Comment le numérique peut simplifier l’ensemble du processus d’attribution de plan LTI ?

Lors de l’attribution de plan LTI (Long Term Incentive), la mise en place d’une solution digitale d’acceptance process apporte de nombreux bénéfices, tant pour les équipes Compensation & Benefit, que pour les salariés bénéficiaires, les managers locaux, les RH et les teneurs de compte.

Plan LTI benefices solution Voxaly

5 raisons de digitaliser un processus d’incentive long terme

Un gain de temps et financier tangible : Les gestionnaires se concentrent uniquement sur les activités à forte plus-value.

 

information fiabilisee et sécurisée

Des informations fiabilisées : La mise en place d’une solution dématérialisée permet d’éviter les erreurs d’interprétation, les risques de perte ou de de destruction de documents. La collecte d’informations est simplifiée.

 

Un reporting optimal : Les gestionnaires disposent d’indicateurs en temps réel facilitant la prise de décision, ils bénéficient ainsi d’une plus grande maîtrise de l’opération.

 

Une image de modernité : La solution mise en œuvre est personnalisée à votre charte graphique (logo, couleurs…). La digitalisation véhicule une image de modernité auprès des salariés.

 

Un dispositif plus écologique : La dématérialisation des échanges permet de réaliser des économies sur l’envoi de courriers papiers par voie postale. Fini les échanges intempestifs de courriers à travers la planète !

Comment fiabiliser la gestion de vos plans LTI et ainsi faciliter la prise de décision ?

En liaison avec les teneurs de comptes, conseillers fiscaux et juridiques, Voxaly met en place une solution digitale accessible, évolutive et intégralement personnalisable pour gérer l’ensemble du processus d’attribution de plan LTI (Long-Term Incentive).

Cas d’usage et bénéfices pour les équipes Compensation & Benefit

  • Simplifier les tâches préparatoires à l’opération :

Celles-ci consistent essentiellement en la validation du site internet, la fourniture des modèles de documents de référence (courrier d’attribution, règlement du plan, prospectus…), ainsi que la fourniture du fichier initial des bénéficiaires. Tout le reste est pris en charge notre Chef de Projet.

  • Imprimer localement les courriers d’attribution pour les salariés :

Les courriers d’attribution personnalisés sont mis à disposition des différents correspondants locaux (Managers / RH) sur le site internet dédié à l’opération, au format dématérialisé et sur leur périmètre respectif. Ces courriers peuvent ainsi être imprimés en ligne par ces correspondants, puis remis en main propres aux salariés, avec une traçabilité totale pour l’équipe centrale Compensation & Benefit. Il n’est donc plus nécessaire de centraliser les tâches de production éditique et d’envoi des documents au niveau du siège, ce qui limite les risques de non-acheminement et génère, en outre, des économies d’affranchissement.

  • Faciliter la collecte des informations concernant les salariés et mettre à jour la base Gestionnaire / Teneur de compte :

Les salariés peuvent mettre à jour leurs informations personnelles, voire saisir de nouvelles informations, directement sur le site. Ces informations actualisées sont disponibles en un clic pour les gestionnaires, sans aucun risque d’erreurs ou d’interprétation lors du traitement. Elles peuvent être transmises au Gestionnaire / Teneur de compte pour mise à jour de leur base.

  • Automatiser le traitement des réponses aux bénéficiaires :

Le système enregistre les réponses des salariés au fil de l’eau, dans le cadre d’un « parcours utilisateur » intégralement balisé. Pour les gestionnaires, il n’y a donc plus de tâches manuelles de collecte et de traitement des réponses et, là encore, plus d’erreurs possibles.

  • Faciliter la prise de décision grâce à des reportings temps réel :

La liste actualisée des salariés ayant répondu ou n’ayant pas répondu est disponible en un clic, ce qui permet de réaliser des campagnes de relances ciblées, et ce, à tout moment de la campagne. En outre, des indicateurs temps réels sont mis à disposition des gestionnaires sur leur périmètre respectif (niveau siège / niveau local), ce qui permet éventuellement d’envisager des actions de relance décentralisées. Enfin, le suivi actualisé du taux de participation permet de maîtriser le timing des relances.

  • Obtenir des résultats exhaustifs sans retraitement:

A l’issue de la campagne, le fichier définitif des résultats (intégrant les informations actualisées des bénéficiaires) est disponible en un clic. Toutes les informations peuvent être adressés en l’état au Gestionnaire / Teneur de Compte.

