Nous intervenons très en amont afin de définir les modalités de vote en coordination avec les différents intervenants : ressources humaines, service juridique, commission électorale.
Nous vous accompagnons dans la rédaction de l'accord d'entreprise et dans la rédaction du protocole électoral.
Les documents peuvent être adressés aux électeurs par mail ou par courrier. Ils comportent notamment : les modalités de vote, le protocole électoral, les professions de foi ...
Dans le cas d'un envoi par courrier, des traitements spécifiques sont réalisés afin d'optimiser les frais d'affranchissement.
Le site Internet est paramétré selon les modalités de vote définies précédemment. La graphisme des écrans est aussi adapté à l'image de l'opération.
Le site de vote par Internet permet de proposer simultanément l'élection du Comité d'Entreprise et l'élection des Délégués du Personnel.
Le vote par Internet offre les mêmes possibilités que le vote papier :
- consultation du protocole électoral,
- consultation des professions de foi,
- vote selon l'établissement et le collège d'appartenance,
- rature de candidats,
- consultation des résultats définitifs.
D'autres fonctionnalités sont aussi proposées selon le contexte de chaque opération.
Selon les caractéristiques de l'électorat, le vote peut être réalisé uniquement par Internet.
Si les salariés n'ont pas tous accès à Internet, Voxaly propose un vote hybride par Internet et par papier. Les documents envoyés aux électeurs et utilisés comme support de vote, ont été conçus et optimisés afin de pouvoir réaliser un traitement par lecture optique sur des volumétries importantes.
Voxaly propose une assistance téléphonique, à disposition des électeurs, pendant toute la période de vote.
Le dimensionnement du centre d'appel est réalisé sur la base d'une estimation préalable. Les capacités de traitement des appels peuvent être réajustées en cours d'opération si nécessaire.
Nos chaînes de traitements permettent de réexpédier automatiquement des courriers à la demande, en cas de perte ou de changement d'adresse.
Un nouvel envoi de courrier peut aussi être réalisé dans le cadre d'une relance planifiée préalablement ou décidée en cours d'opération lorsque que le taux de participation est jugé trop faible.
→ Taux de participation
La taux de participation est connu à chaque instant en temps réel. Il permet d'adapter la communication et de gérer par exemple des relances automatiques par courrier ou par mail.
Cet indicateur est particulièrement important à suivre lorsqu'un quorum est nécessaire pour valider les votes.Dans le cas d'un vote hybride (vote par Internet et vote par courrier), des modules spécifiques de consolidation permettent d'additionner les votes réalisés par papier et les vote réalisés par Internet.
Le processus appliqué permet de garantir la confidentialité des votes ainsi que l'intégrité des résultats.
Les résultats sont disponibles sur support numérique et support papier. Ils peuvent être diffusés par affichage sur le site, par mail ou par courrier.
La SOCIETE GENERALE a choisi VOXALY pour la gestion du vote pré assemblée générale d'un de ses grands clients :
- 640 000 électeurs
- envoi des convocations
- vote par Internet et
par papier.