisé par accord entre l’employeur et les représentants du personnel. Dans ce cas, la visioconférence est accompagnée d’une solution de vote électronique.

En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile.

L’article 6 de l’ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 portant mesures d’urgence relatives aux instances représentatives du personnel précise que par dérogation aux dispositions des articles L. 2315-4 et L. 2316-16 du code du travail, le recours à la visioconférence est autorisé pour l’ensemble des réunions du comité social et économique et du comité social et économique central, après que l’employeur en a informé leurs membres.

Oui, vous pouvez mettre en place le « Vote à distance en séance » sur DUE, même s’il est toujours préférable de privilégier un dialogue constructif avec vos représentants syndicaux.

Peut-on avoir une idée des coûts de la solution ?

Il s’agit d’un abonnement annuel, c’est donc un forfait pour les 12 mois à venir, sans aucune limitation du nombre de réunions organisées.

Le coût de l’abonnement annuel est de 2 350 € HT pour une instance, mais vous bénéficiez d’un tarif dégressif selon le nombre d’instances concernées.

Notre équipe est à votre disposition pour vous adresser une proposition commerciale détaillée.

Quel est le nombre de votes maximum que peut supporter l’outil svp ?

Pour les CSE, il est assez rare d’avoir plus de 35 titulaires et concernant les autres types d’instances comme les Conseils, Commissions ou autres Comités nous avons eu jusqu’à 75 participants/votants.

Cet outil de « Vote à distance en séance » peut supporter une volumétrie très importante, mais par expérience, parce que systématiquement couplé à un « call » ou une « visio », le nombre de votants est compris entre quelques personnes et quelques dizaines de personnes.

Sur le mois d’avril 2020, Voxaly a enregistrée 505 réunions et a lancé 6 408 invitations, soit une moyenne de 12,7 participants/votants par réunion.

Pendant quelle durée chaque votant peut-il voter ? Peut-on paramétrer cette durée ?

La durée de vote pour chaque délibération est variable.

En effet, l’organisateur gère l’ouverture et la fermeture du vote pour chaque délibération.

Le tableau de pilotage indique en temps réel le nombre de choix exprimés, c’est-à-dire la participation.

Est-il possible de joindre un document à l’invitation ? Par exemple, le texte de la délibération.

Notre outil ne permet pas de joindre un document à l’invitation reçue par l’élu pour voter. Cependant, vous pouvez envoyer tout document via votre outil de visioconférence ou par tout autre moyen en amont de votre réunion.

Je fais partie d’une petite entreprise de 27 personnes. Voxaly ne concerne que les grandes entreprises ?

Cette solution de « Vote à distance en séance » s’adresse aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité.

Son faible coût rend la solution accessible aux petites structures souhaitant bénéficier de ses nombreux avantages.

Comment avoir la confirmation que c’est la bonne personne qui vote ?

Chaque votant reçoit, pour chaque réunion, un lien de connexion unique qui expire automatiquement à la fin de la réunion.

De plus, le votant est reconnu facialement (visio) et/ou vocalement (call).

Pour aller plus loin

Il s‘agit en partie des questions qui nous sont posées lorsque nous sommes sollicités pour mettre en place un outil de vote à distance en séance.

Ces questions nous ont également été posées lors de notre dernier webinar dédié à la consultation des élus CSE à distance.

Toutes nos équipes sont à votre disposition pour étudier vos projets et répondre à vos questions spécifiques.

 

[WEBINAR] Comment simplifier la gestion des heures de délégation avec le numérique ?

Webinar dédié à la gestion des heures de délégation le jeudi 9 juillet de 11h00 à 11h30

La combinaison des évolutions récentes de la législation sociale, des dernières lois relatives au droit du travail et de la mise en place du CSE fait évoluer les règles de gestion et de suivi des heures de délégation dédiées au dialogue social.

Ces évolutions, combinées au contexte sanitaire actuel, sont une réelle opportunité pour redessiner le fonctionnement et les outils de la gestion des heures de délégation, essentiels à la réalisation des missions des élus.

Comment le numérique automatise et simplifie le suivi des heures de délégation de vos élus, et ainsi améliore la gestion de la charge de travail des équipes RH, relations sociales et Instances Représentatives du Personnel (IRP) ?