  • Disposer de preuves numériques opposables :

L’ensemble des preuves techniques au format numérique sont fournies à l’équipe Compensation & Benefit, elles peuvent être stockées dans un coffre-fort électronique. Dans l’hypothèse d’une contestation, elles sont opposables aux salariés, la signature électronique mise en œuvre en garantit l’authenticité.

Cas d’usage et bénéfices pour les salariés

  • Bénéficier d’une authentification sécurisée :

Selon le contexte de l’opération, différentes solutions d’authentification peuvent être envisagées. La solution mise en place offre un haut niveau de sécurité lors de l’authentification du salarié.

  • Disposer de consignes plus claires :

Même si l’équipe Compensation & Benefit décide de rédiger les documents du plan en français ou en anglais uniquement, les textes du site peuvent être traduits dans de nombreuses langues. Le salarié choisit sa langue en cliquant sur le drapeau de son choix, il accède à des consignes intelligibles, facilitant ainsi la compréhension des modalités pratiques.

  • Permette une saisie plus rapide des instructions :

Toutes les interventions des salariés se font en ligne, sur le site dédié à l’opération, plus besoin de remplir un document papier… Plus besoin de poster celui-ci non plus. Les risques d’erreurs sont inexistants, d’autant plus que des contrôles permettent de guider le salarié dans un parcours pré-défini.

  • Posséder la preuve de sa saisie :

Une fois son intervention finalisée, le salarié peut télécharger et imprimer un accusé de réception qui résume ses instructions. Celui-ci qui comporte une signature électronique permettant d’en garantir l’authenticité. Il dispose de la garantie que sa réponse est bien prise en compte… Plus aucun risque que celle-ci s’égare dans la nature.

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Mise en place du vote CSE

Lors de la mise en place de la Loi Travail en 2017, le gouvernement a publié plusieurs ordonnances qui ont largement modifié la représentation du personnel en créant le Comité Social Economique (CSE).

Qu’est-ce que le CSE ?

mise en place du vote cse 1

Avec la création du Comité Social Economique (CSE), les Délégués du Personnel (DP), le Comité d’Entreprise (CE) et le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT) ont fusionné en une seule et même instance, par l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017. Le CSE est mis en place lorsque l’entreprise atteint un effectif de 11 salariés et ce, durant 12 mois consécutifs. Son renouvellement doit être effectué au plus tard tous les 4 ans. Cependant, les entreprises de plus de 300 employés conservent l’obligation de la mise en œuvre des CHSCT. Si l’ordonnance est entrée en vigueur dès sa parution, sa mise en place ne sera obligatoire que le 31 décembre 2019, le temps aux entreprises d’assurer la transition.

La mise en place du vote CSE

Lors des élections qui assureront la mise en place du CSE, il faudra aux entreprises calculer leur effectif. Seuls les salariés en CDI, en CDD et à temps partiel, seront pris en compte. Cette opération définira le nombre de membres à élire (titulaire(s) et suppléant(s)).

Pour information :
De 11 à 24 salariés : 1 titulaire et 1 suppléant
De 25 à 49 salariés : 2 titulaires et 2 suppléants
De 50 à 74 salariés : 4 titulaires et 4 suppléants
De 75 à 99 salariés : 5 titulaires et 5 suppléants… 

L’employeur, organisateur du scrutin, a pour obligation d’informer le personnel de ces élections et de leur déroulement, 90 jours maximum avant la date fixée. Les candidats sont alors invités à établir leurs listes en vue de cette élection, dans les 30 jours qui suivent cette annonce. Chaque catégorie de personnel doit être représentée et doit respecter la parité femmes-hommes (Code du travail, article L2314-30, al. 1 à 5 et L2314-32, al. 3 à 5).

Le vote

L’élection a lieu selon les modalités définies par décret en Conseil d’État, par bulletin secret ou par vote électronique, ce dernier étant régi par le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et modalités de ce vote.

A l’issu du scrutin, le bureau de vote ayant proclamé les résultats devra, sous 15 jours, établir un procès-verbal et le transmettre à l’Inspection du Travail.

 

Comment Voxaly peut vous accompagner ?

