Organisation d’une assemblée générale à distance

Tenir une assemblée générale physique dans le contexte actuel et la situation sanitaire incertaine est devenu un exercice assez difficile à envisager. D’autant plus que lors de ces assemblées générales, des résolutions sont soumises à des discussions et à des séances de vote qui doivent permettre de valider des décisions.

Dès lors, comment les entreprises, les associations, les mutuelles, les sociétés d’assurances et les banques peuvent-elles continuer à envisager une tenue de leurs assemblées sans faire prendre un risque sanitaire à leurs actionnaires/adhérents/sociétaires, tout en assurant la validité des délibérations et des scrutins mis en place ?

Au-delà de ce dispositif juridique, les entreprises, organismes et associations bénéficient également d’une durée rallongée pour l’approbation des comptes. Elles disposent donc d’un peu plus de latitude pour organiser des assemblées générales à distance.

Plus de souplesse pour la mise en place d’un vote par correspondance ou « pré-AG »

La même ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020, dont les mesures sont applicables depuis le 12/03/2020, apporte de la souplesse concernant le vote par correspondance en amont de l’assemblée générale dit vote pré-AG.

En effet, avant le contexte de pandémie mondiale, les entreprises et personnes morales pouvaient avoir recours à l’envoi de convocations et la mise en place d’un vote par correspondance mais cela devait être précisé dans les statuts.

L’ordonnance assouplit le dispositif et permet de recourir au vote pré-AG sans qu’il soit préalablement inscrit dans les statuts. Il est donc possible de remplacer directement les assemblées générales par l’organisation de votes par correspondance en amont de la date de tenue de l’assemblée générale.

Solutions proposées par Voxaly pour les assemblées générales à huis clos

Expert reconnu dans ce domaine, Voxaly organise des assemblées générales à distance quel que soit le choix des organisateurs, notamment dans ce contexte particulier. Voxaly est ainsi force de proposition afin d’apporter la meilleure réponse à vos besoins.

– Remplacement de l’assemblée générale jour J par une solution de vote pré-AG complète avec convocation à distance, envoi des résolutions et mise en place d’un site de vote électronique sécurisé pour l’ensemble des participants. Il s’agit d’un process AG largement adopté par nos clients.

– Mise en place d’une assemblée générale dématérialisée jour J

Un site de vote à distance au cœur du dispositif

L’assemblée générale nécessite le recueil de l’assentiment des actionnaires/adhérents/sociétaires sur un certain nombre de résolutions qui seront adressées soit par avance en cas de pré-AG, soit en direct en cas d’AG jour J.
Pour cela, Voxaly propose dans son dispositif global la mise en place d’un site de vote sécurisé et multi-supports (desktop, tablette et mobile) qui permettra de valider les délibérations.

Ils nous font déjà confiance

Voxaly intervient depuis longtemps dans la mise en place d’assemblées générales à distance.

La gestion d’une assemblée générale (AG actionnaires, AG associations, AG mutuelles, AG sociétaires) peut paraître très fastidieuse, d’autant que celle-ci revient chaque année et que les décisions qui y sont prises sont souvent stratégiques et nécessitent des votes de résolutions qui ne puissent pas être contestés !

Cette complexité apparente, surtout si le nombre de participants est élevé, est en fait loin d’être insurmontable dès lors que les organisateurs anticipent sa préparation et considèrent avec intérêt l’opportunité d’être accompagnés.

Plutôt que de reprendre tous les points du processus d’organisation et d’accompagnement que Voxaly propose à ses clients depuis près de 15 ans, nous avons souhaité donner la parole aux acteurs de cette mise en place.

Ce sont les femmes et hommes, directeurs de projets et experts techniques, qui, un peu dans l’ombre, assurent le bon déroulement juridique, opérationnel et organisationnel de la gestion d’une assemblée générale.

Ils témoignent ici de leurs expériences qui, en s’accumulant, se sont transformées en véritable expertise sur le sujet des assemblées générales et du vote électronique.