Programme

  • Point sur la réglementation des heures de délégation
  • Présentation des outils de pilotage des relations sociales
  • Zoom sur le suivi des heures de délégation
  • Q&R avec la présence de Binh Le Quang, Directeur des Relations Sociales de Docaposte

Speakers :

Morgane TUILLIER Chef de Produits Gamme Signature & Gamme RH, Docaposte

Hamine BENOUALI Responsable Grands Projets Vote et Relations Sociales, Voxaly

Binh LE QUANG Directeur des Relations Sociales, Docaposte

 

Suivi des heures de délégation, questions les plus fréquemment posées par nos clients

La mise en place des nouvelles instances représentatives des salariés au sein du CSE (comité social et économique) permet à tout élu de pouvoir reporter ses heures de délégation non utilisées sur le mois suivant et/ou de pouvoir en faire don à un autre élu (titulaire ou suppléant).

Le suivi des heures de délégation des élus CSE peut s’avérer complexe

La réorganisation des IRP au sein d’un comité social et économique (CSE) a complexifié les règles de suivi des heures et ce notamment sur l’utilisation des crédits :

– Le crédit d’heures peut être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois glissants. Néanmoins, le membre élu ne peut disposer dans un mois que d’1,5 fois son crédit d’heures initial. Pour bénéficier de ce dispositif, l’élu doit prévenir son employeur au moins 8 jours avant la date d’utilisation de ces heures cumulées.

– Le crédit d’heures peut être utilisé et mutualisé entre membres du CSE. Néanmoins, le membre bénéficiant de cette mutualisation ne peut disposer dans le mois de plus d’1,5 fois son crédit d’heures initial. Pour bénéficier de ce dispositif, l’élu doit prévenir son employeur au moins 8 jours avant la date d’utilisation de ces heures mutualisées.

Le numérique peut simplifier la gestion et le suivi des heures de délégation

L’utilisation d’un outil de gestion et de suivi des heures de délégation des membres du CSE simplifie énormément la gestion de ces heures, son optimisation et son suivi en temps réel pour les représentants du personnel, les responsables ressources humaines et les managers.

Fort de son expérience dans la mise en place d’outils de gestion des relations sociales (suivi des heures de délégation, BDES, vote à distance pour les réunions CSE…), nos équipes commerciales, juridiques et techniques ont été soumises à de nombreuses questions lors du déploiement de ce type d’outil.

Découvrez les 10 questions les plus couramment posées par nos clients

10 questions/réponses qui pourront vous guider dans vos réflexions sur la mise en place d’un outil de gestion et de suivi des heures de délégation.

Gestion des heures de délégations des membres du CSE

Installation et facilité de déploiement

1- Le logiciel doit-il être installé sur les postes de travail ?

Non, il s’agit d’un outil en mode SAAS accessible sur tout type de supports (ordinateur, tablette, smartphone).

2- Pour quel type d’entreprise le logiciel est-il adapté ?

Pour tous types d’entreprises, nous avons des clients de différents secteurs et de toutes tailles.

3- Cet outil peut-il être acheté à l’initiative des membres du CSE ? Si oui, le coût peut-il être imputé sur le budget de fonctionnement du CSE ?

Non car le suivi et le paiement des heures de délégation est de la responsabilité de l’employeur. Le budget de fonctionnement du CSE ne peut concerner que les élus du CSE, ce qui exclut les délégués et les représentants syndicaux.

Approche légale et juridique

4- Est-il nécessaire d’obtenir un accord pour la mise en place d’un outil de suivi des heures ?

Il est fortement conseillé d’inclure les élus dans la démarche et de les consulter. Il n’est pas nécessaire de mettre en place un accord d’entreprise.

5- Le report d’un mois sur l’autre se fait-il sur une année civile ou sur 12 mois glissants ?

Le report se fait sur 12 mois glissants à partir du moment où le CSE a été constitué.

Fonctionnalités et spécificités

6- Est-ce que la saisie d’un bon de délégation est bloquée lorsque l’élu dépasse
le quota d’heures ?

Après avoir sondé plusieurs de nos clients, nous avons décidé de ne pas mettre de blocage car il peut y avoir des dépassements exceptionnels de quotas d’heures. Cependant, il y a un code couleurs suivant le nombre d’heures consommées. De plus, une notification peut être envoyée au Responsable Hiérarchique pour le prévenir que tel élu à dépasser ses heures de délégation.

7- Peut-on faire interfacer l’outil avec un logiciel de paie ou une GTA ?

Nous pouvons faire communiquer les différents outils en déposant de façon mensuelle une extraction au format CSV sur un serveur sécurisé SFTP (coût supplémentaire à prévoir). Cette solution nécessitera un devis spécifique.

8- Peut-on créditer des heures supplémentaires aux élus pour la préparation des réunions CSE par exemple ? Comment cela se matérialise dans l’outil ?

