Assemblées Générales
Nous assurons la coordination globale de l'opération. La méthodologie appliquée permet d'assurer la tenue du planning et d'avoir à tout moment une visibilité sur l'état d'avancement. D'autre part elle nous permet aussi de garantir la compatibilité entre l'envoi des documents, les votes par papier, les votes par Internet et les votes en salle.
Phase préparatoire
Nous intervenons très en amont afin de définir les modalités de vote en coordination avec les différents intervenants (secrétariat général, service actionnaires, service communication, service juridique, ...) et la commission électorale.
Envoi des documents
Les documents peuvent être adressés aux électeurs par mail ou par courrier.
Dans le cas d'un envoi par courrier, des traitements spécifiques sont réalisés afin d'optimiser les frais d'affranchissement.
Vote par Internet
Le site Internet est paramétré selon les modalités de vote définies précédemment. Le graphisme des écrans est aussi adapté à l'image de l'opération.
Le site Internet comporte diverses fonctionnalités qui permettent aux électeurs de :
- consulter et voter les résolutions
- donner leurs pouvoirs au président ou à un mandataire
- demander une carte d'admission
- consulter les résultats définitifs après l'Assemblée Générale
D'autres fonctionnalités sont aussi proposées selon le contexte de chaque opération.
Vote par papier
Les électeurs peuvent répondre par Internet ou par Papier. Les documents envoyés aux électeurs et utilisés comme support de vote, sont conçus et optimisés afin de pouvoir réaliser un traitement par lecture optique sur des volumétries importantes.
Ces documents permettent de :
- consulter et voter les résolutions
- donner son pouvoir au Président ou à un mandataire
- demander une carte d'admission.
Assistance téléphonique
Voxaly propose une assistance téléphonique, pendant toute la période de vote, à disposition des électeurs.
Le dimensionnement du centre d'appel est réalisé sur la base d'une estimation préalable. Les capacités de traitement des appels peuvent être réajustées en cours d'opération si nécessaire.
Réexpédition de courrier
Nos chaînes de traitement permettent de réexpédier automatiquement des courriers à la demande, en cas de perte ou de changement d'adresse.
Un nouvel envoi de courrier peut aussi être réalisé dans le cadre d'une relance planifiée préalablement ou décidée en cours d'opération lorsque que le taux de participation est jugé trop faible.
Carte d'admission
La gestion des cartes d'admission est aussi automatisée. Pendant toute la période de vote, un envoi est généré automatiquement dès qu'une demande réalisée par Internet ou par courrier est enregistrée.
Les cartes d'admission sont personnalisées et permettent d'anticiper sur la préparation de l'Assemblée Générale :
- personnalisation des documents remis aux participants dès l'accueil,
- estimation du poids des votes en salle (quorum)
- dimensionnement de la salle ...
Résultats
→ Taux de participation
La taux de participation est connu à chaque instant en temps réel. Il permet d'adapter la communication et de gérer par exemple des relances automatiques par courrier ou par mail.
Cet indicateur est particulièrement important à suivre lorsqu'un quorum est nécessaire pour valider les votes.→ Résultats à la clôture des votes
Quelle que soit la solution retenue, la confidentialité des votes ainsi que l'intégrité des résultats sont garanties.
Les résultats sont disponibles sur support numérique et support papier.
Ils peuvent être diffusés par affichage sur le site, par mail ou par courrier.
Références
La SOCIETE GENERALE a choisi VOXALY pour la gestion du vote pré assemblée générale d'un de ses grands clients :
- 640 000 électeurs
- envoi des convocations
- vote par Internet et
par papier.