Elections professionnelles dans la fonction publique territoriale

Le 06 décembre prochain se tiendront les élections professionnelles dans la fonction publique territoriale qui éliront leurs représentants du personnel. Tous les fonctionnaires et agents non titulaires des collectivités territoriales et de leurs établissements publics sont concernés.

Les élections professionnelles dans la fonction publique territoriale

Dans le cadre des élections professionnelles de la fonction publique territoriale, les agents publics, fonctionnaires et contractuels sont appelés à voter afin de nommer les représentants du personnel des Commissions Administratives Paritaires (CAP), des Comités Techniques (CT) et, pour la première fois cette année, des Commissions Consultatives Paritaires (CCP).

Ces instances, élues pour une durée de 4 ans, représenteront l’ensemble des agents territoriaux dans les collectivités (Régions, Départements, Centres de Gestion, SDIS, Métropoles, Communes…). Les collectivités employant au moins 50 agents devront organiser elles-mêmes leurs élections de leur Comité Technique, l’ensemble des autres scrutins étant organisés par les Centres de Gestion.

Pour la première fois, les agents contractuels pourront également élire leurs représentants au sein de ces CCP, par catégorie (A, B et C).

Mise en place du vote électronique dans la fonction publique

Ces élections sont un temps fort dans la fonction publique, notamment avec la mise en place pour la première fois du vote électronique exclusif.

Afin de toujours mieux accompagner les professionnels dans l’organisation de cet événement et de prendre en compte les recommandations de la commission nationale de l’informatique et des libertés relative à la sécurité des systèmes de vote électronique (délibérations n° 2010-371 du 21 octobre 2010), Voxaly était présent à La Baule du 06 au 08 juin, au congrès de la Fédération Nationale des centres de Gestion de la fonction publique territoriale (FNCDG).

Dates importantes à retenir :

  • 1er janvier 2018 : calcul des effectifs
  • 25 octobre 2018 : date limite de dépôt des listes de candidats
  • 27 octobre 2018 : date limite d’affichage des listes de candidats
  • 6 décembre 2018 : scrutin

Elections professionnelles dans la fonction publique hospitalière

Les élections professionnelles dans la fonction publique hospitalière sont fixées au jeudi 06 décembre 2018. Celles-ci verront le renouvellement général des instances représentatives du personnel pour près de 3800 établissements.

Les élections professionnelles dans la fonction publique hospitalière


Le 6 décembre prochain, les personnels non médicaux de la fonction publique hospitalière voteront pour le renouvellement des Commissions Administratives Paritaires locales et départementales (CAP) et des Comités Techniques des Etablissements publics de santé (CTE), ainsi que des Commissions Consultatives Paritaires (CCP), créées pour la première fois pour les agents contractuels. Les membres de ces instances de dialogue social seront nommés pour quatre ans.
Le nombre de sièges pour ces élections professionnelles est calculé en fonction du nombre d’agents présents le 1er janvier de l’année du renouvellement. Avec la loi déontologie du 20 avril 2016, ces élections verront l’apparition de la parité entre les femmes et les hommes, afin d’obtenir une représentation équilibrée au sein des comités techniques, des commissions administratives paritaires et commissions consultatives paritaires, du personnel féminin et masculin.

Le vote électronique, une nouveauté

Dans les grands changements survenus depuis les dernières élections générales, on note la possibilité aux établissements de recourir au vote électronique, grâce au décret n°2017-1560 du 14 novembre 2017, sur des périodes comprises entre 24h et 8 jours, le dernier jour intervenant le 6 décembre 2018.

Cette modalité de vote doit être organisée dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales. Il s’agit notamment de la sincérité des opérations électorales, l’accès au vote de tous les électeurs, le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, l’intégrité des suffrages exprimés, la surveillance effective du scrutin et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.

photo congres FHF

Voxaly était présent au Congrès de la fonction Hospitalière de France, à La Rochelle les 9 et 10 novembre 2017, pour accompagner un grand nombre d’établissements, dont le premier d’entre eux : l’Assistance Publique – Hôpitaux de Paris.

Dates importantes à retenir :

  • 1er janvier 2018 : appréciation de l’effectif et des parts respectives de femmes et d’hommes
  • Mercredi 6 juin 2018 au plus tard : affichage de la date des élections dans les établissements
  • Mercredi 6 juin 2018 au plus tard : détermination et affichage du nombre de sièges à pourvoir
  • Jeudi 6 décembre 2018 : élections pour le renouvellement général des instances représentatives du personnel