Oui c’est possible par la création d’une instance spécifique. On y associera un quota de façon mensuelle.

9- Certaines heures de délégation peuvent être prises hors temps de travail habituel, pourront-elles être flaguées pour paiement ?

Tous les types d’absences peuvent être saisis dans notre système.

10- Dans notre accord d’entreprise, nous avons prévu l’octroi de 30h de délégation annuelle à répartir entre les membres des différentes instances (hors CSSCT). Votre outil est-il capable de gérer cette spécificité ?

Le module de gestion des heures de délégation permet de définir des heures collectives sur une période annuelle pour des commissions bien spécifiques. Donc oui, cette spécificité est bien gérée dans notre système.

Pour aller plus loin

Il s‘agit d’un extrait des questions qui nous sont régulièrement posées lorsque nous sommes sollicités pour mettre en place un outil de gestion des heures de délégation des membres du CSE.

Nos équipes font ainsi évoluer cet outil au fur et à mesure des demandes de nos clients afin d’offrir plus de puissance et de fonctionnalités, bien au-delà du simple cadre juridique.

Une roadmap d’évolutions est déjà prévue pour 2020. Nous vous invitons à vous inscrire à notre newsletter ou à nous rejoindre sur LinkedIn et Twitter pour rester informés des nouvelles fonctionnalités.

Notre webinar du 9 juillet en replay

 

Contexte et organisation de la tenue d’une assemblée générale à distance

Organisation d’une assemblée générale à distance

Tenir une assemblée générale physique dans le contexte actuel et la situation sanitaire incertaine est devenu un exercice assez difficile à envisager. D’autant plus que lors de ces assemblées générales, des résolutions sont soumises à des discussions et à des séances de vote qui doivent permettre de valider des décisions.

Dès lors, comment les entreprises, les associations, les mutuelles, les sociétés d’assurances et les banques peuvent-elles continuer à envisager une tenue de leurs assemblées sans faire prendre un risque sanitaire à leurs actionnaires/adhérents/sociétaires, tout en assurant la validité des délibérations et des scrutins mis en place ?

Un contexte juridique favorable à la mise en place d’outils numériques et qui assouplit les règles.

Une législation favorisant le recours à la visioconférence et au vote électronique :
Le décret du 10 avril 2020 est venu préciser les modalités d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé et qui est intervenue après la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19.

Au-delà de ce dispositif juridique, les entreprises, organisations et associations bénéficient également d’une durée rallongée pour l’approbation des comptes. Elles disposent donc d’un peu plus de latitude pour organiser des assemblées générales à distance.

Plus de souplesse pour la mise en place d’un vote par correspondance ou « pré-AG »

La même ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020, dont les mesures sont applicables à compter du 12/03/2020 et jusqu’au 31/07/2020, apporte de la souplesse concernant le vote par correspondance en amont de l’assemblée générale dit vote pré-AG.

En effet, avant le contexte de pandémie mondiale, les entreprises et personnes morales pouvaient avoir recours à l’envoi de convocations et la mise en place d’un vote par correspondance mais cela devait être précisé dans les statuts.

L’ordonnance assouplit le dispositif et permet de recourir au vote pré-AG sans qu’il soit préalablement inscrit dans les statuts. Il est donc possible de remplacer directement les assemblées générales par l’organisation de votes par correspondance en amont de la date de tenue de l’assemblée générale.

Solutions proposées par Voxaly pour les assemblées générales à huis clos

Expert reconnu dans ce domaine, Voxaly organise des assemblées générales à distance quel que soit le choix des organisateurs, notamment dans ce contexte particulier. Voxaly est ainsi force de proposition afin d’apporter la meilleure réponse à vos besoins.

– Remplacement de l’assemblée générale jour J par une solution de vote pré-AG complète avec convocation à distance, envoi des résolutions et mise en place d’un site de vote électronique sécurisé pour l’ensemble des participants. Il s’agit d’un process AG largement adopté par nos clients.

– Mise en place d’une assemblée générale dématérialisée jour J

Un site de vote à distance au cœur du dispositif

Modalités de participationAssemblée générale à distance - résolutions

 

L’assemblée générale nécessite le recueil de l’assentiment des actionnaires/adhérents/sociétaires sur un certain nombre de résolutions qui seront adressées soit par avance en cas de pré-AG, soit en direct en cas d’AG jour J.
Pour cela, Voxaly propose dans son dispositif global la mise en place d’un site de vote sécurisé et multi-supports (desktop, tablette et mobile) qui permettra de valider les délibérations.