Avant la période pré-AG

Parfois un peu trop négligée par les organisateurs, cette étape est essentielle à la bonne réussite de l’assemblée générale. Les experts Voxaly l’ont configurée autour de 3 grandes parties :

1- La préparation :

• Nous organisons avec notre client une présentation complète du dispositif en effectuant des démonstrations du système de vote et bien évidemment en échangeant autour de toutes les questions qui peuvent survenir à ce stade.
• Un accompagnement juridique complet est effectué également.
• Nous rédigeons un planning complet de l’opération et apportons des conseils sur la protection des données personnelles.
• Une réunion de lancement est organisée et nous assurons la rédaction d’un compte rendu opérationnel.

Enfin, notre rôle est également d’assurer le pilotage de l’ensemble des intervenants sur le projet en planifiant les échanges entre les différents intervenants internes et externes et en assurant le suivi de la coordination de tous les acteurs.

L’accompagnement du client lors de la préparation du vote pré-AG est un facteur de réussite du bon déroulement de l’ensemble du processus. Plus particulièrement, la réunion de lancement est un moment d’échange privilégié entre le client et Voxaly permettant de valider ensemble les options et modalités retenues ainsi que le planning précis des opérations afin de respecter des jalons fixés.

Séverine GIBET-GABILLARD

2 – La mise en place :

Cette deuxième phase consiste à adapter la solution proposée aux spécificités de notre client et notamment à mettre en place ses règles de gestion des réponses en cas de vote mixte ou de vote papier.

Partie technique de cette période pré-AG, il s’agit de la phase ou est configurée l’opération en chargeant les données des adhérents, sociétaires ou actionnaires et en paramétrant les résolutions proposées et les candidatures en cas d’élections.

Un expert technique est présent à ce stade pour effectuer tous les réglages et tous les tests avec l’équipe organisatrice.

Des campagnes spécifiques sont mises en place suivant les besoins et le contexte du client. Des campagnes de recueils d’accord e-convocation peuvent être menées en amont du scrutin ou pendant le scrutin.
Le mode d’envoi des convocations est parfois mixte (courrier postal ou courriel), les langues de convocations multiples… c’est le cas par exemple pour le vote pré-Assemblée Générale d’une entreprise du secteur numérique que nous organisons depuis plusieurs années.

Séverine GIBET-GABILLARD

Après plusieurs années de travail dans des contextes bien différents, nous proposons une solution complète avec un grand nombre d’options possible.

Clément GOUX

3 – La diffusion :

Cette dernière phase de l’étape pré AG permet de former la commission électorale aux outils que Voxaly leur met à disposition, soit directement en mode présentiel, soit à distance. Elle consiste également à envoyer la convocation (par papier ou par email) qui est adaptée à la charte graphique de l’entreprise.

Nous apportons, à ce stade, un suivi particulier sur la distribution de ces convocations.

Un éventail assez large de convocation peut-être proposé à nos clients, afin de s’adapter au mieux à la population visée, en allant du 100% papier au 100% dématérialisé, en passant par un mix des deux.

Clément GOUX

Notre expérience nous permet de proposer à nos clients des modèles très divers de convocations par papier ou par e-mail afin de répondre totalement à leurs besoins tout en respectant nos obligations techniques ou de production.

Jean-Michel DAVY

Pendant la période pré-AG

L’étape de pré-AG permet, dans l’organisation et la gestion d’une Assemblée Générale, de recueillir des votes sur les résolutions ou candidatures qui sont proposées, des mandats ou des demandes de cartes d’admission à l’AG, avant le jour de l’assemblée générale.

Cette étape est organisée autour de 4 grands sujets :

1 – Le dispositif :

Pour permettre aux adhérents, sociétaires ou actionnaires de voter, donner mandat ou demander une carte d’admission pour venir à l’AG, nous mettons à disposition de nos clients un site internet dédié et intégrant toutes ces fonctionnalités essentielles. Nous gérons également toutes ces possibilités de réponse par correspondance.