Ils nous font déjà confiance

Voxaly intervient depuis longtemps dans la mise en place d’assemblées générales à distance.

Assemblée générale - Logo MACSFAssemblée générale - Logo CasdenAssemblée générale - Logo Mutuelle SGAssemblée générale - Logo AFERAssemblée générale - Logo BREDAssemblée générale - Logo Banque populaireAssemblée générale - Logo credit cooperatifAssemblée générale - Logo AvivaAssemblée générale - Logo GDF suezAssemblée générale - Logo MichelinAssemblée générale - Logo Société généraleAssemblée générale - Logo MNHAssemblée générale - Logo MAIFAssemblée générale - Logo Crédit agricoleAssemblée générale - Logo AFCDP

[WEBINAR] Comment consulter vos élus CSE à distance ?

Webinar dédié au vote en séance le mardi 16 juin de 11h00 à 11h30

Durant cette période exceptionnelle, les entreprises ont besoin de consulter leurs représentants du personnel et peuvent le faire à distance via des outils numériques sécurisés dédiés.

Le recours à la visioconférence est évidemment une bonne solution. Mais dans le cadre des décisions qui doivent être prises par les organisations représentatives des salariés, telles que les CSE (Comité Social et Economique), les visioconférences ne règlent pas la problématique de la prise de décision et notamment du vote à distance.

Afin d’accompagner la continuité du dialogue social malgré les contraintes posées par la crise, notre outil de vote électronique dédié aux instances représentatives du personnel est conforme aux mesures d’urgence prises par le gouvernement dans le cadre de l’épidémie de Covid-19 (ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020).

Simple d’utilisation, très rapide à mettre en œuvre, notre outil de vote en séance délivre immédiatement les résultats des votes pour tous les participants.

Au cours de ce webinar, une démo vous sera proposée. Vous pourrez ainsi découvrir concrètement comment l’outil de vote en séance vous permet de consulter vos élus, afin d’assurer le maintien du dialogue social, tout en respectant le cadre réglementaire.

Programme

  • Contexte et réglementation
  • Présentation des outils de pilotage des relations sociales
  • Focus sur l’outil de vote en séance
  • Démonstration de l’outil de vote en séance

Speakers

Xavier SÉCHER
Directeur du développement, Voxaly

Lætitia LANDELLE
Assistante commerciale, Voxaly

Morgane TUILLIER
Chef de produits gamme Signature & gamme RH, Docaposte

 

Vote à distance pour les collectivités territoriales

Toutes les organisations privées comme publiques sont impactées dans leur organisation face à l’épidémie du Covid-19. Les gestes barrières et de distanciation sociale prévalent dans ce contexte afin d’assurer la santé de tous les citoyens. Néanmoins, cette situation ne doit pas bloquer le fonctionnement de nos institutions et le vote à distance est une solution possible pour permettre la continuité de la vie des institutions.

outil vote collectivités territoiriales

Conseils municipaux, assemblées territoriales, conseils communautaires, nombreuses sont les instances qui, malgré la situation sanitaire actuelle, doivent pouvoir débattre et délibérer sur les sujets qui permettent à nos institutions de continuer à faire vivre la démocratie locale dans le dialogue et la transparence.

D’ores et déjà des villes comme Rennes ou Châlons en Champagne ont adopté des solutions de tenues de leurs séances municipales en visioconférence mais la prise de décision, les délibérations et le vote des résolutions restent complexes.

Voxaly propose un outil de vote à distance sécurisé qui permet aux communes, aux conseils municipaux et conseils communautaires de valider les décisions sans besoin de présence physique de leurs membres.

Outil de vote à distance pour faciliter le fonctionnement des collectivités

Un préalable important : le cadre légal

Le cadre réglementaire favorise l’utilisation des outils digitaux
L’article 11 de  LOI n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 adapte le droit applicable au fonctionnement des établissements publics et des instances collégiales administratives, y compris les organes dirigeants des autorités administratives ou publiques indépendantes, notamment les règles relatives à la tenue des réunions dématérialisées ou le recours à la visioconférence.

Par ailleurs la CNIL a fait évoluer sa recommandation de 2010 sur le vote électronique.

Voxaly propose un outil clé en main qui associe la gestion de vos réunions de conseils ET le vote à distance pour les délibérations.

Cet outil a été conçu pour vous permettre de gérer facilement l’organisation de vos instances de délibérations à distance (conseil municipal, conseil communautaire…), tout en garantissant le secret absolu des votes. Les résultats sont disponibles instantanément pour chacun des participants/élus via smartphone, tablette ou ordinateur.

outil vote à distance conseil municipal

Les principales fonctionnalités de l’outil de vote à distance :

vote collectivités - création des réunionsCréation des réunions et délibérations :

  • Créez rapidement et simplement autant de réunions que vous le souhaitez : pour chaque réunion, vous déterminez la date, l’heure, l’ordre du jour…
  • Saisissez les délibérations à voter

vote collectivités - Envoi des invitationsEnvoi des invitations aux participants/élus :

  • Vous pouvez contrôler et modifier les coordonnées des participants/élus
  • En un clic, envoyez les invitations à voter
  • Les participants reçoivent instantanément un SMS ou un Email les invitant à se connecter pour voter

vote collectivités - ouverture et suivi des votesOuverture, suivi et clôture des votes :

  • Vous gérez l’ouverture, le suivi et la clôture des votes en temps réel
  • Le dépouillement et le partage des résultats se fait automatiquement en séance

 

Les + produits de notre outil de vote en réunion à distance

outil de vote électronique - Voxaly

  • Conformité légale et réglementaire, le vote est anonyme et sécurisé
  • Outil simple et intuitif, garantissant la conformité du scrutin
  • Accès instantané au vote via smartphone, tablette ou ordinateur
  • Mise en place et dépouillement instantanés
  • Personnalisation de l’interface pour la commune ou l’assemblée territoriale
  • Centralisation des informations, historique des réunions et résultats des délibérations des conseils
  • Gain de temps, optimisation des frais généraux & des dépenses
  • Facilité de mise en œuvre & accessibilité (mode Saas) 24h/24, 7j/7
  • Hébergement en France
  • Dématérialisation des échanges entre le président du conseil et les conseillers municipaux

Ils utilisent notre outil de vote en séance

Notre outil de vote à distance répond en effet aux besoins des instances du secteur public (comité central pour les universités, conseil municipal, conseil communautaire, instances représentatives du personnel CAP/CT pour les collectivités territoriales) et du secteur privé (instances représentatives du personnel CSE).

 


 

 

 

 

Comment consulter vos élus CSE et CAP/CT à distance et ainsi maintenir le dialogue social ?

Face au Covid-19, nous sommes invités à privilégier exclusivement les échanges à distance afin de nous protéger mutuellement d’une possible contamination. Durant cette période exceptionnelle, nos organisations doivent tout de même continuer à fonctionner et à répondre aux missions qui leur ont été confiées.

Maintien du dialogue social durant le confinement

Durant cette période exceptionnelle, les entreprises et organismes de la fonction publique ont besoin de consulter leurs représentants du personnel et peuvent le faire à distance via des outils numériques sécurisés dédiés.

Le recours à la visioconférence est évidemment une bonne solution. Mais dans le cadre des décisions qui doivent être prises par les organisations représentatives des salariés, telles que les CSE (Comité Social et Economique) dans le secteur privé ou les CAP (Commission Administrative Paritaire) et les CT (Comités Techniques) dans le secteur public, les visioconférences ne règlent pas la problématique de la prise de décision et notamment du vote à distance.

Outil de vote en réunion CSE

Voxaly propose un outil de vote à distance pour les réunions CSE, les réunions des CAP et des CT.

Une solution rapide à mettre en place, intuitive, anonyme et sécurisée !

Conçu et développé il y a 3 ans, cet outil de vote électronique dédié aux réunions et prises de décision des représentants du personnel permet à chaque élu d’exprimer officiellement son vote quelle que soit sa situation géographique et quel que soit le terminal digital utilisé (ordinateur, tablette ou smartphone).

L’outil de vote électronique dédié à l’ensemble des IRP qu’il soit du secteur privé (CSE) ou des organismes publics (CAP, CT,…)  est un outil 100% numérique qui va permettre :

  • Au président et/ou au secrétaire de séance : créer les réunions et délibérations, envoyer les invitations à voter, ouvrir, suivre et clôturer les votes en temps réel, dépouiller et partager les résultats.
  • Aux participants/élus (CSE, CAP/CT…) : de s’authentifier de façon sécurisée, consulter et voter les délibérations via un smartphone, une tablette ou un ordinateur. Tous les participants accèdent instantanément aux résultat pour chaque délibération.

Nous avons conçu cet outil pour vous permettre d’organiser facilement vos réunions avec vos élus, tout en garantissant le secret absolu des votes. Un simple smartphone suffit et les résultats sont disponibles instantanément pour chacun des participants.

Benoit Chenon, Directeur innovation & sécurité

Quels sont les avantages de ce type d’outil pour l’organisation des votes lors de vos réunions avec vos instances représentatives du personnel ?