Toute cette partie est sécurisée et surveillée en permanence par nos experts.

Notre interface permet de reproduire les mêmes possibilités qu’offre le vote papier tout en simplifiant le procédé pour un adhérent.

Clément GOUX

2 – Le support :

Un support dédié est mis en place et permet d’apporter des réponses à la fois pour nos clients et organisateurs, ainsi que pour assister les adhérents, sociétaires et actionnaires.

Nous pouvons mettre à disposition des organisateurs un système accessible via internet qui leur permet de visualiser les réponses reçues par papier dans le cas où ce mode est proposé et de les arbitrer en cas d’ambiguïté. Ils peuvent aussi y saisir et télécharger les réponses qu’ils ont reçues directement.

Jean-Michel DAVY

3 – L’analyse :

Il s’agit ici d’assurer à nos clients que le quorum est atteint en consolidant les différents types de votes (internet et papier) et de relancer les non votants pour augmenter la participation.

4 – A l’issue de la période pré-AG :

Cette partie clôture la période pré-AG et nous permet de communiquer les résultats intermédiaires des votes recueillis à l’ensemble de l’équipe projet. Les bulletins de vote papier traités sont ensuite transmis en prévision du jour J.

A la clôture de la période pré-AG, il est primordial de fournir aux organisateurs les résultats des réponses pré-AG dans un délai très court car l’assemblée générale à parfois lieu dès le lendemain. Nous les fournissons sous la forme d’un document de synthèse facilement compréhensible et d’un fichier détaillé des instructions reçues.

Jean-Michel DAVY

Le jour de l’AG

Très attendu par tous, le jour de l’AG est arrivé et il n’est pas question de laisser nos clients seuls pour gérer ce moment très important dans la gestion d’une Assemblée Générale.

Tout d’abord nous gérons ensemble l’accueil des adhérents, des sociétaires ou des actionnaires (espace, personnel, admission, émargement).

En fonction du mode de vote choisi, nous effectuons la distribution de bulletins de vote, de boitiers ou de tablettes paramétrées. Nous gérons également la prise en compte des pouvoirs et des éventuelles réclamations.

Nous assurons ensuite un suivi du vote en salle.

Et enfin, nous sommes présents afin d’assurer la consolidation des résultats du vote en salle avec ceux de la période pré AG, vous permettant ainsi d’annoncer directement et immédiatement les résultats par résolution.

Notre solution nous permet d’assurer toutes les phases nécessaires au vote le jour J : l’émargement des participants, la remise de leur moyen de voter durant l’assemblée générale (bulletin papier ou tablette), la restitution des résultats consolidés des votes pré-AG et des votes en salle (en temps réel après le vote de chaque résolution ou à la fin de l’AG). Nous pouvons aussi nous interfacer avec un autre intervenant choisi par l’organisateur sur tout ou partie de ces phases.

Jean-Michel DAVY

A l’issue de L’AG

Une fois votre assemblée générale passée, il est important et incontournable de dresser un bilan complet de l’opération qui doit servir pour optimiser l’échéance suivante.

Une destruction des données est effectuée également pour assurer la conformité de votre assemblée générale avec les règles de la CNIL et du RGPD.

A l’issue de chaque AG il est primordial de faire un point pour échanger sur les axes d’amélioration et les évolutions. Tout cela est fait dans un seul et même objectif : maximiser la participation, et favoriser l’atteinte du quorum le plus rapidement possible lors des prochaines AG.

Clément GOUX

L’atout majeur de la solution Voxaly pour les AG, c’est qu’elle s’adapte aux besoins spécifiques de nos clients : composition des convocations, fonctionnalités du site internet, règles de gestion, outils supports aux organisateurs, modalités d’intervention et de vote le jour de l’AG… C’est le résultat de 15 ans d’expérience et d’expertise dans ce domaine.

Jean-Michel DAVY