  1. Une mise en œuvre extrêmement rapide : En quelques heures, votre compte est ouvert et configuré.
  2. Une accessibilité optimale : Il s’agit d’un outil en mode SaaS, accessible à partir de n’importe quel type de terminal.
  3. La garantie d’une conformité légale et réglementaire : Voxaly assure, grâce à cet outil, un vote totalement anonyme et sécurisé.
  4. Un gain de temps et une optimisation budgétaire : l’ensemble des démarches de test dématérialisée et de nombreux processus sont automatisés.
  5. Une utilisation simple et intuitive : Que ce soit en back office pour l’organisateur ou sur l’application pour l’utilisateur, toutes les fonctionnalités sont très ergonomiques et l’utilisation du système de vote est simplifiée au maximum.

Détails et démonstration de notre outil de vote en séance lors de notre webinar sur la consultation des élus CSE à distance

 

Ils nous font confiance et organisent leurs réunions CSE et le vote des délibérations à distance.


 

 

Un cadre réglementaire qui favorise le digital

Dans le secteur privé

  • Loi Rebsamen du 17 août 2015
    Loi relative au dialogue social et à l’emploi qui a permis notamment de moderniser et renforcer le dialogue social au sein de l’entreprise.
  • Décret n°2016-453 du 12 avril 2016
    Le Décret n°2016-453 du 12 avril 2016 a permis de fixer et préciser certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel, dont la visioconférence. Depuis 2016, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont concernées.
    Le recours à la visioconférence, pour réunir une instance à distance, est autorisé par accord entre l’employeur et les représentants du personnel. Dans ce cas, la visioconférence est accompagnée d’une solution de vote électronique. En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile.
  • L’ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 portant mesures d’urgence relatives aux instances représentatives du personnel
    L’ordonnance autorise le recours à la visioconférence pour toutes les réunions CSE, ainsi que des autres IRP, après que l’employeur en a informé leurs membres. Le nombre de réunions en visioconférence n’est pas limité durant l’état d’urgence sanitaire. La limite de 3 réunions par année civile prévue en temps normal ne s’applique qu’aux réunions organisées en dehors de la période de l’état d’urgence sanitaire.

Dans le secteur public

  • Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19
    L’article 11 de LOI n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 adapte le droit applicable au fonctionnement des établissements publics et des instances collégiales administratives, y compris les organes dirigeants des autorités administratives ou publiques indépendantes, notamment les règles relatives à la tenue des réunions dématérialisées ou le recours à la visioconférence.

Un tour du monde en solidaire pour les équipes Voxaly !

Les collaborateurs Voxaly, acteurs de la reforestation

Au début du mois de mars, toutes les équipes Voxaly se sont réunies pour participer à un team building ludique et convivial et dont la finalité était d’apporter une contribution active à la préservation de notre planète en agissant pour la reforestation.

Organisé en collaboration avec l’agence Zen Organisation, le souhait de Voxaly était de pouvoir s’inscrire dans une démarche collaborative et commune qui soit fortement empreinte de sens pour l’entreprise et ses collaborateurs.

 

Fédérer les équipes en s’inscrivant dans une démarche solidaire et environnementale de plantation d’arbres au Pérou

3,2,1 départ pour la découverte du monde et de ses plus grandes forêts

Répartis en équipe de 6 personnes, l’enjeu était d’optimiser un tour du monde des forêts en 80 jours à l’aide d’une carte routière et d’une carte bancaire virtuelle. Plus notre voyage serait rapide sans être polluant et plus nous aurions la possibilité de gagner des arbres à replanter dans les forêts, durant le jeu mais également dans le réel !

Une grande motivation pour toute la team Voxaly !

Au fil du voyage, il nous a fallu définir notre itinéraire, choisir nos moyens de transport en tenant compte de leur rapidité et surtout de leur impact environnemental. À chaque forêt visitée, nous devions résoudre une énigme sous forme de jeux autour du tri, de l’écotourisme et des labels, de quizz sur l’environnement ou de challenge en vélo à main !

Une animation ludique et collaborative au service de la planète

Une fois notre tour du monde achevé, nous rejoignions notre forêt de départ pour faire le bilan de notre périple et déterminer combien d’arbres nous avions la possibilité de replanter. Cet événement était surtout collaboratif plus que compétitif car nous pouvions offrir des jours de voyages non utilisés à d’autres équipes afin d’optimiser leur propre parcours et cumuler tous ensemble le nombre d’arbres qui seront réellement plantés dans les forêts par le partenaire Reforest’Action, spécialiste de la reforestation !

Au final c’est un total de 144 arbres qui ont été cumulés durant ces deux heures de jeu et qui vont être plantés dans une forêt à Piura au Pérou.

Au-delà de cette action, c’est également 423 abris pour animaux et 144 heures de travail créés. Un geste important pour la planète et pour les hommes !

Certificat Voxaly reforestation

Tous les collaborateurs Voxaly ont eu à cœur de participer activement à cette opération car elle s’inscrit dans une démarche solidaire, porteuse de sens et de valeurs.

Bravo à l’agence Zen Organisation pour la qualité de cette prestation et l’originalité de l’événement qui s’est déroulé de manière très ludique. A noter que cette animation est compatible avec les gestes barrières.

Félicitations à toute la team Voxaly pour cette action positive menée tous ensemble !

Merci enfin à Reforest’Action pour leur démarche active au niveau international et au bénéfice de la biodiversité.

 

Vote électronique | Éclairages sur la nouvelle recommandation CNIL 2019 applicable en 2020

La CNIL actualise la recommandation 2010 relative au vote électronique, avec une nouvelle approche pilotée par les risques qui permet de définir des objectifs de sécurité adaptés aux enjeux.

Rappel de la recommandation CNIL de 2010

En 2010, le vote électronique (vote par internet) commence à se développer fortement, à la fois dans le domaine des élections professionnelles, mais aussi des assemblées générales, conseils de surveillance, référendums d’entreprises, élections politiques…

Les principaux objectifs de la recommandation de 2010 relative au vote électronique :

– Cadrer les garanties minimales que doit respecter tout dispositif de vote électronique

– Répondre à un certain nombre d’exigences préalables à la mise en œuvre des systèmes de vote électronique, ainsi qu’avant, pendant et après le scrutin

– Orienter les futures évolutions des systèmes de vote électronique en vue d’un meilleur respect des principes de protection des données personnelles

– Éclairer les responsables de traitement sur le choix des dispositifs de vote électronique à retenir

En savoir + sur la reco CNIL 2010

Pourquoi la CNIL fait évoluer la recommandation de 2010 sur le vote électronique ?

Principaux facteurs liés à l’évolution de la recommandation de 2010 relative au vote électronique :

– Nécessité de couvrir plusieurs niveaux de sécurité en fonction du type d’élection (élection parents d’élèves, élections politiques…)

– Mise en place du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données)

– Maturité plus forte du vote électronique qui implique nécessairement des évolutions

– Réflexions suite consultations et échanges avec les professionnels du secteur

Une évolution qui se base sur une approche par niveau de risque et par objectifs de sécurité à atteindre

– La CNIL propose une grille d’analyse pour déterminer le niveau de risque de son scrutin

– Le responsable de traitement, maitrisant le périmètre, les enjeux et le contexte de son scrutin, choisit le niveau de risque qu’il juge approprié, il peut également se faire assister d’un expert indépendant dans son choix

– Le responsable de traitement applique, avec l’aide de son prestataire, les exigences relatives au niveau identifié

Comment Voxaly répond à ces nouvelles exigences de la CNIL ?

Selon les résultats issus de la grille d’analyse mise en place par la CNIL, le niveau de risque est identifié.

Nos équipes vous guident pour déterminer le niveau de sécurité propre à votre projet de vote électronique, en intégrant notamment d’autres aspects techniques liés, tels que l’hébergement, la transparence de l’urne à partir d’un outil tiers…

Quel que soit le niveau de risque identifié (niveau 2 dans la grande majorité des cas), la solution de vote électronique Voxaly couvre de façon native les exigences de niveau 1, 2 et 3.

Quels sont les thèmes principaux contenus dans la recommandation CNIL 2019 ?

Cette nouvelle recommandation reformule les enjeux de sécurité via un ensemble d’exigences : contrôle automatique de l’intégrité du système, de l’urne et de la liste d’émargement, renforcement de la sécurité liée à l’authentification et réduction significative des risques d’usurpation d’identité, transparence de l’urne pour tous les électeurs…

Voici quelques détails des principaux objectifs de sécurité issus de la Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

Extrait des objectifs répondant aux exigences de niveaux 2 et 3 :

Assurer un contrôle automatique de l’intégrité du système, de l’urne et de la liste d’émargement

Préconisations de la CNIL :
« Calculer à intervalles non réguliers et non prévisibles une empreinte des éléments précités et les comparer à la valeur de référence calculée en amont. »

Authentifier les électeurs en s’assurant que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative

Préconisations de la CNIL :
« Solution 1 : L’électeur s’authentifie à l’aide d’un certificat électronique, choisi et utilisé conformément aux préconisations du Référentiel Général de Sécurité (RGS)

Solution 2 : L’électeur s’authentifie à l’aide d’un couple identifiant et mot de passe personnel qui lui a été remis de manière sécurisée (deux canaux séparés) et répond à une question défi-réponse non triviale. Sont ainsi exclus la date de naissance et tout autre élément facilement décelable, dont l’électeur est le seul à connaitre la réponse, avec le responsable de traitement.

En cas de perte ou de vol de ses moyens d’authentification, une procédure permet à l’électeur d’effectuer son vote et rend les moyens d’authentification perdus ou volés inutilisables. »

Assurer la transparence de l’urne pour tous les électeurs

Préconisations de la CNIL :
« Rassurer autant que possible les votants qui n’ont pas accès à l’expertise de la solution de vote, garante du bon fonctionnement du dispositif et de la sincérité et intégrité du vote dans son ensemble. Il s’agit de permettre aux électeurs de s’assurer que leur bulletin a été pris en compte dans l’urne et que les bulletins de vote sont construits de manière correcte.

Pour ce faire, chaque récépissé de vote contient une information unique, totalement décorrélée de l’identité du votant (empreinte numérique, numéro aléatoire, « preuve à divulgation nulle de connaissance »…) qui est calculée au moment où le votant valide son choix de vote. La plateforme de vote électronique est destinataire de l’information et la publie afin de la rendre accessible à tous les électeurs. Chaque électeur peut ainsi avoir la garantie que son bulletin est bien dans l’urne.

De plus, la solution de vote permet aux votants d’accéder à un espace de test où il est possible d’effectuer différents votes tests et de voir ce qui ressort de l’ouverture du bulletin sur le serveur, le but étant de s’assurer que les bulletins sont correctement construits.  »

Permettre la transparence de l’urne pour tous les électeurs à partir d’outils tiers

Préconisations CNIL :
« Procéder de la même manière que pour l’objectif de sécurité n° 2-07 en effectuant de surcroît les vérifications sur une machine tierce, mise en œuvre par un partenaire externe au vote. »

Les engagements de Voxaly au regard des différentes délibérations CNIL

Leader dans le domaine des élections et expert du vote électronique depuis près de 15 ans, nous avons toujours été fortement engagés et impliqués face aux recommandations de la CNIL et de manière générale, face aux enjeux majeurs liés à la confidentialité et la protection des données.

Dans l’attente de la mise en application de la nouvelle recommandation CNIL prévue en juin 2020, la solution de vote Voxaly est conforme aux différentes délibérations CNIL relatives au vote (vote par correspondance, vote électronique) :

– Conforme à la délibération CNIL 2017-012 du 19 janvier 2017 pour la sécurité des mots de passe

– Conforme à la délibération CNIL 2010-371 du 21 octobre 2010 pour le vote électronique

– Conforme à la délibération CNIL 1998-041 du 28 avril 1998 pour le vote par correspondance

En savoir plus sur la nouvelle recommandation CNIL 2019

Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet (rectificatif)

Sécurité des systèmes de vote par internet : la CNIL actualise sa recommandation de 2010

[WEBINAR] Gestion & suivi des heures de délégation

RELATIONS SOCIALES : Comment simplifier la gestion des heures de délégation avec le numérique ?

Les évolutions récentes de la législation sociale, les dernières lois relatives au droit du travail et la mise en place du CSE font évoluer les règles de gestion et de suivi des heures de délégation dédiées au dialogue social.

Ces évolutions sont une réelle opportunité pour redessiner le fonctionnement et les outils de la gestion des heures de délégation, essentielles à la réalisation des missions des élus.

Comment le numérique peut vous permettre d’automatiser et simplifier le suivi des heures de délégation de vos élus CSE, et ainsi améliorer la gestion de la charge de travail des équipes RH, relations sociales et instances représentatives du personnel (IRP) ?

Notre webinar dédié au suivi des heures de délégation en replay

 

– Programmes & speakers –

  • Point sur la réglementation des heures de délégation
  • Présentation des outils de pilotage des relations sociales
  • Zoom sur le suivi des heures de délégation

 

 

Profitez de ce webinar pour échanger en direct avec nos experts et leur poser toutes vos questions.

webinar Voxaly Heures de délégation
Morgane TUILLIER, Chef de Produits Gamme Signature & Gamme RH, Docaposte

Hamine BENOUALI, Responsable Grands Projets Vote et Relations Sociales, Voxaly